II. KHẢ NĂNG ÁP DỤNG BỘ CHỈ SỐ KPI QUẢN TRỊ NGUỒN
3. Các công cụ cơ bản và cơ sở xây dựng bộ chỉ số KPI
3.1. Các công cụ cơ bản
Việc đánh giá hiệu quả quản trị nguồn nhân lực cũng giống như đánh giá hiệu quả thực hiện công việc tại các bộ phận khác, cần có những công cụ phục vụ cho việc đánh giá, nhằm đem lại hiệu quả đánh giá chính xác nhất và phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các công cụ sử dụng có thể là những công cụ hữu hình như các biểu mẫu, chỉ số đánh giá, nhưng cũng có thể là những công cụ vô hình góp phần thực hiện công việc đánh giá hiệu quả hoạt động. Đồng thời đó cũng là những công cụ hữu ích cho việc xây dựng các chỉ số đánh giá .
3.1.1 Tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp
Tầm nhìn giúp xác định lý tưởng, hướng đi lâu dài và những giá trị cơ bản mà một công ty cũng như các bộ phận và mỗi thành viên luôn hướng tới.
Mintzberg định nghĩa về sứ mệnh như sau: “Một sứ mệnh cho biết chức năng cơ bản của một tổ chức trong xã hội theo khía cạnh hàng hóa và dịch vụ tổ chức đó sản xuất ra nhằm phục vụ cho đối tượng khách hàng của nó”[12]. Một sứ mệnh kinh doanh rõ ràng sẽ xác định được: tại sao doanh nghiệp lại tồn tại? Có phải nó tạo ra của cải cho những cổ đông? Có phải nó tồn tại để thỏa mãn nhu cầu của tất cả những người sáng lập và điều hành doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả những người làm công và xã hội nói chung?
Chiến lược là sự xác định các mục đích, mục tiêu cơ bản, lâu dài của một doanh nghiệp, xây dựng các hành động và phân bổ các nguồn lực cần thiết để thực hiện mục tiêu đó.
Từ chỗ xác định được lí do tồn tại của doanh nghiệp, để có thể phát triển và thực hiện được sứ mệnh của mình, doanh nghiệp phải lựa chọn cho được chiến lược kinh doanh. Nó liên quan đến các quyết định chiến lược về việc lựa chọn sản phẩm, đáp ứng nhu cầu khách hàng, giành lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ, khai thác và tạo ra được các cơ hội mới…
3.1.3. Kế hoạch kinh doanh
Kế hoạch kinh doanh là một văn bản trong đó xác định đầy đủ các nguồn nhân tài, vật lực được bố trí, phân bổ một cách cân đối nhằm thực hiện những mục tiêu đã đề ra theo định hướng chiến lược và chính sách đã xác định.
Xuất phát từ việc xác định chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp sẽ xây dựng cho mình những kế hoạch thực hiện cụ thể nhằm trả lời các câu hỏi: Làm cái gì? Ở đâu? Khi nào? Ai làm? Cần nguồn lực gì? Bao nhiêu? Hiệu quả hoạt động như thế nào?
3.1.4. Mục tiêu của doanh nghiệp
Xuất phát từ kế hoạch kinh doanh, công ty sẽ lượng hóa kết quả mong muốn thành các mục tiêu của doanh nghiệp – đây có thể là những mục tiêu ngắn hạn trong năm. Việc xác định mục tiêu của doanh nghiệp giúp định hướng sự phát triển của doanh nghiệp, tạo nên sự phối hợp, tập trung toàn lực của doanh nghiệp vào định hướng phát triển, là cơ sở cho hoạch định, khuyến khích các bộ phận và nhân viên làm việc và đánh giá kết quả hoạt động.
3.1.5. Mục tiêu của bộ phận
việc tiến tới đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Với đặc thù của bộ phận, với những khó khăn, phức tạp liên quan đến nguồn nhân lực, việc xây dựng mục tiêu cho bộ phận này luôn gắn bó trực tiếp với mục tiêu của công ty bởi sự thất bại hay thành công trong hoạt động này ảnh hưởng trực tiếp và to lớn tới mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
3.1.6. Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
Việc xây dựng hai văn bản trên đóng vai trò quan trọng trong bất cứ hoạt động đánh giá nào, không loại trừ hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Mục tiêu và vài trò của chúng đã được trình bày trong phần I của luận văn này. Hai văn bản này cũng là nguồn không thể thiếu trong việc xây dựng các chỉ số đánh giá.
3.1.7. Các biểu mẫu và quy trình
Việc đưa ra quy trình xây dựng các chỉ số KPI giúp doanh nghiệp hình dung rõ nhất và đưa ra những quyết định đúng đắn nhất trong việc tìm hiểu, xây dựng và lựa chọn những chỉ số quan trọng, có ý nghĩa thực tiễn với doanh nghiệp. Các biểu mẫu giúp quá trình xây dựng, áp dụng và quản lý các chỉ số KPI đã được sử dụng một cách rõ ràng, làm cơ sở cho những quá trình xây dựng sau.
3.2. Các cơ sở xây dựng KPI
KPI là những chỉ số đánh giá hiệu quả các hoạt động trong doanh nghiệp. Quá trình xây dựng KPI gắn liền với việc thực hiện đánh giá hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp. Muốn các KPI đi vào hoạt động, doanh nghiệp cần có những cơ sở cho việc hình thành như sau:
• Thực hiện quản trị theo mục tiêu, phân bổ mục tiêu kinh doanh từ cấp cao nhất tới các phòng ban chức năng và nhân viên thừa hành.
• Thực hiện phân tích công việc nhằm xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
• Xác định những chỉ tiêu đánh giá chính: là những công việc chính yếu mà mỗi bộ phận, mỗi nhân viên phải thực hiện. Mỗi chỉ tiêu được xác định một trọng số nhất định.
• Xác định năng lực cần thiết để hoàn thành công việc và xây dựng từ điển năng lực hướng dẫn đánh giá mức độ các mức năng lực cần thiết.
• Xác định tiêu chuẩn đánh giá.
• Xây dựng biểu mẫu và quy trình.