MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐẤU THẦU TẠ
2.2.1 Quản lý công tác đấu thầu có tính hệ thống:
- Có một bộ phận riêng chuyên tìm kiếm thông tin thầu và căn cứ tình hình hoạt động hiện tại của Tổng côtng ty và xác suất trúng thầu để quyết định có nên tranh thầu hay không. Quyết địy nh mua hồ sơ mời thầu, giao bộ phận thầu trong phòng kinh tế kế hoạch xem xét và lên kế hoạch lập hồ sơ dự thầu. Phân công các công việc cho các cán bộ trong phtyk tròng và yêu cầu sự hỗ trợ từ các phòng ban khác, hồ sơ dự thấu sẽ được đưa đến c ác phòng ban có liên quan đến gói thầu để đảm bảo làm đúng yêu cầu của chủ đầu tytư. Tuỳ quy mô gói thầu mà sự hỗ trợ đó có thể nhiều hay ít:rk
Phòng pháp chế đối ngoại cung cấp phần hồ sơ pháp lý, kết hợp với phòng kế toán tài chính làmtk phần năng lực tài chính (bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo tình hình nộp ngân sách nhà nước…) bằng tiếng Việt và tiếng Anh (nếu yêu cầu). Hỗ trợ dịch ra tiếng anh thuyết minh biện pháp thi công nếu cần. Liên hệ với ngân hàng để thực hiện bảo lãnh dự thầu.
Phòng Kỹ thuậ t công nghệ hỗ trợ thiết kế một số hạng mục nào đó trong gói thầu, tuỳ tình hình côkng tác của các cán bộ trong phòng tại thời điểm đó, kèm thuyết minh biện pháp thi công. Hỗ trợ trong việc đi khảo sát hiện trường, thu thập thông tin, tính toán khối lư ợng nếu có yêu cầu.
Phòng hành chínkh hỗ trợ in ấn phô tô hồ sơ dự thầu cùng cán bộ bộ phận đấu thầu phòng Kinh tế kế hkoạch, lập file đóng gói hồ sơ.
Các bước công việc trđược chú ý liên kết, dựa trên yêu cầu của hồ sơ mời thầu: ví dụ như về hồ sơ phákp lý, hồ sơ năng lực tài chính, nhà cung ứng chỉ định, kết cấu yêu cầu, các yêu cầu đk ặc biệt khác; giá dự thầu tính dựa trên thiết kế bản vẽ thi công và các yêu cầu đặc biệt đó.
- Mở rộng hoạt động củtka các trung tâm tư vấn, trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, tăng cường mốir quan hệ với các nhà cung cấp nước nước ngoài, mở rộng danh mục vật tư tự sản xutất được nhằm làm giảm chi phí vật liệu, giảm giá dự thầu. Hoạt động của các bộ phk ận này sẽ hỗ trợ đắc lực cho bộ phận đấu thầu, làm cho giá dự thầu tăng tính cạnh tranh.
- Tổng công ty cần có biện phá p nâng cao khả năng hoạt động độc lập của các công ty con, mỗi gói thầu các công ttỷ ky tự dự thầu mà không thấy đủ năng lực để làm thì có thể di chuyển đến phòng Kinhk tế kế hoạch cùng lập hồ sơ, được sự hỗ trợ và chỉ dẫn để dần dần thành thạo lấy kinkth nghiệm cho những lần dự thầu sau. Tuy nhiên đó chỉ là biện pháp áp dụng tronk g thời gian đầu như hiện nay, để tránh việc phải khắc phục sửa chữa quá nhiều khkui hồ sơ mang từ công ty con lên Tổng công ty thông qua trước khi nộp thầu mà ch ưa đảm bảo chất lượng. Về lâu dài, các công ty con cần có chính sách đào tạo để bộ phận thầu của mình có đủ kiến thức cần thiết, để có thể hoạt động độc lập và hitr ệu quả, có thể bằng cách luân chuyển cán bộ giữa Tổng công ty và các công ty cotỷn, hoặc cho đi học các lớp đào tạo bổ sung tại các trường trung học, cao đẳng, đại học, tuỳ từng vị trí của nhân viên. T ỷkj Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 một cách nghiêm ngặt, áp dụng đồ ktng loạt, không chỉ là hệ thống quản lý trên giấy tờ, tránh tình trạng gắng sức để đrược cấp chứng nhận sau đó thực hiện không theo quy trình đã lập ra. Mặt khác cần thường xuyên cập nhật những thay đổi trong quy trình làm việc, hệ thống quản lý ctr hất lượng không phải là bất biến, cũng cần được thay đổi cái cũ bằng cái mới, theo tốc độ thay đổi của khoa học kỹ thuật tiên tiến, để quản lý mang tính phù
hợp. Biệnt pháp thi công hợp lý, đầu tư mới máy móc thiết bị thi công, học hỏi kinh nghiệm quktkản lý, tiếp cận công nghệ tiên tiến hiện đại từ các công trình liên danh đấu thầu. r
- Cần có một cán bộ kinh nghiệm và năng lực cao có khả năng quản lý và tổ chức công việc m tột cách khoa học theo dõi và chỉ đạo toàn bộ quá trình tham gia dự thầu.k
Điều kiện thực hiện
- Có sự tham gia của toàn bộ cán bộ nhân viên trong toàn Tổng công ty, các công ty ctrkon. Quy chế được lập nên ban hành tới tất cả các bộ phận, không chỉ là truyền đạt đ ến mà phải làm cho các nhân viên thấu hiểu và thực hiện nhuần
nhuyễn.
- Nhân tviên các phòng ban đều có trình độ đại học trở lên, thông thạo vi tính, am hiểu về yk đấu thầu và thi công xây lắp nói chung, hoặc ít nhất cũng phải hiểu về công việc mtrình được giao trong từng gói thầu. Nhân viên phòng Kinh tế Kế hoạch đảm nhiệm công tác đấu thầu và nhất là lập giá dự thầu cần phải có đủ trình độ hiểu biết về kinh tế cũng như kỹ thuật, để không chỉ thiết kế công trình, đề ra biện pháp thi công mà còn phải tính toán các giải pháp sao cho kinh tế nhất. - Tổng công tyb cấn tăng cường đầu tư trang thiết bị cho công tác đấu thầu: đầu tư thêm máy vi tính , máy in, nối mạng nội bộ và mạng internet để tận dụng sự tiện lợi do chúng mang telại, giảm đáng kể chi phí và làm giảm hàng rào ngăn cách giữa các phòng ban, giữa nhân viên Tổng công ty với nguồn kiến thức rộng lớn bên ngoài và cập nhật kịp thời các thay đổi về chính sách của Nhà nước