II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập dự án.
1. Đánh giá đúng vị trí công tác lập dự án.
Lập dự án là tập hợp các hoạt động xem xét, chuẩn bị tính toán một cách toàn diện các khía cạnh kinh tế kỹ thuật, điều kiện tự nhiên, môi trường pháp lý,…trên cơ sở đó xây dựng một kế hoạch đầu tư sao cho phù hợp nhất để tiến hành thực hiện một dự án đầu tư. Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư việc lập dự án là khâu không thể thiếu, có vai trò hết sức quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của cả dự án. Trong thực tế cho thấy cơ hội đầu tư là rất nhiều, nhưng không phải bất kỳ cơ hội đầu tư nào đều là khả thi.
Lập dự án chính là công tác nghiên cứu nhằm chỉ ra sự cần thiết, mục tiêu quy mô, công suất, khả năng cạnh tranh của dự án, khả năng hoàn trả vốn trước khi xem xét quyết định đầu tư và các nội dung cần thiết khác. Đồng thời dự án được lập là cơ sở để các cơ quan
quản lý Nhà nước xem xét sự phù hợp của dự án đối với quy hoạch phát triển kinh tế xã hội, quy hoạch phát triển ngành và quy hoạch xây dựng.
Hiện nay trong các doanh nghiệp, hầu như các dự án đầu tư chỉ được coi là một hồ sơ nhằm hợp thức hóa việc thực hiện các cơ hội đầu tư. Việc lập dự án cũng chính là quá trình tính toán, chứng minh vấn đề đặt ra theo một đáp án cho sẵn, mang tính đối phó với các cơ quan quản lý cấp trên cũng như các cơ quan Nhà nước và các cơ quan khác có liên quan (như Ngân hàng, các tổ chức tài trợ vốn, các đối tác kinh doanh,…). Điều này làm cho vai trò của công tác lập dự án trở nên mờ nhạt.
Tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUD3, công tác lập dự án phần nào được coi trọng, tuy nhiên không thể không nói rằng nhận thức của cán bộ lập dự án về vai trò này
phần nào còn hạn chế. Để hoàn thiện công tác lập dự án tại Công ty, trước tiên cần hoàn
thiện nhận thức của các cán bộ lập dự án tại Công ty về tầm quan trọng, vai trò của dự án và công tác lập dự án trong cả chu trình của dự án. Cần phải để cho các cán bộ lập dự án
hiểu được lập dự án không phải là việc hoàn thiện, hợp thức hóa các cơ hội đầu tư bằng các hồ sơ, giấy tờ mà thực chất nó là quá trình nghiên cứu kỹ lưỡng, có cơ sở khoa học, dựa trên các căn cứ pháp lý, thực tế có tính thuyết phục Chủ đầu tư cũng như các bên có liên quan về hiệu quả thực tế của dự án khi được thực hiện. Để có được những điều đó, công tác lập dự án phải tiến hành cẩn thận, tỉ mỉ và tuân theo quy trình nghiêm ngặt ngay từ khi tiến hành tìm kiếm các cơ hội đầu tư, không chỉ dựa vào các cơ hội đầu tư đã có sẵn mà cần tìm ra các cơ hội mới, tự tạo lập các cơ hội mới. Việc lập dự án phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật, tiêu chuẩn, các quy định của các cơ quan quản lý nhà nước, của các tổ chức quốc tế,…
2. Giải pháp hoàn thiện quy trình lập dự án.
Chất lượng công tác lập dự án được đánh giá tốt hay không thì quy trình soạn thảo dự án đóng góp một phần quan trọng. Dự án để có hiệu quả đòi hỏi phải có sự phối hợp, phân công, bố trí làm việc giữa các phòng ban trong Công ty. Để cho công tác lập dự án ngày càng hoàn thiện hơn, thì quy trình lập dự án đầu tư cần phải được đổi mới thường xuyên và ngày càng hoàn thiện hơn.
