CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI SẢN NGẮN HẠN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠ
3.2.3. Hoàn thiện công tác quản lý thu hồi công nợ
Mặc dù đã phân tích trong việc lựa chọn các nhóm khách hàng uy tín, tuy nhiên doanh nghiệp không tránh khỏi những rủi ro khi thực hiện chính sách cho khách hàng mua chịu. Cụ thể là khách hàng không thanh toán đúng hạn hoặc kéo dài thời gian thanh toán, việc này dẫn đến sinh ra các khoản nợ xấu mà doanh nghiệp vẫn phải thu hồi lại. Khi quyết định thực hiện chính sách tín dụng cho khách hàng, doanh nghiệp trước tiên cần lưu 3 bước sau:
Bƣớc 1: Các số liệu khi giao dịch, mua hàng, thanh toán của khách hàng phải
được ghi chép lại chính xác 100%. Doanh nghiệp cần phân loại các khoản nợ của khách theo tuổi nợ.
Bƣớc 2: Kết hợp với Bộ phận bán hàng trong Phòng kinh doanh để đốc thúc
khách hàng thanh toán, khi hóa đơn sắp hết hạn thì Bộ phận quản l nợ thuộc phòng Kế toán phải tiến hành gọi điện/gửi thư nhắc nhở khách sắp hết thời hạn để chuẩn bị.
Bƣớc 3: Xử l các khoản nợ đến hạn chưa thanh toán bằng nhiều cách: gửi thư
liên tục, nhờ các công ty chuyên thu nợ hoặc luật sư để đàm phán, đốc thúc khách hàng về việc thanh toán nợ.
Việc theo dõi các khoản phải thu định kì giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả, phát hiện những khoản tín dụng có vấn đề và thu thập những thông tin liên quan để giảm thiểu ngay những khoản hao hụt một cách hiệu quả, nhanh chóng. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ sau đây để theo dõi: Kỳ thu tiền bình quân; thời hạn các khoản phải thu; số dư các khoản phải thu.
Tuy nhiên, mỗi công cụ có những ưu nhược điểm riêng và cần được doanh nghiệp chọn lựa sao cho phù hợp với trường hợp của mình. Do vậy, ưu tiên tốt nhất với doanh nghiệp là thực hiện phân loại và theo dõi số dư nợ của từng nhóm khách hàng theo các mô hình điểm tín dụng mà công ty đang áp dụng.
Một chính sách thu nợ hiệu quả phải được kết hợp hiệu quả giữa mục đích hạn chế rủi ro tín dụng và tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong giới hạn nhất định, chi phí để thực hiện hoạt động thu nợ càng cao, tỷ lệ thất thoát càng thấp và kỳ thu tiền càng ngắn. Tuy nhiên, nếu gia tăng chi phí thu nợ trong thời gian dài thì kết quả thực hiện không còn được hiệu quả, tích cực nữa. Như vậy, công ty cần cân nhắc giữa một bên là giảm đầu tư vào khoản phải thu, mất mát; một bên là tăng chi phí kiểm soát tín dụng, tăng cường hoạt động thu nợ. Một khoản phải thu chỉ tốt khi được thanh toán đúng hạn, công ty không thể chờ quá lâu đối với các hóa đơn quá hạn trước khi khởi sự thu tiền. Tuy nhiên, nếu áp dụng các thủ tục thu tiền quá sớm, không hợp l có thể làm mất lòng những khách hàng thực chất có l do chính đáng cho sự chậm trễ của họ. Trước khi thực thi các thủ tục thu nợ cần phải đặt ra các vấn đề về giá trị của khoản nợ quá hạn và thời gian quá hạn. Thủ tục thu nợ thường bao gồm trình tự hợp l cho các giải pháp mà công ty áp dụng như điện thoại, thư tín, viếng thăm cá nhân, hoạt động luật pháp, chẳng hạn:
Bảng 3.2. Thủ tục thu nợ
Thời gian quá hạn Hành động cần thiết
Sau 15 ngày Gửi kèm hóa đơn nhắc nhở trả tiền Sau 45 ngày Gửi kèm thông tin hóa đơn thúc giục
64
Thời gian quá hạn Hành động cần thiết
Sau 75 ngày Gửi thư kèm hoá đơn khuyến cáo sẽ huỷ bỏ giá trị tín dụng Sau 80 ngày Gọi điện khẳng định thông báo cuối cùng về huỷ bỏ tín dụng Sau 105 ngày Gửi thư huỷ bỏ giá trị tín dụng
Sau 135 ngày Liệt kê vào nợ khó đòi, nếu giá trị lớn có thể đòi bằng con đường pháp luật.
(Nguồn: (2009), “ Giáo trình quản trị tài chính”, NXB Nông Nghiệp)
Doanh nghiệp còn có thể sử dụng các dịch vụ thu nợ thông qua bao thanh toán, dịch vụ này đem lại hiệu quả cao nhưng chi phí sử dụng lớn, do vậy doanh nghiệp cần cân nhắc khi sử dụng.