II. Cơ cấu lao động
2. Bộ phận trực tiếp kinh doanh
3.7.4. Phương pháp tổ chức thu thập số liệu và phân bổ chi phí cho từng bộ phận tại công ty EXSECO
phận tại công ty EXSECO
3.7.4.1. Tình hình theo dõi doanh thu và chi phí của công ty
Công ty EXSECO mở các sổ sách kế toán để theo dõi tổng hợp cho từng loại tài khoản và đồng thời mở các sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng chịu chi phí doanh thu.
* Đối với doanh thu:
- Công ty mở sổ theo dõi tổng hợp doanh thu toàn Công ty trên sổ cái tài khoản 511, 512 và sổ tổng hợp doanh thu.
- Ở các quầy hàng, bộ phận mở sổ theo dõi doanh thu cho từng bộ phận, trung tâm, Cửa hàng, dịch vụ khách sạn.
* Đối với chi phí:
Công ty mở các sổ theo dõi từng loại chi phí cho các bộ phận như sau: - Đối với nghiệp vụ khách sạn:
+ Sổ chi phí dịch vụ khách sạn TK 627: mở chi tiết cho từng tháng với các nội dung chi phí như: chi phí nguyên vật liệu, phân bổ công cụ dụng, tiền lương, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, chi phí tiền điện, tiền điện thoại, tiền nước.
+ Sổ theo dõi tài sản cố định.
- Đối với các Cửa hàng và Trung tâm phân phối sản phẩm: mỗi Cửa hàng có từng loại sổ theo dõi riêng:
+ Sổ theo dõi giá vốn hàng bán TK632. + Sổ chi phí bán hàng TK641
+ Thẻ kho.
+ Sổ theo dõi công cụ dụng cụ. - Đối với văn phòng Công ty:
+ Sổ chi phí quản lý doanh nghiệp TK642: mở theo dõi hàng tháng cho toàn công ty.
+ Bảng tính và phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
+ Bảng tính phân bổ khấu hao tài sản cố định cho toàn công ty và các bộ phận có liên quan.
+ Sổ chi tiết công cụ dụng cụ.
3.7.4.2. Phân loại chi phí theo ứng xử
Dựa vào số liệu trên các sổ kế toán trên tác giả tiến hành phân ra định phí và biến phí của từng bộ phận Cửa hàng như sau:
* Đối với nghiệp vụ khách sạn:
- Định phí bao gồm các khoản chi phí sau:
+ Tiền lương của 2 cán bộ quản lý hưởng theo lương thời gian (căn cứ vào số liệu trên bảng tính lương hàng tháng).
+ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính tỷ lệ 19% trên tiền lương tương ứng.
+ Toàn bộ chi phí công cụ dụng cụ phân bổ cho từng tháng (lấy trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ).
+ Toàn bộ chi phí khấu hao tài sản cố định (lấy trên bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định).
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gồm tiền điện, bảo vệ, tiền điện thoại, thuê bao tiền mua văn phòng phẩm dựa vào phân loại chi tiết ghi sổ hàng ngày.
+ Các khoản chi phí khác phát sinh nhưng không phụ thuộc vào doanh thu hay số lượng khách ở như chi phí sửa chữa nhỏ thường xuyên ...
- Biến phí bao gồm:
+ Tiền lương của nhân viên hưởng theo tỷ lệ trên doanh thu (căn cứ vào bảng tính lương).
+ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn (căn cứ vào lương cơ bản trong số lương của từng nhân viên hiện hưởng x 19%) của những nhân viên tương ứng.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: những chi phí chịu ảnh hưởng trực tiếp của số lượng khách hàng như tiền mua nguyên vật liệu, tiền điện, tiền nước, tiền cước phí điện thoại (ngoài phân thuê bao) phục vụ cho từng phòng.
+ Chi phí khác: chi phí đồ dùng phục vụ cho khách hàng như: xà phòng, bàn chải, thuốc đánh răng ... dùng một lần.
* Đối với Trung tâm phân phối sản phẩm và các Cửa hàng:
- Định phí bao gồm:
+ Toàn bộ chi phí công cụ dụng cụ căn cứ vào bảng tính và phân bổ công cụ dụng cụ đang sử dụng.
+ Khấu hao tài sản cố định và tiền thuê nhà: căn cứ vào số khấu hao tài sản cố định và chi phí thuê nhà do công ty phân bổ.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài như: chi phí quảng cáo, in ấn, cước phí điện thoại thuê bao, tiền điện, tiền nước, chi phí hội họp .... Căn cứ các khoản mục chi phí trên sổ chi phí để lấy số liệu.
- Biến phí bao gồm:
+ Giá vốn hàng bán: căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán TK632 được mở và theo dõi cho từng Cửa hàng.
thưởng năng suất: lấy số liệu trên bảng lương và các khoản thưởng.
+ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn với tỷ lệ là 19% trên tiền lương cấp bậc.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: tiền xăng xe ô tô vận tải, tiền thuê đóng gói, chuẩn bị hàng để bán ra ... lấy số liệu trên các mục trong sổ chi phí.
+ Phí vận chuyển: tiền vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ ngoài theo số lượng lấy số liệu các mục trên sổ chi phí.
* Đối với văn phòng công ty:
Toàn bộ chi phí được tính là định phí trừ một số chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền xăng xe, chi phí phục vụ cho hoạt động của ô tô, tiền điện được tính là biến phí.