Đánh giá chung hoạt động giao nhận tại cơng ty

3.8.1. Thuận lợi

 Cơng ty cĩ đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm, cĩ năng lực trong cơng tác chuyên mơn, nghiệp vụ. Mỗi bộ phận phụ trách từng khâu nghiệp vụ khác nhau. Ngồi những kinh nghiệm thực tế, được đào tạo cơ bản về ngoại thương cộng với lịng say mê cơng việc, họ đĩng gĩp hết sức mình cho sự nghiệp phát triển chung của cơng ty. Đĩ là một trong những yếu tố gĩp phần quan trọng trong việc thực hiện tốt quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.

 Tình hình xuất khẩu của cơng ty đang trong đà phát triển. Nhân viên cùng một lúc phụ trách nhiều lơ hàng khác nhau nên sự phân cơng mỗi bộ phận phụ trách từng khâu khác nhau là hồn tồn hợp lý. Khi đĩ cơng việc sẽ được thực hiện một cách linh hoạt và chuyên nghiệp cả về chuyên mơn nghiệp vụ lẫn kỹ năng xử lý cơng việc. Ví dụ như cán bộ đối ngoại chuyên trách việc giao dịch khách hàng ngoại, giao dịch, ký kết hợp đồng ngoại thương, cán bộ nghiệp vụ phụ trách khâu giao dịch, thu mua hàng trong nước, cán bộ giao nhận phụ trách việc giao, nhận các lơ hàng xuất nhập khẩu, cán bộ chứng từ chuyên phụ trách chứng từ. Vì thế mặc dù lượng hàng hố của cơng ty tương đối nhiều, các bộ phận vẫn cĩ thể cùng lúc đảm nhận và xử lý tốt cơng việc của mình. Tuy nhiên khơng thể tránh những mặt cịn tồn tại.

3.8.2. Khĩ khăn

 Do sự phân cơng mỗi bộ phận phụ trách mỗi khâu khác nhau nên khơng thể tránh khỏi việc phối hợp xử lý cơng việc chưa được nhuần nhuyễn. Các bộ phận đơi khi vẫn chưa thống nhất, kết hợp cơng việc một cách khoa học để đạt hiệu quả tối đa.

 Do được phân cơng chuyên trách một khâu cơng việc trong tồn bộ cả khâu thực hiện hợp đồng xuất khẩu nên nếu đột xuất thiếu cán bộ ở khâu nào đĩ, phải cử cán bộ thay thế sẽ mất cơng hướng dẫn lại từ đầu, sẽ mất thời gian nhiều hơn do chưa quen việc và chưa cĩ kinh nghiệm thực tế.

CHƯƠNG IV

MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN VIỆC GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI HAPRO

4.1. Phương hướng và mục tiêu hoạt động của cơng ty

• Cơng ty đang sắp xếp lại tổ chức theo phương hướng gọn nhẹ, hiệu quả đáp ứng tốt nhất các yêu cầu nhiệm vụ mới. Kiên quyết củng cố về chất của các phịng quản lý , xây dựng bộ máy quản lý. Cơng ty tiếp tục thực hiện tiến trình đổi mới sắp xếp DNNN đối với các doanh nghiệp trực thuộc và doanh nghiệp thành viên của Tổng cơng ty.

• Kinh doanh XNK là nhiệm vụ quan trọng nhất của cơng ty, ngồi biện pháp tìm kiếm thị trường nước ngồi thơng qua các hội chợ nước ngồi, cần tập trung đầu tư các kỳ hội chợ trong nước. Đẩy mạnh hoạt động xúc tiến thương mại mở rộng thị trường và tập trung chỉ đạo xuất khẩu hàng nơng sản và hàng thủ cơng mỹ nghệ.

• Để đảm bảo sự phát triển ổn định, bền vững tồn diện và liên tục, cơng ty đã xây dựng 3 chương trình phát triển cho giai đoạn tiếp theo là “XUẤT KHẨU – TẠO NGUỒN HÀNG – PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG TRONG NƯỚC”.

4.1.1. Chương trình xuất khẩu

- Tập trung thúc đẩy xuất khẩu các nhĩm hàng nơng sản, hàng thủ cơng mỹ nghệ và mặt hàng thực phẩm chế biến .

- Tập trung vào các thị trường truyền thống, phát triển thị trường các nước thuộc Liên xơ cũ và các nước đơng Âu, mở rộng thị trường sang Châu Phi và Châu Mỹ.

4.1.2 Chương trình tạo nguồn hàng

- Củng cố và mở rộng hệ thống cung cấp sản phẩm xuất khẩu. Từng bước đầu tư kỹ thuật vào hệ thống để nâng cao chất lượng sản phẩm xuất khẩu.

- Đa dạng hố hình thức sở hữu và đầu tư vào khu vực sản xuất thực phẩm chế biến từ thịt, thuỷ sản, rau củ, quả, rượu và nước giải khát nhằm làm phong phú sản phẩm mang thương hiệu Hapro và đảm bảo các tiêu chuẩn về vệ sinh an tồn thực phẩm.

4.1.3. Chương trình phát triển thị trường trong nước

- Xây dựng các siêu thị, cửa hàng riêng mang thương hiệu Hapro .

- Xây dựng hệ thống bán hàng gồm các siêu thị, trung tâm thương mại, các nhà phân phối, các đại lý và các cửa hàng chuyên kinh doanh tại các tỉnh thành trong cả nước. - Ap dụng các hình thức quảng cáo tiếp thị đa dạng và phong phú nhằm đưa thương hiệu Hapro tới từng gia đình.

4.2. Một số giải pháp nhằm hồn thiện việc giao nhận hàng hĩa xuất khẩu bằng đường biển tại hapro

Từ những nhận xét nêu trên, em xin cĩ những kiến nghị và đề xuất trong phạm vi hiểu biết của em trong thời gian thực tập tại cơng ty với mong muốn một phần nào đĩ khắc phục những hạn chế cịn tồn tại nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu

4.2.1 Tạo sự phối hợp và liên kết chặt chẽ hơn nữa giữa các bộ phận, phịng ban trong cơng ty

 Một trong các yếu tố quan trọng và cần thiết để cĩ thể thúc đẩy sản xuất, tăng kim ngạch xuất khẩu ngành hàng thủ cơng mỹ nghệ của Hapro chính là xây dựng, kết nối các mối quan hệ với khách hàng nước ngồi, cơ sở sản xuất

trong nước và giữa các phịng ban trong cơng ty, kho hàng. Kết nối các mối quan hệ tốt mới thúc đẩy được việc thực hiện đạt hiệu quả cao nhất.

 Việc thiết lập và kết nối quan hệ hợp tác kinh doanh tốt với khách hàng nước ngồi sẽ gĩp phần thúc đẩy xuất khẩu, mở ra nhiều cơ hội trong việc tiếp cận với thị trường Thế giới, quảng bá thương hiệu và sản phẩm trên phạm vi tồn cầu. Để xây dựng được mối quan hệ đĩ nhất thiết phải luơn giữ uy tín với khách hàng, nhanh chĩng trong việc thơng tin giải đáp các yêu cầu, thắc mắc của khách hàng, chất lượng sản phẩm và dịch vụ hậu mãi tốt, cĩ chính sách chăm sĩc khách hàng, tiếp cận thị trường, khách hàng hợp lý, phương thức giao dịch phù hợp, tận dụng triệt để cơ hội tiếp cận với khách hàng qua các kênh thơng tin: internet, tạp chí, hội chợ triển lãm quốc tế, các thương vụ Việt Nam tại nước ngồi.

 Đối với cán bộ đối ngoại, ngồi khả năng giải quyết sự vụ cần phải nâng cao tư duy về lĩnh vực quảng cáo, tiếp thị, thu hút khách hàng, cĩ khả năng phân tích thơng tin và phán đốn xu hướng thị trường, thường xuyên kết hợp với phịng nghiệp vụ thăm các cơ sở sản xuất để cĩ thể am hiểu về ngành hàng. Đặc biệt, cán bộ đối ngoại cần nắm rõ yêu cầu của khách hàng về mẫu mã sản phẩm cũng như màu sắc, kích thước sản phẩm… để cĩ thể triển khai cho cán bộ nghiệp vụ một cách chi tiết nhất. Cán bộ đối ngoại càng nắm chắc yêu cầu của khách hàng, triển khai càng chi tiết rõ ràng dễ hiểu càng tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ nghiệp vụ chuẩn bị tốt hàng hố. Khi đĩ khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu đã được đặc biệt chú trọng, nguồn hàng sản xuất ra đúng theo thị hiếu, yêu cầu của khách hàng thì hiệu quả thực hiện xuất khẩu càng cao.

 Đối với cán bộ nghiệp vụ phải thực sự am hiểu về mặt hàng mình phụ trách, cĩ khả năng phân tích giá chào bán của các cơ sở sản xuất, về thời điểm, thời gian sản xuất. Thơng qua cán bộ đối ngoại, nắm chắc yêu cầu của khách hàng nước ngồi đối với lơ hàng phụ trách về thời gian giao hàng, số lượng, chất lượng hàng hố, mẫu mã sản phẩm… Kết hợp, liên doanh với các nhà cung

cấp cĩ khả năng, cung cấp hàng chất lượng tốt. Khơng ngừng nâng cao chất lượng hàng hố, giá cả hợp lý, cạnh tranh bằng cách thiết lập mối quan hệ thân tín với các nhà cung cấp nguyên liệu cĩ uy tín để họ cung ứng nguyên liệu tốt với giá cả phù hợp. Việc xây dựng mối quan hệ với các cơ sở sản xuất trong nước sẽ tạo tiền đề cho việc phát triển mối quan hệ với khách hàng nước ngồi. Cĩ xây dựng được mối quan hệ chặt chẽ với các cơ sở sản xuất thì mới cĩ thể xây dựng được hệ thống chân hàng ổn định, vững chắc, giá cả hợp lý, chất lượng hàng hĩa cao đáp ứng tiêu chuẩn xuất khẩu và yêu cầu của khách hàng ngoại, tăng yếu tố cạnh tranh. Trong giai đoạn hiện nay khi Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên của tổ chức WTO, thị trường nội địa sẽ mở cửa cho các nước thì một lượng lớn các doanh nghiệp nước ngồi vào hoạt động ở Việt Nam, mức độ cạnh tranh sẽ ngày càng trở nên gay gắt. Vì vậy cơng ty cần phải cĩ chiến lược chọn lọc và đầu tư vào một số cơ sở ruột nhằm tạo lợi thế cạnh tranh. Bên cạnh đĩ duy trì và phát triển mối quan hệ với các bạn hàng cung ứng bao bì đĩng gĩi tốt, vì hàng hố tốt, giá cả hợp lý nhưng bao bì mới chính là nhân tố đầu tiên thu hút sự chú ý của khách hàng. Trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng cán bộ nghiệp vụ cần theo dõi đơn hàng sát sao, từ khâu triển khai sản xuất hàng hố đến khi hàng được giao vào kho hàng, tránh sai sĩt, giảm thiểu chi phí… để hiệu quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu đạt được cao hơn nữa. Thiết lập, duy trì và phát triển mối quan hệ với các Ngân Hàng cĩ uy tín cho cơng ty vay vốn bằng cách chứng tỏ hiệu quả kinh doanh và cĩ phương án trả nợ kinh doanh đúng hạn. Vì nếu nguồn vốn linh động, việc triển khai sản xuất tại các cơ sở càng chủ động, việc cung ứng vốn để cơ sở sản xuất hàng thì hàng hố càng được chuẩn bị tốt, sẵn sàng cho việc xuất khẩu.

 Đối với kho hàng cần phải chú trọng trong khâu chuẩn bị bao bì, đĩng gĩi. Đây cũng là một trong những mắt xích quan trọng trong việc hồn thành việc thực hiện giao nhận hàng hĩa xuất khẩu. Mối quan hệ này được thể hiện qua (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

sự đáp ứng thơng tin khi hàng đưa vào kho là hợp đồng, giấy tờ liên quan trong thủ tục làm phiếu nhập kho, cơng tác kiểm hố nên được báo trước để cán bộ kiểm hố cĩ kế hoạch và chủ động trong cơng tác kiểm hố nhằm tạo sự thuân tiện và nhanh chĩng trong quá trình đưa hàng hố lên container. Luơn chú trọng trong khâu đĩng gĩi, giảm tối đa những chi phí bất hợp lý. Cán bộ kho hàng cần nắm chắc hàng hố dựa trên hướng dẫn của cán bộ đối ngoại và nghiệp vụ, theo dõi lượng hàng hố vào kho và thơng tin kịp thời cho cán bộ phụ trách nếu hàng hố cĩ bất cứ sự sai lệch nào so với triển khai, hướng dẫn mà cán bộ đối ngoại và nghiệp vụ đã hướng dẫn trước đĩ. Mối quan hệ này cũng dựa trên tinh thần hợp tác, tâp thể khơng gây khĩ khăn áp lực cho nhau để việc xuất khẩu được thực hiện xuyên suốt.

 Cĩ thể nĩi mối quan hệ giữa các phịng ban trong Hapro, đối ngoại, nghiệp vụ, kho hàng là mối quan hệ hữu cơ, ràng buộc và cĩ liên quan chặt chẽ với nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ xuất khẩu của cơng ty. Sự phối kết hợp nhịp nhàng giữa các phịng ban, kho hàng, giữa các thành viên trong cơng ty, trong mỗi phịng ban sẽ gĩp phần xây dựng hệ thống thơng tin chào bán chính xác, kịp thời, cơng tác giao dịch và thực hiện hợp đồng, đĩng gĩi, giao hàng đạt hiệu quả cao, cùng nhau thảo luận đưa ra hướng khắc phục giảm thiểu hàng kém chất lượng, những mặt chưa đạt hiệu quả cao trong quá trình thực hiện hợp đồng. Thường xuyên kiểm tra tiến độ thanh tốn của khách hàng để cĩ thể tác động khách hàng thực hiện thanh tốn đúng thời hạn thu tiền hàng về một cách nhanh nhất để hiệu quả thực hiện hợp đồng đạt được một cách tốt nhất.

4.2.2 Chuẩn bị chứng từ hàng xuất

 Để làm tốt quá trình giao nhận xuất khẩu thì khâu chuẩn bị chứng từ xuất khẩu khai báo Hải quan cũng rất quan trọng. Vì thế sự phối hợp giữa các cán bộ đối ngoại, nghiệp vụ, giao nhận, chứng từ, kho hàng càng phải mật thiết hơn nữa. Tuy mỗi khâu cĩ nhiệm vụ và vai trị

khác nhau nhưng nếu khơng cĩ sự phối hợp chặt chẽ thì rất khĩ hồn thành nhiệm vụ chung xuyên suốt trong quá trình thực hiện hợp đồng.

 Cán bộ đối ngoại, nghiệp vụ cần kiểm tra, nắm rõ yêu cầu cụ thể của khách hàng, kiểm tra số lượng thực tế hàng vào kho và hàng hố đạt chất lượng để cung cấp đầy đủ chi tiết về lơ hàng như số lượng, số kiện, trị giá cho cán bộ giao nhận khai tờ khai hải quan và cán bộ làm chứng từ chuẩn bị lập bộ chứng từ thanh tốn. Cán bộ giao nhận tập hợp đầy đủ hồ sơ về lơ hàng xuất khẩu , tình trạng lơ hàng và lập hồ sơ đăng ký hải quan cho lơ hàng xuất. Cung cấp đầy đủ, chính xác chi tiết của lơ hàng như: số lượng, chi tiết đĩng gĩi, số cont, số seal,… để cán bộ làm chứng từ lập bộ chứng từ. Vì thế để nâng cao hơn nữa hiệu quả nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng thì một lần nữa yếu tố phối kết hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận luơn quan trọng. Vì chỉ khi cán bộ đối ngoại, cán bộ nghiệp vụ cung cấp đầy đủ chi tiết về hàng hố thì cán bộ giao nhận mới cĩ thể cĩ đủ thơng tin về hàng hố để chuẩn bị chứng từ hàng xuất thật đầy đủ, chính xác.

4.2.3. Tổ chức, đào tạo nhân sự trong cơng ty

 Xây dựng một đội ngũ cán bộ hồn chỉnh tăng cường cơng tác bồi dưỡng và đào tạo, giúp cho cán bộ cĩ đầy đủ về kiến thức, năng lực trong cơng tác, phát huy hết khả năng của cán bộ phục vụ cho sự phát triển của cơng ty. Cần ổn định tổ chức cán bộ ở các phịng ban, luơn luơn đào tạo nâng cao, giỏi trong giao tiếp, cĩ khả năng tổng hợp các thơng tin kịp thời. Tuyệt đối giữ gìn và bảo mật các thơng tin.

 Từng phịng phải chịu trách nhiệm cơng tác quản lý của phịng, làm động lực thúc đẩy và động viên kịp thời trong kinh doanh, luơn uốn nắn tư tưởng lệch lạc chủ quan, thiếu sâu sát dẫn đến làm ảnh hưởng khơng tốt trong sự phát triển chung của cơng ty - Tăng cường cơng tác tiếp thị và mở rộng thị trường bằng cách lập một bộ phận

marketing chuyên nghiệp để nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng trong và ngồi nước.

 Kết hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận trong cơng ty từ khâu thu mua hàng, kiểm tra, đĩng gĩi hàng hố cho đến tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu đạt hiệu quả cao nhất.

 Tĩm lại việc xây dựng và kết nối các mối quan hệ là một yêu cầu tất yếu. Để cĩ thể xây dựng và kết nối tốt các mối quan hệ địi hỏi mỗi cán bộ phải khơng ngừng trau dồi, nâng cao năng lực, khả năng tư duy, trình độ chuyên mơn, ngoại ngữ, việc kết nối thơng tin giữa các phịng ban phải xuyên suốt, kịp thời, xây dựng hệ thống chân hàng ổn định, tăng cường cơng tác tiếp cận, chăm sĩc và dịch vụ hậu mãi đối với khách hàng. Cĩ như vậy

4.2.4. Nắm được sự biến động của thị trường

• Thị trường là đề tài luơn được quan tâm của bất kỳ ngành hàng nào. Để làm tốt cơng việc của một người vận chuyển chuyên nghiệp, cĩ thể mở rộng thị phần, tăng doanh thu cơng ty phải nắm bắt được sự biến động của thị trường dù lớn hay nhỏ như:

• Sự điều tiết của chính phủ về ngành hàng, chiến lược phát triển: đây là vấn đề rất quan trọng mà doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu hoặc vận chuyển đều phải quan tâm. Đĩ là hướng phát triển của cả một ngành