A&C Co
2.2.2.4. Thực hiện kiểm tra chi tiết.
Sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thủ tục phân tích, kiểm toán viên đã có được những kết luận ban đầu về quy trình hạch toán và tính tiền lương của đươn vị, đồng thời phát hiện một số sai sót. Để hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên kiểm toán viên tiếp tục tiến hành kiểm tra chi tiết các TK có liên quan và thực hiện một số khảo sát cần thiết.
* Đối với tài khoản tiền lương:
Trước hết kiểm toán viên kiểm tra số dư của các tài khoản nhằm kiểm tra việc trình bày và khai báo: Kiểm toán viên thực hiện đối chiếu số dư tài khoản tiền lương trên bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính năm trước đã được kiểm toán. Sau đó kiểm tra số cộng dồn để đối chiếu với sổ cái, các sổ chi tiết và bảng cân đối số phát sinh.
Bảng 4 : Kiểm tra chi tiết TK 334
CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W. P. Ref. No)
(Clients Name) Công ty XYZ ( File No)
Kiểm tra TK334 (Year End) 31/12/2003
REVIEWED BY PREPARED BY
INITIALS DATE INITIALS DATE
TK 334 Nợ Có
Dư đầu kỳ (01/01) 15.520.000 () Phát sinh trong kỳ 6.661.479.550 6.893.300.101
Dư cuối kỳ (31/12) 247.340.550 (w)
Nhận xét:
(w): Đối chiếu phù hợp với: Sổ chi tiết TK 334, sổ chi tiết và Bảng thanh toán lương.
(): Đối chiếu khớp với báo cáo kiểm toán năm 2003 do VACO thực hiện.
Trên cơ sở kiểm tra chi tiết tiền lương, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra TK đối ứng với TK 334 trong kỳ xem có những biến động bất thường xảy ra không.
Bảng 5 : Kiểm tra đối ứng TK334
CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W. P. Ref. No)
(Clients Name) Công ty XYZ ( File No)
Kiểm tra đối ứng TK334 (Year End) 31/12/2003
REVIEWED BY PREPARED BY
INITIALS DATE INITIALS DATE
TK đối ứng PS Nợ PS Có 111 6.158.213.806 333 198.240.918 338 305.024.826 431 62.125.000 622 4.163.855.241 641 748.489.870 642 1.918.829.990 Cộng 6.661.479.550 6.893.300.101
Nhận xét: Nhìn qua các quan hệ đối ứng tài khoản không có biến động bất thường. Tuy nhiên, công ty nên hạch toán lương của nhân viên quản lý xưởng sang TK6271:
Nợ TK6271 : 201.600.520 Có TK622 : 201.600.520
Bảng 6 : Đối chiếu tiền lương giữa bảng lương và sổ lương
CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W. P. Ref. No)
(Clients Name) Công ty ABC ( File No)
Kiểm tra phát sinh TK 334 (Year End) 31/12/2003
REVIEWED BY PREPARED BY
INITIALS DATE INITIALS DATE
Tháng Phát sinh nợ Phát sinh có 1 430.651.544 380.525.000 2 410.658.546 420.675.000 3 405.683.264 400.071.060 4 476.362.351 482.212.720 A&C Co
5 496.351.278 504.682.1006 480.552.337 490.670.500 6 480.552.337 490.670.500 ….. ……. …… 11 520.560.800 550.480.000 12 Tổng 550.505.200 6.661.479.550 580.505.200 6.893.300.101
Sau khi kiểm toán viên đã đối chiếu số dư, số phát sinh của tài khoản 334 là khớp đúng thì kiểm toán viên tiến hành kiểm tra tính hợp lý của các số phát sinh thông qua thực hiện khảo sát số nhân viên khống tại công ty:
Khảo sát số nhân viên khống:
Để thực hiện tốt công việc này kiểm toán viên chọn mẫu ngẫu nhiên 20 nhân viên trên danh sách trả lương của công ty vào tháng 10 (trong đó, chọn 5 nhân viên thuộc khối văn phòng, 15 nhân viên làm việc tại các phân xưởng khác nhau). Sau đó tiến hành đối chiếu với hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động được lưu trữ tại phòng nhân sự. Kiểm toán viên chú ý kiểm tra chữ ký trên Bảng chấm công với Bảng thanh toán lương và chữ ký trên hợp đồng lao động của những nhân viên được chọn. Điều này nhằm mục đích kiểm tra số nhân viên được trả lương thực tế làm tại đơn vị.
