2.3.1. Khái niệm
Cĩ nhiều quan niệm khác nhau về giao nhận
Theo Liên đồn quốc tế các Hiệp hội giao nhận FIATA “Dịch vụ giao nhận là bất kì các loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc dỡ, đĩng gĩi hay phân phối hàng hĩa cũng như các dịch vụ tư vấn hay cĩ liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh tốn, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hĩa”.
Theo Luật thương mại Việt Nam: “Giao nhận hàng hĩa là hành vi thương mại, theo đĩ người làm dịch vụ giao nhận hàng hĩa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác cĩ liên quan đến giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người giao nhận khác.
Như vậy cĩ thể hiểu theo các cách sau
o “Giao nhận là một hoạt động kinh tế cĩ liên quan đến hoạt động về vận tải nhằm đưa hàng đến đích an tồn”.
o “Giao nhận là dịch vụ cĩ liên quan đến vận tải, nhưng khơng phải là vận tải”.
o “Giao nhận là một tập hợp các nghiệp vụ cĩ liên quan đến quá trình vận tải, nhằm mục đích chuyên chở hàng hĩa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng”.
2.3.2. Vai trị của giao nhận
Thứ nhất, giao nhận vận tải hàng hĩa xuất nhập khẩu là một khâu quan trọng, khơng thể thiếu trong suốt quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hĩa và là khâu phức tạp trong mối quan hệ và phân định trách nhiệm giữa chủ hàng và người vận tải. Trước đây, các đơn vị xuất nhập khẩu tự đảm nhận cơng việc chuyên chở hàng hĩa của mình; nhưng ngày nay, trong xu thế dần tiến đến “Hợp tác hĩa và quốc tế hĩa” của nền kinh tế thế giới, mở rộng giao lưu kinh tế, khoa học kỹ thuật giữa các quốc gia trên thế giới, đặc biệt là các nước trong khu vực.
Thứ hai là, ngành giao nhận đĩng vai trị quan trọng trong sự phát triển thương mại do việc lựa chọn những phương thức vận tải kinh tế và cĩ hiệu quả. Nĩ tạo ra những điều kiện cần thiết để bảo đảm hàng hố
xuất khẩu đến thị trường quốc tế kịp thời và giúp việc hàng nhập khẩu từ nước ngồi về tận tay người tiêu dùng trong nước cĩ hiệu quả.
Thứ ba, tuy ngành cịn non trẻ nhưng đã từng bước gĩp phần cải thiện cán cân thanh tốn quốc gia thơng qua việc hỗ trợ xúc tiến xuất khẩu cũng như các hãng vận tải và bảo hiểm. Ngành đã đĩng vai trị chủ động nhất định trong việc thuận lợi hĩa thương mại do việc đơn giản hĩa và hợp lý hĩa thương mại và thủ tục thương mại nhờ đĩ giảm được giá thành vận tải.
2.3.3 Quy trình giao nhận hàng hĩa xuất khẩu
2.3.3.1 Liên hệ hãng tàu đặt chỗ cho hàng hĩa
Cơng ty sẽ liên hệ với hãng tàu, tiến hành Book tàu (đặt chỗ trên tàu cho hàng hĩa), khi đĩ hãng sẽ cấp cho người liên hệ một bản:”BOOKING PLACE” (thơng qua Email) trên đĩ thể hiện các nội dung chính: tên tàu, số chuyến, ngày dự kiến tàu đi, ngày giờ doanh nghiệp phải mang hàng ra cảng để thanh lý hàng xuất để xếp hàng lên tàu, cảng xếp hàng, cảng chuyển tải, cảng dích, nơi giao hàng, số lượng container được cấp, kích cỡ container, văn phịng nơi đỗi lệnh cấp container rỗng( đối với hàng container), người đại diện của hãng tàu mà mình cần liên hệ, và một số thơng tin liên quan khác.
Sau đĩ nhân viên giao sẽ mang BOOKING PLACE này đến văn phịng của hãng tàu trên BOOK để đổi lệnh cấp container rỗng (đasố văn phịng các hãng tàu trong phạm thành phố Hồ Chí Minh đặt ở Cảng Cát Lái), khi đến nhân viên hãng tàu sẽ kiểm tra BOOK và đĩng dấu lên BOOK, ghi số lượng container cấp, nơi nhận container rỗng,và cấp cho nhân viên giao nhận Packing list container (giấy này sẽ giao cho tài xế xe kéo container), Seal hãng
tàu để niêm phong container sau khi đã làm xong thủ tục hải quan(đối với hàng container).
2.3.3.2 Chuẩn bị hàng hĩa
Khai thác các chứng từ cĩ liên quan đến lơ hàng:
- Mua bảo hiểm cho hàng hĩa ngay sau khi nhận được thơng báo giao hàng của người bán.
