V. Đánh giá chung về công tác tạo động lực
1. Tiến hành phân tích công việc
Phân tích công việc nhằm xác định nhiệm vụ, chức năng, năng lực và trách nhiệm đòi hỏi để thực hiện công việc một cách có hiệu quả.
Phân tích công việc là cơ sở cho việc đánh giá thực hiện công việc của ngời lao động, đảm bảo nguyên tắc công bằng trong trả lơng, thởng và các hoạt động nhân sự khác. Hơn nữa ngời lao động có thể hiểu một cách chi tiết về công việc, chức năng và các tiêu chuẩn thực hiện công việc. Điều đó sẽ kích thích ngời lao động làm việc có hiệu quả hơn. Ngời lao động sẽ cảm thấy thích thú với công việc hơn nếu họ hiểu rõ về nó. Học thuyết về kỳ vọng cho rằng cờng độ của xu hớng hành động theo một cách nào đó phụ thuộc vào độ kỳ vọng rằng hành động đó sẽ đem đến một kết quả nhất định và tính hấp dẫn của kết quả đó đối với cá nhân. Tuy nhiên những kết quả này dờng nh không thể có bất kỳ tác động nào đối với kết quả công việc của cá nhân đó, trừ khi nhân viên đó biết một cách rõ ràng và đích xác mình phải làm gì để đạt đợc chúng. Đó là động lực thúc đẩy ngời lao động học tập, tự hoàn thiện để có thể thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Nh vậy, phân tích công việc là gì?
Phân tích công việc đó là quá trình thu thập các t liệu và đánh giá một cách hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến thực hiện công việc cụ thể của tổ chức để nhằm làm rõ bản chất của công việc đó.
Tuy nhiên qua tìm hiểu về công tác phân tích công việc ở công ty Cavico Việt nam, em thấy rằng hầu nh không có lao động nào hiểu rõ về phân tích công việc. Ngời lao động trong công ty chỉ hiểu một cách chung chung, khái quát về công việc mà họ phải làm. Họ không hiểu rõ về công việc, về chức năng, nhiệm vụ của công việc, các yêu cầu của công việc, cũng nh các tiêu chuẩn thực hiện công việc dẫn đến họ không thấy hết đợc vị trí của công việc đối với sự phát triển của công ty, họ không có phơng hớng phấn đấu. Hơn nữa, do việc không hiểu hết về công việc đã làm giảm sự hiểu biết lẫn nhau giữa mọi ngời, đôi khi gây ra sự hoài nghi lẫn nhau, gây khó khăn cho việc thực hiện công tác nhân sự, làm giảm động lực lao động.
Do đó công ty cần phải áp dụng phân tích các công việc mà công ty hiện đang thực hiện.
Khi phân tích công việc công ty cần đáp ứng các yêu cầu sau :
+ Công việc phải đợc xác định một cách rõ ràng, chính xác( phạm vi, nội dung)
+ Phải xác định đợc chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn thực hiện công việc
+ Yêu cầu của công việc đối với ngời thực hiện phải đợc liệt kê đầy đủ không bỏ xót.
Ví dụ: Yêu cầu của công việc đối với nhân viên quản lý hồ sơ nhân sự nh sau:
- Trình độ : Đại học
- Chuyên ngành đào tạo : Quản trị nhân lực - Kiến thức :
Có kiến thức về quản trị nhân lực, quản trị kinh doanh Hiểu biết về luật và các quy định về lao động việc làm Có kiến thức về tâm lý- xã hội học
Có sự hiểu biết về các mối quan hệ con ngời Hiểu biết về sản xuất, tài chính.
- Kỹ năng:
Sử lý nhanh, hiệu quả đối với các tình huống phát sinh ttong công tác quản lý con ngời
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng ( chơng trình word và Excel) - Trình độ ngoại ngữ : Trình độ B tiếng Anh
- Phẩm chất đạo đức : Trung thực, kiên trì và mẫn cảm cao - Sức khoẻ : Tốt
Khi đó ngời lao động sẽ biết đợc vị trí công việc của họ, họ đã đạt đợc những tiêu chuẩn nào, và họ phải làm những gì để có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất, nâng cao năng suất chất lợng công việc. Từ đó thúc đẩy ngời lao động nỗ lực làm việc, vì họ tin rằng kết quả mà họ đạt đợc là xứng đáng. Đây là những thông tin cần thiết cho ngời lao động và ngời quản lý để có thể thực hiện công tác nhân sự đợc tốt hơn, tuy nhiên trớc đây công ty đã không đề cập đến điều đó.