Bảng 7 : Kiểm tra số nhân viên thực tế tại công ty XYZ.
CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W. P. Ref. No)
(Clients Name) Công ty XYZ ( File No)
Kiểm tra nhân viên lao động thực tế (Year End) 31/12/2003
REVIEWED BY PREPARED BY
INITIALS DATE INITIALS DATE
A&C Co Co
Nhận xét: (1): Kiểm tra hợp đồng tại phòng nhân sự (2): Kiểm tra chữ ký trên bảng lương. : Kiểm tra đạt yêu cầu.
x : Kiểm tra không đạt yêu cầu (không có chữ ký trên bảng thanh toán lương)
Qua kiểm tra kiểm toán viên nhận thấy trong số 20 nhân viên được kiểm tra trên bảng thanh toán lương thì có 2 người không có chữ ký . Kiểm toán viêm tiếp tục rà soát lại các tháng xem việc ký nhận có đầy đủ không thì thấy trong một số tháng cũng có một số trường hợp công nhân chưa ký nhận đầy đủ hoặc có trường hợp còn ký hộ. Tuy nhiên qua kiểm tra số nhân viên hết hạn hợp đồng (bảng số 9 ) thì kiểm toán viên nhận thấy đây không phải là hiện tượng nhân viên khống mà do đôi khi vì số người đến lĩnh lương quá đông nên quên không ký nhận hoặc có ký nhận hộ. Do đó vấn đề này không có ảnh hưởng trọng yếu. Kiểm toán viên sẽ đưa vấn đề này lên tờ nhận xét nhằm để kế toán lần sau rút kinh nghiệm
Bảng 8 :Kiểm tra nhân viên hết hạn hợp đồng.
CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W. P. Ref. No)
(Clients Name) Công ty XYZ ( File No)
Mã NV Họ Tên Chức danh Tiền lương (1) (2)
V009 Trần Văn Chiến Kế toán trưởng 4.850.300
V015 Nguyễn Thị Hằng Kế toán 2.785.500
V052 Đặng Văn Thanh Trưởng phòng KD 3.330.000 x
V057 Trần Văn Tuyển Quản đốc 3.100.000
V060 Nguyễn Thị Thuỳ Linh Công Nhân 1.450.000 x
V083 Lê thị Hạnh Công Nhân 1.200.500
… …
Kiểm tra nhân viên hết hạn hợp đồng (Year End) 31/12/2003
STT Họ Tên Chức danh Ngày hết hạn HĐ
1 Nguyền Thị Hồng CN xưởng đúc 30/3/2004
2 Trịnh Thị Thảo Tạp Vụ 15/2/2004
3 Trần Văn Nam Bảo vệ 30/11/2003
: Nhân viên hết hạn hợp đồng kiểm tra trên hồ sơ nhân sự, đối chiếu không có tên trên Bảng tính lương.
• Kiểm tra chi tiết chi lương.
Trong kỳ kiểm toán viên chọn mẫu một số nghiệp vụ chi lương và kiểm tra chi tiết chứng từ có liên quan. Đặc biệt, kiểm toán viên tập trung kiểm tra các chứng từ chi lương phát sinh vào các tháng cuối năm vì qua thủ tục phân tích kiểm toán viên nhận thấy chi phí tiền lương ở các tháng này cao hơn các tháng trước.
Bảng 9: Kiểm tra nhân viên hết hạn hợp đồng
CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W. P. Ref. No) (Clients Name) Công ty XYZ ( File No)
Kiểm tra nhân viên hết hạn hợp đồng (Year End) 31/12/2003
REVIEWED BY PREPARED BY
INITIALS DATE INITIALS DATE
REVIEWED BY PREPARED BY
INITIALS DATE INITIALS DATE
Nhận xét:
(1): Kiểm tra trên phiếu chi
(2): Kiểm tra việc ký nhận trên danh sách lương, thưởng.
(3):Đối chiếu với các chứng từ có liên quan(Bảng chấm công, quyết định chi thưởng).
: Đối chiếu phù hợp.
x :Danh sách chi lương, thưởng ký nhận không đầy đủ.
