+ Tựy chọn Filter the List, In – Place: Cho phộp bạn đặt cỏc mẫu tin được lọc (cỏc mẫu tin thỏa món điều kiện) ngay trờn CSDL cũ, và tạm thời che cỏc mẫu tin khỏc khụng thỏa điều kiện trong CSDL cũ.
+ Tựy chọn Copy to Another Location: Cho phộp đặt cỏc mẫu tin được lọc (cỏc mẫu tin thỏa điều kiện) ở một nơi khỏc và nơi này được chỉ định trong hộp Copy to.
- Hộp List Range: Chứa vựng dữ liệu tham gia vào để lọc trong CSDL.
Bạn cú thể điều chỉnh địa chỉ ụ trong hộp này để giới hạn cỏc mẫu tin tham gia vào để lọc bằng hai cỏch sau:
+ Bấm chuột vào hộp List Range để chốn con trỏ văn bản và nhập địa chỉ tuyệt đối ụ vào khung từ bàn phớm.
+ Bấm chuột vào hộp List Range để chốn con trỏ văn bản, di chuyển chuột đến gúc trờn bờn trỏi của mẫu tin đầu tham gia vào để lọc, bấm chuột trỏi rờ xuống gúc dưới bờn phải của mẫu tin cuối tham gia vào để lọc trong CSDL, thả chuột. Vựng được chọn sẽ cú viền đen trắng chạy xung quanh.
- Hộp Criteria Range: Chứa địa chỉ tuyệt đối ụ của vựng tiờu chuẩn hay cũn gọi là vựng chứa cỏc điều kiện. Bạn cần phải điền rừ địa chỉ khối ụ nào chứa điều kiện để Excel căn cứ vào cỏc điều kiện đú mà lọc ra những mẫu tin theo đỳng yờu cầu.
+ Bấm chuột vào hộp Criteria Range để chốn con trỏ văn bản và nhập địa chỉ tuyệt đối ụ chứa điều kiện vào khung từ bàn phớm.
+ Bấm chuột vào hộp Criteria Range để chốn con trỏ văn bản, di chuyển chuột đến gúc trờn bờn trỏi của đầu khối ụ chứa điều kiện, bấm chuột trỏi rờ xuống gúc dưới bờn phải của cuối khối ụ chứa điều kiện trong CSDL, thả chuột. Vựng được chọn cú viền đen trắng chạy xung quanh.
- Hộp Copy to: Nếu chọn chức năng Copy to Anther Location ở phần trờn, thỡ hộp Copy to cho phộp bạn chỉ định địa chỉ ụ để chứa cỏc mẫu tin được lọc.
Bước 4: Lựa chọn cỏc chức năng trong hộp thoại xong, bấm OK để ỏp dụng.
Để hiển thị cỏc mẫu tin bị che do việc lọc gõy ra hóy vào Menu bar vào
Data\Filter\Show all
5.10.5. Sử dụng chức năng Subtotals để tớnh tổng
Chức năng Subtotals cho phộp bạn thực hiện việc thống kờ, tớnh toỏn ở những nhúm dữ liệu khỏc nhau trờn những cột dữ liệu khỏc nhau trong CSDL. Excel sẽ tự động chốn vào cuối hay đầu mỗi nhúm những dũng thống kờ tớnh toỏn riờng nhúm đú, và ở cuối hay đầu CSDL sẽ là một dũng thống kờ chung cho toàn bộ CSDL. Bạn cú thể cho hiển thị toàn bộ dữ liệu và cỏc tổng của nú, hoặc hiển thị tổng chớnh và tổng con, hoặc hiển thị tổng chớnh.
a. Tạo tổng chớnh và tổng con:
Tạo tổng chớnh và tổng con hóy thực hiện theo cỏc bước sau:
Bước 1: Sắp xếp bảng tớnh theo cột cần tớnh tổng con (Total), xem phần sắp xếp
trong CSDL.
Bước 2: Bấm chuột vào bảng tớnh tại một ụ bất kỳ.
