THỰC TRẠNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG HểA QUỐC TẾ TẠI CễNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN VIỆT NAM
2.1.2. Hoạt động giao nhận hàng húa quốc tế theo phương thức vận tả
Trong quỏ trỡnh kinh doanh của cụng ty Vinalogistic thỡ khối lượng hàng húa quốc tế được giao nhận bằng đường biển luụn chiếm một tỷ trọng rất cao trong tổng khối lượng hàng húa được giao nhận bởi cụng ty, chiếm trung bỡnh khoảng 70 - 80 % khối lượng hàng húa được giao nhận. Đõy cũng là điều tuõn theo logic bỡnh thường bởi trong chuyờn chở hàng húa quốc tế thỡ vận tải biển đúng vai trũ rất quan trọng, chiếm trờn 3/4 tổng khối lượng hàng húa chuyờn chở trong buụn bỏn quốc tế. Tại Việt Nam hiện nay tỉ trọng này là 80 - 90 %. Bởi vỡ vận tải bằng đường biển là một phương thức cú năng lực vận chuyển lớn, phương tiện chuyờn chở trong vận tải biển là những tàu cú sức chở và sức chứa rất lớn, bờn cạnh đú lại cú thể trờn cựng một tuyến đường, cựng một thời gian trờn biển cú thể cú nhiều tàu chạy cựng một lỳc. Ngoài ra, phương thức vận tải biển cũn thớch hợp cho việc vận chuyển hầu hết cỏc loại hàng húa, và đặc biệt rất thớch hợp, hiệu quả trong việc chuyờn chở cỏc loại hàng rời cú khối lượng lớn và giỏ trị thấp. Bờn cạnh đú, một lý do nữa tạo nờn sức hỳt của phương thức vận tải biển đú chớnh là giỏ thành rất thấp, vào loại thấp nhất trong cỏc phương thức vận tải, từ đú tiết kiệm chi phớ cho cỏc doanh nghiệp kinh doanh trờn thế
giới.
Quy trỡnh giao hàng xuất khẩu chuyờn chở bằng đường biển
• Sau khi đó ký kết hợp đồng uỷ thỏc và giao nhận vận chuyển hàng hoỏ cựng khỏch hàng, cụng ty lập tức sẽ tiến hành thụng bỏo cho đại lý của mỡnh ở cảng, để chuẩn bị cỏc cụng việc cần thiết. Đến ngày quy định trong hợp đồng uỷ thỏc, cụng ty sẽ chuẩn bị cỏc phương tiện vận chuyển, và cỏn bộ để nhận hàng ở địa điểm quy định theo hợp đồng. Khi việc giao nhận hàng đó xong, cụng ty đưa hàng về kho của mỡnh, chuẩn bị cho cụng việc tiếp theo.
• Song song với việc nhận hàng, cụng ty sẽ thực hiện việc thuờ tàu, thụng qua cỏc cụng ty tàu biển mà cụng ty thường hợp tỏc làm ăn. Khi thuờ tàu, cụng ty sẽ phải xem xột, nghiờn cứu kỹ hợp đồng ngoại thương, từ đú tỡm ra được tuyến đường phự hợp nhất cho cụng việc vận chuyển hàng hoỏ, ước lượng thời gian tàu đến cảng đến để nhận hàng, và khởi hành đến cảng của nhà nhập khẩu.
• Sau khi đó thuờ tàu, cụng ty phải liờn tục thu thập thụng tin về tàu, thụng qua đại lý tàu biển, để nắm bắt tỡnh hỡnh trong quỏ trỡnh vận chuyển, cú phương ỏn ứng phú kịp thời với những tỡnh huống bất ngờ xảy đến.
• Bước tiếp theo là thực hiện cỏc cụng việc như kờ khai hàng hoỏ gửi cảng và đại lý tàu, lập tờ khai hải quan cựng với cỏc giấy tờ liờn quan khỏc, để nộp cho cơ quan hải quan Cảng, để thụng quan hàng xuất khẩu. Cụng ty sẽ định ra thời gian để hải quan kiểm tra hàng húa, và niờm phong kẹp chỡ, thụng thường là thời gian cụng ty nhận được ETA thời gian dự kiến hàng đến (expected time of arrival).
• Khi đó nhận được ETA, cụng ty mời cơ quan kiểm nghiệm, kiểm dịch đến kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hoỏ (nếu cần). Tiếp đú, sẽ tiến hành cụng việc gom hàng thành lụ, sau khi cơ quan hải quan đó kiểm tra hàng, đúng hàng vào container. Hàng húa được đúng vào container nào, thỡ cơ quan hải quan sẽ tiến hành niờm phong kẹp chỡ ngay đến đú.
• Sau khi nhận được thụng bỏo tàu đến, cụng ty cử cỏn bộ của mỡnh thụng bỏo cho cảng, đồng thời với đú, là thực hiện việc tiến hành kiểm tra tàu.
Sau khi đó kiểm tra xong, cụng ty tổ chức chuyờn chở container ra bói container. Đại diện của tàu và cỏn bộ của cụng ty, cựng đứng ra để giao nhận container tại bói này. Phớa đại diện của tàu sẽ kiểm tra niờm phong kẹp chỡ, số lượng container chứa hàng, tiếp đú hai bờn sẽ ký vào biờn bản giao nhận hàng giữa tàu và cụng ty. Về phớa cụng ty, sau khi giao hàng, sẽ lấy biờn lai thuyền phú, mang đến đại lý của tàu biển để đổi lấy vận đơn ( nếu trong hợp đồng ngoại thương yờu cầu ), và thực hiện tập hợp thành bộ chứng từ gửi cho chủ hàng.
• Sau khi container đó được xếp lờn tàu, tàu bắt đầu nhổ neo rời cảng, cụng ty sẽ tiến hành thụng bỏo cho đại lý giao nhận của mỡnh, tại cảng của nhà NK.
• Nhận được thụng bỏo đại lý, đại lý giao nhận của cụng ty, sẽ thu thập cỏc thụng tin về tàu thụng qua đại lý tàu biển ở cảng NK. Đồng thời, thu thập cỏc giấy tờ do cụng ty chuyển đến làm thủ tục thụng qua hàng NK, thụng bỏo cho cảng để cảng chuẩn bị kế hoạch dỡ container khỏi tàu khi tàu đến.
• Đại lý giao nhận tiến hành thụng bỏo - lần thứ nhất cho chủ hàng NK, để họ chuẩn bị tinh thần nhập hàng khi tàu cập cảng. Đồng thời, đại lý cử nhõn viờn ra bói container để nhận hàng. Khi nhận hàng đại lý phải kiểm tra tỡnh trạng của container ( niờm phong kẹp chỡ ). Nếu nhận thấy container bị hỏng do va đập, cú dấu hiệu niờm phong kẹp chỡ bị thay đổi … thỡ ngay lập tức, phải lập biờn bản yờu cầu phớa tàu - ký xỏc nhận tỡnh huống vào biờn bản, sau đú mới nhận hàng. Sau khi đó nhận xong hàng, phớa đại lý và phớa tàu sẽ cựng ký vào biờn bản - kết toỏn nhận hàng, và tiến hành lập biờn bản khi cú sự mất mỏt hàng húa trong container. Phớa đại lý thực hiện sẽ việc chở container về kho của đại lý, đồng thời tiến hành thụng bỏo cho chủ hàng NK : ngày, giờ và địa điểm giao hàng.
• Thụng bỏo cho phớa cụng ty về việc: đó nhận hàng và làm thủ tục NK cho hàng hoỏ.
• Cụng ty sẽ bỏo cho nhà XK về việc hàng hoỏ đó được chuyển sang nước NK và đó được thụng quan.
• Đại lý tiến hành đưa hàng húa ra khỏi Container, thực hiện việc kiểm tra hàng và bao gúi hàng hoỏ ( nếu thấy cần thiết và cú yờu cầu ).
• Đến thời gian giao hàng đó định, phớa đại lý tổ chức đưa hàng hoỏ đến địa điểm đó quy định, tổ chức việc giao hàng cho nhà NK sau khi họ đó đưa ra đầy đủ cỏc chứng từ cần thiết, như đó quy định trong hợp đồng ký kết.
Trờn đõy là quy trỡnh giao nhận hàng XK, được chuyờn chở bằng đường biển, đúng trong cỏc container. Quy trỡnh này, tập hợp hầu hết cỏc trỏch nhiệm của nhà XK trong việc thực hiện hợp đồng ngoại thương đó ký kết. Do đú, tuỳ theo từng hợp đồng ngoại thương quy định trỏch nhiệm của nhà XK như thế nào, mà cụng ty sẽ tiến hành cỏc bước cụng việc thớch hợp, nằm trong nhiệm vụ và quyền hạn của mỡnh, nhằm đảm bảo đạt hiệu quả trong cụng việc.
Đối với hàng hoỏ vận chuyển bằng đường biển mà khụng dựng container để chứa hàng húa thỡ quy trỡnh giao hàng cũng bao gồm cỏc bước như trong quy trỡnh giao hàng XK đúng trong container, nhưng chỉ khỏc bước giao hàng lờn tàu. Nếu ở trong quy trỡnh giao hàng XK đúng trong container, khi giao hàng cho tàu điểm giao hàng cho tàu ở bói container, cụng ty tiến hành kiểm tra tàu, mà khụng cần lấy sơ đồ xếp hàng trờn tàu, thỡ đến quy trỡnh này, trước khi tàu đến cảng, cụng ty phải lấy sơ đồ xếp hàng, phải trực tiếp đứng ra giao nhận hàng tại tàu, giỏm sỏt việc xếp hàng, xem cụng nhõn xếp hàng cú xếp hàng đỳng quy định khụng, nếu chưa đỳng như quy định, thỡ phải yờu cầu cụng nhõn điều chỉnh lại cho phự hợp. Bờn cạnh đú ,cụng ty phải cắt cử nhõn viờn kiểm đếm hàng, giao hàng lờn tàu.
Một điểm khỏc nữa so với quy trỡnh giao hàng XK đúng trong cỏc container, đú là khi đại lý nhận hàng, thỡ địa điểm nhận hàng khụng phải ở bói container, mà ở tại tàu. Việc giao nhận này, sẽ được tiến hành trực tiếp giữa đại diện tàu và nhõn viờn của đại lý giao nhận.
Khi hàng hoỏ đó được phớa đại lý nhận, chở về kho của đại lý, đại lý cũng cần phải thụng bỏo cho cụng ty, đồng thời tiến hành kiểm tra hàng, bao gúi lại hàng hoỏ (nếu nhận thấy cần thiết ), và làm cỏc quy trỡnh khỏc như ở quy trỡnh trờn.
Quy trỡnh nhận hàng nhập khẩu chuyờn chở bằng đường biển
• Sau khi đó ký kết hợp đồng giao vận chuyển hàng hoỏ cựng với khỏch hàng, phớa cụng ty sẽ thụng bỏo cho phớa đại lý giao nhận của mỡnh, tại nước của nhà XK, để họ chuẩn bị cỏc cụng việc cần thiết.
• Cụng ty sẽ tiến hành thuờ tàu, thụng qua cỏc cụng ty tàu biển mà cụng ty làm đại lý, mua bảo hiểm cho hàng hoỏ, để đề phũng rủi ro về hàng hoỏ cú thể xảy đến bất ngờ. Khi đại lý giao nhận, nhận được thụng bỏo, cựng với cỏc giấy tờ và chứng từ cần thiết từ cụng ty, đại lý sẽ tiến hành chuẩn bị cỏc phương tiện, để đến địa điểm đó quy định trong hợp đồng để nhận hàng. Khi nhận hàng, đại lý phải tiến hành kiểm tra hàng hoỏ, kiểm tra mức độ phự hợp của chỳng, so với đó quy định trong hợp đồng.
• Bước tiếp theo, là chở hàng hoỏ về kho của đại lý, tiến hành bao gúi lại hàng hoỏ ( nếu nhận thấy cần thiết ), đồng thời, tập hợp cỏc giấy tờ, chứng từ cú liờn quan để nộp cho cơ quan Hải quan, để thụng quan hàng XK, nộp tờ khai hàng hoỏ cho VOSA và Cảng.
• Cụng ty phải tiến hành việc thu thập cỏc thụng tin về tàu, thụng qua đại lý tàu biển.
• Sau khi nhận được ETA, đại lý sẽ cựng cỏn bộ cơ quan Hải Quan, đến kiểm tra hàng húa, tiếp đú, gom hàng thành lụ đúng vào container, cơ quan Hải Quan sẽ tiến hành niờm phong kẹp chỡ ( đối với hàng hoỏ đúng trong container )
• Tiếp đú, khi nhận được thụng bỏo tàu cập cảng, đại lý sẽ vận chuyển hàng húa ra bói container ( CY - Container yard ) để giao cho phớa đại diện của tàu (nếu là hàng đúng trong container ). Cũn đối với hàng khụng dựng container để chứa, thỡ cụng ty trực tiếp vận chuyển hàng ra cảng. Cụng nhõn của cảng cựng với nhõn viờn của đại lý đứng ra giao nhận hàng XK với tàu. Sau khi nhận xong hàng húa, phớa đại lý giao nhận sẽ phải thu thập cỏc giấy tờ, chứng từ cần thiết, để tiến hành gửi cho phớa cụng ty, thụng bỏo thời gian tàu rời cảng đến cho phớa cụng ty.
• Sau khi nhận được thụng bỏo cựng với cỏc giấy tờ, chứng từ cần thiết, đại diện cụng ty sẽ thụng qua đại lý tàu biển, tiến hành việc thu thập cỏc thụng tin về tàu và lịch trỡnh của tàu, để bố trớ thời gian làm cỏc cụng việc cần thiết một cỏch nhanh chúng kịp thời.
• Khi đó nhận được ETA, phớa cụng ty tiến hành thụng quan hàng NK cho lụ hàng hoỏ, thực hiện việc nộp cỏc giấy tờ, chứng từ cần thiết cho phớa cảng.
• Khi tàu đến, cụng ty cắt cử nhõn viờn của mỡnh ra bói container, để tiếp nhận lụ hàng ( đối với hàng đúng trong cỏc container ) và tiến hành vận chuyển về kho đơn vị. Đối với hàng hoỏ khụng đúng trong container, việc tiếp nhận lụ hàng, được thực hiện như khi tổ chức nhận hàng từ tàu của cụng ty. Đồng thời, cụng ty sẽ thụng bỏo cho chủ hàng lần thứ nhất, về việc hàng đó được cập cảng.
• Sau khi nhận được lụ hàng, chở hàng về kho, cụng ty sẽ tổ chức dỡ hàng ra khỏi container, đúng gúi lại bao bỡ hàng húa ( nếu nhận thấy cần thiết) và thụng bỏo cho chủ hàng về địa điểm và ngày giờ giao hàng.
• Tổ chức giao hàng cho nhà NK.
• Thực hiện việc giải quyết cỏc khiếu nại nếu cú của cỏc bờn liờn quan. • Yờu cầu thanh toỏn phớ giao nhận hàng húa với cỏc bờn.
• Đỏnh giỏ cụng tỏc tổ chức giao nhận hàng NK, rỳt ra kinh nghiệm xử lý tỡnh huống bất ngờ, đỏnh gia ưu điểm, nhược điểm.
Cũn đối với quy trỡnh giao nhận vận tải bằng đường hàng khụng, cụng ty cần phải cú thờm bộ phận hoàn thiện hồ sơ, bao gồm thực hiện cỏc cụng việc như: xử lý ngay cỏc lụ hàng khi đó nhận được thụng tin từ phớa hóng bay, xử lý bộ vận đơn đuờng khụng ( Master Air Way Bill và cỏc House Bill nếu cú). Đối với cỏc lụ hàng chào giỏ Door to Door, tức là hoàn thiện quy trỡnh giao hàng tới tận kho cho khỏch hàng, cần phải cú một bộ phận tra và ỏp cỏc mó thuế NK, để nhằm tạo điều kiện làm việc thuận tiện cho nhõn viờn giao nhận hoàn thành thủ tục nhận hàng. Ngoài ra, cụng ty cần phải cú thờm một văn phũng, hoặc một bộ phận tại sõn bay, để cú thể xử lý kịp thời cỏc tỡnh huống bất ngờ xảy đến, ảnh hưởng tới quỏ trỡnh giao nhận hàng húa bằng đường hàng khụng.
Dưới đõy là bảng mụ tả khối lượng hàng húa được giao nhận theo cỏc phương thức vận tải đường biến, vận tải đường hàng khụng, vận tải đa phương thức:
Bảng 2.4 Khối lượng hàng húa giao nhận theo phương thức vận tải
Năm Chỉ tiờu 2009 2010 2011 GNĐB 80091 84372 81785 GNHK 12781 12838 23167 GN VTĐPT 4256 5087 7482 Tổng 97128 102297 112434
( Nguồn: Bỏo cỏo tổng hợp cụng ty CP Kho vận Việt Nam)
Hỡnh 2.4 Khối lượng hàng húa giao nhận theo phương thức
Khối lượng hàng húa giao nhận bằng đường biển khỏ ổn định, đạt cao nhất năm 2010 là 84.372 tấn, chiếm 82,48% tổng khối lượng hàng húa giao nhận trong năm. Cụng ty đang nỗ lực phỏt triển hơn nữa hoạt động giao nhận bằng phương thức hàng khụng và vận tải đa phương thức, tỉ trọng hàng húa giao nhận của hai phương thức này đang trong đà tăng lờn. Cụng ty hiện đang mở rộng được phạm vi kinh doanh, đỏp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu đa dạng trong giao nhận vận tải hàng húa quốc tế.
Giao nhận hàng khụng cũng là một mảng hoạt động chiếm tỉ trọng ngày càng cao trong hoạt động kinh doanh của cụng ty Vinalogistic, kể cả về khối lượng hàng húa giao nhận, lẫn doanh thu và lợi nhuận. Cụng ty Vinalogistic hiện đang tiến hành việc đẩy mạnh kế hoạch mở rộng thị trường giao nhận hàng húa
bằng đường hàng khụng và bước đầu đó cú quan hệ với hơn 23 hóng giao nhận hàng khụng trờn thế giới như: Translink, Sino transport Co, Piomeer Express, Gateway Epress… Đõy đều là những hóng hàng khụng lớn và đó tạo được uy tớn