2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Chỉ tiêu ĐVT Thực hiện 2006 2007 2008 1. Doanh thu VNĐ 3.943.198.352 13.907.987.730 30.111.586.123 2. Phải nộp NS VNĐ 223.242.159 267.426.485 403.905.795 3.Lợi nhuận trớc thuế VNĐ 40.132.000 155.378.000 536.088.000 4.Lao động trong danh sách Ngời 91 102 103 5. Lao động ngoài danh sách Ngời 95 154 212 6.Thu nhập bq ngời/ tháng Nghìn đồng 1.200 1.400 1.500
Việc tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp do bộ máy kế toán đảm nhận. Tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán sao cho phù hợp, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ, hữu ích cho đối tợng sử dụng thông tin, đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Để đảm bảo đợc yêu cầu trên tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải căn cứ vào việc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vào đặc điểm tổ chức quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hình thức tổ chức phân công quản lý, khối lợng tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính cũng nh yêu cầu, trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán. Tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán ở công ty có mối quan hệ chặt chẽ với hình thức tổ chức công tác kế toán. Hiện nay công ty áp dụng tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung. Phòng kế toán của công ty có 7 ngời thực hiện các công việc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ bộ máy kế toán ở Công ty cổ phần xây dựng và thơng mại Hoàng Gia.
Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ nghiệp vụ
Kế toán trởng Kế toán thuế Kế toán thanh toán và ngân hàng Kế toán TSCĐ và lơng Kế toán NVL, CCDC Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
* Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán :
Có nhiệm vụ phân công, lãnh đạo trong phòng kế toán, chỉ đạo, kiểm tra công tác của các kế toán viên về việc chấp hành và áp dụng chế độ tài chính kế toán của công ty, ký duyệt các chứng từ, sổ sách, lập các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu của giám đốc và chế độ Tài chính quy định.
*Kế toán thanh toán và ngân hàng:
Hàng tháng có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu chứng từ với các công trình, hạch toán chi tiết từng khách hàng riêng biệt, tính toán các khoản công nợ (phải thu, phải trả), chịu trách nhiệm giao dịch với ngân hàng, kế toán các khoản TGNH.
*Kế toán TSCĐ, lơng:
Hàng tháng kế toán theo dõi và hạch toán sự biến động tăng, giảm tài sản cố định. Căn cứ vào số lợng, nguyên giá hạch toán TSCĐ tính khấu hao theo chế độ quy định. Sau đó phân bổ khấu hao cho các đối tợng cụ thể có liên quan, theo dõi tính lơng, các khoản có tính chất lơng, các khoản phải trích trên lơng cho các đối tợng cụ thể, tham gia lập kế hoặch sửa chửa hạch toán TSCĐ, phản ánh chính xác về sửa chữa lớn TSCĐ, tham gia đánh giá lại TSCĐ khi có quyết định của cấp trên, tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ ở công ty.
* Kế toán thuế:
Theo dõi các khoản thuế phát sinh tại công ty, xác định số thuế phải nộp ngân sách Nhà Nớc, hạch toán các nghiệp vụ về thuế. Cuối kỳ hạch toán lên báo cáo thuế và tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc.
* Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh tình hình tăng, giảm, tính toán phản ánh đúng giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí nguyên vật, công cụ dụng cụ cho từng công trình, hạng mục công trình.
* Thủ quỹ: Có nhiệm vụ bảo đảm theo dõi tình hình thu chi tiền hàng ngày của công ty một cách hợp lý nhất. Cuối tháng lên báo cáo quỹ, sổ chi tiết, sổ quỹ tiền mặt.
* Kế toán tổng hợp:
Tập hợp chính xác chi phí theo từng khoản mục cho từng hạng mục công trinh, công trình. Từ đó tính giá thành sản phẩm lên báo cáo trình giám đốc, theo dõi phán ánh các sổ tổng hợp.
2.1.3.2. Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty.
* Niên độ kế toán: Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm dơng lịch.
