- Chức năng mảng:
5.11.9. Làm việc với biểu đồ
Cỏch tạo biểu đồ một cỏch nhanh chúng được tiến hành như sau: tạo nhanh bằng phớm F11, hay tạo biểu đồ cú lựa chọn bằng biểu tượng trờn thanh cụng cụ hoặc bằng lệnh.
a. Tạo biểu đồ bằng lệnh
Bước 1: Bật bảng tớnh chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ
Bước 2: Lựa chọn những dữ liệu cần thiếu để tạo biểu đồ như: cỏc tiờu đề theo
dũng, cột và dữ liệu minh hoạ.
Bước 3: Bật hộp thoại Chart Wizard- Setp of 4- Chart Type cú hai cỏch như sau:
- Từ Menu Bar vào Insert\Chart…
- Bấm vào biểu tượng Chart Wizard() trờn thanh cụng cụ Standard.
Giải thớch cỏc thành phần trong hộp thoại:
Trong hộp thoại này cú hai nhón, Standard Types và Custom Types. Chức năng trong cỏc nhón như sau:
Nhón Standard Types.
Khung Chart type: Trong khung này chứa danh sỏch cỏc loại biểu đồ.
Column : Biểu đồ dạng cột
Bar : Biểu đồ dạng thanh
Line : Biểu đồ dạng đường kẻ
Pie : Biểu đồ dạng hỡnh trũn
XY(Scatter) : Biểu đồ XY (phõn tỏn)
Area : Biểu đồ vựng
Doughnut : Biểu đồ hỡnh vành khuyờn
Radar : Biều đồ hỡnh ra đa (theo tia)
Surface : Biểu đồ mặt dạng 3-D Bubble : Biểu đồ dạng cỏc hỡnh trũn. Stock : Biểu đồ dạng hỡnh cột Cylinder : Biểu đồ dạng hỡnh trụ 3-D Cone : Biểu đồ dạng hỡnh chúp trụ 3-D Pyramid: Biểu đồ dạng hỡnh chúp 3-D
Nhón Custom Types
Khi chọn xong một kiểu biểu đồ chuẩn trong nhón Standard Types và chuyển qua nhón Custom Types, ở đõy bạn cú thể chọn cỏc thay đổi khỏc như nền, màu sắc hay kiểu
Font chữ cho biểu đồ.
Sau khi chọn xong cỏc chức năng vừa ý, bấm Next để tiếp tục cụng việc tạo biểu đồ.
Bước 4: Sau bấm Next hộp thoại sau hiện lờn màn hỡnh như sau:
Cỏc thành phần trong hộp thoại:
Nhón Data Range
- Khung Data Range: Nếu trong bước 2 ta đó chọn dữ liệu đú sẽ xuất hiện ở khung
Data Range.
- Khung Series in: Cho phộp bạn hiển thị dữ liệu theo dũng hay cột.
Nhón Series:
- Khung Series: trong khung này hiển thị cỏc cột dữ liệu chứa số, cú hai nỳt Add và Remove cho phộp bạn cộng thờm hay bớt đi cột, để tham gia vào tớnh toỏn lập nờn biểu đồ.
- Khung Values: Cho bạn biết khối ụ của cột được chọn ở khung Series, bạn cú thể giới hạn lại cỏc ụ này.
- Category(X) axis labels: Khung này chứa số thứ tự và chuỗi hiển thị lờn biểu đồ để biết cột này là nhón gỡ, bạn cú thể thay đổi để quyết định nhón nào được hiển thị lờn biểu đồ.
+ Chọn xong những chức năng trong hộp thoại, bấm Next để tiếp tục cụng việc tạo biểu đồ.
+ Bạn cú thể quay ngược lại bước trước bằng cỏch: bấm vào nỳt Back trờn hộp thoại.
+ Nếu khụng muốn tiếp tục cụng việc tạo đồ thị nữa, hóy bấm Cancel để huỷ bỏ.
