Sau khi hàng được xếp lên tàu, cán bộ cơng ty ( cán bộ chứng từ) sẽ thơng báo chi tiết về lơ hàng cho hãng vận tải để lấy Bill of Lading, là bằng chứng về việc đã nhận hàng để chuyên chở. Tùy theo phương thức thanh tốn đã ký kết với khách hàng, cơng ty sẽ lập bộ chứng từ địi tiền khách hàng
-Các loại chứng từ thơng thường
Hố đơn thương mại – Commercial Invoice Phiếu đĩng gĩi – Packing List
Vận đơn đường biển hoặc đường hàng khơng – Bill of lading/ Airway Bill Giấy chứng nhận xuất xứ – Certificate of Origin ( C/O)
Giấy chứng nhận khử trùng – Fumigation Certificate Giấy chứng nhận kiểm dịch – Phytosanatary Certificate
Và một số chứng từ khác nếu khách hàng yêu cầu hoặc thanh tốn bằng L/C mà trong L/C yêu cầu.
Các phương thức thanh tốn đang được áp dụng tại Cơng ty:
Trong ký kết hợp đồng ngoại thương, Hapro đã vận dụng tối đa các phương thức thanh tốn quốc tế thơng dụng. Tuỳ vào tình hình thực tế và quan hệ đối với khách hàng mà chúng ta áp dụng phương thức thanh tốn nào cho phù hợp. Cán bộ đối ngoại luơn vận dụng một cách linh hoạt, khéo léo, đem lại hiệu quả cao, cĩ lợi cho người bán, tránh rủi ro trong cơng tác thanh tốn tiền hàng. Với khách hàng cũ, cĩ mối quan hệ làm ăn lâu dài với cơng ty sẽ áp dụng hình thức thanh tốn TTR ( chuyển tiền bằng điện) . Cơng ty sẽ lập bộ chứng từ thanh tốn, thơng báo cho
khách qua mail hoặc fax, sau khi khách đã chuyển tiền hàng về sẽ cho gửi chứng từ gốc cho khách để khách chuẩn bị nhận hàng. Đối với những khách hàng mới cơng ty thanh tốn theo thư tín dụng hoặc nhờ thu. Khi đĩ bộ chứng từ sẽ được gửi ra ngân hàng và ủy quyền cho ngân hàng thu hộ tiền hàng. Đa phần khách hàng của Cơng ty là khách hàng truyền thống nên phương thức chuyển tiền được áp dụng chủ yếu chuyển tiền bằng điện :
- Chuyển tiền sau khi giao hàng (TTR after shipment)
- Chuyển tiền sau khi nhân viên chứng từ fax (vận đơn, hố đơn và phiếu đĩng gĩi chi tiết) (TTR after faxing B/L, invoice and P/L).
- Chuyển tiền sau khi nhận được chứng từ (TTR after receipt of documents) - Chuyển tiền sau 30 ngày kể từ ngày phát hành B/L (TTR 30 days from the B/
L date).
Tiếp đến là phương thức nhờ thu với điều kiện trả tiền đổi chứng từ (D/P- Documents against payment) hoặc chấp nhận trả tiền đổi chứng từ
( D/A – Document acceptance payment). Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng mới, thay vì phải mở L/C (chi phí mở L/C cao)
Thanh tốn theo phương thức tính dụng chứng từ – mở L/C - là phương thức thanh tốn tương đối an tồn, đảm bảo an tồn, đảm bảo quyền lợi cho nhà xuất khẩu trong việc thu tiền bán hàng về nhưng quy trình thực hiện phức tạp, chi phí cao. Đối với những khách hàng mới, Hapro chủ yếu áp dụng hình thức thanh tốn này.
-Lập bộ chứng từ thanh tốn:
Theo thơng lệ quốc tế, thời gian hồn tất bộ chứng từ là 14 ngày, tuy nhiên tuỳ vào trường hợp cụ thể, khách hàng (hoặc L/C) thường quy định ngắn hơn. Đặt biệt, đối với lơ hàng đi các nước Châu Á như Singapore, Philippines, Thailand … thời gian vận chuyển chỉ từ 2 đến 6 ngày thì yêu cầu về thời gian làm bộ chứng từ thì rất ngắn. Cán bộ làm chứng từ cùng lúc làm nhiều bộ chứng từ khác nhau nên thời gian
hồn tất một bộ chứng từ là từ 3 đến 5 ngày, với bộ chứng từ xuất sang các nước Châu Á thì thời gian hồn tất là từ 1 đến 2 ngày.
Do đĩ, để lập một bộ chứng từ hồn hảo, kịp thời gian, đáp ứng yêu cầu của khách (hoặc L/C) và thu tiền về nhanh nhất cần phải cĩ sự phối hợp nhịp nhàng giữa cán bộ làm chứng từ, cán bộ đối ngoại và cán bộ giao nhận. Để lập 1 bộ chứng từ , cần phải cĩ các giấy tờ sau : Tờ khai hải quan đã thanh lý, lệnh cấp cont rỗng, hợp đồng ngoại thương, hướng dẫn khách hàng (Indent -nếu cĩ), L/C ( nếu phương thức thanh tốn là tín dụng tín từ).
-Quy trình lập một bộ chứng từ thanh tốn tại cơng ty cĩ trình tự như sau:
1. Xin số hĩa đơn thương mại tại phịng kế tốn. 2. Lập chi tiết giao hàng (Shipment details). 3. Fax shipment details cho hãng tàu
4.Làm sẵn các chứng từ cần lập như : Invoice, P/L, C/O,
5.Nhận được B/L copy từ hãng tàu fax qua, tiến hành điền số B/L vào các chứng từ làm ở bước 4.
6.Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ xem đã chính xác và thống nhất. 7. In, ký, đĩng dấu các chứng từ.
8. Nộp C/O và fax Bill nháp qua cơng ty khử trùng và chi cục kiểm dịch để các cơ quan cĩ thẩm quyền phát hành chứng thư
9. Mua bảo hiểm hàng hố (loại “A” đối với giá CIF hoặc loại “C” đối với giá CNF – FOB) : fax đơn bảo hiểm, P/L, B/L copy cho cơng ty bảo hiểm.
10. Lấy B/L gốc, C/O, Phytosanatary, Fumigation (nếu cĩ)
Nhìn chung , trình tự lập một bộ chứng từ về cơ bản cũng cĩ phần giống nhau đối với mỗi phương thức thanh tốn khác nhau.