Những thông tin nào là thích hợp cho việc ra quyết định? Thông tin thích hợp cho việc ra quyết định thoả mãn hai tiêu chuẩn:
- Chúng ảnh hưởng đến tương lai.
- Chúng khác nhau giữa các phương án so sánh.
Nói chung, tất cả các thông tin thoả mãn hai tiêu chuẩn nêu trên đều thích hợp cho việc so sánh giữa các phương án và ra quyết định. Vậy thì những thông tin nào là không thích hợp cho việc ra quyết định? Những chi phí chìm là chi phí không thích hợp vì chúng không ảnh hưởng đến tương lai. Những chi phí phí và thu nhập giống nhau giữa các phương án so sánh là không thích hợp. Chúng có thể bị bỏ qua khi so sánh giữa các phương án ra quyết định.
2.6.2.1. Các chi phí chìm không phải là những chi phí thích hợp
Chi phí chìm là chi phí đã phát sinh trong quá khứ. Chi phí chìm là không thể tránh được cho dù người quản lý quyết định lựa chọn phương án nào. Như vậy, các chi phí chìm không thích hợp với các sự kiện tương lai và phải được loại bỏ trong quá trình ra quyết định.
2.6.2.2. Các chi phí, thu nhập không chênh lệch không phải là chi phí thích hợp
Mọi chi phí và thu nhập không chênh lệch giữa các phương án trong một tình huống ra quyết định không phải là chi phí thích hợp. Chỉ có các khoản chênh lệch của các chi phí và thu nhập giữa các phương án so sánh mới là thông tin thích hợp cho việc ra quyết định.
Việc tách riêng các chi phí thích hợp là nên làm vì những lý do sau đây: Thứ nhất, việc thu nhập nhiều thông tin sẽ tốn kém (thời gian, công sức, và chi phí). Thứ hai, việc sử dụng các thông tin không thích hợp lẫn lộn với các thông tin thích hợp có thể làm cho người quản lý không thấy được những sự việc thực sự chủ yếu của vấn đề cần giải quyết. Ngoài ra, việc phân tích các chi phí thích hợp sẽ giúp chúng ta đi đến một quyết định nhanh hơn do quá trình tính toán bao gồm ít khoản mục hơn và đơn giản hơn.
Tóm lại, trong quá trình so sánh các phương án để ra quyết định, những thông tin nào không có sự chênh lệch giữa các phương án nên được loại bỏ.
2.6.3. Phân tích thông tin thích hợp
Quá trình phân tích thông tin thích hợp đối với việc ra quyết định gồm 4 bước sau:
Bước 1: Tập hợp tất cả thông tin về các khoản thu và chi có liên quan với những phương án đầu tư đang được xem xét.
Bước 2: Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những khoản chi phí không thể tránh được ở mọi phương án đầu tư đang xem xét.
Bước 3: Loại bỏ các khoản thu và chi như nhau ở các phương án đầu tư đang xem xét.
Bước 4: Những khoản thu và chi còn lại là các thông tin thích hợp cho việc chọn lựa quyết định đầu tư ngắn hạn và cả chi phí cơ hội nếu có.
Ở đây cần ghi nhận một điều quan trọng là những thông tin thích hợp trong một tình huống quyết định này không nhất thiết sẽ thích hợp trong tình huống khác. Nhận định này xuất phát từ quan điểm những mục đích khác nhau cần các thông tin khác nhau. Đối với một mục đích thì nhóm thông tin này thích hợp, nhưng đối với mục đích kia lại cần những thông tin khác.