4.4.1 Crosstab Query
Truy vấn dữ liệu Crosstab Query dùng để thống kê số lượng nhân viên ở các phòng ban hiện tại của công ty, tên người lãnh đạo của các phòng ban và cho biết sự tăng giảm nhân sự của các phòng ban.
Ở truy vấn này ta sử dụng dữ liệu nguồn là của 02 Bảng THONGTIN_NV và Bảng PHONGBAN. Trong đó trường tên phòng được nhóm theo hàng, trường mã phòng được nhóm theo cột và trường mã nhân viên thực hiện phép đếm.
Crosstab Query ở chế độ thiết kế
Hình 4.12 Query thống kê nhân viên các phòng ban
Khi thực hiện truy vấn ta sẽ được thống kê như sau: (chọn chế độ Datasheet View hay nhấn chọn nút Run – Biểu tượng dấu chấm than màu đỏ trên màn hình)
Hình 4.13 Kết quả truy vấn Crosstab query thống kê nhân viên
4.4.2 Select Query
Ta dùng Select Query để liệt kê nhân viên chính thức của công ty cũng như số lượng lao động thuê ngoài hiện có.
Đồng thời ta có thể dùng truy vấn này để thống kê lương, phụ cấp cũng như trình độ, chức vụ của từng nhân viên.
Ở truy vấn này ta chỉ cần sử dụng dữ liệu của Bảng THONGTIN_NV Kết quả của truy vấn như sau của việt thực hiện truy vấn thống kê nhân viên chính thức của công ty như sau:
Hình 4.14 Truy vấn thống kê nhân viên chính thức tại công ty
Truy vấn thống kê nhân viên thuê ngoài ta chỉ đổi điều kiện từ Mã nhân viên chính thức sang mã nhân viên thời vụ, mã quy ước này đã có đề cập ở phần trên ( Ở dòng Criteria thay đổi điều kiện từ “CT*” sang “TV*”)
Hình 4.15 Truy vấn thống kê nhân viên thuê ngoài
- Truy vấn thống kê lương, phụ cấp, các khoản phụ cấp và tạm ứng lương trong tháng của từng nhân viên trong các phòng ban
+ Đầu tiên ta tạo Select query thống kê lương nhân viên chính thức của các phòng ban (Thongkeluongnvct) từ 04 bảng THONGTIN_NV, HESOLUONG, CHAMCONG và PHONGBAN ta lần lượt đưa các trường : MANV, HoTen, GIOITINH, SNLAM, SNLAMTHEM, LGTT, HESOLUONG, BHXH, BHYT, BHTN, TAMUNG, MAPC
Hình 4.16 Bảng Thongkeluongnvct ở chế độ thiết kế
+ Trong query Thongkeluongnvct, ta cần thiết lập các công thức cho các trường như sau:
HoTen = [HONV] & [TENNV] BHXH = [LGTT] * 0,07
BHYT = [LGTT] * 0,015 BHTN = [LGTT] * 0,01 LGCB = [LGTT] * [HESOLUONG] TIENPC: IIf([MAPC]="CV01",1050000,IIf([MAPC]="CV02",840000,IIf([MAP C]="C",0,IIf([MAPC]="TVC",50000,IIf([MAPC]="TVP",30000))))) + Tạo liên kết giữa query Thongkeluongnvct và bảng CHAMCONG tạo nền bảng lương hoàn chỉnh.