- Lập phương án nhận giao nhận hàng.
- Chuẩn bị kho bãi, phương tiện, cơng nhân bốc xếp…
- Thơng báo bằng lệnh giao hàng (D/O) để các chủ hàng nội địa kịp thời làm thủ tục giao nhận tay ba ngay dưới cần cẩu ở cảng.
Khi nhận được thơng tin từ cơng ty xuất khẩu là hàng đã chuẩn bị đầy đủ thì:
Đối với hàng nguyên
Nhân viên giao nhận của Cơng ty sẽ thuê xe kéo container rỗng. Tài xế sẽ đến cảng( hoặc Deport) nơi cấp container rỗng như trên BOOKING, đĩng phí nâng container rỗng, kiểm tra container cĩ cịn nguyên vẹn hay khơng,và kéo về kho của cơng ty xuất khẩu, nơi hàng chuẩn bị để đĩng. Đĩng hàng xong xe sẽ kéo container cĩ hàng ra cảng xuất hàng.tài xế sẽ đăng ký hạ container cĩ hàng chờ xuất bằng Packinglist container nhận từ nhân viên giao nhận, trên đã khai báo đầy đủ các nội dung: tên, địa chỉ mã số thuế của nhà xuất khầu, số Container, số Seal hãng tàu, tên hàng, tổng trọng lượng, tổng khối lượng, cảng chuyển tải, cảng đích, tên tàu, số chuyến. Sau đĩ mang vào thương vụ cảng xuất trình, đĩng tiền hạ container hàng, và nhận phiếu giao nhận container để xuất trình khi qua cổng.
Nhân viên giao nhận sẽ thuê xe tải đến kho của khách hàng để xếp hàng lên xe và chở hàng ra cảng xuất hàng.
2.3.3.3 Thuê phương tiện vận tải 2.3.3.4 Lập bộ chứng từ
Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh tốn, xuất trình cho ngân hàng để thanh tốn tiền hàng.
Bộ chứng từ thanh tốn theo L/C thường gồm: B/L. hối phiếu, hố đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đĩng gĩi, giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng..
Thơng báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hố nếu cần.
Thanh tốn các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho.
Tính tốn thường phạt xếp dỡ, nếu cĩ.
2.3.3.5 Làm thủ tục hải quan
* Bộ chứng từ khai báo hải quan hàng xuất gồm.
- Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh - Giấy chứng nhận đăng kí mã số kinh doanh - Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan
- Hợp đồng thương mại - Hĩa đơn thương mại
- Phiếu đĩng gĩi hàng hĩa(packing list) - Tờ khai hàng hĩa xuất khẩu
- Giấy giới thiệu
Sau khi mở tờ khai xong thì hồ sơ sẽ được trình cho lãnh đạo chi cục phân kiểm.
• Nếu hàng được miễm kiểm tra thì bộ tờ khai sẽ chuyển ra bộ phận phúc tập nhập máy, sau đĩ chuyển cho cán bộ mở tờ khai để ký đĩng dấu vào ơ 26 xác nhận đã làm thủ tục hải quan, rồi chuyền qua bộ phận trả tờ khai.
• Nếu hàng kiểm hĩa thì tờ khai sẽ được chuyển cho đội trưởng đội thủ tục hàng xuất để phân cơng cán bộ hải qua kiểm hĩa.
Đối với hàng container:
Xem bảng phân cơng tờ khai để biết cán bộ nàokiểm hĩa hàng mình, tìm vị trí của container (tại máy tính đặt ở thương vụ cảng. Đối với hàng xuất thì khơng cần phải chuyển container ra bãi kiểm hĩa mà kiểm hĩa trực tiếp tại vị trí container), sau đĩ liên hệ với cán bộ kiểm hĩa và cùng xuống vị trí container (nếu container được xếp chồng lên cao thì phải thuê xe gắp container trong cảng hạ container xuống), mở ra cho hải quan kiểm hĩa kiểm tra hàng (theo tỉ lệ đã phân). Cán bộ hải quan sẽ lấy bất kỳ mẫu hàng ở bất kỳ kiện nào để kiểm tra. Hàng đúng khai báo, cán bộ hải quan cùng nhận tiến hành niêm phong container bằng 1 Seal của hải quan và 1 Seal của hãng tàu sau đĩ yêu cầu nhân viên giao nhận ký vào ơ 22, sau đĩ tiến hành lên tờ khai rồi chuyển cho bộ phúc tập nhập máy rồi chuyển sang bộ phận trả tờ khai.
* Lưu ý : nhân vin giao nhận phải nhớ mua Seal hải quan trước khi cùng hải quan kiểm hĩa xuống kiểm hàng.
Đối với hàng lẻ
Khi biết cán bộ kiểm hĩa sẽ kiểm tra hàng của mình, nhân viên giao nhận sẽ liên lạc với cán bộ đĩ và cùng họ xuống vị trí mà xe tải chở hàng từ kho ra đang dợi ở đĩ, ở cảng Tân Cảng thì xe sẽ đậu trước kho 8, tại cảng Cát Lái là kho 1(2 kho này là kho chứa hàng xuất trước khi nhân viên hãng tàu gom hàng đĩng vào container); cịn tại các cảng ICD (Phước long 1; Phước Long 2; tranximex; tanamexco) thì xe tải sẽ đỗ gần container mà hãng tàu sắp xếp để đĩng ghép hàng của cơng ty xuất khẩu vào. Tại đây nhân viên giao nhận sẽ mở cửa xe cho hải quan tiến hành kiểm tra hàng. Hàng đúng khai báo, cán bộ hải quan yêu cầu nhân viên giao nhận ký vào ơ 22. Rồi lên tờ khai chuyển qua phúc tập nhập máy rồi chuyển sang bộ phận tả tờ khai.
2.3.3.6 Thanh lý hàng xuất khẩu
Sau khi hồn thành khâu mở tờ khai và kiểm hĩa (nếu cĩ), nhân viên giao nhận tiến hành viết biên lai lệ phí, và mang liên báo sốt của biên lai lệ phí đến bộ phận trả tờ khai xuất trình để nhận lại tờ khai “bản lưu người khai hải quan” đã đĩng dấu hồn thành thủ tục và ký nhận vào sổ hải quan trả tờ khai. Sau đĩ mang tờ khai xuống hải quan giám sát để thanh lý hàng xuất.
• Thanh lý hàng container
Nhân viên giao nhận sẽ ghi số container, số Seal của hãng tàu cấp, tên tàu, số chuyến lên mặt sau tờ khai hải quan sau đĩ mang tới đội hải qua giám sát hàng xuất xuất trình cho cán bộ hải quan ở đĩ. Cán bộ hải quan sẽ nhập số container vào máy tính để kiểm tra xem container đã được hạ vào bãi chờ xuất của cảng hay
chưa, và đối chiếu trọng lượng hàng trên tờ khai với trọng luợng mà tại cổng cảng cân được khi xe kéo container qua cổng cảng.
Khi kiểm tra xong cán bộ hải quan bấm giờ lên mặt sau tờ khai hải quan (riêng cảng Cát Lái thì cán bộ hải quan sẽ cấp cho nhân viên giao nhận một phiếu nhỏ, trên đĩ xác nhận số luợng container thanh lý, số tờ khai, và ký tên đĩng dấu cơng chức lên). Sau đĩ mang tờ khai sang bộ phận vào sổ tàu để nhân viên ở đây nhập máy (ở Cát lái thì xuất trình thêm phiếu mà hải quan cấp khi thanh lý)
• Thanh lý hàng lẻ
Sau khi nhận tờ khai nhân viên giao nhận mang xuống kho, xuất trình tờ khai đã hồn thành thủ tục hải quan cùng với 1 bản photo tờ khai cho hải quan giam sát kho, đồng thời giao BOOKING cho nhân hải quan kho và cho xe lùi vào sát cửa kho dể nhập hàng xếp lên pallet gỗ rồi cho kéo vào kho. Sau khi nhận hàng hải quan kho sẽ tiến hành đo kích thước pallet hàng sau đĩ ghi lên BOOKING rồi giao lại cho nhân viên giao nhận để đến thương vụ cảng đĩng phí bốc xếp hàng xuất, rồi mang hĩa đơn thu tiền xuất trình cho hải quan kho
CHƯƠNG III
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CHI NHÁNH
TỔNG CƠNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI Ở
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH (HARPO)
3.1. Các mặt hàng chủ lực vận chuyển sang Mỹ tại cơng ty 3.1.1. Hàng thủ cơng mỹ nghệ 3.1.1. Hàng thủ cơng mỹ nghệ
Đây là mặt hàng giữ vai trị mũi nhọn trong quá trình đầu tư và phát triển của cơng ty. Những mặt hàng này được chia làm 4 phịng ban đảm nhiệm: Phịng Thủ Cơng Mỹ Nghệ, Phịng Tạp Phẩm, Phịng Gốm Mỹ nghệ, Phịng Gỗ Mỹ nghệ gồm đủ các loại hàng hố đa dạng về màu sắc, mẫu mã kích thước như: mặt hàng mây tre, cĩi, lá buơng, trúc, sắt, gỗ, gốm … và các loại hàng hố khác. Cơng ty khơng ngừng khai thác đầu tư chào bán sản phẩm cĩ nhiều mẫu mã, mới, kiểu dáng đẹp bảo đảm yêu cầu về chất lượng,đồng thời mức giá đủ sức cạnh tranh với các cơng ty, từng bước tiếp cận và mở rộng thị trường xuất khẩu.
Đặc diểm của hàng gốm là cồng kềnh và dễ vỡ do đĩ cơng ty luơn rat kỹ lưỡng với mặt hàng này, thường xuyên kiểm tra tình hình bao bì đĩng kiện sao cho thật chắc chắn và phù hợp với việc vận chuyển đường dài trên biển. Các mặt hàng thủ cơng mỹ nghệ cũng cần thiết phải được đĩng kiện cẩn thận vì thường đây là những mặt hàng được làm bằng tay, tinh xảo và giá trị mỹ thuật gắn liền với giá cả hàng hĩa trong khi Mỹ lại là thị trường rất khĩ tính. Ví thế chỉ cần một vết trầy
xước, mảnh vỡ cũng đủ phát sinh nhiều vấn đề sau này. Tĩm lại, đối với loại hàng này thì vấn đề xếp dỡ, chèn lĩt, bảo quản hàng hĩa phải được đặt lên hàng đầu.
Bảng số 5: Kim ngạch xuất khẩu các mặt hàng qua 3 năm: 2007-2009
Kim ngạch XK
Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
Giá trị Giá trị 2008/2007 (%) Giá trị 2009/2008 (%) Hàng TCMN 3471605 2068052 -40.43 1262370 -38.96 Gốm sứ 1030094 1018049 -1.17 796222 -21.79 Gỗ 3279968 10007065 205.10 5662602 -43.41 Tổng cộng 7781667 13093706 68.26 7721194 -41.03
Biểu đồ số 5: Kim ngạch xuất khẩu hàng TCMN năm 2007-2009
Biểu đồ kim ngạch xuất khẩu hàng TCMN năm 2007-2009 0 2000000 4000000 6000000 8000000 10000000 12000000 14000000
Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
G iá tr ị ( U SD ) Hàng TCMNä Gốm sứ Gỗ Tổng cộng
Dựa vào biểu đồ ta thấy tình hình xuất khẩu hàng thủ cơng mỹ nghệ của cơng ty tăng nhanh vào name 2008 và giảm mạnh ở năm 2009.
Năm 2008 nhin chung tổng kim ngạch xuất khẩu TCMN tăng 68,26%, theo báo cáo của cơng ty đạt 139% kế đặt ra đàu name 2008 nhưng tốc độ tăng của các mặt hàng khơng đồng đều,trong đĩ giảm mạnh là hàng thủ cơng mỹ nghệ
giảm 40,43%, gốm sứ giảm 1,17%, riêng gỗ dăm tăng 205,1% so với năm 2007.
Bước sang năm 2009 tổng kim ngạch xuất khẩu của ngành hàng này giảm mạnh, theo báo cáo của cơng ty chỉ đạt 67% kế hoạc dự kiến của cơng ty, giảm 41,03% so với name 2008, trong đĩ hàng thủ cơng mỹ nghệ giảm 38,96%, gốm sứ giảm 21,79%, gỗ dăm giảm 43,41%.
+ Hàng gỗ
• Trong những năm gần đây, kim ngạch xuất khẩu gỗ của Việt Nam sang Mỹ tăng đáng kể. Các cơng ty xuất khẩu gỗ của Việt Nam ngày càng phát triển và cho thấy tiềm năng rất lớn của nghành hàng này.
• Gỗ là mặt hàng chuyên chở đặc biệt của cơng ty. Đặc điểm của hàng gỗ là cồng kềnh và chiếm nhiều thể tích do đĩ với mỗi việc chuyên chở gỗ cần phải sử dụng số lượng nhiều container. Mặt khác đa số các cơng ty của Mỹ thường ký các hợp đồng mua gỗ rất lớn với các nhà sản xuất gỗ Việt Nam, đây là một lợi thế cho cơng ty .. Do đĩ, nếu trúng thầu xuất khẩu hàng gỗ sang Mỹ thì các cơng ty thường rất yên tâm và tập trung làm tốt để cĩ thể chiếm được lịng tin của các cơng ty nước ngồi từ đĩ cĩ được lượng hàng vận chuyển ổn định trong thời gian dài.
• Bộ phận phịng gỗ sẽ tiến hành tìm kiếm nguồn hàng ở các cơng ty trong nước (chủ yếu là khu vực phía nam ,do cơng ty hoạt động chính ở thị trường này). Sau đĩ sẽ tiến hành kí kết hợp đồng với các cơng ty này để xuất khẩu hàng sang Mỹ.
Biểu đồ số 6:Kim ngạch xuất khẩu đồ gỗ sang thị trường Mỹ giai đoạn 2007-2009: 0 100 200 300 400 500 600 700 800 2007 2008 2009 Triệu USD 3.1.2. Hàng nơng sản thực phẩm