Để đảm bảo việc thiết kế các thủ tục kiểm soát thích hợp nhằm phát hiện những sai phạm tiềm tàng của doanh nghiệp trong chu trình tiền lương và nhân viên, kiểm toán viên phải tiến hành phỏng vấn, điều tra và thu thập các văn bản
về chế độ chính sách tiền lương làm cơ sở cho việc ghi chú về hệ thống kiểm soát tại đơn vị.
Các tài liệu được kiểm toán viên thu thập bao gồm:
- Quy chế tuyển dụng lao động và ký kết hợp đồng lao đồng. - Quy chế chấm công và ghi nhận kết quả sản xuất.
- Quyết định của công ty về việc giao đơn giá tiền lương năm 2004
- Quy chế về phân phối tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp của công ty.
- Bảng chấm công, bảng tổng hợp tiền lương. - Và các văn bản, sổ sách khác có liên quan.
Kiểm toán viên cũng tiến hành phỏng vấn:
- Phỏng vấn nhân viên kế toán về phương pháp tổ chức hạch toán kế toán, cách tính lương và trả lương.
- Phỏng vấn quản đốc phân xưởng về chế độ chấm công.
- Phỏng vấn nhân viên phòng Tổ chức tình hình lao động trong Công ty. - Phỏng vấn Ban giám đốc về chính sách phê duyệt tiền lương, tiền thưởng.
- Phỏng vấn nhân viên về chế độ tiền lương được hưởng.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lương và nhân viên của công ty XYZ được kiểm toán viên đánh giá là khá chặt chẽ. Hệ thống tuyển chọn của đơn vị tương đối tốt trong khâu tuyển chọn. Việc chấm công, tính và thanh toán lương có sự tách bạch giữa bộ phận chấm công và bộ phân thanh toán lương do bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo phần hành trong đó nguyên tắc bất kiêm nhiệm luôn được đặt lên hàng đầu. Công ty cũng sử dụng kế toán máy để thực hiện công việc kế toán và hàng năm công ty có thuê các công ty tin học nhằm nâng cấp và bổ sung các chức năng cũng như những thay đổi của chính sách kế toán. Việc hạch toán tiền lương tại công ty tuân thủ theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành.
Bảng 1: Những nét chính trong qui chế lương tại Công ty XYZ
CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (W. P. Ref. No) (Clients Name) Công ty XYZ ( File No)
Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Cô ng ty XYZ (Year End) 31/12/2003
REVIEWED BY PREPARED BY
INITIALS DATE INITIALS DATE
1. Đối tượng lao động: Người lao động Việt Nam và các chuyên gia nước ngoài.
2. Tuyển dụng và quản lý tiền lương: Công ty không có sự hạn chế về quỹ lương, mức lương. Việc tuyển dụng lao động căn cứ vào kết quả và năng lực làm việc của người lao động.
3. Tính và thanh toán lương: Việc tính và thanh toán lương cho người lao động dựa trên hợp đồng lao động (đối với người Việt Nam) và Quyết định của Giám đốc (đối với chuyên gia nước ngoài).