MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐẤU THẦU TẠ
2.2.6 Thành lập phòng dự án.
Phòng dự án được thành lập căn cứ vào chủ trương của Tổng công ty là ổn định tổ chức lại bộ phận chuyên trách cho công tác dự thầu, và xây dựng lực lượng cho bộ phận này đủ mạnh để trực tiếp đảm nhận được chức năng của mình. Theo tôi đây là một chủ trương
đúng đắn, Tổng công ty nên nhanh chóng thành lập phòng dự án trong năm 2000 này. Việc thành lập phòng dự án sẽ có những tác dụng sau:
- Có thể khắc phục được những tồn tại đã nêu do việc phân tán trong quản lý và kiêm nhiệm trong quá trình thực hiện trong công tác dự thầu gây nên.
- Sự ra đời của một phòng chuyên trách công tác dự thầu, có chức năng nhiệm vụ, vai trò được đặt ngang hàng với các phòng khác trong công ty là một sự thể hiện bằng thực tế chứ không chỉ dừng lại ở việc nhận thức về vị trí quan trọng của công tác này trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Tạo điều kiện giúp cho Ban lãnh đạo Tổng công ty thuận lợi trong việc chỉ đạo xây dựng lực lượng và đầu tư trang bị về mọi mặt cho phòng chức năng này, từ đó nâng cao được sức mạnh và hiệu quả hoạt động của nó.
Ngoài chức năng chính là thực hiện công tác dự thầu, trong phòng dự án của công ty có thể thực hiện công việc thuộc chức năng Marketing như: Thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường và dự báo thị trường; Tiến hành các hoạt động chiêu thị, quảng cáo, xác định các đối sách cạnh tranh và tiêu thụ cụ thể...
Điều này sẽ tác động rất lớn đến hiệu quả của công tác dự thầu qua các khía cạnh sau:
- Không ngừng tạo uy tín với khách hàng trên thị trường xây dựng so với các đối thủ khác và có khả năng giành được lợi thế cho mình khi tham gia đấu thầu xây lắp. - Có được các thông tin toàn diện hơn khi lập hồ sơ dự thầu như thông tin về thị trường xây dựng và thị trường các yếu tố đầu vào, thông tin về đối thủ cạnh tranh... Kết hợp với các yếu tố nội bộ của bản thân công ty để có được một chiến lược cạnh tranh thầu thích hợp khi dự thầu.
Việc bố trí nhân sự cho phòng dự án trước hết phải căn cứ vào số cán bộ công nhân viên hiện có đang tham gia vào thực hiện công tác dự thầu tại công ty để giảm bớt sự tăng lên về số lượng lao động gián tiếp.