Bước 5: Sau khi bấm Next. Cỏc thành phần trong hộp thoại: * Nhón Titles
- Khung Chart Title: Dựng để tạo tiờu đề cho biểu đồ.
- Khung Category (X) Axis: Cho phộp bạn nhập chỉ số cho trục X - Khung Value (Y) Axis: cho phộp bạn nhập chỉ số cho trục Y
* Nhón Axes
- Chức năng Custom Types: Bấm chọn chức năng này cú nghĩa hiển thị cỏc nhón trong từng cột của biểu đồ, bỏ chọn thỡ khụng hiển thị.
- Chức năng Value (Y) Axis: Bấm chọn chức năng này cú nghĩa hiển thị cỏc nhón trong từng dũng của biểu đồ, bỏ chọn tức là khụng hiển thị.
* Nhón Gridlines
- Khung Category (X) Axis: Cho phộp hiển thị hay khụng hiển thị cỏc đường gạch đứng
- Khung Value (Y) Axis: cho phộp hiển thị hay khụng hiển thị cỏc đường gạch ngang.
* Nhón Legend
Chức năng Show Legend: Cho phộp hiển thị hay khụng hiển thị bảng chỳ thớch. + Bottom : Hiển thị phớa dưới ở giữa của biểu đồ
+ Corner : Hiển thị ở gúc trờn bờn phải của biểu đồ. + Top : Hiển thị phớa trờn ở giữa của biểu đồ. + Right : Hiển thị bờn phải của biểu đồ.
+ Left : Hiển thị bờn trỏi của biểu đồ.
* Nhón Data Labels
- Khung Label contains: cú chức năng sau:
+ Series Name: Nếu chọn chức năng này thỡ Excel cho phộp hiển thị chữ của dũng đầu trong cột số.
+ Value: Nếu chọn chức năng này thỡ Excel cho phộp hiển thị giỏ trị số trong cột tham gia vào lập nờn biểu đồ.
- Separator: Cho phộp bạn chọn dấu để ngăn cỏch khi trong khung Label
Contains chọn hai chức năng trở lờn.
- Legend Key: Nếu chọn chức năg này thỡ Excel cho phộp hiển thị màu của từng cột trong biểu đồ tương ứng.
* Nhón Data Table:
- Chức năng Show Data Table: nếu chọn chức năng này thỡ Excel cho phộp hiển thị hai số đầu của giỏ trị tham gia vào lập nờn biểu đồ.
- Chức năng Show Legend Key: nếu chọn chức năng này thỡ Excel cho phộp hiển thị màu của từng cột cú trong biểu đồ.
Chọn xong cỏc chức năng thớch hợp, bấm Next để tiếp tục.
Bạn cú thể quay lại bước trước bằng cỏch bấm vào nỳt Back trờn hộp thoại. Nếu khụng muốn tiếp tục cụng việc tạo đồ thị nữa, hóy bấm Cancel để huỷ bỏ.
Bước 6:
- Sau khi bấm Next hộp thoại sau sẽ hiện lờn màn hỡnh:
Trong hộp thoại này cho phộp bạn chọn nơi để hiển thị biểu đồ với hai chức năng sau:
- Chức năng As New Sheet: Cho phộp bạn tạo biểu đồ ở bảng tớnh mới và nhập tờn vào khung màu trắng kế bờn.
- Chức năng As Object in: Cho phộp bạn tạo biểu đồ ngay trờn bảng tớnh hiện hành và chọn bảng tớnh ở khung kế bờn.
- Chọn xong bấm Finish để tạo biểu đồ.
- Bạn cú thể quay lại bước trước bằng cỏch bấm vào nỳt Back trờn hộp thoại. - Nếu khụng muốn tiếp tục cụng việc tạo biểu đồ nữa, hóy nhấn Cancel để huỷ bỏ. - Chọn dữ liệu trong bảng tớnh từ B2 đến C12
- Từ Menu Bar vào Insert\Chat…hộp thoại Chat Wizard –Step 1 of 4 – Chat
- Trong hộp thoại Chat Wizard –Step 3 of 4 – Chat Location hóy chọn nhón Chart title nhập dũng chữ: “ Biểu đồ Hoỏ Đơn Xuất Hàng”, tại nhón Data Labels chọn chức năng Value, bấm Next.