Công ty từ khi được cấp chứng nhận quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000 do trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Quacer cấp, Công ty đã sử dụng các tiêu chuẩn trong quy trình để lập dự án. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số dự án chưa thực sự tốt do bước lập dự án chưa thực sự chất lượng, còn nhiều thiếu sót. Chính vì vậy khi thẩm định dự án còn thấy nhiều sai lệch nên cần được chỉnh sửa cho hợp với yêu cầu, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án. Ví dụ như dự án: khu đô thị mới Vân Canh, Hoài Đức, Hà Nội lô LK29, BT9, BT10, BT13 do khâu lập dự án tiến hành chưa tốt nên sau khi hoàn thành và khi thẩm định thì cần chỉnh sửa lại. Vì vậy, các cán bộ lập dự án phải chỉnh sửa lại làm chậm tiến độ của dự án. Các dự án được lập tại Công ty hầu hết đều không đi qua 3 khâu: nghiên cứu cơ hội đầu tư, nghiên cứu tiền khả thi, nghiên cứu khả thi mà thường đi thẳng vào giai đoạn nghiên cứu khả thi (báo cáo đầu tư) nên làm ảnh hưởng đến chất lượng dự án.
Vì thế, giải pháp được đưa ra đó là: với bước lập kế hoạch và thực hiện, cần lập chi tiết và cụ thể đưa ra các mốc thời gian quan trọng để các cán bộ lập dự án hoàn thành công việc lập dự án của mình đúng thời hạn đã định. Trong bước chuẩn bị lập dự án: phải tập hợp đầy đủ các tài liệu và hợp lý. Đồng thời khi lập dự án cần tăng cường công tác giám sát của chủ nhiệm dự án, để công tác lập dự án theo đúng tiến độ.
Lập dự án là công việc mang tính tập thể cao. Trong chương 1 cho thấy rằng trong 10
bước của quy trình lập dự án thì mỗi bước gắn liền với một phòng ban rõ ràng, phân định trách nhiệm rõ ràng và chủ nhiệm dự án là người chịu trách nhiệm chung. Chính vì vậy, để thống nhất được ý kiến của các phòng ban và các cá nhân không phải là công việc dễ dàng, vì các phòng ban trong Công ty hoạt động độc lập và có các chức năng khác nhau mà dự án cần sự nổ lực của cả một tập thể. Nếu không có được sự thống nhất kịp thời dễ dẫn đến chất lượng dự án và gây nên lãng phí thất thoát và còn có khi ảnh hưởng đến tính khả thi của dự án nữa. Do vậy, để công tác lập dự án ngày càng hoàn thiện hơn, đảm bảo chất lượng hơn thì cần phải đổi mới và hoàn thiện quy trình lập dự án tại Công ty. Cần đổi mới cơ chế quản lý của Công ty mà cụ thể đó là đổi mới quy chế làm việc. Cần có sự phối hợp thống nhất giữa các phòng ban trong Công ty nhằm nâng cao chất lượng dự án. Phòng quản lý phát triển dự án cần có sự phân định trách nhiệm rõ ràng trong việc lập dự án ở từng khâu và trưởng phòng thường xuyên quản lý, giám sát, kiểm tra việc thực hiện các công việc, nghiệm thu sản phẩm khi hoàn thành. Ngoài ra, trong mỗi giai đoạn cần tăng cường công tác giám sát của các chuyên gia có trình độ cao, có nhiều kinh nghiệm trong công tác lập dự án. Đồng thời cần phải thường xuyên nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn cho chủ nhiệm dự án là người chịu trách nhiệm cao nhất và có quyền quyết định lớn nhất trong các vấn đề của dự án.
Tăng cường thực hiện công tác theo dõi giám sát việc thực hiện theo quy trình lập dự án,
vì trên thực tế do chủ nhiệm dự án không giám sát chặt chẽ các phần của dự án, nên một số bước của dự án được nghiên cứu sơ sài, không đảm bảo đúng theo quy trình ảnh hưởng đến chất lượng dự án. Để khắc phục tình trạng này, phòng quản lý phát triển dự án cần mở rộng lập dự án theo cách thức trích thưởng theo sản phẩm đó là các dự án hoàn thành sẽ phân công cho một thành viên trong phòng dự án đứng ra giám sát chặt chẽ quá trình lập dự án. Trưởng phòng quản lý dự án cần quan tâm hơn nữa đến công tác lập dự án của từng thành viên, kiểm tra đôn đốc việc lập dự án để dự án hoàn thành trình chủ đầu tư xem xét
(Công ty HUD3 chính là chủ đầu tư các dự án tự lập, đối với các dự án đầu tư cấp 2 thì Tổng Công ty đầu tư phát triển nhà và đô thị (HUD) là chủ đầu tư).