II. Phân tích tình hình xuất khẩu nông sản của Công ty
2.Công tác thu mua tạo nguồn
Một thực tế của ngành xuất khẩu đang tồn tại ở nớc ta nh hiện nay đó là tính chất thu gom manh mún , làm ăn mang tính chụp giật , không có chiến lợc lâu dài . Thực tế này càng đúng với ngành hàng xuất khẩu nông sản . Hiện nay chỉ khi một mặt hàng nào đó xuất khẩu thuận lợi các đợn vị kinh doanh mới đổ xô đi gom hàng . Khi mặt hàng ấy xuất khẩu không thuận lợi thì bỏ mặc ngời sản xuất làm cho hàng hoá sản xuất bị ứ đọng , không tiêu thụ đợc làm cho họ lâm vào tình trạng thua lỗ nên chỉ trong một thời gian ngắn họ chặt phá loại bỏ cây trồng ấy đi và thay vào đó là một loại cây trồng mới . Khi cầu về mặt hàng ấy trên thị trờng thế giới tăng trở lại các Công ty kinh doanh lại không có hàng để xuất khẩu . Chính vì sự phối hợp không đồng bộ , lỏng lẻo giữa nhà sản xuất và ngời xuất khẩu nên dẫn đến cả hoạt động sản xuất và xuất khẩu thiếu ổn định không mang tính chiến lợc lâu dài . Tuy nhiên đây là mặt trái của cơ chế thị tr- ờng để khắc phục cần có sự liên kết và nỗ lực của các nhà sản xuất và các nhà xuất khẩu cộng với sự điều tiết của nhà nớc chứ không phải công việc của một cá nhân hay một Công ty . Cho đến nay đối với các mặt hàng xuất khẩu chính Công ty Intimex hoạt động tạo nguồn vẫn còn ở trong thực trạng chung ấy .
Việc Tổ chức thu mua và tạo nguồn hàng của Công ty chủ yếu đợc thực hiện qua mô hình sau :
Hình 1
Nguyễn Thị Thu Thuỷ A10 – K37E Nhà cung ứng ở địa phương Hộ gia đình sản xuất Công ty Các chi nhánh và phòng kinh doanh của Công ty 28
Với mô hình này nhà buôn nhỏ ở địa phơng là nguồn cung cấp chính cho Công ty . Mối quan hệ giữa Công ty và ngời sản xuất rất lỏng lẻo , Công ty không hề có liên hệ mật thiết hay một sự hớng dẫn nào đó về chất lợng , tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá đối với ngời sản xuất . Và ngợc lại nhà sản xuất cũng không hề biết ngời xuất khẩu hàng hoá mình là ai vì thế dẫn đến sự không trùng hợp giữa nhu cầu thực tế và chất lợng hàng hoá . Hàng hoá của Công ty phụ thuộc vào các nhà buôn nhỏ ở địa phơng song mối quan hệ này cũng cha mật thiết do vậy cũng thờng gặp khó khăn trong việc thu mua hàng hoá đúng chất lợng , đúng thời gian , quá trình giao dịch , thanh toán tốn nhiều thời gian và thủ tục rờm rà . Thêm vào đó hoạt động của Công ty mang tính chất thơng vụ nên dễ bị ép giá .
Để giảm bớt sự phụ thuộc vào các nhà buôn nhỏ ở các địa phơng đến công tác thu mua hàng , thời gian qua Công ty đẫ thành lập đợc một số trạm thu mua hàng tại Nghệ An, Đắc Lắc ... và tăng cờng mối quan hệ mật thiết với các chân hàng : Ví dụ Lạc nhân có Công ty nông sản nhập khẩu Nghệ An , Xí nghiệp dầu xuất khẩu Vinh , với cà phê có Công ty nông sản xuất khẩu Đắk Lắk , hạt tiêu ở Công ty xuất nhập khẩu Nha Trang , Công ty nông sản Đắk Lắk . Để mua hàng , Công ty và các đơn vị thành viên kí hợp đồng với các chân hàng , thờng là theo phơng thức mua đứt , bán đoạn . Trong quá trình thực hiện Công ty đã giao toàn quyền cho các chân hàng . Đây là những bạn hàng quen thuộc đã làm việc với Công ty trong nhiều năm nên Công ty rất tin tởng vào họ . Tuy nhiên khối lợng mua hàng bằng hình thức này vẫn cha nhiều nh mong muốn . Với hệ thống các chi nhánh trên toàn quốc đều thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng nông sản gần nh độc lập nhau vì vậy hệ thống mạng lới thu mua nông sản của Công ty vô cùng phức tạp . Tuy nhiên quá trình mua hàng nhìn chung đợc thực hiện qua các bớc sau :
Hình 2 :Quá trình thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của Công ty .
Nguyễn Thị Thu Thuỷ A10 – K37E
Bớc 1: Xác định nhu cầu
Đây là bớc đầu tiên có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất khẩu của Công ty . Nó quyết định trực tiếp đến nội dung và kết quả của các bớc tiếp sau . Yêu cầu của bớc này là Công ty phải nắm chắc đợc các đặc điểm về chất lợng , tình hình giá cả và nhu cầu của từng mặt hàng của doanh nghiệp trong kì . Chỉ có nắm chắc bớc này thì Công ty mới thực hiện tốt công tác thu mua , bảo quản , đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và giảm thiểu đợc chi phí thu mua , bảo quản dự trữ . Một trong những căn cứ giúp Công ty xác định đợc nhu cầu là dựa trên hợp đồng xuất khẩu , các đơn đặt hàng từ nớc ngoài , các con số dự báo , thống kê từ năm trớc ... Trớc mỗi thơng vụ hoặc vụ thu hoạch Công ty thờng cử các cán bộ xuống cơ sở để nắm bắt tình hình sản xuất , chế biến , xem xét khả năng cung ứng ...
Bớc 2 : Xây dựng đơn hàng
Sau khi có đợc các thông tin về nhu cầu của bạn hàng thì Công ty tiến hành xây dựng cho mình đơn hàng về từng nơi , từng mặt hàng . Đơn hàng này sẽ có điều khoản về số lợng , chất lợng giống nh khách hàng yêu cầu còn các điều khoản khác thì không giống . Giá cả trong hợp đồng xuất khẩu thờng lớn hơn 3-7% so với giá trong đơn hàng mà công ty thu mua .
Nguyễn Thị Thu Thuỷ A10 – K37E Xác định nhu cầu Xây dựng đơn giá Lựa chọn khu vực thị trường Tiếp cận đàm phán ký kết hợp đồng Tổ chức thực hiện hợp đồng Thanh lý hợp đồng Tìm kiếm nhà cung ứng Lựa chọn nhà cung ứng Kiểm tra hàng hoá Tiếp nhận hàng hoá Vận chuyển hàng hoá Bảo quản hàng hoá 30
Bớc 3: Lựa chọn khu vực thị trờng ngời cung ứng
Sau khi lập đơn hàng Công ty sẽ tiến hành xem xét khu vực thị trờng nào có khả năng đảm bảo một cách tốt nhất đơn hàng của Công ty . Đối với các mặt hàng khác nhau thì Công ty sẽ lựa chọn khu vực thị trờng khác nhau , những ng- ời cung ứng khác nhau .
Khu vực Nghệ An , Hà Tĩnh , Quảng Bình sẽ cung cấp lạc nhân và hạt tiêu . Khu vực Tây Nguyên cung ứng cà phê , hạt tiêu , cao su ...
Bớc 4: Đàm phán và kí kết hợp đồng
Sau khi lựa chọn đợc ngời cung ứng Công ty sẽ tiếp cận đàm phán và kí kết hợp đồng .
Bớc 5: Thực hiện hợp đồng
Sau khi kí kết hợp đồng với nhà cung ứng 2 bên sẽ đi vào thực hiện hợp đồng . Để quá trình mua hàng diễn ra suôn sẻ , theo đúng tiến độ Công ty thờng cử nhân viên của mình xuống cơ sở để kiểm tra chất lợng hàng hoá , đôn đốc giao hàng kịp thời . Song hoạt động kiểm tra chất lợng của cán bộ dựa vào kinh nghiệm của họ là chủ yếu .
Sau khi nhận hàng Công ty sẽ tiếp nhận hàng tại điểm giao hàng cụ thể hàng hoá đợc tập trung vào kho của Công ty , đợc kiểm tra lần cuối , đóng gói hàng hoá và làm thủ tục hải quan cho lô hàng đó .
Đối với mặt hàng nông sản yêu cầu về tiêu chuẩn kĩ thuật đối với khâu bảo quản , chế biến là rất cao , để hạn chế sự biến dạng , biến chất , nấm mốc , côn trung phá hoại . Tuy nhiên đối với Công ty Intimex hệ thống kho bãi còn rất ít , cha đảm bảo tốt các yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ cho công tác chế biến bảo quản đã lạc hậu nên năng suất chế biến và hiệu quả bảo quản thấp .
Bớc 6 : Thanh lí hợp đồng