Trớc hết để tiến hành phân tích công việc cần tìm ngời tham gia phân tích công việc có đủ trình độ, chuyên môn, năng lực, có hiểu biết về công việc và khả năng viết tốt để thu thập và xử lý thông tin, số liệu, dữ liệu.
Để tiến hành phân tích công việc cần có sự kết hợp giữa phòng nhân sự với một ngời am hiểu về công việc cần phân tích.
Các thông tin cần thu thập đó là các t liệu, thông tin về các nhiệm vụ và trách nhiệm công việc: Liệt kê đầy đủ, không bỏ xót
Các thông tin về các hoạt động lao động và các mối quan hệ cần thực hiện trong công việc. Ví dụ : hoạt động lao động đợc tiến hành ở đâu, chức danh công việc là gì, ai là ngời lãnh đạo trực tiếp, số ngời lãnh đạo dới quyền, cần phải quan hệ thế nào với những ngời xung quanh.
Các thông tin về điều kiện làm việc:
- Chế độ làm việc về mặt thời gian, các yếu tố về vệ sinh và an toàn lao động( các yếu tố về môi trờng vật lý, hoá học bao quanh nơi làm việc, độ ồn, độ thông gió, độ dung, yếu tố độc hại),
- Hoàn cảnh tâm lý xã hội
Các thông tin về yêu cầu đòi hỏi con ngời về các hiểu biết, các kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất làm việc, khả năng cần phải có.
Công ty có thể tiến hành thu thập thông tin, số liệu bằng cách đan xen kết hợp giữa :
+ Phỏng vấn : Ngời phân tích sẽ tiếp xúc với ngời thực hiện công việc, trao đổi với họ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và các điều kiện lao động, yêu cầu để thực hiện công việc. Cuộc phỏng vấn phải tạo ra đợc sự thân thiện và phải có kỹ năng để phỏng vấn, điều đó sẽ giúp cho ngời phân tích thu thập đợc nhiều thông tin, giúp cho ta hiểu sâu hơn về công việc.
+ Thiết kế bảng câu hỏi: Ngời phân tích sẽ thiết kế bảng câu hỏi và phân
phát cho ngời lao động thông qua ngời quản lý hay ngời giám sát của họ, sau
khi hoàn thành song bảng câu hỏi sẽ nộp lại cho ngời phân tích.
+ Quan sát ngời lao động khi họ làm việc để bổ xung cho những chi tiết hơn, không bỏ xót các chi tiết.
Sự kết hợp đó sẽ giúp cho cán bộ nhân sự có thể thu thập đợc các thông tin chính xác, giúp cho việc thiết kế bảng phân tích công việc tốt hơn.
Bảng phân tích công việc phải đa ra đợc:
• Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc đó là một văn bản viết để giải thích về các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và tất cả những khía cạnh khác có liên quan đến một công việc cụ thể.
Yêu cầu :
* Xác định công việc:
Bao gồm : Tên công việc ( phải xác định tên công việc một cách dễ hiểu nhất, chính xác nhất), mã số công việc, địa điểm làm việc, bộ phận thực hiện, ngời lãnh đạo trực tiếp, số ngời phải lãnh đạo dới quyền, ngày viết bản mô tả,
tác giả của bản mô tả công việc, mục đích, bản chất. Khi đó ngời lao động có thể mờng tợng đợc khái quát về công việc, tính thời sự của bản mô tả công việc
* Nhiệm vụ, trách nhiệm của công việc: viết một cách chính xác, rõ ràng
* Điều kiện làm việc và tất cả những khía cạnh có liên quan đến công việc đó • Bản xác định yêu cầu công việc đối với ngời thực hiện : Liệt kê những
đòi hỏi của công việc đối với ngời thực hiện. Bao gồm :
Yêu cầu về kiến thức: kiến thức phải đáp ứng ở mức độ nào Yêu cầu về kỹ năng
Yêu cầu về trình độ giáo dục
Yêu cầu về phẩm chất của ngời lao động…
• Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Mô tả hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí để phản ánh các yêu cầu của việc hoàn thành các nhiệm vụ đợc quy định trong bản mô tả công việc cả về mặt số lợng và chất lợng, dùng con số để mô tả về mặt lợng( nh mức sản lợng, một tháng làm bao nhiêu ngày ) dùng lời để diễn tả một số tiêu thức về chất l… ợng
Ví dụ : Phân tích công việc cho nhân viên quản lý hồ sơ nhân sự Công ty
Cavico Việt Nam
Bản mô tả công việc Số trang : 3
Chức danh công việc: Nhân viên quản lý hồ sơ nhân sự
Mã số : A001
Bộ phận: Phòng TC_LĐTL Tác giả: Lê Thị ánh
Ngời lãnh đạo trực tiếp: Trởng phòng TC_LĐTL
Số ngời lãnh đạo dới quyền: không có Ngày áp dụng :
Tóm tắt công việc : Quản lý hồ sơ nhân sự Tổng công ty, giúp cho trởng phòng giải quyết các vấn đề liên quan đến ngời lao động.
Các nhiệm vụ:
+ Quản lý và theo dõi toàn bộ hồ sơ nhân sự của Tổng công ty, các dự án thuộc Tổng công ty
+ Làm các thủ tục tiếp nhận lao động vào hoặc ra khỏi công ty.
+ Cập nhật số lợng lao động một cách thờng xuyên : Số lao động thuyên chuyển, lu
chuyển đến các bộ phận, dự án, số lao động đến hoặc đi khỏi doanh nghiệp...
+ Theo dõi và rà soát nhân sự trên phần mềm QLNS 2.5
+ Làm các văn bản, quyết định về các vấn đề liên quan đến con ngời nh : Kỷ luật, khen thởng, lu chuyển, đề bạt...
+ Giải quyết các thắc mắc của ngời lao động liên quan đến vấn đề con ngời về các lĩnh vực : Khen thởng, kỷ luật, thăng tiến hay lu chuyển..,
+ Cân đối và tổng hợp nhân sự toàn công ty
+ Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của trởng phòng
Trách nhiệm :
+ Phải báo cáo với trởng phòng, Ban giám đốc về tình hình nhân sự toàn công ty, các dự án, chi nhánh theo quy định và khi có yêu cầu
+ Chấp hành sự phân công của trởng phòng trong phạm vi nhiệm vụ đợc giao và những công việc kết hợp với những bộ phận khác trong phòng
+ Phải chịu trách nhiệm về việc mất hồ sơ, tài sản của công ty trong phạm vi nhiệm vụ đợc giao
+ Chủ động triển khai chức năng, nhiệm vụ của phòng phân công + Tuân thủ nghiêm chỉnh thời gian làm việc
Quyền hạn :
Có quyền tham mu, t vấn cho trởng phòng về các biện pháp giúp cho việc quản lý nhân sự đợc tốt hơn.
Điều kiện làm việc:
+ Đợc trang bị bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy điện thoại, máy vi tính , máy in + Đợc sử dụng máy fax, máy photocopy để gửi, sao chép các tài liệu có liên quan đến công việc
+ Đợc sử dụng các phơng tiện đi lại của công ty phục vụ cho công việc khi đợc phép của giám đốc.
Yêu cầu của công việc
- Trình độ : Đại học
- Chuyên ngành đào tạo : Quản trị nhân lực - Kiến thức :
Có kiến thức về quản trị nhân lực, quản trị kinh doanh Hiểu biết về luật và các quy định về lao động việc làm Có kiến thức về tâm lý- xã hội học
Có sự hiểu biết về các mối quan hệ con ngời Hiểu biết về sản xuất, tài chính.
