II. Đặc điểm cơ cấu tổ chức
2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
2.4. Chức năng, nhiệm vụ Phòng chính trị xã hội
Xây dựng bản lĩnh chính trị vững vàng cho các thành viên trong công ty, Đảng bộ trong sạch, vững mạnh. Chống t tởng thiếu niềm tin, trách nhiệm, gây mất đoàn kết Giáo dục, tuyên truyền đ… ờng lối chủ trơng, chính sách của Đảng, nhiệm vụ sản xuất hàng năm của công ty. Tăng cờng đoàn kết nhất trí trong Đảng bộ, xây dựng các tổ chức quần chúng, chỉ đạo tiến hành công tác thi đua, tổ chức các hoạt động đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần.: giao lu văn hoá nghệ thuật . Chức năng của phòng Chính trị xã hội có liên quan đến việc… thoả mãn nhu cầu tinh thần của ngời lao động.
Ngời lao động sau những giờ phút làm việc mệt mỏi, họ mong muốn đợc th giãn, đợc giao lu để giảm bớt sự căng thẳng trong công việc. Các phong… trào văn nghệ không những làm giảm sự căng thẳng trong công việc mà nó còn giúp cho các thành viên trong công ty gắn bó và hiểu nhau hơn. Tạo ra bầu không khí thân thiện, hợp tác và giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên trong công ty. Với chức năng nhiệm vụ của mình phòng chính trị xã hội góp phần quan trọng vào việc xây dựng và duy trì văn hoá riêng của tổ chức, thoả mãn nhu cầu tinh thần của ngời lao động. Kích thích ngời lao động gắn bó hơn với công ty.
2.5. Chức năng nhiệm vụ của phòng thiết bị vật t
Phòng thiết bị vật t có nhiệm vụ quản lý theo dõi toàn bộ hệ thống thiết bị, vật t của doanh nghiệp, kịp thời đáp ứng những yêu cầu về thiết bị vật t phục vụ cho sản xuất, làm cho quá trình sản xuất diễn ra một cách nhịp nhàng, liên tục.
Quản lý thiết bị vật t có ảnh hởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất, quản lý thiết bị vật t giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm vật t, sử dụng công suất thiết bị một cách hiệu quả nhất, dẫn đến hạ giá thành sản xuất, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng. Mở rộng thị trờng hoạt động, tạo ra
sự ổn định về việc làm và thu nhập cho ngời lao động, ảnh hởng đến động lực lao động.
2.6. Chức năng, nhiệm vụ Phòng kế hoạch:
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào thì kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng đợc coi là kim chỉ nam cho mọi hoạt động, tất cả mọi hoạt động đều đợc dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh đã đợc soạn thảo từ trớc. Vì vậy đòi hỏi phải có một bộ phận phụ trách về vấn đề này.
Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế hoach đó là : Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, trung hạn, dài hạn cho từng thời kỳ và dài hạn cho kế hoạch đấu thầu của dự án. Triển khai, giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Xây dựng, cập nhật, điều chỉnh các chỉ tiêu, so sánh kết quả đạt đ- ợc so với kế hoạch, quản lý hợp đồng kinh tế, đàm phán ký kết hợp đồng kinh tế…
Hoạt động của phòng kế hoạch có ảnh hởng to lớn đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Liên quan trực tiếp đến lợi ích vật chất của ngời lao động, ảnh hởng đến động lực lao động.
2.7. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng tài chính đầu t:
Tài chính là nguồn lực quan trọng của bất kỳ một tổ chức nào. Tài chính có vững thì hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mới diễn ra một cách nhịp nhàng.
Với chức năng của mình đó là : Điều hành công tác tài chính, dự án đầu t và mua sắm thiết bị, quyết định và hớng dẫn chỉ đạo về pháp lý đầu t và pháp lý tài chính, nghiên cứu cơ hội đầu t, lập kế hoạch đầu t, xây dựng chơng trình đầu t cụ thể Phòng tài chính đầu t… giúp cho công ty quản lý về mặt tài chính, giải quyết mọi vấn đề liên quan đến đầu t, tìm ra những cơ hội đầu t mới, quản lý tài chính đầu t tốt góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của sản xuất kinh doanh, tìm ra nhiều cơ hội đầu t tức là tạo ra sự ổn định về việc làm và thu nhập cho ngời lao động. Nhằm thoả mãn nhu cầu vật chất và nhu cầu tinh thần cho ngời lao động.