Việc chi lương các tháng cuối năm đã được kiểm tra hợp lý.Tiền lương tăng do số nhân viên tăng lên nhiều. Kiểm toán viên đã kiểm tra hợp đồng lao động của những nhân viên này và thấy không có vấn đề gì trọng yếu ngoại trừ vấn đề ký nhận lương chưa đầy đủ.
• Kiểm tra chi tiết các khoản BHXH, BHYT.
Kiểm toán viên xem xét các số dư và số phát sinh TK 3383, 3384 sau đó đối chiếu với các chứng từ có liên quan xem có phù hợp không:
Bảng 10: Tổng hợp BHXH, BHYT.
CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W. P. Ref. No) (Clients Name) Công ty XYZ ( File No)
Chứng từ Nội dung Số tiền Ghi chú
Số hiệu NT (1) (2) (3)
PC 150 31/3 Thanh toán lương văn phòng 86.316.435
PC 310 20/7 Chi thưởng thi đua 6 tháng 42.125.000 x
PC 409 15/10 Chi lương sản xuất tháng 9 305.225.400
PC 495 18/11 Chi lương sản xuất tháng 10 410.508.280 x
PC 540 15/12 Chi lương sản xuất tháng 11 420.560.800 x
… … ….
Kiểm tra phát sinh TK 3383, TK 3384 (Year End) 31/12/2003 REVIEWED BY PREPARED BY INITIALS DATE INITIALS DATE TK 3383 TK 3384 Số dư đầu kỳ 35.460.000 0 PS Nợ 1.040.500.000 152.512.413 PS Có 1.016.749.420 172.632.400 Số dư cuối kỳ 11.709.420 20.119.987
Nhận xét:
- Số dư đầu kỳ đối chiếu khớp với quyết toán BHXH, BHYT năm 2004.
- Số dư cuối kỳ của TK 3383, TK 3384 là số tiền mà công ty nợ cơ quan bảo hiểm và số tiền mua BHYT quý I năm 2005.
- BHYT tại công ty XYZ được trích theo tỷ lệ quy định trên số tiền lương cơ bản của công nhân viên trong tháng.
Nhìn chung TK 3383, TK 3384 tại công ty được phản ánh trung thực hợp lý.
Để kiểm tra các khoản trích theo lương, kiểm toán viên cũng lập tờ tổng hợp đối ứng TK 3383, TK 3384. Phát sinh có các TK này thể hiện việc nộp cho cơ quan quản lý quỹ nên kiểm toán viên tiến hành đối chiếu với các cơ quan. Phát sinh nợ các TK này thể hiện khoản thực chi trong ký do đó kiểm toán viên tiến hành kiểm tra các chứng từ có liên quan.
Sau khi xem xét những phát sinh của các khoản BHXH, BHYT trong kỳ, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chi tiết từng TK.
Bảng 11: Kiểm tra trích BHXH
CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W. P. Ref. No) (Clients Name) Công ty XYZ ( File No)
Kiểm tra việc trích BHXH (Year End) 31/12/2003
REVIEWED BY PREPARED BY
INITIALS DATE INITIALS DATE
Quý Quỹ lương đóng BHXH BHXH trích trong kỳ
I 1.178.150.400 235.630.080 (w) II 1.120.571.000 224.114.200 (w) III 1.280.485.700 256.097.140 (w) IV 1.504.540.000 300.908.000 (w) Tổng 5.083.747.100 1.016.749.420 A&C Co
Nhận xét:
(w): Kiểm tra phù hợp với “Bảng đối chiếu nộp BHXH” của cơ quan quản lý.
Kiểm toán viên thực hiện đối chiếu BHXH mà công ty trích với Bảng đối chiếu nộp BHXH của cơ quan BHXH không thấy có chênh lệch. Từ đó kiểm toán viên nhận thấy các khoản trích nộp BHXH của đơn vị được phản ánh trung thực và hợp lý. Do trong các quý III, IV số công nhân viên tại công ty tăng lên dó đó việc trích nộp BHXH cũng tăng theo. BHXH của đơn vị trích trong kỳ đối chiếu phù hợp với cơ quan BHXH vì vậy có thể đánh giá BHXH tại đơn vị được phản ánh trung thực, hợp lý.
Bảng đối chiếu nộp BHXH của cơ quan chức năng được thể hiện như sau: