3.2.1 Sơ đồ tổ chức
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Tư Vấn – Dịch Vụ Xây Dựng Kiến Lạc
3.2.2 Chức năng của từng bộ ph n
* Hội đồng quản trị
Quản lý chung toàn bộ hoạt động kinh doanh, có quyền đưa ra quyết định cao nhất để thực hiện công tác quản trị, đề ra những mục tiêu kinh doanh cho từng giai đoạn của công ty để phù hợp với tình hình thực tế
* Ban giám đốc
Chịu trách nhiệm chung, quản lý và theo dõi toàn bộ hoạt động của công ty . Là cơ quan điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
* Phòng thi công
Quản lý về tiến độ và chất lượng thi công, đồng thời chịu trách nhiệm về an toàn lao động các công trình xây dựng công ty thực hiện.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG THI CÔNG PHÒNG KỸ THUẬT BAN GIÁM ĐỐC
Lập báo cáo hàng tháng và hàng tuần đối với các công trình trọng điểm theo yêu cầu của Ban giám đốc.
* Phòng kỹ thuật
Chịu trách nhiệm về lĩnh vực kỹ thuật, thẩm định, chất lượng các công trình của công ty.
Kiểm tra hồ sơ thiết kế dự toán giá cả để tham gia đấu thầu, quản lý kiểm tra về kỹ thuật thi công các công trình của công ty.
Lập báo cáo định kỳ và đột xuất về lĩnh vực phòng quản lý theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu của Ban giám đốc.
* Phòng kế toán
Chịu trách nhiệm về việc thực hiện công tác kế toán theo chế độ chính sách của nhà nước quy định.
Lập báo cáo tài chính theo định kỳ, cung cấp thông tin kế toán một cách đầy đủ chính xác và kịp thời khi được yêu cầu từ Ban giam đốc hay Hội đổng quản trị
3.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 3.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
3.3.2 Chức năng và quyền hạn của từng chức vụ 3.3.2.1 Kế toán trưởng 3.3.2.1 Kế toán trưởng
- Là người giúp Giám đốc làm công việc chung về tài chính của công ty. Ngoài ra, kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế của công ty.
- Phân tích kết quả sản xuất, tình hình sản xuất. - Tính toán, quyết toán các khoản ngân sách.
- Phản ánh chính xác, kịp thời các kết quả, các khó khăn trong sản xuất để nộp Báo cáo cho Giám đốc.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN
- Tổ chức kiểm tra kế toán thường xuyên và định kỳ. - Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
3.3.2.2 Kế toán tổng hợp
- Có nhiệm vụ ghi nhận các số liệu, các hóa đơn, chứng từ, lập phiếu thu và phiếu chi….
- Lập báo cáo, sổ sách theo yêu cầu của kế toán trưởng.
3.3.2.3 Thủ quỹ
- Thực hiện theo dõi việc thu, chi tiền mặt.
- Thường xuyên tổ chức kiểm kê quỹ tiền mặt trong công ty.
3.3.3 Chế độ kế toán áp dụng và trình tự ghi sổ kế toán 3.3.3.1 Chế độ kế toán áp dụng
- Công ty TNHH Tư Vấn – Dịch Vụ Xây Dựng Kiến Lạc thuộc quy mô vừa và nhỏ, do đó công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 48 của Bộ Tài Chính.
- Áp dụng hình thức ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, tài khoản sử dụng, sổ sách, biểu mẫu đều theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC.
- Niên độ kế toán là 01 năm , bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm.
- Công ty nộp thuế Giá trị gia tăng (VAT) theo phương pháp khấu trừ.
3.3.3.2 Trình tự ghi sổ kế toán
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, đầu tiên ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ các số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản phù hợp. Nếu nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến các đối tượng cần theo dõi chi tiết thì từ chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ ghi vào sổ Nhật ký chung sẽ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Sổ Nhật ký đặc biệt: hàng ngày căn cứ vào chứng từ được dùng để ghi sổ,ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời ở nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập bảng cân đối số dư và số phát sinh.
Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
* Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức Nhật ký chung
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo quyết định 48/BTC theo hình thức Nhật ký chung Sổ quỹ Sổ nh t ký đặc biệt Sổ nh t ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ KT Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng c n đối số phát sinh Báo cáo Tài chính Chú thích: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
3.3.3.3 Sơ đồ kết chuyển tiền lương và các khoản phải trích theo lương
* Sơ đồ kết chuyển tiền lương
Hình 3.4 Sơ đồ kết chuyển lương
TK 622, 154 TK 627 TK 641, 642 338 TK 3531, 3532 TK 334 TK 141,138, 333 TK 111, 1112 TK511 TK 33311
Các khoản khấu Tiền lương, ăn ca phải
trả cho CNTTSX lương của NLĐ
Tiền thưởng, phúc lợi trả cho nhân viên
Tiền BHXH trả cho nhân viên Tiền lương, ăn ca phải
trả cho NV QLPX
Tiền lương, ăn ca phải trả cho BPBH, QLDN Trả lương bằng
tiền mặt, chuyển khoản
Trả lương bằng SP
* Sơ đồ các khoản phải trích theo lương
Hình 3.5 Sơ đồ các khoản phải trích theo lương
3.4 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH QUA 03 NĂM 2010, 2011, 2012 VÀ 06 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 TẠI CÔNG TY KIẾN LẠC 2012 VÀ 06 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 TẠI CÔNG TY KIẾN LẠC
3.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh
3.4.1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 03 năm 2010, 2011, 2012 và 06 tháng đầu năm 2013 TK 622, 627, 641, 642 TK 334 TK 338 Trích các khoản phải trích Các khoản phải trả Nộp BHXH, BHYT TK 111, 112 Các khoản trích theo lương NLĐ chịu
TK 334 theo lương DN chịu
KPCĐ, BHTN trả cho NLĐ
Bảng 3.1 Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 03 năm 2010, 2011, 2012 ĐVT: 1000 đ ĐVT: 1000 đ Chỉ tiêu* 2010 2011 2012 Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011 Tiền % Tiền % DT BH & CCDV 7.750.491,7 9.056.472,9 8.241.390,4 1.305.981,2 16,9 (815.082,5) (9) Các khoản GTDT (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) DTT 7.750.491,7 9.056.472,9 8.241.390,4 1.305.981,2 16,9 (815.082,5) (9) GVHB 4.338.920,2 5.119.571,7 4.812.397,4 780.651,5 18 (307.174,3) (6) LN gộp 3.411.571,6 3.936.901,2 3.428.993 525.329,6 15,4 (507.908,2) (12,9) DT TC 62.162,8 149.568,9 74.784,5 87.406,1 140,6 (74.784,4) (50)
Chi phí lãi vay 13.495,4 79.863,1 202.223,9 66.367.7 491,8 (122.360,8) 153,2
CPQL 1.421.578,6 1.597.397,4 1.517.527,5 175.818,8 12,4 (79869,9) (5) LN Thuần 2.038.660,4 2.409.209,7 1.784.026 370.549,3 18,2 (625.183,7) (26) TN khác 7.800 35.000 36.750 27.200 348,7 1.750 5 CP Khác 4.500 24.500 23.030 20.000 444,4 (1.470) (6) LN khác 3.300 10.500 13.720 7.200 218,2 3.220 30,7 LN trước thuế 2.041.960,4 2.419.709,7 1.797.746 377.749,3 18,5 (621.963,7) (25,7) CP thuế 510.490,1 604.927,4 449.436,5 94.437,3 18,5 (155.490,9) (25,7) LN sau thuế 1.531.470 1.814.782,3 1.348.309,5 283.312,3 18,5 (466.472,8) (25,7)
Nguồn hòng Kế toán, Công ty Kiến Lạc Cần Thơ
* Các chỉ tiêu trên Bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua 03 năm 2010 - 2012 -2013 của công ty Kiến Lạc đã được làm tròn lên 1 đơn vị
Bảng 3.2 Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 06 tháng đầu năm 2012, 2013 ĐVT: 1000 đ Chỉ tiêu* 06 tháng đầu năm 2012 06 tháng đầu năm 2013