Với chức năng, nhiệm vụ đó là quản lý, xây dựng các biện pháp thi công các dự án, đảm bảo an toàn lao động, giám sát kỹ thuật, chất lợng công trình, tiến độ thi công, khối lợng dự án, định mức thi công. Điều đó tạo ra tâm lý yên tâm cho ngời lao động khi tham gia làm việc tại các dự án, đảm bảo công trình hoạt động đúng tiến độ, đảm bảo chất lợng, kỹ thuật của công trình, điều đó dẫn đến tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng, thu hút đợc nhiều hợp đồng mới. Với những chức năng đó có tác động gián tiếp tới công tác tạo động lực cho ngời lao động.
2.9. Chức năng, nhiệm vụ Phòng hành chính:
- Quản lý điều hành công tác văn th, văn bản nhằm đảm bảo thông tin phục vụ kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động . Điều đó làm thoả mãn nhu cầu trao đổi thông tin cần thiết cho ngời lao động, ngời lao động thoả mãn với công việc hơn nếu những thông tin cập nhật đến với họ kịp thời,
- Mua và quản lý thiết bị văn phòng, quản lý đồ dùng và tài sản phục vụ cho cán bộ công nhân viên làm việc, bảo vệ trật tự trị an, đảm bảo an toàn tuyệt đối các khu làm việc của văn phòng. Nh vậy ngời lao động có thể yên tâm làm việc mà không bị chi phối bởi những mất trật tự bên ngoài. Tạo ra môi trờng làm việc an toàn cho ngời lao động có ảnh hởng rất lớn đến tâm lý ngời lao động, nó không chỉ ngăn chặn sự nghi ngờ lẫn nhau giữa các thành viên gây mất đoàn kết, ảnh hởng đến công tác tạo động lực mà nó còn thoả mãn nhu cầu an ninh, an toàn của con ngời.
- Quản lý duy trì tổ chức tốt bếp ăn phục vụ cho cán bộ công nhân viên khối văn phòng, thực hiện các hoạt động đón tiếp khách, hiếu hỉ, chuẩn bị chu đáo cho các cuộc hội nghị…
Với những chức năng đó của phòng hành chính, đảm bảo cho ngời lao động có đầy đủ sức khoẻ để làm việc, thoả mãn nhu cầu an ninh, an toàn nơi công sở, tạo cho ngời lao động tâm lý yên tâm khi làm việc, mặt khác việc phục vụ nhanh chóng các thông tin cho ngời lao động giúp họ giải quyết công việc
một cách nhanh hơn, tạo ra hiệu quả hoạt động cao của ngời lao động. Kích thích ngời lao động hăng say làm việc.
2.10. Chức năng, nhiệm vụ phòng Kế toán tài chính:
Với chức năng quản lý các khoản chi phí, cân đối ngân quỹ, thiết lập các kênh cung cấp tài chính, đảm bảo nguồn tài chính của công ty đợc ổn định, đảm bảo thu chi tài chính hợp lý. Trên cơ sở các số liệu phát sinh trong hoạt động thu chi để điều chỉnh các hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn hiện tại và t- ơng lai, nhằm đảm bảo doanh nghiệp làm ăn có lãi, tài chính của công ty không bị thất thu. Khi doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, tạo ra sự ổn định về thu nhập cho ngời lao động, kích thích ngời lao động hăng hái làm việc, gắn bó với doanh nghiệp.
2.11. Chức năng, nhiệm vụ phòng Công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin là lĩnh vực không thể thiếu trong nền kinh tế phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc giúp cho việc giải quyết công việc diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác. Với chức năng, nhiệm vụ của phòng công nghệ thông tin đó là quản lý toàn bộ hệ thống tin học, sửa chữa và mua sắm hệ thống máy tính, cài đặt và hớng dẫn sử dụng phần mền đáp ứng một cách nhanh chóng nhu cầu làm việc của các thành viên, góp phần vào việc nâng cao hiệu suất hoạt động của ngời lao động. Ngời lao động sẽ đợc cung cấp thiết bị làm việc hiện đại nhất, đáp ứng nhu cầu phát triển mỗi thành viên, nâng cao năng suất của ngời lao động. Điều đó ảnh hởng rất lớn đến động lực lao động của ngời lao động trong công ty.
