K T LU NăCH NGă1ă
2.2.2.3 Các ho tđ ng kim soát
- Ki m soát x lý thông tin và các nghi p v : Hi n t i, toàn h th ng
NHNo&PTNT Vi t Nam trong đó có Chi nhánh Tân Bình đang s d ng ph n m m IPCAS ậ H th ng thanh toán và k toán khách hàng - trong h ch toán và x lý nghi p v . T t c các d li u, thông tin đ u đ c l u tr và x lý tr c ti p trên h th ng. Các nhân viên tùy vào ch c v , v trí hay tính ch t công vi c m i đ c đ ng nh p vào h th ng IPCAS. Vi c h ch toán m i các nghi p v , xóa, s a thông tin trên h th ng đ u
đ c phân quy n ki m soát ch t ch . Tr c khi đ ng nh p vào h th ng IPCAS, các cán b ph i đ ng nh p mã giao d ch, m t kh u và k t n i v i th nhân viên đ nh n d ng, lúc này h th ng s t đ ng ghi nh n l i nh t ký làm vi c c a ng i dùng.
D li u đ c x lý, ki m soát ch t ch , đ m b o thông tin cung c p cho các đ i
t ng liên quan chính xác, k p th i và c n thi t, giúp h có đ c s phân tích, đánh giá đ ra nh ng quy t đnh phù h p. Vì th , đ có đ c nh ng thông tin đáng tin c y, Chi
nhánh đư th c hi n ho t đ ng ki m soát ch t ch trong quá trình phê duy t các nghi p
v . Quan tr ng nh t là ki m soát ch t ch các ch ng t , s sách làm c s cho các nghi p v phát sinh t c là ki m soát d li u đ u vào. Nh v y, vi c ki m soát d li u
đ u vào bao g m: phê chu n đúng đ n các nghi p v và ki m soát h th ng h s , ch ng t .
+ Phê chu n đúng đ n các nghi p v : NHNo&PTNT Vi t Nam Chi nhánh Tân Bình
đư xây d ng quy trình x lý và phê duy t các nghi p v r t rõ ràng ch t ch . Khi h ch
toán các nghi p v phát sinh, các nhân viên ph i đ m b o có đ y đ c s v m t h s , ch ng t ; sau đó th c hi n nh p d li u vào h th ng, x lý nghi p v theo yêu c u c a khách hàng ho c theo quy đnh và t t c các nghi p v đ u đ c ki m soát viên phê duy t tr c ti p trên h th ng. Vi c phê duy t các nghi p v di n ra theo quy trình nh sau:
B c 1: Ti p nh n h s : Nhân viên ti p nh n h s t khách hàng ho c h s n i b ngân hàng; ki m tra tính chính xác, h p l c a h s theo đúng quy đnh, quy trình
cho ki m soát viên ki m tra l i. Ki m soát viên đ ng ý v i h s ti p nh n, nhân viên m i th c hi n b c ti p theo. N u ki m soát viên không đ ng ý cho h ch toán ph i nêu
rõ lỦ do và đ ngh đi u ch nh, b sung h s cho đ y đ .
B c 2: Th c hi n h ch toán: Sau khi h s đư đ y đ , h p l , nhân viên đ ng nh p vào h th ng IPCAS, th c hi n h ch toán và x lý nghi p v theo đúng quy trình h ng d n r i đ y màn hình h ch toán qua máy tính c a ki m soát viên, đ ng th i chuy n toàn b h s v a ti p nh n qua ki m soát viên đ i chi u thông tin h ch toán trên màn hình và trên h s . N u các thông tin kh p đúng, ki m soát viên phê duy t b ng cách đánh
mã s c a mình vào màn hình phê duy t. Sau khi đ c phê duy t, nhân viên in ch ng t h ch toán có ph n ch ký c a ng i h ch toán, ki m soát viên, Giám đ c. Nhân viên,
ki m soát viên kỦ đ y đ vào h s và ch ng t r i chuy n toàn b h s lên Giám đ c
đ ký duy t.
B c 3: Hoàn thi n và theo dõi h s : Sau khi k t thúc m t ho c m t ph n c a nghi p v , nhân viên th c hi n l u tr h s đ m b o d truy l c và đúng nguyên t c. ng th i ti p t c theo dõi các h s ch a t t toán ho c ch a hoàn thành đ có th h ch
toán các b c ti p theo khi phát sinh.
Nh v y, vi c phê duy t các nghi p v t i Agribank đ u đ c th c hi n k t h p c
phê duy t ch ng t gi y và phê duy t thông qua h th ng IPCAS. i u này đ m b o
đ c tính chính xác và xác th c c a các thông tin l u tr .
+ Ki m soát h th ng h s , ch ng t : H th ng ch ng t s sách c a Chi nhánh
đ c ki m soát thông qua b ph n H u ki m. Sau khi các nhân viên h ch toán, có ki m soát viên phê duy t và Giám đ c ký duy t, toàn b h s s đ c sao ra 2 b n, m t b n
đ c l u t i b ph n x lý nghi p v , m t b n ph i chuy n lên b ph n H u ki m đ
ki m tra l i. N u phát hi n sai sót ho c h s không h p l , b ph n H u ki m yêu c u b ph n th c hi n nghi p v x lỦ, đi u ch nh l i. Các h s sau khi đ c b ph n H u ki m ki m tra, n u phù h p, đúng tính ch t nghi p v , b ph n H u ki m th c hi n đóng
h s l u kho theo th t ngày tháng và vào s H u ki m. Nh ng h s ch a phù h p
v
V năđ ănghiênăc u K tăqu ătr ăl i
Ki m soát x lý thông tin và các nghi p v Có T ăl Không T ăl
51
Trách nhi m gi a các b ph n, phòng ban trong Chi nhánh có b trùng l p
không?
35 76 11 24
52
Nhân viên trong Chi nhánh có t ki m tra và giám sát l n nhau trong vi c th c hi n
các ch c n ng, nhi mv không?
43 93 3 7
53
B ng mô t chi ti t công vi c c a các cán b ngoài vi c c th hóa nhi m v có nêu các th t c ki m soát có liên quan đ n trách nhi m c a t ng cán b không?
20 43 26 57
54 Chi nhánh có s d ng phân m m qu n lỦ
thông tin không? 46 100 0 0
55
Nhân viên trong Chi nhánh có đ c phân quy n trong vi c ch nh s a ho c xóa d li u trên ph n m m và h th ng máy ch không? 46 100 0 0 56 Có h s , ch ng t đ y đ làm c s cho vi c h ch toán và x lỦ các nghi p v phát sinh không? 41 89 5 11 57 D li u đ u vào trên các ch ng t có đ c ki m soát ch t ch không? 37 80 9 20 58 Các h s , ch ng t có đ c đánh s th t không? 46 100 0 0 59 Trình t luân chuy n ch ng t có đ c quy đ nh c th b ng v n b n không? 46 100 0 0
60 có đ m b o m c tiêu đ y đ , chính xác, k p th i không?
30 65 16 35
61
Khi đ ng nh p vào s d ng, h ch toán, ph n m m có bu c ng i dùng ph i khai
báo User, Password không?
46 100 0 0 62 Ph n m m có t đ ng ghi l i nh t kỦ đ ng nh p, s d ng c a t ng User không? 46 100 0 0 63 Có bi n pháp h n ch đ i t ng bên ngoài ti p c n tr c ti p v i h th ng x lỦ không? 39 85 7 15 64
H th ng ph n m m có phân quy n xem, s a đ i, c p nh t, xóa d li u đ i v i t ng User theo ch c n ng qu n lỦ và th c hi n không? 46 100 0 0 65 H th ng có báo l i khi: + D li u b nh p trùng l p? 27 59 19 41
+ Ki u d li u không theo quy đ nh c a
ph n m m? 42 91 4 9
+ Trình t nh p li u b đ o l n? 41 89 5 11
66 H th ng có t t ng k t và thông báo cho
ng i s d ng v :
+ Danh sách các nghi p v b sai sót 21 46 25 54
+ Th i gian, n i dung các User th c hi n
thay đ i, b sung, xóa d li u? 36 78 10 22
67
Chi nhánh có ki m soát t t các thi t b l u tr , sao l u d phòng d li u và có đ ng truy n d phòng không?
