Để tiến hành xuất khẩu hàng hĩa, nhân viên phịng giao nhận đến hãng tàu để đăng kí container, tùy vào khối lượng hàng hoặc yêu cầu của khách hàng để đặt container phù hợp (phịng đối ngoại xác nhận thơng tin hàng hĩa với phịng giao nhận).
Cơng ty thường cho kéo container về cơ sở bán hàng nội hoặc kho của cơng ty để đĩng gĩi hàng do cơng ty khơng cĩ điều kiện chở hàng ra cảng để đĩng gĩi nhằm làm giảm bớt chi phí lưu container tại cảng. Đồng thời bộ phận kiểm hĩa của cơng ty cũng tiến hành kiểm tra chất lượng, phẩm chất … của hàng hĩa.
Nhân viên phịng đối ngoại sẽ trực tiếp liên hệ với phịng nghiệp vụ của cơng ty để biết được tình hình sản xuất hàng đang ở tiến độ nào, và sẵn sàng để xuất đi hay chưa (sao cho phù hợp với ngày giao hàng ghi trong hợp đồng). Sau khi nắm bắt được tất cả thơng tin này bộ phận đối ngoại sẽ liên hệ trở lại với bộ phận chứng từ để thơng báo về hàng hĩa để bộ phận này tiến hành đăng kí container và chọn hãng tàu(nếu cĩ) rồi từ đĩ sẽ nhận tiếp chỉ định xuất hàng. Tùy vào tình hình thị trường bộ phận đối ngoại sẽ chỉ định cho cơng ty
book chỗ, book cont cho lơ hàng này. Bộ phận chứng từ sẽ liên lạc với hãng tàu để book cont và chỗ trên tàu. Để đạt hiệu quả cao hơn trong việc vận chuyển và để đảm bảo việc giao hang khơng bị sai sĩt hay hư hỏng, mất mát thì người giao nhận cĩ thể tiến hành đổi cont sạch hơn, tốt hơn, lấy cont nhằm số booking, chuyển cảng hoặc chuyển nơi thanh lý hải quan.
Người tiến hành giao nhận sẽ cầm booking note xuống cảng ghi rõ trên booking lấy container rỗng, kéo container rỗng về kho để đĩng hàng. Sau khi đĩng hàng vào cont xong với sự xác nhận của nhân viên cảng, dưới sự giám sát và kiểm tra của hải quan cảng container sẽ được làm thủ tục thanh lý hải quan, ghi vào sổ tàu, đưa vào loading của hãng tàu để sẳn sàng cho việc vận chuyển. Vì cơng ty cĩ cả bộ phận chuyên phụ trách các vấn đề từ kéo cont, đĩng hàng và làm thủ tục thanh lý hải quan nên chi phí cho khâu này được giảm đi.
Đối với việc tìm kiếm các nguồn hàng trong nước thì đã cĩ các trung tâm xuất khẩu (thủ cơng mỹ nghê, nơng sản, gỗ…) thực hiện. Bộ phân này sẽ tiến hành thu mua các mặt hàng nội địa của các cơ sở sản xuất trong nước , đến thời điểm giao hàng thì sẽ tập trung về 1 chỗ ,đĩ là tại kho hàng của cơng ty được sắp xếp gần các địa điểm sản xuất sao cho thuân tiên trong quá trình vận chuyển. Ở đĩ cán bộ kiểm hố (KCS) của cơng ty sẽ kiểm tra chất lượng hàng xem cĩ đáp ứng đúng theo như đã thoả thuận với khách hàng trong hợp đồng ngoại. Sau khi cĩ được hàng thì các trung tâm này sẽ về thơng báo cho bộ phận chứng từ về hàng hĩa rồi tiếp nhận thơng tin tình hình cont, chỗ, giá cả hàng hĩa ,sau đĩ các trung tâm này sẽ tiến hành kiểm hàng và cho đĩng gĩi để tien hành vận chuyển ra cảng, người giao nhận sẽ tiến hành lấy booking note. Quy trình kéo cont, đĩng hàng và thanh lý hải quan diễn ra giống như các lơ hàng khác.