Hình 4.17 Liên kết giữa query Thongkeluongnvct và table CHAMCONG
+ Khi tạo liên kết giữa 02 bảng này ta cần lưu ý:
Đưa các trường:MACONG, MANV,HoTen, SNLAM, SNLAMTHEM, LGCB, TIENPC, TienLamThem, các khoản phải trích theo lương, tạm ứng. Riêng ở 02 trường TienLamThem và LgThucLanh ta thiết lập công thức như sau:
TienLamThem: ([LGCB]+[TIENPC]/[SNLAM])*1.5*[SNLAMTHEM] LgThucLanh: [LGCB]+[TIENPC]-[BHXH]-[BHYT]-[BHTN]-[TAMUNG]
* Lương nhân viên thuê ngoài cũng được truy vấn và tạo liên kết tương tự
4.5 THIẾT KẾ BIỂU MẪU (FORM) 4.5.1 Thông tin nhân viên 4.5.1 Thông tin nhân viên
Thiết kế biểu mẫu thông tin nhân viên chủ yếu trình bày và mô tả đầy đủ thông tin của từng nhân viên theo ý muốn của người sử dụng tạo sự thuận lợi trong việc thao tác các phần khác có liên quan.
Biểu mẫu thông tin nhân viên được lấy nguồn từ Bảng THONGTIN_NV, sau khi hiển thị bảng THONGTIN_NV ta kéo và thả các trường vào phần Detail và tiến hành chỉnh sửa.
Hình 4.18 Form THONGTINNV ở chế độ thiết kế
Ngoài ra , ta còn có thể điều chỉnh các dạng khác như hình ảnh hoặc tệp tin, kiểu chữ từ Toolbox.
4.5.2 Bảng chấm công (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trình bày đơn giản, ngắn gọn các thông tin chi tiết về tên của từng nhân viên, số lương ngày công, ngày làm thêm.
Được thực hiện tương tự từng bước như Form THONGTINNV
Hình 4.20 Form THONGTINNV sau khi thiết kế hoàn thành
4.6 THIẾT KẾ BÁO CÁO (REPORT) 4.6.1 Bảng lương cơ bản 4.6.1 Bảng lương cơ bản
* Bảng Lương căn bản
Báo cáo bảng lương căn bản được thiết kế từ Query LGCANBAN. Đầu tiên ta chọn thiết kế báo cáo ở chế độ trợ giúp (create report by using wizard) sau đó đưa các trường cần dùng làm thông tin chính cho report lương căn bản của Query LGCANBAN vào như: mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, phòng ban, lương căn bản của mỗi nhân viên. Chọn chế độ hiển thị dữ liệu như một danh sách (Layout: Tabular). Sau đó tiến hành tùy chỉnh báo cáo trong hộp thoại Properties và thêm các thông tin hay hình ảnh ở công cụ Toolbox.
Ngoài ra, bảng lương căn bản có thiết kế thêm một dòng là tổng lương, được đặt ở Report footer, tính tổng lương căn bản cho nhân viên chính thức:
Công thức: được tạo bằng Textbox ở dạng không liên kết (unbound) Tổng Lương = Sum([LGCB])
Hình 4.21 Bảng lương căn bản ở chế độ thiết kế
Hình 4.22 Bảng lương căn bản ở chế độ xem trước khi in
4.6.2 Bảng các khoản trích theo lương
Bảng các khoản trích theo lương được lấy dữ liệu nguồn từ Query LgThucLanh, các bước thiết kế cũng được tiến hành tương tự như báo cáo lương cơ bản. Ta cũng lần lượt đưa các trường như: mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, phòng ban trực thuộc, các khoản phải trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ).
Hình 4.23 Bảng các khoản trích theo lương ở chế độ thiết kế Đồng thời ở Report Footer ta cũng tiến hành thiết lập các công thức tỉnh tổng các khoản phải trích cho nhân viên.
Công thức : = Sum([BHXH]), = Sum([BHYT]), = Sum([BHTN]).
Hình 4.23 Bảng các khoản trích theo lương ở chế độ xem trước khi in
4.6.3 Bảng thanh toán lương
Bảng thanh toán lương được lấy dữ liệu nguồn từ Query LgThucLanh. Các bước thiết kế được tiến hành tương tự như Bảng lương cơ bản.
