II. KHẢ NĂNG ÁP DỤNG BỘ CHỈ SỐ KPI QUẢN TRỊ NGUỒN
2.Vai trò và cách thức xây dựng chỉ số KPI
Bộ chỉ số KPI có thể được xây dựng dựa trên hai phương pháp quản trị chủ yếu hiện nay đó là phương pháp quản trị theo mục tiêu và phương pháp quản trị theo quy trình. Như đã trình bày ở phần trên đây, bản chất của phương pháp quản trị theo mục tiêu chính là tiến hành khoán việc, các nhà quản trị tập trung nhìn vào kết quả và mục tiêu cần đạt. Lúc này, cấp dưới là những người đóng vai trò sáng tạo, chủ động trong công việc, hướng tới việc đạt được mục tiêu được cấp trên giao phó. Ngược lại, cấp trên chỉ tập trung vào công tác quản lý, sắp xếp sao cho đạt hiệu quả. Còn đối với phương pháp quản trị theo quá trình, thực chất đó chính là nền tảng cho xây dựng hệ thống ISO, trong đó việc thực hiện đúng quy trình được đưa ra là quan trọng nhất, sao cho phải đảm bảo tính chuẩn mực và thống nhất trong tất cả các hoạt động của hệ thống. Như vậy, có thể nói, mỗi phương pháp quản trị trên đều mang đến những ưu và nhược điểm khác nhau, và câu hỏi đặt ra là làm thế nào để
khắc phục những nhược điểm và củng cố những ưu điểm đó lên? KPI ra đời trả lời cho câu hỏi đó.
Mỗi bộ phận cấu thành trong doanh nghiệp khi ra đời đều mang một hoặc nhóm các chức năng riêng, chịu trách nhiệm về những đầu ra cụ thể, từ đó các bộ phận kết hợp tạo nên thành công của doanh nghiệp. Vậy, để quản trị hiệu quả chức năng của các bộ phận, cần có những hệ thống đánh giá, các chỉ số đánh giá hiệu quả riêng để đo lường chính những thành tích họ đạt được, đồng thời là đo lường mục tiêu cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Nghiên cứu quá trình xây dựng KPI tại tập đoàn CMC, có thể thấy cách thức xây dựng KPI cùng với quá trình quản trị của doanh nghiệp gồm những điểm cơ bản. Đó là:
• Ban quản trị doanh nghiệp đề ra những mục tiêu lớn mà doanh nghiệp cần đạt.
• Từ đó, các mục tiêu chia nhỏ hơn, cụ thể hơn sẽ được phân bổ cho từng bộ phận trong doanh nghiệp.
• Dựa trên mục tiêu của bộ phận, các mục tiêu chi tiết sẽ được phân bổ cho từng vị trí trong bộ phận. Đảm bảo mỗi mục tiêu phải đáp ứng theo đúng yêu cầu của nó, trong đó quan trọng nhất là chúng phải có thời hạn hoàn thành.
• Do hoạt động của doanh nghiệp hiện nay chủ yếu được quản trị theo quy trình chuỗi tác nghiệp tròn, vì vậy khi xây dựng và hoàn thành mục tiêu của mỗi cá nhân phải đảm bảo thoả mãn việc phối hợp hiệu quả với các cá nhân hoặc bộ phận có liên quan nhằm đạt được các mục tiêu cuối cùng.
• Do tại mỗi giai đoạn, doanh nghiệp có thể có những ưu tiên cụ thể cho một hay nhiều hoạt động nào đó, vì vậy mà KPI cần được kiểm soát chặt hơn bằng cách áp dụng trọng số và phương pháp thang điểm, nhằm tạo thuận lợi cho người lao động.
Như vậy, có thể thấy, việc quản trị theo các chỉ số KPI giúp nhà quản trị tránh được những nhược điểm của phương pháp quản trị theo MBO và MBP. Cụ thể, nó giúp cho từng bộ phận, cá nhân hoàn thành mục tiêu theo đúng hướng, không bị phân tán và sai lệch (điều quan trọng nhất trong MBP). Ngoài ra, nó cũng giúp cho việc quản trị theo quy trình hướng tới một cái đích, một kết quả đúng và trúng (điều tối quan trọng trong MBO).