• Sau khi đã đĩng hàng sẵn sàng để load lên tàu, bộ phận chứng từ sẽ chuẩn bị các chứng từ cần thiết của lơ hàng để tiến hành làm Certificate of Origin (C/O:
chứng nhận xuất xứ), bill of exchange (hối phiếu) đồng thời bấm khĩa container (seal) và vào sổ tàu (đây là khâu khơng kém phần quan trọng vì nếu khơng vào sổ tàu thì cĩ thể container sẽ bị rớt lại và ảnh hưởng đến thời hạn giao hàng làm mất uy tín), chi tiết của hàng hĩa để tiến hành làm bill of lading rồi đưa cho bộ phân giao nhận để tiến hành khai báo hải quan .Sau khi nhận đầy đủ chi tiết bill gồm tên shipper, consignee, số cont/seal, tên hàng hĩa, số lượng, khối lượng…bên chứng từ sẽ làm bill và các chứng từ liên quan khác, cơng ty tiến hành lấy Master Bill từ hãng tàu.
Tùy vào loại hàng và tùy vào khách hàng yêu cầu phải cĩ giấy chứng nhận kiểm dịch cho lơ hàng vận chuyển mà bộ phân chứng từ sẽ tiến hành làm fumigation cho hàng hĩa, bao gồm:
-Giấy chứng nhận kiểm dịch(nháp) -Bill of lading
-Hợp đồng ngoại thương -Chứng thư khử trùng
Cán bộ kiểm dịch sẽ dựa trên các chứng từ này để tiến hành kiểm dịch cho lo hàng.
Riêng đối với hàng đi Mỹ thì cần phải file AMS do đĩ sau khi tàu feeder rời cảng tại Việt Nam và trước 36 tiếng trước khi tàu mother khởi hành từ cảng chuyển tải ở Singapore, HongKong, Koashiung hay TaiWan,…. thì bắt buộc cơng ty phải cĩ chi tiết đầy đủ của lơ hàng để file AMS trên mạng, nếu quá thời gian quy định trên mà vẫn chưa file AMS thì container đĩ sẽ khơng được load lên tàu mẹ như dự kiến.
Sau khi nhập đầy đủ thơng tin mà đánh dấu 1Y thì container đĩ sẽ được hải quan Mỹ chấp thuận và theo đĩ hãng tàu sẽ tự động bốc conatiner đĩ lên tàu mẹ đã định.
Cơng ty sẽ phải thanh tốn một vài lệ phí khác như phí bill, tiền cước ( nếu là hàng trả cước Prepaid ), lưu cont, lưu bãi (nếu cĩ), phí Terminal Handling Charge(THC) là phí bốc dỡ cont ở cảng đi, phí này vừa mới được áp dụng tại Việt nam vào tháng 05/2007 sau khi Việt Nam là thành viên chính thức của tổ chức WTO, ……
Cơng ty phải luơn kiểm tra trước với hãng tàu về tình trạng container của mình đã được vào lis cont của hãng tàu hay chưa và tàu feeder cĩ gì thay đổi khơng để tránh những vấn đề sai sĩt phát sinh sau khi bộ bill gốc đã được gởi đi qua nước ngồi.
Nếu cĩ xảy ra sai sĩt thì phải thơng báo cho khách hàng ở nước ngồi là bộ bill đang trên đường đi sẽ khơng cĩ giá trị nhận hàng, trường hợp đĩ bộ phận chứng từ phải scan bill chính xác nhất rồi gởi email qua khách hàng, trong email phải chỉ rõ sự khác biệt so với bill cũ ở điểm nào để khách hàng dễ dàng nhận biết và tiến hành như thơng báo đĩ.