Chênh lệch 06 tháng đầu năm 2012 và 06 tháng đầu năm 2013 Tiền % DT BH & CCDV 3.708.625,7 3.274.596 ( 434.029,7 ) (11,7) Các khoản GTDT (-) (-) (-) (-) DTT 3.708.625,7 3.274.596 ( 434.029,7 ) (11,7) GVHB 2.179.657,3 1.963.897,5 (215.761,8) (9,9) LN gộp 1.528.968,3 1.310.698,5 (218.269,8) (14,3) DTTC 33.653 23.456,7 (10.196,3) (30,3)
Chi phí lãi vay 82.345,7 91.456,2 9.110,5 11,1
CPQL 682.887,4 653.010,9 (29.876,5) (4,4) LN Thuần 797.388,3 589.688,2 ( 207.700,1) (26,1) TN khác 17.567,5 12.862,5 (4.705) (26,8) CP Khác 16.438 8.060,5 (8.377,5) (51) LN khác 1.129,5 4.802 3.672,5 325,1 LN trước thuế 798.517,8 594.490,2 (204.027,6) (25,5) CP thuế 199.629,5 148.622,6 (51.006,9) (25,5) LN sau thuế 598.888,4 445.867,6 (153020,8) (25,5)
Nguồn hòng Kế toán, Công ty Kiến Lạc Cần Thơ
* Các chỉ tiêu trên Bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 06 tháng đầu năm 2012 và 2013 của công ty Kiến Lạc đã được làm tròn lên 1 đơn vị
3.4.1.2 Nh n xét về kết quả kinh doanh của đơn vị
* Kết quả kinh doanh qua 03 năm 2010, 2011 và 2012
Qua Bảng 3.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 03 năm 2010 – 2013 của Công ty Kiến Lạc nhìn chung doanh thu có sự tăng giảm không đều qua các năm . Doanh thu tăng mạnh ở năm 2011 và bắt đầu giảm khi bước qua năm 2012. Cụ thể năm 2010 doanh thu là 7.750.491.738 đồng và doanh thu trong năm 2011 là 9.056.472.92 đồng, tăng 1.305.981.185 đồng tương đương với 16,9% so với năm 2010 kết quả đạt được là sự cố gắng của tập thể công ty trong việc xây dựng các công trình tạo uy tín cho công ty trong giai đoạn đầu thành lập công ty. Đến năm 2012 cho đến nay thì thị trường Bất động sản ở Việt Nam rơi vào tình trạng khó khăn nói chung và tại địa bàn Cần Thơ nói riêng đã tác động không nhỏ đến kết quả kinh doanh của Công ty. Cụ thể, doanh thu năm 2012 là 8.241.390.360 đồng, giảm 815,082,563 đồng so với năm 2011, tương đương với giảm 9,0% .
* Kết quả kinh doanh trong 06 tháng đầu năm 2012, 2013
Tình trạng khó khăn này còn kéo dài cho đến 06 tháng đầu năm 2013 tác động không ít đến tình hình kinh doanh hiện tại của công ty. Doanh thu 06 tháng đầu năm 2013 là 3.274.596.039 đồng so với 06 tháng đầu năm 2012 là 3.708.625.662 đồng, giảm 434.029.623 đồng tương đương với 11,7%.
Bên cạnh sự tăng giảm của doanh thu thì các khoản các như giá vốn hàng bán, chi phí quản lý, chi phí khác đều có sự tăng giảm nhưng không đáng kể. Riêng khoản mục chi phí lãi vay qua các năm có sự biến động đáng kể. Cụ thể: năm 2011 chi phí lãi vay chỉ có 13.495.387 đồng đến năm 2011 là 79.863.076 đồng tăng 66.367.689 đồng, tương đương với 491,8%. Đến năm 2012 thì chi phí lãi vay lại tiếp tục tăng cao, tăng 122.360.814 đồng so với năm 2011 , tương đương với 153,2%. 06 tháng đầu năm 2013 chi phí lãi vay lại tiếp tục tăng so với 06 tháng đầu năm 2012 là 91.456.200 đồng so với 82.345.670, tương đương với 11,1%. Sự gia tăng chi phí này đặc biệt là trong năm 2011 là do sự mở rộng kinh doanh của công ty, sự tăng giảm lãi suất của ngân hàng….
Qua phân tích khái quát kết quả hoạt động của Công ty TNHH Tư Vấn – Dịch Vụ Xây Dựng Kiến Lạc qua 03 năm 2010 – 2012 và 06 tháng đầu năm 2013, ta thấy doanh thu và chi phí có sự tăng giảm không đều qua các năm. Trong giai đoạn kinh tế khó khăn hiện nay, nhiều doanh nghiệp trong ngành xây dựng đã đang đứng trên bờ vực phá sản thì Công ty Kiến Lạc vẫn
đứng vững và kinh doanh có lợi nhuận đây là một dấu hiệu đáng mừng, tuy nhiên để đạt được lợi nhuận mong muốn thì doanh nghiệp cần phải cố gắng hơn nữa để khẳng định được uy tín cũng như chất lượng trong từng công trình mà công trình do công ty xây dựng tạo nên vị thế cho Kiến Lạc.
