Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung để ghi sổ kế toán, trình tự ghi sổ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.6. Trình tự ghi sổ kế toán.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi định kỳ
2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng và thơng mại Hoàng Gia.
2.2.1. Tổng quan về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng và thơng mại Hoàng Gia.
2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu.
- Do đặc điểm sản xuất sản phẩm đặc thù của ngành xây dựng nên nguyên vật liệu cũng rất đa dạng nhiều chủng loại: cát, xi măng, thép, bê tông, gạch, đá, cửa, sơn... trị giá nguyên vật liệu lớn, nhiều vật liệu mỗi lần xuất lớn đặc biệt là xi măng, gạch, thép, bê tông...
- Đối với một số vật liệu ít h hỏng cồng kềnh, khối lợng lớn mua chuyển trực tiếp đến từng công trình xây lắp nh đá, cát, gạch, thép... tên kho chứa nguyên vật liệu đợc chi tiết theo từng công trình, từng đội xây dựng.
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký chung
Sổ cái tài khoản
Bảng tổng hợp chi tiết
- Nguyên vật liệu tham gia quá trình sản xuất từ lúc thi công cho đến khi bàn giao công trình. Đây là điểm khác biệt so với các doanh nghiệp sản xuất khác. Vì đặc điểm riêng của ngành xây dựng nên nguyên vật liệu thờng phải chịu sự tác động của thời tiết do đó dễ bị h hỏng, mất mát...
2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu.
Có nhiều cách phân loại NVL nhng để phù hợp với tình hình SX, quá trình theo dõi, kiểm tra tình hình tăng giảm sử dụng NVL. Kế toán sử dụng cách phân loại NVL căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp:
+ Nguyên liệu, vật liệu chính: cát, xi măng, thép, gạch, bêtông... + Vật liệu phụ: cọc tre, nẹp cửa, trần nhựa, thép buộc,...
+ Nhiên liệu: xăng dầu sử dụng cho xe máy thi công, phơng tiện vận chuyển...
+ Phụ tùng thay thế: Sử dụng thay thế sửa chữa các máy thi công, máy móc thiết bị, phơng tiện vận chuyển...
+ Vật liệu khác nh phế liệu thu hồi....
Trong mỗi loại vật t đợc phân ra thành nhiều loại nhỏ theo chất lợng, kích thớc..nh gạch loại I, loại II, xi măng trắng , xi măng PC30, PC40. thép φ6, φ12 thép U, thép V...
2.2.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu.
a. Đối với nguyên vật liệu nhập kho :
Nguyên vật liệu có rất nhiều chủng loại, phong phú biến động thờng xuyên và đợc hình thành chủ yếu từ nguồn chính là do mua ngoài và tự gia công chế biến, ngoài ra nguyên vật liệu còn đợc nhập kho do sử dụng không hết ở các công trình. Tuỳ từng nguồn hình thành khác nhau mà sử dụng phơng pháp đánh giá NVL thích hợp :
- Vật liệu tăng do mua ngoài : Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá mua thực tế + Chi phí thu mua thực tế - Các khoản giảm trừ Trong đó :
Giá mua thực tế là giá ghi trên hoá đơn, các khoản giảm trừ thờng là khoản chiết khấu thơng mại do mua hàng với khối lợng lớn. Khoản chiết khấu này thờng đợc ghi giảm ngay trên giá của hoá đơn. Chi phí thu mua thực tế chủ yếu chỉ xảy ra khi mua vật t với khối lợng nhỏ thuê ngoài vận chuyển hoặc trờng hợp chi phí vận chuyển do bên bán vận chuyển nhng công ty phải chịu chi phí thì giá ghi trên hoá đơn đã bao gồm cả chi phí vận chuyển (đợc quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế) có những trờng hợp công ty phải đứng ra vận chuyển hàng thì công ty sử dụng xe tự có trong doanh nghiệp và những chi phí về khấu hao xe, tiền xăng, chi phí nhân công của ngời lái xe công ty tập hợp trên TK 627 - chi tiết cho công trình sử dụng.
Cụ thể : Ngày 15 tháng 12 năm 2008 mua nhập kho xi măng PCB 30 của
Công ty CP XM & Khoáng sản Yên Bái sử dụng cho công trình cải tạo chợ Trung tâm huyện Đoan Hùng - Phú Thọ tại kho chợ Đoan Hùng, theo hoá đơn số 0033520 ngày 15 tháng 12 năm 2008, số lợng 40 tấn đơn giá 654.545 đ/ tấn (giá đã bao gồm chi phí vận chuyển).
Giá thực tế XM nhập kho = 40 * 654.545 = 26.181.800đ - Vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với những vật liệu sử dụng không hết ở các công trình giá thực tế vật liệu nhập lại kho là giá ghi trên hoá đơn của lô hàng sau cùng cộng chi phí vận chuyển (nếu có). Khi công trình hoàn thành bàn giao, NVL sử dụng không hết ở các công trình thờng xảy ra nhng với giá trị nhỏ. Căn cứ tình hình thực tế vật liệu thừa này có thể đợc chuyển đến các công trình đang thi công khác (nếu các công trình đó ở gần nhau, chi phí vận chuyển bỏ ra nhỏ so với việc thu mua nguyên vật liệu mới) hoặc có thể đợc bán cho các doanh nghiệp, các cá nhân khác.
b. Đối với vật liệu xuất kho.
Nguyên vật liệu đợc xuất dựa vào yêu cầu của từng công trình, tiến độ thi công dới sự theo dõi, hoạch định của phòng đầu t, phòng kế hoạch - dự án cùng cán bộ nhân viên chịu trách nhiệm giám sát công trình, giám sát tình hình thực tế
xuất dùng. Nguyên vật liệu đợc xuất số lợng bao nhiêu, chủng loại nào tuỳ thuộc vào từng công trình và yêu cầu thực tế kế hoạch thi công.
Giá vật liệu xuất kho tính theo phơng pháp nhập trớc- xuất trớc. Khi xuất kho thủ kho viết PXK về mặt khối lợng. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào bảng kê nhập- xuất- tồn vật t cho từng công trình. Từ đó căn cứ vào ngày tháng trên chứng từ nhập xuất trớc ngày xuất của phiếu xuất kho đó để tính đơn giá cho phiếu xuất kho. Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của số vật liệu nhập kho sau cùng.
Cụ thể: Ngày 17 tháng 12 năm 2008 xuất Xi Măng PCB 30 sử dụng cho công
trình cải tạo chợ huyện Đoan Hùng - Phú Thọ với số lợng 20 tấn nhập ngày 15 tháng 12 đơn giá 654.545 đ/tấn.
Trị giá vật t xuất kho = 20 x 654.545 = 13.090.900đ
2.2.2. Công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần xây dựng và thơng mại Hoàng Gia.
2.2.2.1. Kế toán chi tiết.
Để theo dõi chản ánh chi tiết từng loại nguyên vật liệu, đơn giản trong việc tập hợp chi phí cho từng công trình, tính gía thành công trình, kế toán thực hiện kế toán chi tiết cho từng loại, từng thứ, từng nhóm vật liệu.
* Tài khoản sử dụng : Để phản ánh tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu kế
toán sử dụng TK 152- chi tiết cho từng loại vật liệu. Trong đó kế toán mở chi tiết tiểu khoản cấp2 chi tiết từng nhóm vật liệu :
TK 1521 : Nguyên vật liệu chính TK 1522 : Nguyên vật liệu phụ TK 1523 : Nhiên liệu
TK 1524 : Phụ tùng thay thế
TK 1526 : Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528 : Vật liệu khác
Mã số Mã 1: TK cấp 2 Mã 2: Nhóm VL Mã 3: Thứ VL Loại VL ĐVT Ghi chú 1521 01 XM Xi măng Tấn 1521 01 TU Thép U Kg 1521 01 TV Thép V Kg 1521 01 TM Tôn màu Kg 1521 01 …. …. 1521 01 …. ….
1521 01 BT Bê tông Chiếc
1521 01 GX Gạch xây Viên
Căn cứ vào bảng danh điểm vật t kế toán mở chi tiết tiểu khoản cấp 3, cấp 4... cho từng thứ nguyên vật liệu cụ thể :
TK 1521 - XM : Xi măng TK 1521 - T12 : Thép θ12
TK 1521 - T6 : Thép θ6 TK 1521 - BT : Bê tông. TK 1522 - S : Sơn TK 1521- TU: Thép U . …
* Chứng từ sử dụng : Đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu, kế toán sử dụng các chứng từ :
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT).
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT).
- Biên bản kiểm kê sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05 - VT).
- Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm hàng hoá (Mẫu 03 - VT).
- Hoá đơn GTGT (Mẫu 01 - GTKT).
- Phiếu chi (Mẫu 02 -TT). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03 - TT).