- Kỹ năng:
Sử lý nhanh, hiệu quả đối với các tình huống phát sinh ttong công tác quản lý con ngời
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng ( chơng trình word và Excel) - Trình độ ngoại ngữ : Trình độ B tiếng Anh
- Phẩm chất đạo đức : Trung thực, kiên trì và mẫn cảm cao - Sức khoẻ :Có sức khoẻ tốt và có thể đi xa
Tiêu chuẩn thực hiện công việc
+ Đảm bảo số ngày công theo chế độ
+ Hoàn thành nhiệm vụ đợc giao đúng thời hạn + Đảm bảo chất lợng công việc theo đúng yêu cầu + Các thông tin thu thập và báo cáo phải chính xác + Tự giác, trung thực trong công việc
+ Chủ động tạo mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp
Trởng phòng TC_LDTL Giám đốc
Đánh giá thực hiện công việc là đánh giá một cách chính thức và có hệ
thống tình hình thực hiện công việc của ngời lao động trên cơ sở so sánh kết
quả làm việc thực tế với các tiêu thức đã xây dựng từ trớc và thảo luận kết quả
đánh giá với ngời lao động
Đánh giá thực hiện công việc là công cụ quan trọng tạo động lực cho ngời lao động. Một cá nhân thấy một kết quả một kết quả nào đó là hấp dẫn-nghĩa là đợc đánh giá tích cực- sẽ mong muốn đạt đợc kết quả đó. Thông qua việc đánh giá thực hiện công việc ngời lao động sẽ biết đợc điểm mạnh, điểm yếu của mình để phát huy và khắc phục. Đánh giá thực hiện công việc là cơ sở để đảm bảo công bằng trong trả lơng, thởng, và các hoạt động khác nh thăng tiến, đề bạt...Điều đó không chỉ ảnh hởng trực tiếp đến lợi ích vật chất mà còn ảnh hởng đến cả lợi ích tinh thần của ngời lao động trong doanh nghiệp, ảnh hởng trực tiếp đến động lực lao động.
Hệ thống đánh giá phải bao gồm các yếu tố :
+ Các tiêu chuẩn thực hiện công việc : Dựa trên bảng phân tích công việc đã đợc thiết kế từ trớc
+ So sánh kết quả làm việc với các tiêu chuẩn đã xây dựng trong bảng mô tả công việc : Ta sẽ đánh giá đợc thành tích hay kết quả thực hiện công viêc của ngời lao động
+ Thông tin lại cho ngời lao động về kết quả thực hiện công việc của họ : Điều đó có tác dụng rất lớn đối với tạo động lực lao động.
Thông qua các tiêu chuẩn thực hiện công việc và trên cơ sở so sánh kết quả thực hiện công việc của ngời lao động, ngời quản lý có thể đánh giá một cách công bằng thành tích của từng cá nhân. Việc thông tin lại cho ngời lao động biết về kết quả thực hiện công việc của họ, sẽ tạo ra động lực to lớn thúc đẩy ngời lao động nỗ lực phấn đấu ở giai đoạn sau. Vì thông qua việc thông tin lại kết quả cho ngời lao động giúp họ nhận thấy đợc rằng, họ đã đạt đợc những gì và cha đạt đợc những gì, để từ đó họ phát huy mặt tích cực, khắc phục mặt tiêu cực. Mặt khác ngời lao động sẽ thấy thoả mãn với những gì mà họ đạt đợc,
tránh tình trạng hoài nghi, thắc mắc của ngời lao động, gây ảnh hởng không tốt đến động lực lao động.
Việc đánh giá nên đợc tiến hành một cách thờng xuyên có thể là 3 tháng hoặc 6 tháng một lần và lấy kết quả đó là cơ sở để tính lơng, thởng và các hoạt động khác. Đối với lao động mùa vụ có thể đánh giá hàng tháng làm cơ sở để tính lơng cho họ.
Để việc đánh giá đạt hiệu quả cao đòi hỏi phải lựa chọn ngời đánh giá phải trung thực, khách quan.
Sử dụng phơng pháp thang đo đánh giá đồ hoạ để đánh giá, đây là phơng pháp đơn giản có thể đo lờng chính xác kết quả thực hiện công việc của lao động quản lý, lao động gián tiếp, lao động hởng lơng thời gian
Dựa vào các tiêu chuẩn thực hiện công việc đã có sẵn, mỗi tiêu chuẩn ta sẽ phân ra 5 mức độ và cho điểm các mức độ đó:
Xuất sắc : 5 điểm Khá : 4 điểm
Trung bình : 3 điểm Yếu : 2 điểm
Kém : 1 điểm
* Đối với lao động quản lý ( áp dụng cho những lao động là nhân viên, tạp vụ, lái xe...)
Điểm Tiêu chí Xuất sắc (5 điểm) Khá
