CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI SẢN NGẮN HẠN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠ
3.2.2. Quản lý, sử dụng hiệu quả các khoản phải thu
Có thể thấy khoản phải thu trong 2 năm 2012 – 2013 đang có xu hướng tăng cao, vòng quay khoản phải thu thấp, nghĩa là khách hàng đang thanh toán chậm, mức độ chiếm dụng vốn của khách hàng ngày càng cao và chiếm dụng càng lâu. Điều này ảnh hưởng xấu tới dòng tiền của công ty, khiến công ty mất thêm khoản chi phí quản lý nợ và chi phí phải trả cho các khoản vay để đầu tư cho hoạt động kinh doanh của công ty. Trong chính sách tín dụng thương mại công ty cần đánh giá kỹ ảnh hưởng của chính sách bán chịu đối với lợi nhuận của mình. Để hạn chế mức thấp nhất mức độ rủi ro có thể gặp trong việc bán chịu công ty có thể xem xét trên khía cạnh mức độ uy tín của khách hàng, khả năng trả nợ của khách hàng. Khi áp dụng chính sách này công ty có thể mất đi bộ phận khách hàng nhưng sẽ tránh được lượng tiền bị chiếm dụng cao. Bên cạnh đó công ty cũng nên áp dụng chính sách cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán khi khách hàng thanh toán sớm, điều này giúp công ty có thể nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, hạn chế rủi ro và các chi phí không cần thiết phát sinh làm giảm hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của công ty.
Trong công tác thu hồi nợ, công ty cần lên kế hoạch và xây dựng một quy trình thu nợ có hiệu quả. Công ty cần mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo thời gian đểcó thể biết được khoản nợ nào sắp đến hạn để có biện pháp hối thúc khách hàng trả nợ. Định kỳ công ty cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra khách hàng đang nợ về số lượng và thời gian thanh toán, tránh tình trạng để các khoản phải thu rơi vào tình trạng nợ khó đòi.
Tuổi của khoản phải thu (ngày)
Tỷ lệ của khoản phải thu so với doanh thu bán chịu (%)
1. Nợ phải thu trong hạn 40%
0 – 60 40%
2. Nợ phái thu quá hạn 60%
1 – 90 25%
91 – 180 20%
>180 15%
Sau khi đã lập bảng theo dõi các khoản phải thu, công ty cần theo dõi chặt chẽ các khoản nợ này:
Đối với những khoản nợ sắp đến hạn (0 – 60 ngày): công ty cần chuẩn bị sẵn
sàng các chứng từ, văn bản cần thiết để tiến hành thu hồi nợ.
Đối với những khoản nợ quá hạn: chủ động áp dụng những biện pháp thích hợp
hạn, tùy theo mức độ thời gian của các khoản nợ để áp dụng biện pháp thích hợp. Có thể chia làm ban giai đoạn:
Giai đoạn đầu: khi nợ quá hạn mới phát sinh (quá hạn từ 1 – 90 ngày), công ty cần áp dụng các biện pháp mềm mỏng, có tính chất đề nghị, yêu cầu thông qua việc gửi thư hay gọi điện thoại,…
Giai đoạn hai: nợ quá hạn tỏng khoản từ 91 – 180 ngày áp dụng các biện pháp cứng rắn hơn, cử người trực tiếp tới đòi nợ, những yêu cầu đòi nợ, những yêu cầu đòi nợ gửi tới khách hàng cần kiên quyết, mang tính pháp l ,…
Giai đoạn ba: công ty cần cân nhắc tới biện pháp thuê các công ty thu hồi nợ: Công ty nên áp dụng các biện pháp tài chính thúc đầy khách hàng trả ợ sớm như chiết khấu tahnh toán sớm và có hình thức phạt khi khách hàng vi phạm thời hạn thanh toán. Với những khách hàng thực hiện thanh toán lớn, công ty cũng có thể cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán.