2.12. Các công ty thành viên:
- Quản lý, điều hành các chi nhánh và các dự án trực thuộc.
- Báo cáo kết quả hoạt động định kỳ lên Ban giám đốc và Hội đồng quản trị - Giám đốc các công ty thành viên quyết định việc thành lập, tổ chức lại, sát nhập, giải thể các phòng ban, các đơn vị trực thuộc công ty thành viên
- Kiểm tra, giám sát các chi nhánh và các dự án trực thuộc công ty mình. Với chức năng, nhiệm vụ của mình, mỗi công ty thành viên sẽ chịu trách nhiệm về các lĩnh vực riêng, tạo lên sự chuyên môn hoá trong công việc, nâng
cao hiệu quả hoạt động của các lĩnh vực sản xuất của công ty. Điều đó tác động đến động lực lao động của các thành viên.
Các chi nhánh theo dõi tiến độ thi công của các dự án trực thuộc
* Nhận xét :
Cơ cấu tổ chức đợc thiết kế gọn nhẹ, quy mô và rõ ràng. Nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức, ngời lao động có thể mờng tợng khái quát về cách thức hoạt động của công ty. Điều đó giúp cho ngời lao động nhanh chóng hoà đồng vào các hoạt động của công ty, mang lại cho ngời lao động cảm giác làm chủ công ty vì họ có thể hiểu rõ về nó. Các phòng ban đợc phân định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu phát triển của công ty. Với chức năng, nhiệm vụ đó, mỗi bộ phận chức năng có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến sự thoả mãn nhu cầu vật chất và nhu cầu tinh thần của mỗi thành viên, do đó nó có ảnh hởng đến động lực lao động của họ.
Do tổ chức bộ máy đợc thiết lập theo mô hình trực tuyến, nên mọi chính sách đều do cấp quản lý cao nhất quyết định, nhằm thực hiện quyền lực tập trung, tạo ra sự thống nhất trong cách thức hoạt động. Ngời lao động đợd làm việc theo đúng chuyên môn, năng lực, làm tăng hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên với mô hình trực tuyến, các phòng ban chỉ làm công tác tham mu, cố vấn và thực hiện, do đó nhiều khi hoạt động của các phòng ban bị hạn chế trong khuôn khổ. Thực tế cho thấy rằng Ban giám đốc cha thực sự quan tâm và hiểu hết về tạo động lực cho ngời lao động do đó phòng tổ chức lao động tiền lơng cũng bị hạn chế trong việc tạo động lực cho ngời lao động.
III. Đặc điểm về đội ngũ lao động
Cùng với việc đầu t trang thiết bị hiện đại, Cavico Việt nam cũng đặc biệt chú trọng đội ngũ lao động của mình. Tính đến hết ngày 25/12/2003 lao động toàn công ty là 1342 ngời, tăng 426 ngời so với đầu năm, tơng đơng với 47%. Trong đó lao động nữ là 81 ngời chiếm 6% tổng số lao động, lao động nam chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số lao động của công ty, chiếm tới 94 %. Điều này hoàn toàn phù hợp với tính chất công việc của công ty. Do tính chất công việc là lao động nặng nhọc độc hại, bởi vậy công ty cũng đã có những chính sách u đãi
đối với việc bố trí sắp xếp công việc cho lao động nữ, lao động nữ hầu hết là làm việc tại các văn phòng. Điều đó khích lệ rất lớn về mặt tinh thần đối với lao động nữ trong công ty.