M c dù ho t đ ng ki m soát x lý thông tin và các nghi p v c a Chi nhánh đang đ c th c hi n r t hi u qu nh ng v n có nh ng v n đ còn t n t i và c n đ c xem xét, gi i quy t:
Do m ng l i c a NHNo&PTNT Vi t Nam quá l n nên h th ng IPCAS nhi u khi b quá t i, đ ng truy n ch m và hay r i vào tình tr ng t c ngh n m ng. i u này làm cho các h s không đ c x lý k p th i, nhanh chóng mà th ng t p trung nhi u h s
m t lúc. Vì v y, khi h ch toán và phê duy t cùng m t lúc d d n đ n nh ng nh m l n, sai sót.
T t c các h s đ u ph i đ c b ph n H u ki m soát xét l i. Nh v y, áp l c lên b ph n H u ki m r t l n vì nhi u cán b mang thái đ l i vào b ph n H u ki m và c u th trong khâu hoàn thi n h s . Chính vì th , vi c l u kho và s p x p ch ng t b
gián đo n và m t th i gian do ph i ch ch nh s a và hoàn thi n l i h s .
- Ki m tra đ c l p, phân tích và soát xét l i:
B ng 2.12: T ng h p k t qu kh o sát v ki m tra đ c l p, phân tích và soát xét l i
V năđ ănghiênăc u K tăqu ătr ăl i
Ki m tra đ c l p, phân tích và soát xét l i Có T ăl Không T ăl
68
Có th c hi n đ nh k so sánh, đ i chi u s li u th c t v i k ho ch, n m tr c c a
t ng b ph n và c a toàn Chi nhánh hay
không? 46 100 0 0 69 H s , ch ng t c a các phòng nghi p v có đ c soát xét l i b i b ph n đ c l p, riêng bi t không? 44 96 2 4 70
Trong quá trình soát xét h s , các sai sót có đ c t ng h p đ báo cáo Ban giám
đ c nh m đ a ra hình th c x lỦ k p th i
không?
71 trình ki m tra, rà soát h s có đ c Ban Giám đ c xem xét m t cách nghiêm túc
không?
26 57 20 43
Vi c ki m tra đ c l p và soát xét l i đ c th c hi n t i Chi nhánh r t hi u qu . T i các b ph n nghi p v : M i tu n, tháng, quý các nhân viên trong m i b ph n nghi p v
th ng ki m tra chéo, soát xét các h s t i phòng ban mình; sau đó rút ra nh ng đi m
ch a nh t quán trong vi c x lý h s c a t ng nhân viên và đi đ n th ng nh t cách x
lý h p lý nh t.
T i b ph n H u ki m: B ph n H u ki m th c hi n ki m tra đ c l p h s ch ng t theo ngày và t ng h p các sai sót, báo cáo tr c ti p Giám đ c đ có hình th c x lý,
đi u ch nh phù h p.
Ngoài ra, m i tháng m t l n, các b ph n, phòng ban, chi nhánh đ u t ch c h p
giao ban đ đ a ra các Ủ ki n, v ng m c trong quá trình th c hi n công vi c. Thêm vào
đó, Ban qu n lỦ, đi u hành Chi nhánh th ng xuyên t ch c các cu c ki m tra ng n h n
đ nh ng phòng ban, b ph n nghi p v c a các phòng giao d ch th c hi n ki m tra chéo h s đ đ m b o vi c th ng nh t quy trình x lý nghi p v trong toàn h th ng.