Hình 4.23 Bảng thanh toán lương ở chế độ thiết kế
Hình 4.24 Bảng thanh toán lương ở chế độ xem trước khi in
4.7 XÂY DỰNG GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH
Mục đích của việc xây dựng giao diện chương trình nhằm tạo sự thuận lợi cho người sử dụng trong công việc tính lương, quản lý thông tin nhân viên cũng như công việc in ấn để lưu trữ hồ sơ.
Để tạo giao diện cho chương đầu tiên ta tạo ra các Macro (các hành động liên tiếp đã được quy định sẵn để thực hiện các tác vụ tự động như mở Form , Report, Table). Lưu ý, các Macro đang sử dụng là dạng Macro gắn kết ( là Macro được tạo ra để đáp ứng một sự kiện của một điều khiển trên Form)
Bước 1:
- Tiến hành tạo một số Macro để tự động mở một số bảng báo cáo cơ bản như: Bảng thanh toán lương, Bảng các khoản trích theo lương, Bảng lương căn bản.
+ Đầu tiên chọn Macro New; ở cột Action ta chọn các hành động tương ứng như: OpenTable (mở bảng), OpenReport (mở các báo cáo)…Ở cột Comment ta có thể ghi hay không ghi diễn giải cũng không quan trọng nhưng riêng tác giả đề nghị nên ghi diễn giải để tránh có sự nhầm lẫn khi tiến hành tạo Macro ở Form Giao diện.
+ Ở phần Action Arguments ta chọn:
Report Name LGCANBAN
View (chế độ xem): Print Preview (xem trước khi in), Print (in) hoặc Desgin (thiết kế). Những phần còn lại là mặc định
- Ví dụ minh họa cho việc tạo Macro mở bảng lương căn bản (Report LGCANBAN).
Hình 4.25 Macro mở Report Lương căn bản (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Các Macro còn lại trong ứng dụng này đều được tạo tương tự.
Bước 2:
- Tạo một Form mới đặt tên là Form Giao Diện
- Dùng Label ở hộp công cụ Toolbox tạo tiêu đề cho Form Giao diện cũng như các tiêu đề khác trên các Macro để phân biệt Macro đó dùng để mở những đối tượng nào.
- Tạo các Command Button (nút lệnh điều khiển) để khi click vào thì có thể mở các đối tượng cần thiết.
Hình 4.26 Form Giao Diện hoàn thành
4.8 BẢO MẬT CƠ SỞ DỮ LIỆU
Bảo mật cơ sở dữ liệu để nhằm hạn chế quyền đăng nhập, sửa hay thay đổi thông tin trong cơ sở dữ liệu đối với những người không có nhiệm vụ trong phòng kế toán.
Đầu tiên ta mở chương trình Access sau đó chọn File cần mở, tiếp tục chọn Open Exlusive. Sau đó ta vào Tools\Security\Set Database Password.
+ Tiếp theo ta nhập khẩu vào Password và Retype Password. + Thực hiện xong nhấp Ok.
Ngoài ra, ta cũng có thể chia nhỏ dữ liệu để tăng cường thêm tính bảo mật cho cơ sở dữ liệu này.
+ Chia cơ sở dữ liệu ta sử dụng lệnh: Tools/Database Utilities\Database Splitter.
4.9 ƯU ĐIỂM CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH TÍNH LƯƠNG BẰNG MS ACCESS LƯƠNG BẰNG MS ACCESS
- Chương trình tính lương bằng MS Access đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và chính xác của thông tin đầu ra như Bảng lương, Bảng chấm công, Thông tin nhân viên, Phòng ban trong công ty.
- Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa (Số người lao động dưới 30 người).
- Có tính tương tác với nhiều ứng dụng khác có thể liên kết hoặc mở rộng cơ sở dữ liệu trên nền các ứng dụng khác như Foxpro, SQL Server, Oracle nếu doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động.
- Giao diện dễ sử dụng.
- Không hạn chế người dùng, không yêu cầu người dùng phải có trình độ cao hay kiến thức chuyên ngành nhiều, chỉ cần đáp ứng được trình độ tin học căn bản A, B.
- Không mất quá nhiều chi phí đầu tư.
- Không yêu cầu cao về cơ sở vật chất hay trang thiết bị đi kèm.
4.10 HẠN CHẾ CỦA CHƯƠNG TRÌNH TÍNH LƯƠNG BẰNG MS ACCESS ACCESS
Do kiến thức bản thân còn hạn chế về Access và thời gian thực tập có giới hạn nên Đề tài tốt nghiệp “Ứng dụng MS Access vào công tác kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương tại Công ty TNHH Tư Vấn – Dịch Vụ Xây Dựng Kiến Lạc” của em vẫn còn nhiều thiếu sót và hạn chế. Tuy nhiên vẫn đáp ứng được những chức năng cơ bản của công tác quản lý lương, nhân sự và các khoản trích theo lương tại Công ty.
Chương trình Quản lý lương và các khoản phải trích theo lương là một Cơ sở dữ liệu Kế toán còn khá đơn giản, còn khá nhiều hạn chế về các mặt như:
+ Tính bảo mật: Phần mềm vẫn có chức năng đăng nhập hạn chế người dùng, chỉ có những người có trách nhiệm mới có thể có mật khẩu (Password) để đăng nhập và thao thác. Tuy nhiên nếu những người đã sử dụng thành thạo Access thì chỉ bằng một vài thủ thuật đơn giản vẫn có thể đăng nhập dễ dàng.
+ Chưa tạo hoàn chỉnh giao diện, cũng như lối tắt để mở nhanh chương trình.
+ Vẫn còn thiếu sót về mặt báo cáo, cách trình bày cũng như cách thiết kế báo cáo chưa được hoàn chỉnh.
+ Chỉ hoàn thiện về về phần quản lý lương, quản lý nhân viên. Sổ sách kế toán chi tiết cũng như phần sổ sách kế toán tổng hợp chưa hoàn thành .
4.11 ĐÁNH GIÁ VỀ ỨNG DỤNG MS ACCESS TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Hiện nay xu hướng tin học hóa trong công tác kế toán ngày càng phát triển. Tuy nhiên, chỉ một số ít doanh nghiệp mới đủ khả năng đầu tư đồng bộ phần mềm kế toán để phục vụ cho công ty vì chi phí đầu tư tương đối cao. Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ thì chỉ ứng dụng một phần nhỏ vào công tác kế toán chủ yếu là sử dụng MS Word và MS Excel đồng thời chưa khai thác hết thế mạnh của của MS Access.
Trong quá trình thực hiện và hoàn thành Luận văn tốt nghiệp này, theo sự tìm hiểu của sinh viên thì hiện nay trên địa bàn Thành phố Cần Thơ hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa khai thác phần ứng dụng MS Access trong công tác quản lý và các khoản trích theo lương. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đề tài “Ứng dụng Access vào công tác kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương tại Công ty TNHH Tư vấn – Dịch vụ Xây dựng Kiến Lạc” được sinh viên thực hiện dựa trên cơ sở tham khảo việc xây dựng cơ sở dữ liệu (mối liên kết giữa các bảng, các bảng dữ liệu nguồn) của 02 đề tài khác là:
+ Huỳnh Đức Dũng, Nguyễn Thị Khế, Lê Thị Thu Hiền (2010) “Ứng dụng Access trong công tác nhân sự và Kế toán tiền lương”.
+ Võ Văn Quyền (2011) “Xây dựng hệ thống quản lý và tính lương nhân viên bằng Access”.
Tuy nhiên, đề tài này cũng có sự khác biệt nhất định về hình thức cũng như các cách tính lương đối với 02 phần ứng dụng về MS Access đề cập trên.
+ Phần ứng dụng MS Access của Huỳnh Đức Dũng, Nguyễn Thị Khế, Lê Thị Thu Hiền (2010) hướng đến đối tượng người dùng là các cơ quan nhà nước có hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Phần ứng dụng của Võ Văn Quyền (2011) hướng đến đối tượng người dùng là các doanh nghiệp lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Cách tính lương theo phương pháp lương theo sản phẩm.
+ Đề tài do sinh viên thực hiện theo hướng đơn giản hơn so với 02 ứng dụng trên. Giao diện tương đối đơn giản giúp người sử dụng dễ truy cập đến các phần khác.
+ Cơ sở dữ liệu đầu vào được xây dựng tương đối phù hợp với thực tế tại Công ty Kiến Lạc.
+ Cách tính lương, các khoản trích theo lương đều dựa trên những quy định mới được ban hành trong năm 2013.
+ Phương pháp tính lương là lương theo thời gian tháng đối với nhân viên chính thức, lương theo ngày đối với nhân viên thời vụ tại các công trình đang thi công.
CHƯƠNG 5
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH
TƯ VẤN – DỊCH VỤ XÂY DỰNG KIẾN LẠC
5.1 NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHÁI TRÍCH THEO LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHÁI TRÍCH THEO LƯƠNG
* Về chế độ tiền lương, thưởng, phụ cấp
Chế độ lương, thưởng và phụ cấp của công ty được thực hiện một cách chặt chẽ và phù hợp với những quy định cũng như các chế độ về tiền lương, thưởng và phụ cấp mà nhà nước ban hành.
Cập nhật kịp thời những quy định cũng như các thông tư về chế độ tiền lương, thưởng và phụ cấp nhằm đảm bảo lợi ích của người lao động.
Hiện nay, công ty áp dụng mức lương tối thiểu theo vùng là 2.100.000đ/tháng theo Nghị định 103/2012/NĐ – CP ban hành ngày 04 tháng 12 năm 2012. (Thi hành vào ngày 01/01/2013)
Công ty Kiến Lạc áp dụng hình thức trả lương theo thời gian (tháng) đối với nhân viên chính thức và lương theo thời gian (ngày) đối với nhân công thuê ngoài. Hình thức trả lương này phù hợp với đặc điểm của công ty là một doanh nghiệp về xây dựng.
Các khoản như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cũng được công ty đóng đầy đủ cho nhân viên chính thức và có những chính sách hỗ trợ đối với những nhân viên thuê ngoài nhằm đảm bảo quyền lợi cũng như khuyến khích cho người lao động yên tâm làm việc.
Chế độ khen thưởng hợp lý khuyến khích nhân viên làm việc có hiệu quả tốt hơn.
Chế độ phụ cấp tương đối đầy đủ và tách bạch giữa phụ cấp dành cho nhân viên chính thức cũng như các khoản phụ cấp dành cho nhân viên thời vụ của công ty góp phần mang lại hiệu quả trong công việc.
Ngoài ra Công ty có những chế độ thăm hỏi, quan tâm đến đời sống vật chất cũng như tinh thần của nhân viên, kịp thời giúp đỡ những nhân viên gặp khó khăn trong công việc cũng như trong cuộc sống.
* Về công tác hạch toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương
Công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tương đối chính xác, nhanh chóng và theo đúng Quyết định 48/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006 về “ Chế độ Kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ”.
Quy trình hạch toán lương giữa nhân viên chính thức và thời vụ rõ ràng, tách bạch giữa hai tài khoản là 154(2) và 642 góp phần cho việc đối chiếu kiểm tra dễ dàng
Sổ sách và chứng từ kế toán như: Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Giấy đề nghị tạm ứng…được trình bày đầy đủ, chi tiết đảm bảo được tính chính xác trong việc tính lương, các khoản phải trích theo lương và phụ cấp nhằm đảm bảo cho việc tính lương người lao động là tính đúng và đủ.
5.2 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY KIẾN LẠC