Nhằm tiết kiệm các khoản chi phí phát sinh do vận chuyển nguyên vật liệu mua về không nhập tại kho của công ty mà đợc chuyển thẳng cho từng công trình sử dụng, nhập tại kho của từng công trình. Sau khi hàng về đến kho ban kiểm
nghiệm kiểm tra số hàng thực nhập với số lợng đúng phẩm chất quy cách và không đúng phẩm chất sai quy cách là bao nhiêu và chủng loại nào. Do điều kiện công trình ở xa công ty nên để giảm bớt chi phí đi lại và đơn giản trong quá trình làm thủ tục nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho, lập thành 2 liên đối với trờng hợp mua ngoài và 3 liên đối với vật liệu tự gia công chế biến. Mẫu phiếu nhâp, xuất kho do công ty chuyển cho thủ kho từng công trình, số phiếu đợc đánh theo thứ tự từ nhỏ đến lớn cho từng năm :
Liên 1 : Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó cuối tháng chuyển cho kế toán để kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT hay hoá đơn mua hàng ghi mã số, số l- ợng, đơn giá theo chứng từ, tính cột thành tiền và ghi sổ kế toán.
Liên 2 : Giao cho ngời giao vật t. Liên 3 : Ngời nhập kho giữ.
Trong đó thủ kho ghi tên nhãn hiệu, quy cách vật t, đơn vị tính, số lợng thực nhập, ngày tháng năm nhập và cùng ngời nhập ký vào phiếu.
Nhập kho xong ngời phụ trách mua VL mang các chứng từ gốc nh hoá đơn GTGT và các giấy tờ có liên quan lên phòng kế toán để làm thủ tục hoàn chứng từ.
Các chứng từ liên quan trong quá trình mua hàng nhập kho đợc sử dụng linh động sao cho phù hợp với từng nguồn nhập, phơng thức thanh toán, phơng thức mua hàng :
- Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài, các chứng từ sử dụng : hoá đơn GTGT (trờng hợp mua hàng của những doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ), hoá đơn mua hàng (trờng hợp mua hàng của những DN tính Thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp), phiếu chi, biên bản kiểm nghiệm (nếu có), phiếu nhập kho...Các công trình thờng đợc khoán cho từng đội xây dựng. Do đó khi cần thu mua NVL các đội viết giấy đề nghị tạm ứng. Từ đó nếu đợc chấp nhận thì nhân viên thủ quỹ viết phiếu chi.
Cụ thể, ngày 14/12/2008 nhân viên kế toán thủ quỹ nhận đựơc giấy đề nghị tạm ứng của ông Đào Hữu Nghĩa về việc tạm ứng đi mua vật t phục vụ công trình cải tạo chợ trung tâm huyện Đoan Hùng.
Biểu số 2.1.
Đơn vị : Cty CP XD&TM Hoàng Gia Mẫu số 03- TT
Bộ phận: Đội XD số 3 Ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC
Giấy đề nghị tạm ứng
Ngày 14 tháng 12 năm 2008.
Kính gửi : Thủ trởng đợn vị, phòng kế toán công ty. Tên tôi là : Đào Hữu Nghĩa.
Địa chỉ : Đội XD số 3
Đề nghị cho tạm ứng số tiền : 35.000.000 đ (Viết bằng chữ) : Ba năm triệu đồng chẵn.
Lý do tạm ứng : Mua vật t phục vụ cho việc xây dựng công trình cải tạo chợ trung tâm huyện Đoan Hùng
Thời hạn thanh toán :...
Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Ngời đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên)
Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng thủ quỹ chi tiền tạm ứng cho ông Đào Hữu Nghĩa
Sau khi mua vật t cán bộ nhân viên thu mua cung ứng vật t thực hiện các thủ tục hoàn tất chứng từ :
Cụ thể, ngày 16 tháng 12 năm 2008 nhân viên kế toán vật t nhận đợc hoá đơn GTGT số 0033520 ngày 15 tháng 12 năm 2008 của đội xây dựng số 3 thực hiện thực thi công trình cải tạo chợ trung tâm huyện Đoan Hùng - Phú Thọ.
Biểu 2.2.