Bước 3: Từ Menu Bar vào Data\Subtotals...để gọi hộp thoại Subtotals
Cỏc thành phần của hộp thoại:
- Hộp At Each change In: Bấm chuột vào mũi tờn hỡnh tam giỏc để bật danh sỏch chứa tiờu đề cỏc cột, bấm chọn một tiờu đề trong danh sỏch này để thực hiện tớnh tổng con theo từng nhúm của cột được chọn.
- Hộp Use Function: Cho phộp tớnh toỏn thực hiện hàm hiện hành. Bấm chuột vào mũi tờn hỡnh tam giỏc để bật danh sỏch cỏc hàm, sau đõy là tờn cỏc hàm và cụng dụng của nú.
SUM: tớnh tổng cho từng nhúm con và cho toàn cột đó được chỉ định. COUNT: Đếm tổng số cỏc ụ chứa dữ liệu cho từng nhúm và toàn cột.
AVERAGE: Tớnh trung bỡnh cộng cho từng nhúm và trong toàn cột đó được chỉ
định.
MAX: Tỡm giỏ trị lớn nhất cho từng nhúm và trong toàn cột đó được chỉ định. MIN: Tỡm giỏ trị nhỏ nhất cho từng nhúm và trong toàn cột đó được chỉ định. PRODUCT: Tớnh tớch (nhõn) cho từng nhúm và cho toàn cột đó được chỉ định. COUNT NUM: Đếm tổng số cỏc bản ghi (hàng) chứa dữ liệu cho từng nhúm và
toàn cột chứa dữ liệu số được chỉ định.
STDDEV: dự đoỏn độ lệch chuẩn về mật độ dựa trờn một mẫu nhúm
STDDEVP: Độ lệch chuẩn về mất độ ở nơi mà nhúm tổng con là toàn bộ mật độ.
- Hộp Add Subtotals to: Cho phộp bạn chọn một hoặc nhiều cột để tớnh tổng con và tổng chớnh, tức là Excel dựa vào dữ liệu của cột này để tớnh toỏn cho ra kết quả. Khung
Add Subtotals to khỏc với khung At Each Change In, khung At Each Change In cho
phộp bạn chọn cột để Excel dựa vào cột đú phõn thành từng nhúm và dựa trờn cỏc nhúm đú để tớnh cỏc tổng con, tức là khung này chỉ cú tỏc dụng phõn dữ liệu thành nhiều nhúm.
- Tựy chọn Replace Current Subtotals: Bấm chọn chức năng này cú nghĩa là thay thế cỏc tổng con bằng tổng phụ. Nếu khụng chọn chức năng này cú nghĩa là giữ lại tổng con hiện cú và chốn thờm cỏc tổng phụ mới.
- Tựy chọn Page Break Between Groups: Cho phộp bạn ngắt trang của cỏc tổng, nếu chọn chức năng này thỡ mỗi tổng con sẽ được thể hiện trờn một trang riờng.
- Tựy chọn Summary Below Data: Nếu chọn chức năng này thỡ kết quả cỏc tổng sẽ hiển thị bờn dưới dữ liệu, ngược lại khụng chọn thỡ kết quả cỏc tổng sẽ hiển thị trờn dữ liệu.
Bước 4: Chọn xong cỏc chức năng, bấm OK để hoàn tất quỏ trỡnh. b. Xúa tổng chớnh và tổng con
Bước 1: Chọn bảng tớnh cần xúa cỏc tổng, và bấm vào bảng tớnh tại một ụ bất kỳ. Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Subtotals...hộp thoại Subtotals hiển thị . Bước 3: Bấm vào nỳt Remove All để ỏp dụng xúa.
5.10.6. Tớnh năng Pivot Table và PivotChart Report
a. Tạo Pivot Table
Tớnh năng của Pivot Table rất hữu dụng khi chỳng ta cần xem từng phũng, bạn cú bao nhiờu người hay tổng lương cỏc phũng ban và tổng lương trong toàn đơn vị... một cỏch nhanh chúng. Để tạo Pivot Table bạn làm như sau:
Bước 1: Bấm chuột vào một ụ bất kỳ trong bảng tớnh.
Bước 2: Từ Menu Bar vào Data\Pivot Table and Pivot Chart Report. Hộp
Cỏc thành phần của hộp thoại: