• Đối với bất kỳ lơ hàng xuất khẩu ra nước ngồi, tùy thuộc vào cảng đến, vào phương thức vận chuyển và cả vào thời gian chuyên chở nhanh hay chậm theo yêu cầu của khách hàng mà chi phí cho từng lơ hàng đều khác nhau, nĩ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như lựa chọn hãng tàu chuyên chở, phương thức bán hàng theo điều kiện thương mại nào, thỏa thuận giao hàng và đương nhiên yếu tố thị trường cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến việc file giá .
• Thơng thường để cĩ được giá tốt với hãng tàu trước hết cơng ty cần phải cĩ mối quan hệ tốt với hãng tàu đĩ và lượng hàng xuất qua các hãng tàu này phải cĩ một số lượng đáng kể và ổn định. Trên cơ sở đĩ, bộ phận file giá của các line mới cĩ thể file được giá tốt và giành nhiều ưu đãi cho cơng ty trong thời điểm giá cả cạnh tranh và mùa cao điểm.
• Giá cả vận chuyển hàng xuất đi Mỹ thường ít biến động, giá file được cĩ thể sử sụng theo từng quý hoặc cĩ trường hợp ổn định giá trong vịng 01 năm, cụ
thể từ tháng 05/2007 đến 04/2008 giá vận chuyển đường biển hàng xuất đi Mỹ sẽ được áp dụng mà khơng cĩ sự thay đổi khác, theo tình hình biến động của kinh tế, chính trị thì giá cả cũng cĩ sự biến động theo. Từ tháng 06/2007 tuyến hàng đi Mỹ sẽ dược áp dụng phí PSS ( Peak Season Surcharge: Phụ phí mùa cao điểm), tùy vào từng hãng tàu mà cĩ thể áp PSS tồn bộ hay áp một nửa so với mức phí mà thị trường đưa ra, chính thời đểm này thì mối quan hệ tốt với hãng tàu là một ưu thế hết sức quan trọng. Mặt khác, nếu quan hệ tốt thì khi cĩ những vấn đề phát sinh như phí lưu container, phí lưu bãi, phí chạy điện (hàng lạnh), phí dảo chuyển,… cĩ thể hãng tàu đĩ sẽ miễn hoặc giảm bớt cho cơng ty. Điều này rất cĩ lợi cho cơng ty.
• Khác với tuyến Châu Au luơn luơn cĩ chi phí BAF, CAF thì hàng đi Mỹ khơng cĩ thêm chi phí này. Đặc điểm của hàng đi Mỹ là cĩ phí file AMS trên mạng, một lơ hàng chi phí file này khoảng từ 20-25 USD tùy vào hãng tàu áp dụng. Bên cạnh đĩ nếu quá hạn chỉnh sửa chi tiết trên bill mà phải thay đổi thì phí chỉnh sửa cũng bị phạt là 40USD/ lần sửa (thơng thường là 48h sau khi tàu feeder khởi hành tại Việt Nam).
• Trên cơ sở cĩ được giá vận chuyển từ hãng tàu bộ phận giao nhận của cơng ty sẽ tiến hành thơng báo để cơng ty sắp xếp nên chon hãng tàu nào là phù hơp nhất để tiến hành vận chuyển, hãng tàu phải đảm bảo các yếu tố như tốc độ và chi phí bốc dỡ ,tuổi, quốc tịch, trọng tải, dung tích… của tàu phải phù hợp với hàng mà cơng ty sẽ vận chuyển.
• Nếu giá cao mà các điều kiện khác lai phù hợp với hàng cũa cơng ty và đáp ứng được thời gian vận chuyển thì cơng ty vẫn chấp nhận miễn là hàng phải được vận chuyển đến nơi sớm và an tồn
• Hàng xuất khẩu Việt Nam thường là xuất theo hình thức bán FOB do đĩ khi cơng ty thực hiện một lơ hàng xuất thường phải chịu những chi phí tại đầu Việt Nam như: phí bill, phí THC, phí file AMS, phí lưu cont, chạy điện…
(nếu cĩ) ,cịn tiền cước vận chuyển sẽ do consignee thanh tốn nên cơng ty sẽ thu bằng cách chuyển qua hệ thống ngân hàng cho cơng ty .
• Cịn nếu xuất theo hình thức CIF, CFR thì cơng ty ngồi những khoản nêu trên cơng ty sẽ chịu thêm cả tiền cước vận chuyển. Cơng ty sẽ phải tiến hành theo dõi về lơ hàng đã sắp tới cảng đến và tiến hành thanh tốn tiền cước đúng hạn, thường là 10 ngày trước khi hàng tới, nếu cơng ty khơng thanh tốn tiền cước thì hãng tàu sẽ khơng giao hàng cho consignee, hàng sẽ được giữ lại và mọi chi phí phát sinh như chi phí lưu container, lưu bãi tại cảng sẽ do cơng ty chịu tồn bộ trách nhiệm, sau khi thanh tốn các chi phí đĩ thì hàng hĩa mới được tiến hành giao cho người nhận hàng. Do các chí phí phát sinh đầu cảng đến thường rất cao, đơn vị tính là GBP hay EUR nên thường người xuất khẩu luơn sắp xếp cân đối tài chính để cĩ thể thanh tĩan đúng hạn mức hợp đồng, trường hợp đặc biệt người xuất khẩu vẫn cĩ thể giao hàng cho consignee mặc dù chưa thu được cước phí là đối với những hãng tàu thường xuyên, quen thuộc sau khi đã cĩ được sự xác nhận cĩ giá trị pháp lý giữa người xuất khẩu và hãng tàu.
• Hoặc trong trường hợp người xuất khẩu lấy trực tiếp Master bill từ hãng tàu thì hãng tàu chỉ giao bill gốc sau khi đã thu được từ người xuất khẩu mọi chi phí cho một lơ hàng xuất đi. Những trường hợp này thường diễn ra khá nhanh chĩng và tiện lợi vì người xuất khẩu luơn biết được quy trình thu chi này và luơn đúng thời gian để cĩ thể nhận được bộ bill gốc để trình ngân hàng để chiết khấu hay gởi đi nước ngồi cho kịp thời gian.
• Sau khi đã hồn tất các khâu trên cơng ty sẽ chuyển tiền cho các hãng tàu để lấy được điện giao hàng và gởi cho khách hàng nước ngồi để đi nhận hàng, quá trình này địi hỏi phải đúng thời gian và khơng được chậm trễ để tránh các chi phí phát sinh khác đã nêu trên.