Để phân nhóm rủi ro, công ty có thể sử dụng mô hình cho điểm tín dụng như sau:
Điểm tín dụng = 4* khả năng thanh toán lãi + 11* khả năng thanh toán nhanh + 1* số năm hoạt động
Xây dựng quy trình phân tích tín dụng khách hàng:
Tập hợp hồ sơ từng khách hàng
Hồ sơ này bao gồm các báo cáo tài chính (đã được kiểm toán), báo cáo xếp hạng tài chính từ các tổ chức chuyên xếp hạn, thông tin về uy tín khách hàng từ những kinh nghiệm trước đây.
Hồ sơ khách hàng nên được quản lý trên hệ thống máy tính, sắp xếp rõ ràng và phân loại cụ thể.
Tính toán các chỉ tiêu và tiến hành gắn tọng số cho từng yếu tố:
Các chỉ tiêu được tính toán từ hồ sơ của từng khách hàng bao gồm: khả năng tahnh toán, hệ số sinh lời trên tổng vốn, tỷ lệ phần mua chịu của khách hàng trong tổng doanh thu của công ty.
Ví dụ: phân tích một khách hàng lâu năm của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Cường Khôi là Công ty trách nhiệm hữu hạn Phương Mai
Bảng 3.1. Bảng chỉ tiêu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Phƣơng Mai năm 2013
Chỉ tiêu Giá trị (triệu đồng)
1. Tài sản ngắn hạn 6.368
2. Hàng tồn kho 1.055
3. Nợ ngắn hạn 5.747
62
Chỉ tiêu Giá trị (triệu đồng)
5. Nguồn vốn 7.414
6. EBIT 291
7. Chi phí lãi vay 0,7
8. Khả năng thanh toán nhanh (lần) 0,81
9. Hệ số sinh lời trên tổng vốn (lần) 0,03
10. Khả năng trả lãi (EBIT/ Chi phí lãi vay) (lần) 415,7
11. Số năm hoạt động (năm ) 4
12. Điểm tín dụng 1.675,7
(Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty trách nhiệm hữu hạn Phương Mai)
Điểm tín dụng của công ty trách nhiệm hữu hạn Phương Mai là 1.675,7. Đây là số điểm rất cao, chứng tỏ công ty trách nhiệm hữu hạn Phương Mai thuộc nhóm rủi ro thanh toán thấp, đồng thời chứng tỏ công ty trách nhiệm hữu hạn Phương Mai có đầy đủ khả năng thanh toán đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Cường Khôi.
Việc chấm điểm tín dụng mang lại nhiều lợi ích cho cả Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Cường Khôi lẫn khách hàng của công ty. Điểm tín dụng cho phép tổ chức cho vay mở rộng tới các phân khúc thị trường mà trước đây chưa được phục vụ đầy đủ. Ngoài ra, các quyết định giờ đây được đưa ra một cách nhanh chóng và khách quan hơn, với phần lớn các đơn xin vay nhận được câu trả lời trong thời gian tính bằng phút, thay vì bằng ngày. Cuối cùng, bằng cách sử dụng điểm tín dụng để dự đoán rủi ro một cách có hiệu quả hơn, tổ chức cho vay đã có thể giảm chi phí cho các dịch vụ thiết yếu như cho vay thế chấp, cho vay tiêu dùng cá nhân và thẻ tín dụng. Mặc dù được mở rộng tới những thị trường trước đây chưa được phục vụ đầy đủ, nhưng tỷ lệ rủi ro thực tế vẫn thấp hơn khi sử dụng điểm tín dụng, bởi vì tổ chức cho vay có thể quản lý rủi ro một cách tích cực hơn và duy trì rủi ro ở mức độ thích hợp.
(Nguồn: (2010), “Lợi ích kinh tế của chấm điểm tín dụng”,www.transunion.com,
http://www.transunion.com/docs/interstitial/TransUnion_WhitePaper_CreditScoring_ vn.pdf )