• Hàng vận chuyển từ Việt Nam đi nước ngồi thường khơng vận chuyển trực tiếp được mà phải chuyển tải tại các cảng trung chuyển như Singapore, Pusa, Hongkong,…một phần vì các cảng biển tại Việt Nam quá nhỏ so với các tàu mẹ cĩ trọng tải lớn nên các tàu này khơng thể vào cảng biển Việt Nam được vì thế cần một tàu feeder nhỏ hơn vận chuyển hàng từ Việt Nam sau đĩ tập hợp tại các cảng chuyển tải rồi mới load lên các tàu mẹ đi đến cảng đích khác nhau. Bên cạnh đĩ, một lý do nữa là do lượng hàng hĩa sản xuất tại Việt Nam khơng đủ nhiều để cĩ thể load đủ lên một tàu mẹ với khả năng chuyên chở khối lượng hàng hĩa khổng lồ. Vì các lý do trên mà quá trình chuyển tải là
một phần khơng thể thiếu trong hình thức chuyên chở hàng hĩa bằng đường biển.
Hàng vận chuyển sang Mỹ thường phải chuyển tải tại Singapore ( line NYK, MSC đi bờ Đơng, Evergreen EMC)
Chuyển tải tại Kaoshiung như với các line NYK, EMC; tại Pusan thường là đi với hãng tàu Hanjin, đối với HongKong thì MOL và MSC đi bờ Tây… China shipping CSCL thường chuyển tải tại Shanghai.
Hàng hĩa vận chuyển sang Mỹ thường đi theo hai lộ trình, thứ nhất hàng đi các cảng Bờ Tây như Los Angeles, Ackland, Long Beach, Seattle,…thời gian vận chuyển đến các cảng này khoảng từ 20-25 ngày và Vantage thường sử dụng các hãng tàu của NYK, EMC vì file được giá tốt cho tuyến đường này. Sau khi đến các cảng chính hàng hĩa cĩ thể được kéo vào đấl liền bằng xe tải hoặc bằng tàu hỏa, chi phí tùy thuộc vào từng hãng tàu khác nhau làm giá.
Hàng vận chuyển đến các cảng bờ Tây thường là hàng thực phẩm…
Thứ hai, hàng hĩa vận chuyển sang các cảng bờ Đơng thường xa hơn cảng bờ Tây như New York, Norfolk, Savanah,… hàng thường xuất sang các cảng này là hàng nội thất đồ gỗ… So với các hãng tàu khác thì thay vì thời gian vận chuyển lâu hơn nhưng như NYK và Hanjin là các hãng tàu cĩ chất lượng tốt hơn thì thời gian vận chuyển cĩ thể rút ngắn lại chì cịn 17-19 ngày là tới các cảng chính.
• Sau khi quá trình làm và chỉnh sửa bill đã hồn tất, bộ phận chứng từ sẽ xác nhận lại giá mua ,giá bán với đội ngũ xuất khẩu hàng nội địa và bắt đầu làm jobsheet ( bảng kê thu chi của một lơ hàng). Bảng jobsheet thể hiện đầy đủ các khoản phải trả cho hãng tàu, tiếp theo đĩ làm Debit hoặc Credit để khách hàng biết phải thu và trả những khoản nào cho ai rồi gởi cùng với thơng báo của lơ hàng về ngày đi, ngày đến, tình hình chuyển tải tại cảng trung chuyển, nếu cĩ
thay đổi gì về tàu mẹ thì ngay lập tức phải thơng báo cho khách hàng để nhận hàng an tồn.
Trong email gởi tồn bộ chứng từ liên quan của lơ hàng bằng bản copy để khách hàng nước ngồi trên cơ sở đĩ khai hải quan, trình Manifest cho hãng tàu và trường hợp cũng sẽ phải gởi cả bộ chứng từ bằng bản gốc nếu cơng ty kiêm luơn cả khâu làm dịch vụ hải quan cho lơ hàng.
Bộ phận chứng từ phải luơn theo sát tình hình lơ hàng từ khi xuất phát ở cảng đi, trên đường vận chuyển ngồi biển và tới nơi ở cảng đến. Hàng hĩa phải được giao tới consignee một cách an tồn và đầy đủ, khách hàng tiến hành thu và chuyển tiền cho cơng ty qua hệ thống ngân hàng, một file chứng từ chỉ cĩ thể đĩng lại mọi vấn đề về lơ hàng này được diễn ra và giải quyết một cách suơn sẻ và hồn tồn cĩ sự thống nhất của cả các bên liên quan.