- Giấy đề nghị cung ứng vật t, sản phẩm hàng hóa.
- Thẻ kho (Mẫu S12 - DN).
2.2.2.1.1. Kế toán nhập vật liệu.
Nhằm tiết kiệm các khoản chi phí phát sinh do vận chuyển nguyên vật liệu mua về không nhập tại kho của công ty mà đợc chuyển thẳng cho từng công trình sử dụng, nhập tại kho của từng công trình. Sau khi hàng về đến kho ban kiểm
nghiệm kiểm tra số hàng thực nhập với số lợng đúng phẩm chất quy cách và không đúng phẩm chất sai quy cách là bao nhiêu và chủng loại nào. Do điều kiện công trình ở xa công ty nên để giảm bớt chi phí đi lại và đơn giản trong quá trình làm thủ tục nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho, lập thành 2 liên đối với trờng hợp mua ngoài và 3 liên đối với vật liệu tự gia công chế biến. Mẫu phiếu nhâp, xuất kho do công ty chuyển cho thủ kho từng công trình, số phiếu đợc đánh theo thứ tự từ nhỏ đến lớn cho từng năm :
Liên 1 : Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó cuối tháng chuyển cho kế toán để kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT hay hoá đơn mua hàng ghi mã số, số l- ợng, đơn giá theo chứng từ, tính cột thành tiền và ghi sổ kế toán.
Liên 2 : Giao cho ngời giao vật t. Liên 3 : Ngời nhập kho giữ.
Trong đó thủ kho ghi tên nhãn hiệu, quy cách vật t, đơn vị tính, số lợng thực nhập, ngày tháng năm nhập và cùng ngời nhập ký vào phiếu.
Nhập kho xong ngời phụ trách mua VL mang các chứng từ gốc nh hoá đơn GTGT và các giấy tờ có liên quan lên phòng kế toán để làm thủ tục hoàn chứng từ.
Các chứng từ liên quan trong quá trình mua hàng nhập kho đợc sử dụng linh động sao cho phù hợp với từng nguồn nhập, phơng thức thanh toán, phơng thức mua hàng :
- Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài, các chứng từ sử dụng : hoá đơn GTGT (trờng hợp mua hàng của những doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ), hoá đơn mua hàng (trờng hợp mua hàng của những DN tính Thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp), phiếu chi, biên bản kiểm nghiệm (nếu có), phiếu nhập kho...Các công trình thờng đợc khoán cho từng đội xây dựng. Do đó khi cần thu mua NVL các đội viết giấy đề nghị tạm ứng. Từ đó nếu đợc chấp nhận thì nhân viên thủ quỹ viết phiếu chi.
Cụ thể, ngày 14/12/2008 nhân viên kế toán thủ quỹ nhận đựơc giấy đề nghị tạm ứng của ông Đào Hữu Nghĩa về việc tạm ứng đi mua vật t phục vụ công trình cải tạo chợ trung tâm huyện Đoan Hùng.
Biểu số 2.1.
Đơn vị : Cty CP XD&TM Hoàng Gia Mẫu số 03- TT
Bộ phận: Đội XD số 3 Ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC
Giấy đề nghị tạm ứng
Ngày 14 tháng 12 năm 2008.
Kính gửi : Thủ trởng đợn vị, phòng kế toán công ty. Tên tôi là : Đào Hữu Nghĩa.
Địa chỉ : Đội XD số 3
Đề nghị cho tạm ứng số tiền : 35.000.000 đ (Viết bằng chữ) : Ba năm triệu đồng chẵn.
Lý do tạm ứng : Mua vật t phục vụ cho việc xây dựng công trình cải tạo chợ trung tâm huyện Đoan Hùng
Thời hạn thanh toán :...
Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Ngời đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên)
Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng thủ quỹ chi tiền tạm ứng cho ông Đào Hữu Nghĩa
Sau khi mua vật t cán bộ nhân viên thu mua cung ứng vật t thực hiện các thủ tục hoàn tất chứng từ :
Cụ thể, ngày 16 tháng 12 năm 2008 nhân viên kế toán vật t nhận đợc hoá đơn GTGT số 0033520 ngày 15 tháng 12 năm 2008 của đội xây dựng số 3 thực hiện thực thi công trình cải tạo chợ trung tâm huyện Đoan Hùng - Phú Thọ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biểu 2.2.
Hóa đơn Giá trị gia tăng
Liên 2 : Giao khách hàng
Ngày 15 tháng 12 năm 2008
Mẫu số 01GTKT-3LL Ký hiệu LR/2008B Số : 0033520
Đơn vị bán hàng : Cty CP XM & Khoáng Sản Yên Bái Địa chỉ : TT Yên Bình-huyện Yên Bình-tỉnh Yên Bái Sốtài khoản:
Điện thoại :... MST5200216647... Họ tên ngời mua hàng :Đào Hữu Nghĩa... Tên đơn vị : Công ty cổ phần XD&TM Hoàng Gia
Địa chỉ: Thị Trấn Đoan Hùng - Huyện Đoan Hùng - Tỉnh Phú Thọ Số tài khoản...
Hình thức thanh toán : Tiền mặt...MS... 2600258452....
Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1*2
1 Xi măng PCB 30 Tấn 40 654.545 26.181.800
Cộng tiền hàng: 26.181.800 Thuế suất Thuế GTGT : 10% . Tiền thuế GTGT : 2.618.180
Tổng cộng tiền thanh toán : 28.799.980
Số tiền viết bằng chữ : Hai mơi tám triệu bảy trăm chín mơi chín nghìn chín trăm tám mơi đồng. Ngời mua hàng (ký, ghi rõ họ, tên) Ngời bán hàng (ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trởng đơn vị (ký, ghi rõ họ, tên)
Số hàng trên đã đợc ban kiểm nghiệm kiểm tra và thấy đúng phẩm chất quy cách, chủng loại, số lợng nh hoá đơn cho phập kho.
Biểu 2.3.
Đơn vị : Cty CP XD&TM Hoàng Gia Mẫu số 03- VT
Bộ phận: Đội XD số 3 Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC
Biên bản kiểm nghiệm
(Vật t, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày 15 tháng 12 năm 2008. Số... Căn cứ hoá đơn GTGT số 0033520 ngày 15 tháng 12 năm 2008 của Công ty CP XM & khoáng sản Yên Bái.
Ban kiểm nghiệm gồm :
Ông, bà :...Đào Thị Dung - ...Trởng ban Ông, bà :...Đào Văn Tình - Thủ kho - Uỷ viên Ông, bà :... Uỷ viên - Đã kiểm nghiệm các loại :
T T Tên nhãn hiệu quy cách vật t- (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Phơng thức kiểm nghiệm Số l- ợng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm S.L đúng quy cách phẩm chất S.L ko đúng quy cách, phẩm chất Ghi chú A B C D E 1 2 3 F 1 Xi măng PCB 30 Tấn 40 40 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm : Vật t mua về đúng chất lợng chủng loại và số lợng nh hoá đơn.
Đại diện kỹ thuật (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Trởng ban
(Ký, họ tên)
Số vật t trên sau khi đợc ban kiểm nghiệm kiểm tra đợc nhập kho ngày 15 tháng 12 năm 2008 theo phiếu nhập kho số 264 ngày 15 tháng 12 năm 2008.
Đơn vị : Cty CP XD & TM Hoàng Gia Mẫu số 01- VT
Bộ phận: Đội XD số 3 Ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC Phiếu nhập kho Ngày 15 tháng 12 năm 2008. Số : 264 Nợ : 152.1 Có : 141
- Họ tên ngời giao hàng : Đào Hữu Nghĩa.
- Theo hoá đơn GTGT số 0033520 ngày 15 tháng 12 năm 2008 của Công ty CP XM & Khoáng Sản Yên Bái.
- Nhập tại kho :Chợ Đoan Hùng – Phú Thọ. T T Tên nhãn hiệu, quy cách vật t, sp, hh Mã số ĐV tính Số lợng Theo chứng từ sử dụng Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4 1 XM PCB30 Tấn 40 40 654.545 26.181.800 Cộng 40 40 26.181.800 Nhập, ngày 15 tháng 12 năm 2008 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Ngời giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
- Đối với vật t mua vào đợc thanh toán theo hình thức chậm trả : căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, vật t, sản phẩm, hàng hoá, PNK, PXK kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế toán xác định số tồn cuối kỳ.
Hóa đơn Giá trị gia tăng
Liên 2 : Giao khách hàng
Ngày 18 tháng 12 năm 2008
Mẫu số 01-GTKT-3LL Ký hiệu HK/2008B Số : 0068759
Đơn vị bán hàng : Cty TNHH Thắm Thủy Địa chỉ : Thọ Sơn-Việt Trì- Phú Thọ