Để tìm hiểu về đặc điểm của đội ngũ lao động của công ty ta lần lợt xét
Cơ cấu lao động theo độ tuổi
Bảng 2 : Độ tuổi lao động trong công ty Cavico Việt nam
Chỉ tiêu Độ tuổi lao động Từ 18-35 Từ 35-45 Từ 45-60 Chung Số lợng (ngời) Tỷ trọng % Số lợng ( ngời) Tỷ trọng % Số lợng ( ngời) Tỷ trọng % Số lợng ( ngời) Tỷ trọng % I. Tổng số 588 43,8% 467 34,8% 287 21,4% 1342 100% II. Trình độ Đại học, cao đẳng, và sau đại học 146 112 48 306 22,8% Trung cấp 68 56 46 170 12,7% Công nhân kỹ thuật 216 196 132 544 40,5% Lao động phổ thông 158 103 61 322 24% Nguồn : Phòng TC_LĐTL
Ta có thể thấy lực lợng lao động trẻ của công ty chiếm tỷ trọng rất lớn, chiếm tới gần 44 % tổng số lao động, lao động dới 18 tuổi hầu nh không có. Số ngời có trình độ cao đẳng, đại học và trên đại học chiếm tới 22,8% tổng số lao động của công ty. Điều này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm tính chất hoạt động của công ty. Vì là công ty xây dựng, do đó đòi hỏi lao động không chỉ có trí tuệ mà nó đòi hỏi phải có sức khỏe. Bên cạnh đó tỷ lệ lao động có độ tuổi từ 45- 60
tuổi chiếm tỷ lệ là 24,1% đây là đội ngũ lao động có nhiều kinh nghiệm, bổ sung kinh nghiệm thực tế cho đội ngũ lao động trẻ. Sự kết hợp giữa lao động trẻ và đội ngũ lao động có nhiều kinh nghiệm tạo lên sức mạnh cho đội ngũ lao động của Cavico Việt Nam trong hiện tại và tơng lai. Lực lợng lao động trẻ là những ngời có nhiều nhiệt huyết, hoài bão, năng động, có khả năng tiếp thu khoa học kỹ thuật nhanh chóng. Trong số 588 lao động ở độ tuổi từ 18 – 35 tuổi thì số lao động có trình độ cao đẳng trở lên chiếm tới 146 ngời tơng đơng với 24,8% lao động trong độ tuổi từ 18-35 tuổi. Điều này cho thấy đội ngũ lao động quản lý của công ty đã đợc trẻ hoá, đây là những ngời có trí tuệ, có hoài bão, nhiệt tình với công việc, là những ngời dám nghĩ dám làm, và là những ng- ời có đủ sức khoẻ để thực hiện hoài bão của mình. Với nhiệt huyết và hoài bão của tuổi trẻ, tạo ra bầu không khí làm việc năng động, nhiệt tình, hợp tác và cạnh tranh lành mạnh trong toàn công ty. Nó sẽ kích thích tinh thần hăng say lao động, ý thức tự học hỏi của các thành viên trong công ty để có thể nâng cao năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của mình. Đây là điểm thuận lợi đối với công tác tạo động lực lao động. Tuy nhiên đối với đội ngũ lao động này thì nhu cầu vật chất và tinh thần rất lớn ngoài tiền lơng cao họ mong muốn đợc tận dụng hết năng lực của mình vào sản xuất, học hỏi, giao tiếp, nhu cầu khẳng định mình rất cao...Do đó công ty phải có những biện pháp thích hợp để đáp ứng những nhu cầu đó.
Nếu tạo động lực tốt sẽ tạo ra bầu không khí hợp tác và cạnh tranh lành mạnh trong toàn công ty.
Cơ cấu lao động theo chức năng:
Nếu phân chia lao động của công ty ra thành 2 loại là lao động trực tiếp và lao động quản lý ta có : Tính đến thời điểm ngày 25 tháng 3 năm 2004 số lao động trong toàn công ty là 1359 ngời, trong đó lao động trực tiếp là 957 ngời t- ơng đơng với 70,4% lao động toàn công ty, lao động quản lý là 402 ngời tơng đ- ơng với 29,6%. Đối với một doanh nghiệp sản xuất đơn thuần thì tỷ lệ này có phần cha hợp lý, số lao động quản lý tơng đối lớn, tỷ lệ hợp lý thờng là 1 lao động quản lý tơng ứng với 8 hoặc 9 lao động trực tiếp. Vì lao động trực tiếp là
những ngời trực tiếp tạo ra sản phẩm, do đó nếu số lao động quản lý càng ít thì chi phí cho bộ máy quản lý càng đỡ tốn kém, dẫn đến tiết kiệm đợc chi phí không cần thiết, hiệu quả hoạt động cao, làm tăng tiền lơng bình quân của ngời