Hóa đơn Giá trị gia tăng
Liên 2 : Giao khách hàng
Ngày 15 tháng 12 năm 2008
Mẫu số 01GTKT-3LL Ký hiệu LR/2008B Số : 0033520
Đơn vị bán hàng : Cty CP XM & Khoáng Sản Yên Bái Địa chỉ : TT Yên Bình-huyện Yên Bình-tỉnh Yên Bái Sốtài khoản:
Điện thoại :... MST5200216647... Họ tên ngời mua hàng :Đào Hữu Nghĩa... Tên đơn vị : Công ty cổ phần XD&TM Hoàng Gia
Địa chỉ: Thị Trấn Đoan Hùng - Huyện Đoan Hùng - Tỉnh Phú Thọ Số tài khoản...
Hình thức thanh toán : Tiền mặt...MS... 2600258452....
Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1*2
1 Xi măng PCB 30 Tấn 40 654.545 26.181.800
Cộng tiền hàng: 26.181.800 Thuế suất Thuế GTGT : 10% . Tiền thuế GTGT : 2.618.180
Tổng cộng tiền thanh toán : 28.799.980
Số tiền viết bằng chữ : Hai mơi tám triệu bảy trăm chín mơi chín nghìn chín trăm tám mơi đồng. Ngời mua hàng (ký, ghi rõ họ, tên) Ngời bán hàng (ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trởng đơn vị (ký, ghi rõ họ, tên)
Số hàng trên đã đợc ban kiểm nghiệm kiểm tra và thấy đúng phẩm chất quy cách, chủng loại, số lợng nh hoá đơn cho phập kho.
Biểu 2.3.
Đơn vị : Cty CP XD&TM Hoàng Gia Mẫu số 03- VT
Bộ phận: Đội XD số 3 Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC
Biên bản kiểm nghiệm
(Vật t, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày 15 tháng 12 năm 2008. Số... Căn cứ hoá đơn GTGT số 0033520 ngày 15 tháng 12 năm 2008 của Công ty CP XM & khoáng sản Yên Bái.
Ban kiểm nghiệm gồm :
Ông, bà :...Đào Thị Dung - ...Trởng ban Ông, bà :...Đào Văn Tình - Thủ kho - Uỷ viên Ông, bà :... Uỷ viên - Đã kiểm nghiệm các loại :
T T Tên nhãn hiệu quy cách vật t- (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Phơng thức kiểm nghiệm Số l- ợng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm S.L đúng quy cách phẩm chất S.L ko đúng quy cách, phẩm chất Ghi chú A B C D E 1 2 3 F 1 Xi măng PCB 30 Tấn 40 40 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm : Vật t mua về đúng chất lợng chủng loại và số lợng nh hoá đơn.
Đại diện kỹ thuật
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Trởng ban
(Ký, họ tên)
Số vật t trên sau khi đợc ban kiểm nghiệm kiểm tra đợc nhập kho ngày 15 tháng 12 năm 2008 theo phiếu nhập kho số 264 ngày 15 tháng 12 năm 2008.
Đơn vị : Cty CP XD & TM Hoàng Gia Mẫu số 01- VT
Bộ phận: Đội XD số 3 Ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC Phiếu nhập kho Ngày 15 tháng 12 năm 2008. Số : 264 Nợ : 152.1 Có : 141
- Họ tên ngời giao hàng : Đào Hữu Nghĩa.
- Theo hoá đơn GTGT số 0033520 ngày 15 tháng 12 năm 2008 của Công ty CP XM & Khoáng Sản Yên Bái.
- Nhập tại kho :Chợ Đoan Hùng – Phú Thọ. T T Tên nhãn hiệu, quy cách vật t, sp, hh Mã số ĐV tính Số lợng Theo chứng từ sử dụng Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4 1 XM PCB30 Tấn 40 40 654.545 26.181.800 Cộng 40 40 26.181.800 Nhập, ngày 15 tháng 12 năm 2008 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Ngời giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
- Đối với vật t mua vào đợc thanh toán theo hình thức chậm trả : căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, vật t, sản phẩm, hàng hoá, PNK, PXK kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế toán xác định số tồn cuối kỳ.
Hóa đơn Giá trị gia tăng
Liên 2 : Giao khách hàng
Ngày 18 tháng 12 năm 2008
Mẫu số 01-GTKT-3LL Ký hiệu HK/2008B Số : 0068759
Đơn vị bán hàng : Cty TNHH Thắm Thủy Địa chỉ : Thọ Sơn-Việt Trì- Phú Thọ Sốtài khoản:
Điện thoại :... MST2600240511... Họ tên ngời mua hàng :Đào Hữu Nghĩa... Tên đơn vị : Công ty cổ phần XD&TM Hoàng Gia
Địa chỉ: Thị Trấn Đoan Hùng - Huyện Đoan Hùng - Tỉnh Phú Thọ Số tài khoản...
Hình thức thanh toán : Cha thanh toán...MS... 2600258452....
Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1*2
1 Thép U xà gồ Kg 2.600 11.430 29.718.000
Cộng tiền hàng: 29.718.000 Thuế suất Thuế GTGT : 10% . Tiền thuế GTGT : 2.971.800
Tổng cộng tiền thanh toán : 32.689.800
Số tiền viết bằng chữ : Ba mơi hai triệu sáu trăm tám mơi chín nghìn tám trăm đồng.
Ngời mua hàng (ký, ghi rõ họ, tên) Ngời bán hàng (ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trởng đơn vị (ký, ghi rõ họ, tên)
Nguyễn Minh Tuấn Luận Văn Tốt Nghiệp
Lớp ĐHLTKT4-K1
Đơn vị :Cty CP XD&TM Hoàng Gia Mẫu số 03- VT
Biểu 2.6.
Biên bản kiểm nghiệm
(Vật t, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày 18 tháng 12 năm 2008.
Số...
Căn cứ hóa đơn số 0068759 ngày 18 tháng 12 năm 2008 của Cty TNHH Thắm Thủy
Ban kiểm nghiệm gồm :
Ông, bà :...Đào Thị Dung... - Trởng ban Ông, bà :... Đào Văn Tĩnh- Thủ kho - Uỷ viên Ông, bà :... - Uỷ viên - Đã kiểm nghiệm các loại :
TT Tên nhãn hiệu quy cách vật t(sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Phơng thức kiểm nghiệm Số lợng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm S.L đúng quy cách phẩm chất S.L ko đúng quy cách, phẩm chất Ghi chú A B C D E 1 2 3 F 1 Thép U xà gồ TU Kg 2.600 2.600 0
ýkiến của ban kiểm nghiệm : Số vật t trên đủ điều kiện nhập kho.
Đại diện kỹ thuật
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Trởng ban
(Ký, họ tên)
Số thép này đợc nhập kho ngày 18 tháng 12 năm 2008 theo phiếu nhập kho số 265 ngày 18 tháng 12 năm 2008:
Biểu 2.7.
Đơn vị : Cty CP XD&TM Hoàng Gia Mẫu số 01- VT
Bộ phận: Đội XD số 3 Ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trởng BTC
Phiếu nhập kho
Số : 265 Nợ : 152.1 Có : 331
- Họ tên ngời giao hàng : Trần Văn Dũng
- Theo biên bản kiểm nghiệm vật t ngày 18 tháng 12 năm 2008 của ban kiểm nghiêm vật t.
- Nhập tại kho : Chợ Đoan Hùng – Phú Thọ. TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật t,
sp, hh Mã số Đơn vị tính Số lợng Theo chứng từ sử dụng Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Thép U xà gồ TU Kg 2.600 2.600 11.430 29.718.000
Cộng 2.600 2.600 29.718.000
Nhập, ngày 18 tháng 12 năm 2008
Phụ trách cung tiêu
(Ký, họ tên) Ngời giao hàng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Thủ kho
Nh vậy tuỳ từng trờng hợp cụ thể để có các chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán khác nhau và mỗi một trờng hợp thực tế thì có thể có ban kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hoá thực hiện kiểm nghiệm hay không. Tuy vậy có thể khái quát chung thủ tục nhập kho theo sơ đồ sau :
Sơ đồ 2.7. Sơ đồ khái quát chung thủ tục nhập kho.
Hoá đơn Biên bản kiểm nghiệm
Biên bản kiểm nghiệm, hoá đơn, phiếu nhập kho