CỔ PHẦN KHO VẬN VIỆT NAM
3.2.1.Giải phỏp về quy trỡnh nghiệp vụ giao nhận vận tải:
• Hoàn thiện việc chuẩn bị cỏc chứng từ:
Trong cỏc hợp đồng giao nhận, chứng từ, là những giấy tờ vụ cựng quan trọng, quy định quyền lợi, và trỏch nhiệm của cỏc bờn, đối với hàng húa giao nhận, bao gồm, cỏc chứng từ liờn quan đến thủ tục hải quan, chứng từ giao hàng, chứng từ kiểm hàng, vận đơn, hợp đồng thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ hàng húa, húa đơn thanh toỏn… Vỡ vậy, cụng việc tổ chức, chuẩn bị cỏc chứng từ, cỏc giấy tờ liờn quan đến hợp đồng giao nhận càng chu đỏo, cẩn thận thỡ sẽ hạn chế được tối đa cỏc rủi ro như giao hàng chậm, khiến cho quỏ trỡnh giao nhận sẽ diễn ra thụng suốt, dễ dàng hơn.
Những rủi ro cú thể xảy đến, trong khõu chuẩn bị chứng từ, đú là chuẩn bị thiếu chứng từ, sai sút cỏc thụng số giữa giỏ trị thực và giỏ trị ghi trờn cỏc chứng từ… đú sẽ là những trở ngại, làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng. Để giảm trỏnh rủi ro ở khõu này, cụng ty, nờn tổ chức những buổi tập huấn, để nõng cao trỡnh độ, đồng thời, tăng cường trỏch nhiệm của cỏc nhõn viờn phụ trỏch khõu chứng từ đú.
• Hoàn thiện cỏc cụng việc liờn quan đến thủ tục hải quan:
Trong cụng tỏc khai hải quan, rủi ro cú thể xảy đến trong khõu tớnh thuế, chẳng hạn, như tớnh sai số thuế phải nộp, xỏc định sai cỏc trường hợp được
miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế… Do đú, để trỏnh gặp phải những trở ngại trờn, cỏc nhõn viờn của cụng ty, cần thận trọng, kiểm tra kỹ càng, để trỏnh được những sai sút đỏng tiếc. Bờn cạnh đú, nhõn viờn của cụng ty, cần thường xuyờn cập nhật cỏc hướng dẫn thực hiện ỏp dụng biểu thuế, cũng như danh mục hàng húa xuất nhập khẩu của cơ quan hữu quan nhà nước ban hành.
Đối với những trường hợp gặp khú khăn trong việc xỏc định mó số hàng húa, thỡ đũi hỏi nhõn viờn, phải giỏi về chuyờn mụn nghiệp vụ, đũi hỏi phải phản ứng linh hoạt, trước cỏc tỡnh huống xảy ra, đồng thời, phải giữ được mối quan hệ tốt với cỏn bộ hải quan. Do đú, cần thường xuyờn nõng cao ý thức, trau dồi kiến thức nghiệp vụ, đạo đức, tư cỏch nghề nghiệp của nhõn viờn trong cụng ty.
Ngoài ra, rủi ro cũn xảy đến ở khõu kiểm húa, khõu này, sẽ quyết định xem hàng húa cú được thụng quan XNK hay khụng. Đõy là, một trong những khõu quan trọng trong việc hoàn tất việc kờ khai hải quan, vỡ vậy, để làm tốt khõu này, nhõn viờn cụng ty nờn chủ động liờn lạc, phối hợp với cỏn bộ kiểm húa – người thực hiện việc kiểm tra hàng húa, và phõn cụng nhõn viờn phụ trỏch cú kinh nghiệm, đồng thời, nắm vững cỏc thụng tin liờn quan đến mặt hàng, chuẩn bị tốt cỏc phương ỏn giải trỡnh trong trường hợp- bị cơ quan hải quan chất vấn.
• Hoàn thiện cụng tỏc tiếp nhận và kiểm tra hàng húa:
Nhận và kiểm tra hàng xem đó phự hợp với hợp đồng đó kớ kết hay chưa, là cụng việc hết sức quan trọng, thực hiện tốt cụng tỏc này, sẽ trỏnh được những tranh chấp, khiếu nại giữa cỏc bờn liờn quan, trong trường hợp xấu xảy ra. Khõu tiếp nhận và kiểm tra hàng húa, cần chỳ ý những điểm sau đõy:
Thời gian, và địa điểm giao nhận hàng.
Nắm bắt nhanh thụng tin, chủ động liờn lạc, phối hợp với cỏn bộ của cơ quan kiểm húa, sao cho, tạo được sự thuận tiện nhất, về thời gian, và địa điểm thực hiện việc kiểm húa. Điều này thực hiện tốt, thỡ sẽ đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng, giảm sự phiền hà, rắc rối, khụng thuận tiện trong cỏc bước thực hiện.
Kiểm tra hàng trong quỏ trỡnh giao nhận, đũi hỏi phải cú tớnh chớnh xỏc, về tất cả cỏc yếu tố trong vận đơn hàng húa, như: tờn, số lượng, chất lượng, bao bỡ bao gúi, mẫu mó kiểu cỏch, chất liệu hàng húa và bao bỡ…
Đối với hàng húa trong thời gian, chờ để xếp dỡ lờn cỏc phương tiện vận tải, thỡ cụng tỏc kiểm tra hàng trước khi lưu kho cần được lưu ý.
• Hoàn thiện cụng tỏc bốc xếp và vận chuyển hàng húa:
Việc bốc xếp hàng húa, lờn phương tiện vận tải, nờn được thực hiện nhẹ nhàng, cần chỳ ý khụng làm mộo mú, trầy xước bao bỡ, ảnh hưởng đến hàng húa bờn trong, nhưng vẫn phải đảm bảo được tiến độ giao hàng theo quy định. Khi xếp dỡ hàng, lờn phương tiện vận tải chuyờn chở, hoặc vào container, đũi hỏi nhõn viờn giao nhận, phải cú kiến thức chuyờn mụn nghiệp vụ, nắm được sơ đồ xếp dỡ, quy trỡnh xếp dỡ, cỏch thức xếp dỡ, để đảm bảo hàng húa đến địa điểm đớch, một cỏch an toàn, khụng bị hư hỏng, thiệt hại.
Chất lượng của dịch vụ giao nhận mà cụng ty cung cấp tốt hay khụng, thể hiện ở khoảng thời gian giao nhận, giỏ cả hợp lý, hàng húa được đảm bảo an toàn suốt quỏ trỡnh vận chuyển hay khụng…, để đỏp ứng những điều này, cụng ty cần bồi dưỡng, nõng cao kiến thức cho nhõn viờn, nhằm ngày càng hoàn thiện hơn cỏc quy trỡnh nghiệp vụ.