- Lỳc này xuất hiện hộp thoại Chat Wizard –Step 4 of 4 – Chat Location, chọn chức năg As New sheet và nhập vào khung kế bờn dũng chữ: “ Bieu do mau” và bấm
Finish để kết thỳc.
b. Tạo nhanh biểu đồ bằng phớm F11
Bước 1: Bật bảng tớnh chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ.
Bước 2: Lựa chọn những dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ, như cỏc tiờu đề theo
dũng, cột và dữ liệu cần minh hoạ
Bước 3: Nhấn phớm F11, lập tức biểu đồ được thể hiện trong một bảng tớnh cú tờn
Chart.
c. Định dạng biểu đồ
Sau khi tạo biểu đồ bằng chức năng Chart Wizard thường kết quả nhận được khụng như ý muốn, vỡ thế bạn cần hiệu chỉnh một vài yếu tố chưa đạt hiệu quả như: kớch thước biểu đồ, font chữ, kớch thước cỏc chi tiết trờn biểu đồ… cú khi ta cũng cần thờm hay bỏ đi dữ liệu.
d. Điều chỉnh kớch thước cỏc thành phần
- Chọn đối tượng cần di chuyển
- Bấm chuột trỏi vào đối tượng rờ đi nơi khỏc, thả chuột.
- Để điều chỉnh kớch thước toàn biểu đồ: Bấm vào nền trong biểu đồ, di chuyển chuột vào cỏc nỳt hỡnh vuụng nhỏ trờn viền của nền trong, khi thấy xuất hiện mũi tờn hai đầu, bấm chuột trỏi rờ để điều chỉnh kớch thước thớch hợp. Kớch thước của biểu đồ rộng bằng hoặc nhỏ hơn kớch thước của nền ngoài.
- Di chuyển toàn bộ biểu đồ: Bấm vào nền trong của biểu đồ để chọn, bấm chuột trỏi vào nền trong của biểu đồ một lần nữa và rờ đi nơi khỏc, những thành phần nằm trờn biểu đồ sẽ di chuyển theo biểu đồ.
e. Định dạng tiờu đề của biểu đồ
Định dạng tiờu đề của biểu đồ hóy thực hiện cỏc bước sau: - Bấm chọn tiờu đề của biểu đồ.
- Bật hộp thoại Format Chart Title để định dạng tiờu đề chọn một trong cỏc cỏch sau:
- Từ Menu Bar vào Format\Selected Chart Title…
- Di chuyển chuột đến viền khung trờn tiờu đề, bấm đụi vào biểu đồ. Hộp thoại
Giải thớch cỏc chức năng trong hộp thoại:
* Nhón Patterns:
Cho phộp bạn định dạng nền và đường viền cho tiờu đề, trong nhón này cú chức năng sau:
- Khung Border: Cho phộp định dạng đường viền bao quanh tiờu đề. - Chức năng Automatic: Định dạng khung tự động theo mặc định. - Chức năng None: Khụng tạo đường viền.
- Chức năng Custom: Cho phộp bạn lựa chọn theo ý thớch với cỏc chức năng sau: + Style: Cho phộp bạn lựa chọn đường viền. Bấm vào mũi tờn hỡnh tam giỏc để hiển thị danh sach cỏc kiểu đường viền, bấm chọn một đường viền thớch hợp.
+ Color: Cho phộp bạn chọn màu cho đường viền. Bấm vào mũi tờn hỡnh tam giỏc để hiển thị danh sỏch màu, bấm chọn một màu thớch hợp.
+ Weight: Cho phộp bạn chọn kiểu chữ đậm hay nhạt cho đường viền. Bấm vào mũi tờn hỡnh tam giỏc để hiển thị danh sỏch cỏc kiểu đường viền, bấm chọn một kiểu đường viền đậm hay nhạt thớch hợp.