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN - XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY DỰNG
KIẾN LẠC BẰNG MS ACCESS 4.1 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN
4.1.1 Quy trình tính lương tại Công ty
Do đặc thù của công việc ngành xây dựng nói chung và đặc thù công việc của công ty nói riêng nên tại Công ty THNN Tư Vấn – Dịch Vụ Xây Dựng Kiến Lạc. Quy trình tính lương được chia thành 02 quy trình:
* Đối với nhân viên chính thức (Ký hợp đồng lao động dài hạn Mã công nhân viên _ MANV là CT)
Hàng tháng căn cứ vào số ngày công lao động, quản lý của từng bộ phận sẽ tổng hợp số ngày công và tính lương cơ bản cho nhân viên. Sau đó chuyển qua bộ phận Kế toán tổng hợp sẽ tiến hành tính lương, các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ vào lương của nhân viên như tạm ứng, các khoản trích theo lương như BHYT, BHXH, KPCĐ, kế toán tổng hợp và hoàn thiện bảng lương cho nhân viên, đưa cho Giám đốc ký duyệt chi lương. Chi lương bằng tiền mặt thì lập phiếu chi chuyển qua cho thủ quỹ tiến hành chi lương và nhân viên ký xác nhận đã nhận lương.
* Đối với nhân viên lao động thời vụ (Không ký hợp đồng Mã công nhân viên_ MANV là TV có kèm theo Bản cam kết theo mẫu số 23/CK- TNCN)
Hàng tháng quản lý công trình căn cứ vào ngày lao động thực tế của nhân viên thời vụ, tiến hành tổng hợp ngày công, phụ cấp nếu có lập bảng kê thanh toán chuyển qua bộ phận kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên. Sau đó đưa cho thủ trưởng ký duyệt là lập phiếu chi tiến hành thanh toán lương cho người lao động. Người lao động ký xác nhận đã nhận lương.
4.1.2 Hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh tại Công ty
- Ngày 19/5/2013 công nhân Võ Minh Tâm quản lý công trình lắp đặt nhà tiền chế, đề nghị tạm ứng lương cho nhân viên số tiền là 600.000đ.
Mẫu số: 02 TT
(Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Quyển sổ: …. Ngày 19 tháng 5 năm 2013
Kính gửi: Ban Giám Đốc Cty Kiến Lạc Số: 0105 Tên tôi là: Võ Minh Tâm Nợ TK 334: 600.000 Địa chỉ: Công trình lắp đặt nhà tiền chế Có TK 111: 600.000 Số tiền: 600.000 đồng
Bằng chữ: Sáu trăm ngàn đồng chẵn
Lý do tạm ứng: Tạm ứng lương cho nhân viên công trình lắp đặt nhà tiền chế Thời hạn thanh toán: Trừ vào lương thực lĩnh tháng này
Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Người lập phiếu (ký, họ tên) Người nhận tiền (ký, họ tên)
Đã nhận đủ tiền: Sáu trăm ngàn đồng chẵn * Giấy đề nghị tạm ứng
* Dựa vào Giấy đề nghị tạm ứng của công nh n, kế toán tiến hành vi c hạch toán.
Nợ TK 334 ( VMT ) : 600.000đ Có TK 111 : 600.000đ
- Ngày 22/5/2013 Quản lý công trình thi công lắ đặt nhà tiền chế l bảng chấm công và đề nghị đề nghị thanh toán lương lương tuần từ 14/9 – 21/9/2010. S tiền là 4.430.000đ.
BẢNG CHẤM CÔNG
Công trình Lắ đặt nhà tiền chế Từ ngày 14/5- 21/5/2013
STT Họ và tên Ngày Công Tổng 14 15 16 17 18 19 20 21 1 Trần Văn Hồ x x x x x x x x 6 2 Trần Hồng Quân x x x x x x x x 6 3 Nguyễn Thị Mỹ Trinh x x x x 0 0 x x/2 4.5 4 Lê Thành Nghĩa x x x 0 x x x x 5 5 Lê Thạch Lam 0 x x 0 x 0 x x/2 3.5 6 Vũ Thị Thơ x x x x x 0 x x 5 7 Trần Văn Viện x x x x 3
8 Nguyễn Văn Hoàng x x x x 3
Ghi chú: x: làm nguyên ngày 0: Nghỉ
x/2: làm nửa ngày
Sau khi nhận được Bảng Chấm Công và Bảng kê thanh toán lương từ cán bộ quản lý công trường thi công lắp đặt nhà tiền chế. Kế toán tiến hành tính lương sau đó đưa Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt, lập phiếu chi lương và tiến hành trả lương cho người lao động.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc L p – Tự Do – Hạnh Phúc
---o0o---
BẢNG KÊ THANH TOÁN TIỀN NHÂN CÔNG CÔNG TRÌNH LẮP DỰNG NHÀ THÉP TIỀN CHẾ