* Chế độ kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 về việc ban hành chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp.
* Nguyên tắc kế toán: Theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trởng BTC và thông t số hớng dẫn.
* Phơng pháp tính Thuế GTGT: Doanh nghiệp áp dụng tính Thuế GTGT theo khấu trừ.
* Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: Công ty sử dụng VNĐ để hạch toán * Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: Chuẩn mực 02- Hàng tồn kho theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trởng BTC.
Để theo dõi, phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên liên tục để tránh trờng hợp thiếu, ứa đọng vật t kế toán áp dụng phơng pháp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKTX.
* Hình thức sổ kế toán: Kế toán sử dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung.để đơn giản trong nghiệp vụ phản ánh sổ, kế toán đã không sử dụng sổ nhật ký đặc biệt.
* Hệ thống báo cáo tài chính: Hệ thống báo cáo tài chính đợc áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006.
* Khấu hao tài sản cố định: Chế độ quản lý, sử dụng và khấu hao TSCĐ theo quyết định số 206/2003/QĐ - BTC thực hiện bắt đầu từ ngày (theo số ngày của tháng mà TSCĐ tăng, giảm hoặc ngừng tham gia vào hoạt động kinh doanh (nguyên tắc tròn ngày).
2.1.3.3. Hình thức kế toán công ty áp dụng.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung để ghi sổ kế toán, trình tự ghi sổ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.6. Trình tự ghi sổ kế toán.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi định kỳ
2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng và thơng mại Hoàng Gia.
2.2.1. Tổng quan về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng và thơng mại Hoàng Gia.
2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu.
- Do đặc điểm sản xuất sản phẩm đặc thù của ngành xây dựng nên nguyên vật liệu cũng rất đa dạng nhiều chủng loại: cát, xi măng, thép, bê tông, gạch, đá, cửa, sơn... trị giá nguyên vật liệu lớn, nhiều vật liệu mỗi lần xuất lớn đặc biệt là xi măng, gạch, thép, bê tông...
- Đối với một số vật liệu ít h hỏng cồng kềnh, khối lợng lớn mua chuyển trực tiếp đến từng công trình xây lắp nh đá, cát, gạch, thép... tên kho chứa nguyên vật liệu đợc chi tiết theo từng công trình, từng đội xây dựng.
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký chung
Sổ cái tài khoản
Bảng tổng hợp chi tiết
- Nguyên vật liệu tham gia quá trình sản xuất từ lúc thi công cho đến khi bàn giao công trình. Đây là điểm khác biệt so với các doanh nghiệp sản xuất khác. Vì đặc điểm riêng của ngành xây dựng nên nguyên vật liệu thờng phải chịu sự tác động của thời tiết do đó dễ bị h hỏng, mất mát...
2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu.
Có nhiều cách phân loại NVL nhng để phù hợp với tình hình SX, quá trình theo dõi, kiểm tra tình hình tăng giảm sử dụng NVL. Kế toán sử dụng cách phân loại NVL căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp:
+ Nguyên liệu, vật liệu chính: cát, xi măng, thép, gạch, bêtông... + Vật liệu phụ: cọc tre, nẹp cửa, trần nhựa, thép buộc,...
+ Nhiên liệu: xăng dầu sử dụng cho xe máy thi công, phơng tiện vận chuyển...
+ Phụ tùng thay thế: Sử dụng thay thế sửa chữa các máy thi công, máy móc thiết bị, phơng tiện vận chuyển...
+ Vật liệu khác nh phế liệu thu hồi....
Trong mỗi loại vật t đợc phân ra thành nhiều loại nhỏ theo chất lợng, kích thớc..nh gạch loại I, loại II, xi măng trắng , xi măng PC30, PC40. thép φ6, φ12 thép U, thép V...
