Trước khi tiến hành bất kỳ một cuộc kiểm toán nào, kiểm toán viên cũng phải có được những hiểu biết sơ bộ về khách hàng mà mình sẽ thực hiện kiểm toán. Đăy là việc làm hết sức cần thiết trong cuộc kiểm toán, giúp cho kiểm toán viên xác định được những sự kiện, nghiệp vụ và cách thức thực hiện để trên cơ sở xét đoán của mình có thể xác định những ảnh hưởng trọng yếu tới cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính. Những hiểu biết về hoạt động kinh doanh
của khách hàng giúp cho kiểm toán viên xem xét tính hợp lý của rủi ro được đánh giá ban đầu và đưa ra một kế hoạch kiểm toán cụ thể đối với việc kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Những thông tin này sẽ giúp ích cho việc thu thập các bằng chứng kiểm toán. Khách hàng của A&C Co là công ty XYZ, đây là công ty liên doanh giữa Nhật Bản và Việt Nam. Năm 2004 là năm đầu tiên A&C Co tiến hành kiểm toán cho công ty này. Do đó A&C Co phải xem xét khả năng chấp nhận kiểm toán. Qua một số tìm hiểu sơ bộ về công ty khách hàng A&C Co quyết định chấp nhận kiểm toán.
* Khái quát về công ty XYZ:
Trên cơ sở chính sách mở cửa và khuyến khích của nhà nước cùng với sự đánh giá nhu cầu của việc tiêu thụ hàng trang sức đá quý của thị trường trong nước và thế giới đang có xu hướng tăng mạnh do đời sống ngày càng tăng, nhu cầu của con người cũng tăng theo dẫn đến việc ra đời của công ty XYZ. Là một công ty liên doanh giữa Việt Nam và Nhật Bản được thành lập theo giấy phép đầu tư số 697/GP ngày 20/10/1993 của uỷ ban nhà nước về hợp tác và đầu tư
( nay là bộ kế hoạch và đầu tư ), giấy phép điều chỉnh số 697/GP_HNĐC1 ngày 4/8/1999 và giấy phép đầu tư điều chỉnh số 697/GP_HNĐC2 ngày 16/6/2000 của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội với thời gian hoạt động là 30 năm.
Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng. Tổng số vốn pháp định của công ty là: 3.000.000 đô la Mỹ, trong đó:
Bên Việt Nam: Tổng công ty A góp 1.200.000 USD chiếm 40% tổng vốn.
Bên Nhật Bản: Công ty K.H. L.t.d góp 1.800.000 USD chiếm 60% tổng vốn.
Là một công ty liên doanh đá quý nên hoạt động chính của công ty là gia công, chế tác đá quý, bán đá quý, đồ trang sức có gắn đá quý, nhẫn vàng, dây chuyền,... Đồng thời kinh doanh xuất khẩu các sản phẩm đó là chủ yếu. Tỷ lệ sản phẩm xuất khẩu của công ty chiếm ít nhất 80% tổng sản phẩm xuất ra.
Bộ phận kế toán Bộ phận kinh doanh Bộ phận văn phòng Bộ phận kỹ thuật Bộ phận xưởng Hội đồng quản trị Ban giám đốc Các bộ phận chức năng
Công ty chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng của khách. Tuy nhiên cũng có tự sản xuất để tiêu thụ nhằm tăng doanh thu. Các đơn đặt hàng của công ty chủ yếu là từ Nhật, Úc,... ngoài ra còn có đơn đặt hàng từ một số cửa hàng trong nước. Trong đó thị trường tại Nhật và Úc là những thị trường thường xuyên và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu bán hàng của công ty. Các thị trường trong nước chưa đuợc đầu tư phát triển nên cần chú trọng hơn nữa.
Công ty XYZ có tổ chức quản lý theo kiểu tham mưu trực tuyến có nghĩa là các phòng ban tham mưu cho giám đốc theo từng chức năng, nhiệm vụ của mình giúp cho ban giám đốc có những quyết định kịp thời đúng đắn, có lợi cho công ty.
Sơ đồ 8:Tổ chức hoạt động của công ty XYZ.
Trên cơ sở những hiểu biết sơ bộ về khách hàng của mình A&C Co tiến hành lựa chọn đội ngũ kiểm toán viên trực tiếp kiểm toán công ty XYZ: Nhóm kiểm toán bao gồm 4 thành viên, trong đó có 2 kiểm toán viên và 2 trợ lý kiểm toán là những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
* Hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ.
Ở giai đoạn này, kiểm toán viên thu thập thông tin về môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán bằng cách:
- Nếu là khách hàng thường xuyên, kiểm toán viên có thể thu thập thông tin thông qua hồ sơ kiểm toán năm trước.
- Phỏng vấn Giám đốc và Kế toán trưởng về sự thay đổi nhân sự trong Ban giám đốc và Phòng kế toán.
- Phỏng vấn Giám đốc và Kế toán trưởng về chế độ kế toán, các chính sách về lao động và tiền lương áp dụng tại công ty đó.
Là khách hàng mới do đó kiểm toán viên cần có sự xem xét, thu thập thông tin một cách đầy đủ đối với công ty XYZ.
Về môi trường kiểm soát:
Nhìn chung môi trường kiểm soát của công ty là tương đối mạnh và hệ thống kiểm soát nội bộ đáng tin cậy. Giám đốc là người Nhật Bản có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm quản lý cao, đặc biệt là rất coi trọng chữ tín, có ý thức chấp hành pháp luật cao. Kế toán trưởng là người am hiểu về nghiệp vụ và thường tư vấn cho giám đốc về tình hình tài chính- kế toán tại đơn vị.
Chế độ kế toán:
Đơn vị áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp kèm theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CQ kế toán ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các thông tư sửa đổi kèm theo.
Các BCTC của công ty được lập trên cơ sở giá gốc bằng VNĐ, phù hợp với các quy định hiện hành của chế độ kế toán Việt Nam.
Nhân sự phòng kế toán: Phòng kế toán có 4 nhân viên và một thủ quĩ. Niên độ kế toán được áp dụng từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12
Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là Nhật ký chứng từ, và sử dụng kế toán máy
Chế độ lao động và tiền lương : Việc ký kết hợp đồng lao động tại công ty được thực hiện theo luật lao động của nước Việt Nam. Công ty có trách nhiệm đóng góp các quỹ BHXH, BHYT, thuế TNCN cho người lao động theo quy định hiện hành của Bộ tài chính.
Sau khi đã nắm được tình hình chung về đặc điểm ngành nghề kinh doanh của khách hàng, kiểm toán viên đánh giá tổng quan về chu trình kế toán. Theo các thông tin đã thu thập được, kiểm toán viên đưa ra kết luận sơ bộ về độ tin cậy của quá trình xử lý các thông tin tài chính trong hệ thống kế toán tại
công ty và làm cơ sở để kiểm toán viên thiết lập kế hoạch kiểm toán tổng quát. Sau đó, trưởng nhóm sẽ lên chương trình kiểm toán đối với các phần hành nói chung và chương trình kiểm toán tiền lương nói riêng và tiến hành thực hiện kiểm toán.