- Shadow: Dựng để tạo búng cho khung tiờu đề - Khung Sample: Cho bạn xem trước kết quả.
- Khung Area: Cú tỏc dụng để định dạng nền cho tiờu đề.
Nếu chọn chức năng Automatic: Định dạng nền tự động theo mặc định là màu trắng.
Nếu chọn chức năng None: Khụng chọn nền cho tiờu đề. Trong bảng màu bạn cú thể bấm chọn một màu tuỳ ý.
* Nhón Font
Cho phộp bạn định dạng (Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ và cỏc chức năng khỏc cps trong hộp thoại) cho tiờu đề.
* Nhón Alignment.
Nhón này cho phộp bạn điều chỉnh (canh chữ, xoay chữ và cỏc chức năng khỏc) cho tiờu đề.
Chọn cỏc chức năng này xong bấm OK để ỏp dụng.
f. Định dạng dữ liệu trờn cỏc trục
Bấm vào dữ liệu dưới trục nằm ngang trong biểu đồ.
Bật hộp thoại Format Axis để định dạng cho dữ liệu dưới trục nằm ngang, chọn một trong hai cỏch sau:
- Từ Menu Bar vào Format\Selected Axis…
- Di chuyển chuột đến dữ liệu dưới trục nằm ngang, bấm đụi vào đú. Hộp thoại
Format Axis hiện lờn màn hỡnh.
Giải thớch cỏc thành phần trong hộp thoại.
- Nhón Patterns: Cho phộp bạn định dạng đường trục đi theo dữ liệu ở khung Lines và cỏc chức năng khỏc.
- Nhón Scale: Cho phộp bạn định dạng dữ liệu trờn cột đứng hiện lờn bờn trỏi hay bờn phải của biểu đồ và cỏc chức năng khỏc.
- Nhón Alignment: Nhón này cho phộp bạn điều chỉnh khoảng cỏch chữ với trục và xoay chữ.
Chọn cỏc chức năng xong bấm OK để ỏp dụng.
g. Định dạng dữ liệu trờn cỏc cột của biểu thức
Bấm chọn dữ liệu trờn cột của biểu đồ.
Bật hộp thoại Format Data Labels để định dạng dữ liệu trờn cỏc cột, chọn một trong cỏc cỏch sau:
- Từ Menu Bar vào Format\Selected Data Labels…
- Di chuyển chuột đến dữ liệu trờn cột và bấm đụi. Hộp thoại Format Data Labels
hiện lờn màn hỡnh như sau:
Giải thớch cỏc thành phần trong hộp thoại:
- Nhón Patterns: Cho phộp bạn định dạng đường bao quanh dữ liệu trờn cỏc cột trong biểu đồ.
- Tương tự như trờn, cỏc nhón Font, Number, Alignment: cho phộp bạn định dạng dữ liệu trờn cỏc cột của biểu đồ như: định dạng Font, định dạng kiểu hiển thị và định dạng xoay chữ…
Chọn xong cỏc chức năng bấm OK để tiếp tục.
h. Định dạng cỏc cột của biểu đồ
- Bấm chọn cột của biểu đồ.
- Bật hộp thoại Format Data Series để định dạng cỏc cột, chọn một trong cỏc cỏch sau:
- Di chuyển chuột đến cột và bấm đụi vào đú.
Giải thớch cỏc thành phần trong hộp thoại:
- Nhón Patterns: Cho phộp bạn định dạng đường viền bao xung quang cỏc cột biểu đồ.
- Nhón Axis: Cho phộp hiển thị cỏc cột chồng lờn nhau và chia cỏc giỏ trị hai bờn của biểu đồ, cú hai chức năng sau:
- Chức năng Primary Axis: Cho phộp hiển thị cỏc cột riờng lẻ, và tớnh theo một giỏ trị bờn trỏi của biểu đồ.
- Chức năng Secondary Axis: Cho phộp hiển thị cỏc cột chồng lờn nhau, và tớnh theo hai giỏ trị ở hai bờn của biểu đồ.
- Nhón Data Labels: Cho phộp bạn thờm dữ liệu vào trờn đầu cột. Nhón này tương tự trong phần tạo biểu đồ.
- Nhón Series Order: Cho phộp đổi vị trớ của cỏc cột trong biểu đồ. Với cỏc chức năng sau:
+ Chức năng Move Up: cho phộp đổi dữ liệu từ dưới lờn trờn (mỗi lần chỉ xuống một hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi cỏc cột cũng đổi theo.
+ Chức năng Move Down: Cho phộp đổi dữ liệu từ trờn xuống dưới (mỗi lần chỉ xuống 1 hàng, xem hiển thị trong khung Series Order), mỗi lần đổi cỏc cột cũng đổi theo.
- Nhón Options: Cú tỏc dụng di chuyển khoảng cỏch giữa hai cột và cỏc nhúm cột với nhau. Với cỏc chức năng sau:
+ Chức năng Gap Width: Cú tỏc dụng điều chỉnh khoảng cỏc giữa cỏc cột trong biểu đồ, giỏ trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 500
Sau khi chọn cỏc chức năng xong, bấm OK để ỏp dụng.
i. Định dạng bảng chỳ thớch
- Bấm chọn bảng chỳ thớch.
- Bật hộp thoại Format Legend để định dạng bảng chỳ thớch, chọn một trong cỏc cỏch sau :
- Từ Menu Bar vào Format\Selected legend…
- Di chuyển chuột đến bảng chỳ thớch và bấm đụi vào đú. Hộp thoại Format
Legend hiện lờn màn hỡnh sau:
Giải thớch cỏc thành phần trong hộp thoại:
- Nhón Patterns: cho phộp bạn định dạng đường viền bao quanh bảng chỳ thớch trong biểu đồ.
- Nhón Font: cho phộp bạn định dạng Font cho dữ liệu trong bảng chỳ thớch. - Nhón Placement: cú tỏc dụng định vị trớ hiển thị bảng chỳ thớch trong biểu đồ. Sau khi chọn cỏc chức năng xong, bấm OK để ỏp dụng.
j. Định dạng cỏc đường giúng trong biểu đồ
- Bấm chọn đường giúng.
- Bật hộp thoại Format Gridlines để định dạng đường giúng, chọn một trong cỏc cỏch sau:
Giải thớch cỏc thành phần trong hộp thoại.
- Nhón Patterns: Cho phộp bạn định dạng như: Kiểu, màu và kớch cỡ cho đường giúng.
- Nhón Scale: Cho phộp bạn định dạng kớch cỡ đường giúng, kiểu hiển thị cột biểu đồ ngược hay thuận… Với cỏc chức năng sau.
+ Chức năng Minimum: Cho phộp chỉ định số bắt đầu của toạ độ trục. + Chức năng Maximum: cho phộp chỉ định số cuối cựng của toạ độ trục.
+ Chức năng Major Unit: Cho phộp chỉ định khoảng cỏch giữa hai số trong trục toạ độ.
+ Chức năng Category (X) axis: Cho phộp chỉ định số bắt đầu của trục X so với gốc.
+ Chức năng Logarithmic Scale: Nếu chọn chức năng này,cú nghĩa số tại toạ độ được tớnh bằng 1 và đến đường dúng kế tiệp thỡ thờm số 0 vào sau.
+ Chức năng Values in Reverse Order: Nếu chọn chức năng này biểu đồ sẽ bị đảo ngược và tăng lờn theo số trong chức năng Major Unit.
+ Chức năng Category (X) Axis Crosses at Maximum Value: Nếu chọn chức năng này biểu đồ sẽ bị đảo ngược và giữ nguyờn cỏc số liệu như cũ.
-Sau khu chọn cỏc chức năng xong, bấm OK để ỏp dụng.