2.2.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu.
a. Đối với nguyên vật liệu nhập kho :
Nguyên vật liệu có rất nhiều chủng loại, phong phú biến động thờng xuyên và đợc hình thành chủ yếu từ nguồn chính là do mua ngoài và tự gia công chế biến, ngoài ra nguyên vật liệu còn đợc nhập kho do sử dụng không hết ở các công trình. Tuỳ từng nguồn hình thành khác nhau mà sử dụng phơng pháp đánh giá NVL thích hợp :
- Vật liệu tăng do mua ngoài : Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá mua thực tế + Chi phí thu mua thực tế - Các khoản giảm trừ Trong đó :
Giá mua thực tế là giá ghi trên hoá đơn, các khoản giảm trừ thờng là khoản chiết khấu thơng mại do mua hàng với khối lợng lớn. Khoản chiết khấu này thờng đợc ghi giảm ngay trên giá của hoá đơn. Chi phí thu mua thực tế chủ yếu chỉ xảy ra khi mua vật t với khối lợng nhỏ thuê ngoài vận chuyển hoặc trờng hợp chi phí vận chuyển do bên bán vận chuyển nhng công ty phải chịu chi phí thì giá ghi trên hoá đơn đã bao gồm cả chi phí vận chuyển (đợc quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế) có những trờng hợp công ty phải đứng ra vận chuyển hàng thì công ty sử dụng xe tự có trong doanh nghiệp và những chi phí về khấu hao xe, tiền xăng, chi phí nhân công của ngời lái xe công ty tập hợp trên TK 627 - chi tiết cho công trình sử dụng.
Cụ thể : Ngày 15 tháng 12 năm 2008 mua nhập kho xi măng PCB 30 của
Công ty CP XM & Khoáng sản Yên Bái sử dụng cho công trình cải tạo chợ Trung tâm huyện Đoan Hùng - Phú Thọ tại kho chợ Đoan Hùng, theo hoá đơn số 0033520 ngày 15 tháng 12 năm 2008, số lợng 40 tấn đơn giá 654.545 đ/ tấn (giá đã bao gồm chi phí vận chuyển).
Giá thực tế XM nhập kho = 40 * 654.545 = 26.181.800đ - Vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho :
Đối với những vật liệu sử dụng không hết ở các công trình giá thực tế vật liệu nhập lại kho là giá ghi trên hoá đơn của lô hàng sau cùng cộng chi phí vận chuyển (nếu có). Khi công trình hoàn thành bàn giao, NVL sử dụng không hết ở các công trình thờng xảy ra nhng với giá trị nhỏ. Căn cứ tình hình thực tế vật liệu thừa này có thể đợc chuyển đến các công trình đang thi công khác (nếu các công trình đó ở gần nhau, chi phí vận chuyển bỏ ra nhỏ so với việc thu mua nguyên vật liệu mới) hoặc có thể đợc bán cho các doanh nghiệp, các cá nhân khác.
b. Đối với vật liệu xuất kho.
Nguyên vật liệu đợc xuất dựa vào yêu cầu của từng công trình, tiến độ thi công dới sự theo dõi, hoạch định của phòng đầu t, phòng kế hoạch - dự án cùng cán bộ nhân viên chịu trách nhiệm giám sát công trình, giám sát tình hình thực tế
xuất dùng. Nguyên vật liệu đợc xuất số lợng bao nhiêu, chủng loại nào tuỳ thuộc vào từng công trình và yêu cầu thực tế kế hoạch thi công.
Giá vật liệu xuất kho tính theo phơng pháp nhập trớc- xuất trớc. Khi xuất kho thủ kho viết PXK về mặt khối lợng. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào bảng kê nhập- xuất- tồn vật t cho từng công trình. Từ đó căn cứ vào ngày tháng trên chứng từ nhập xuất trớc ngày xuất của phiếu xuất kho đó để tính đơn giá cho phiếu xuất kho. Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của số vật liệu nhập kho sau cùng.
Cụ thể: Ngày 17 tháng 12 năm 2008 xuất Xi Măng PCB 30 sử dụng cho công
trình cải tạo chợ huyện Đoan Hùng - Phú Thọ với số lợng 20 tấn nhập ngày 15 tháng 12 đơn giá 654.545 đ/tấn.
Trị giá vật t xuất kho = 20 x 654.545 = 13.090.900đ
2.2.2. Công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần xây dựng và thơng mại Hoàng Gia.
2.2.2.1. Kế toán chi tiết.
Để theo dõi chản ánh chi tiết từng loại nguyên vật liệu, đơn giản trong việc tập hợp chi phí cho từng công trình, tính gía thành công trình, kế toán thực hiện kế toán chi tiết cho từng loại, từng thứ, từng nhóm vật liệu.
* Tài khoản sử dụng : Để phản ánh tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu kế
toán sử dụng TK 152- chi tiết cho từng loại vật liệu. Trong đó kế toán mở chi tiết tiểu khoản cấp2 chi tiết từng nhóm vật liệu :
TK 1521 : Nguyên vật liệu chính TK 1522 : Nguyên vật liệu phụ TK 1523 : Nhiên liệu
TK 1524 : Phụ tùng thay thế
TK 1526 : Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528 : Vật liệu khác
Mã số Mã 1: TK cấp 2 Mã 2: Nhóm VL Mã 3: Thứ VL Loại VL ĐVT Ghi chú 1521 01 XM Xi măng Tấn 1521 01 TU Thép U Kg 1521 01 TV Thép V Kg 1521 01 TM Tôn màu Kg 1521 01 …. …. 1521 01 …. ….
1521 01 BT Bê tông Chiếc
1521 01 GX Gạch xây Viên
Căn cứ vào bảng danh điểm vật t kế toán mở chi tiết tiểu khoản cấp 3, cấp 4... cho từng thứ nguyên vật liệu cụ thể :
TK 1521 - XM : Xi măng TK 1521 - T12 : Thép θ12
TK 1521 - T6 : Thép θ6 TK 1521 - BT : Bê tông. TK 1522 - S : Sơn TK 1521- TU: Thép U . …
* Chứng từ sử dụng : Đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu, kế toán sử dụng các chứng từ :
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT).
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT).
- Biên bản kiểm kê sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05 - VT).
- Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm hàng hoá (Mẫu 03 - VT).
- Hoá đơn GTGT (Mẫu 01 - GTKT).
- Phiếu chi (Mẫu 02 -TT).
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03 - TT).
- Giấy đề nghị cung ứng vật t, sản phẩm hàng hóa.
- Thẻ kho (Mẫu S12 - DN).
2.2.2.1.1. Kế toán nhập vật liệu.
Nhằm tiết kiệm các khoản chi phí phát sinh do vận chuyển nguyên vật liệu mua về không nhập tại kho của công ty mà đợc chuyển thẳng cho từng công trình sử dụng, nhập tại kho của từng công trình. Sau khi hàng về đến kho ban kiểm
nghiệm kiểm tra số hàng thực nhập với số lợng đúng phẩm chất quy cách và không đúng phẩm chất sai quy cách là bao nhiêu và chủng loại nào. Do điều kiện công trình ở xa công ty nên để giảm bớt chi phí đi lại và đơn giản trong quá trình làm thủ tục nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho, lập thành 2 liên đối với trờng hợp mua ngoài và 3 liên đối với vật liệu tự gia công chế biến. Mẫu phiếu nhâp, xuất kho do công ty chuyển cho thủ kho từng công trình, số phiếu đợc đánh theo thứ tự từ nhỏ đến lớn cho từng năm :
Liên 1 : Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó cuối tháng chuyển cho kế toán để kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT hay hoá đơn mua hàng ghi mã số, số l- ợng, đơn giá theo chứng từ, tính cột thành tiền và ghi sổ kế toán.
Liên 2 : Giao cho ngời giao vật t. Liên 3 : Ngời nhập kho giữ.
Trong đó thủ kho ghi tên nhãn hiệu, quy cách vật t, đơn vị tính, số lợng thực nhập, ngày tháng năm nhập và cùng ngời nhập ký vào phiếu.