Luật đất ựai và Nghị ựịnh 181/2004/Nđ-CP của Chắnh phủ về thi hành Luật đất ựai quy ựịnh việc thành lập Văn phòng đăng ký quyền sử dụng ựất (dưới ựây là VPđK) ở 2 cấp gồm VPđK trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và VPđK trực thuộc phòng Tài nguyên và Môi trường; có chức năng chắnh là tổ chức thực hiện việc cấp GCN, lập và chỉnh lý, quản lý hồ sơ ựịa chắnh, xây dựng hệ thống thông tin ựất ựai và thống kê, kiểm kê ựất ựaị đây
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦ 23 là mô hình tổ chức mới, các ựịa phương dù ựã rất cố gắng trong công tác thành lập Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất các cấp và chỉ ựạo ựi vào hoạt ựộng có nền nếp. Tuy nhiên, việc thành lập các VPđK trong cả nước còn chậm, trong hoạt ựộng của một số VPđK còn có nhiều lúng túng, trang thiết bị phục vụ cho hoạt ựộng còn thiếu, ựã ảnh hưởng ựến chất lượng công việc chuyên môn theo chức năng nhiệm vụ.
Sau khi rà soát tình hình thành lập VPđK các cấp trên ựịa bàn cả nước, nhóm thực hiện nhiệm vụ rà soát tình hình thành lập VPđK và trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt ựộng của VPđK các cấp như sau :
2.3.1.1 Tình hình thành lập Văn phòng ựăng ký:
* Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất cấp tỉnh
a/ đến nay cả nước ựã có 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành lập VPđK cấp tỉnh; tuy nhiên một số VPđK hoạt ựộng chưa hiệu quả, trang thiết bị còn thiếụ
- Có 3 tỉnh thành lập VPđK ngay trong năm 2004 gồm Hà Nội, Bắc Ninh và Hậu Giang; trong ựó sớm nhất là tỉnh Hậu Giang thành lập ngày 06/9/2004.
- Có 54 tỉnh, thành phố ựã có quyết ựịnh thành lập VPđK trong năm 2005, trong ựó 39 tỉnh thành lập ựúng thời hạn quy ựịnh tại Nghị ựịnh 181/2004/Nđ-VPđK (trước 01/7/2005); có 10 tỉnh thành lập trong năm 2005 nhưng ựến năm 2006 mới kiện toàn xong tổ chức bộ máy và cán bộ ựể bắt ựầu hoạt ựộng gồm Bắc Kạn, Thái Nguyên, Sơn La, Bắc Giang, Hưng Yên, Quảng Bình, Quảng Ngãi, Bình Dương, Long An, Kiên Giang; riêng VPđK của tỉnh Sóc Trăng thành lập từ 30/6/2005 nhưng tới năm 2007 mới kiện toàn xong tổ chức ựể hoạt ựộng.
- Có 6 tỉnh thành lập trong năm 2006 gồm Hà Giang, Lào Cai, Sơn La, Hưng Yên, Tây Ninh và Long An.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦ 24 b) đặc ựiểm của VPđK các tỉnh, thành phố:
- Sáu (06) tỉnh, thành phố sát nhập Trung tâm thông tin TNMT vào VPđK (lấy tên gọi VPđK) bao gồm: Bắc Ninh, đắk Nông, đà Nẵng, Bình Phước, An Giang, đồng Nai;
- Ba (03) tỉnh hợp nhất VPđK với Trung tâm thông tin Tài nguyên và Môi trường với tên gọi ỘTrung tâm thông tin - ựăng ký sử dụng ựấtỢ gồm Hòa Bình, Lâm đồng và Thành phố Hồ Chắ Minh;
- Hai (02) tỉnh Hà Giang, Yên Bái gộp VPđK và tổ chức phát triển quỹ ựất làm một mang tên là ỘVăn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất và Tổ chức phát triển quỹ ựấtỢ.
- Còn lại là các tỉnh có VPđK riêng.
* Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất cấp huyện:
- Cả nước ựã có 61 tỉnh, thành phố ựã thành lập VPđK trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường ở 528 huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Có 02 tỉnh chưa thành lập VPđK cấp huyện là : Phú Thọ và Ninh Thuận. - Trong số các tỉnh ựã thành lập VPđK cấp huyện có 5 tỉnh ựã thành lập xong VPđK cho tất cả các huyện gồm đà Nẵng, đồng Nai, Thành phố Hồ Chắ Minh, Tiền Giang và Bà Rịa Vũng Tàụ Có 7 tỉnh mới chỉ thành lập 1 văn phòng ựăng ký tại ựô thị gồm Cao Bằng, Thái Nguyên, Hải Dương, Ninh Thuận, đắk Nông, đắk Lắc và Lâm đồng.
- Tiến ựộ thành lập VPđK cấp huyện hàng năm như sau:
đến 31/8/2005 có 20 tỉnh, thành phố thành lập VPđK ở 85 huyện (Theo Báo cáo kết quả kiểm tra thi hành Luật năm 2005);
đến 31 tháng 5 năm 2006 có 45 tỉnh, thành phố thành lập hoặc chuẩn bị thành lập VPđK ở 309 huyện.
- Các ựịa phương chưa thành lập VPđK cấp huyện lý giải là do khối lượng giao dịch về ựất ựai ở ựịa phương chưa nhiều và khó khăn về kinh phắ ựể duy trì bộ máy của VPđK; sự lý giải này thể hiện sự nhận thức của Chắnh quyền ựịa phương về mục ựắch, vai trò và nhiệm vụ của việc thành lập VPđK còn hạn chế.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦ 25 - Trong số các VPđK cấp huyện ựã thành lập, ựến tháng 9 năm 2007 có một số VPđK không trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường theo quy ựịnh mà trực thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện (ựiển hình như huyện Tiền Hải tỉnh Thái Bình, thành phố Vinh tỉnh Nghệ An, Thành phố đà Lạt tỉnh Lâm đồng), gây nên sự chồng chéo chức năng trong tổ chức, chỉ ựạo cấp GCN, sự phân tán trong quản lý hồ sơ ựịa chắnh; làm cho thủ tục cấp GCN thêm phức tạp, kéo dài do thiếu sự phối hợp giữa các cơ quan nàỵ
2.3.1.2. Chức năng nhiệm vụ của các VPđK ựã thành lập:
Theo Quyết ựịnh thành lập thì hầu hết các VPđK hiện nay ựều có ựầy ựủ chức năng, nhiệm vụ theo hướng dẫn tại Thông tư số 38/2004/TTLT/BNV- BTNMT; tuy nhiên trên thực tế, chức năng, nhiệm vụ của các VPđK ở ựịa phương vẫn còn nhiều bất cập:
a) Phần lớn các VPđK các cấp sau khi thành lập ựều ựã ựi vào hoạt ựộng nhưng còn lúng túng, chưa triển khai thực hiện hết các nhiệm vụ ựược giao; chủ yếu mới thực hiện việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục cấp GCN cho các ựối tượng thuộc thẩm quyền và thực hiện thống kê, kiểm kê ựất ựai; hầu hết các nhiệm vụ còn lại, ựặc biệt là việc xây dựng, hoàn thiện, chỉnh lý hồ sơ ựịa chắnh và việc kiểm tra hướng dẫn cấp dưới trong việc chỉnh lý hồ sơ ựịa chắnh ở nhiều ựịa phương chưa ựược thực hiện hoặc mới thực hiện không ựáng kể ở phạm vi làm ựiểm, mới ựáp ứng ựược một phần nhỏ yêu cầu nhiệm vụ ựược giao, thậm chắ một số ựịa phương VPđK cấp tỉnh còn phó thác cho cấp huyện và VPđK cấp huyện phó thác cho UBND cấp xã tự thực hiện các việc ựó.
b) Nhiều ựịa phương VPđK cấp tỉnh còn có sự chồng chéo hoặc chưa phân ựịnh rõ chức năng, nhiệm vụ với các ựơn vị khác của Sở gây nên khó khăn, lúng túng, chậm trễ và những bất cập trong triển khai thực hiện như:
- Chồng chéo với Trung tâm thông tin Tài nguyên và Môi trường trong việc quản lý, lưu trữ hồ sơ ựịa chắnh; việc ứng dụng, quản lý, hoàn thiện phần mềm trong ựăng ký ựất ựai; việc xây dựng, khai thác thông tin ựất ựai (Như
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦ 26 19 tỉnh: Lai Châu, Phú Thọ, Bắc Kạn, Lạng Sơn, Bắc Giang, Vĩnh Phúc, Hà Nội, Hải Phòng, Thái Bình, Hải Dương, Bình định, Phú Yên, Nam định, Thừa Thiên Huế, Kon Tum, Tiền Giang, Bến Tre, Bạc Liêu, Cà Mau).
- Chồng chéo chức năng với các phòng chuyên môn của Sở trong việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chắnh về ựất ựai; thậm chắ có VPđK của Sở (Hà Nội) còn thực hiện thủ tục biến ựộng ựất ựai của hộ gia ựình và cá nhân; nhiều ựịa phương vẫn giao nhiệm vụ giải quyết thủ tục cấp GCN ựối với tổ chức cho Phòng đăng ký thống kê hoặc Phòng Quy hoạch - giao ựất (như Quảng Ninh, Hà Nội, Lai Châu, Bắc Giang, Hà Nam, Thái Bình, Gia Lai, Bình Phước, An Giang, Cần Thơ, Hậu Giang,Ầ).
Một số tỉnh còn giao cho VPđK một số nhiệm vụ khác như: định giá khi thi hành án, tham gia thực hiện bồi thường giải phóng mặt bằng, lập quy hoạch kế hoạch sử dụng ựất, dịch vụ tư vấn (như Hậu Giang, Nam định, Tiền Giang, Kiên Giang).
c) Nhiều VPđK cấp huyện ựược thành lập nhưng chưa phân ựịnh rõ hoặc còn chồng chéo chức năng, nhiệm vụ với Phòng Tài nguyên và Môi trường:
- Nhiều ựịa phương Lãnh ựạo Phòng Tài nguyên và Môi trường coi VPđK như bộ máy giúp việc của Phòng ựể thực hiện tất cả các công việc quản lý nhà nước về ựất ựai; VPđK phải thực hiện hầu hết các công việc mang tắnh sự vụ của Phòng như tham gia thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại về ựất ựai, tham gia công tác giải phóng mặt bằng khi thu hồi ựất; trong khi các nhiệm vụ chắnh của VPđK lại chưa triển khai hoặc chưa hoàn thành ựúng yêu cầụ
- đến năm 2007, một số ựịa phương ựã thành lập VPđK song Phòng Tài nguyên và Môi trường vẫn tiếp tục tổ chức thực hiện việc ựăng ký cấp GCN ở một số xã (ựiển hình như Tiền Hải Thái Bình) hoặc tiếp tục thực hiện thủ tục ựối với các trường hợp chuyển quyền còn việc cấp GCN lần ựầu và ựăng ký giao dịch bảo ựảm mới giao cho VPđK.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦ 27 Riêng tại Bắc Giang, VPđK cấp huyện còn thực hiện cả việc lập hồ sơ ựăng ký, cấp GCN cho tổ chức.
d) Một số VPđK các cấp chưa thực hiện ựúng chức năng xác nhận, chỉnh lý biến ựộng trên GCN: có ựịa phương VPđK cấp tỉnh làm thủ tục ựể Lãnh ựạo Sở ký xác nhận (như Hà Nội); có ựịa phương VPđK cấp tỉnh hoặc cấp huyện xác nhận cả những trường hợp thuộc thẩm quyền xác nhận của Sở hoặc Phòng Tài nguyên và Môi trường (trường hợp chuyển mục ựắch sử dụng ựất); nguyên nhân có sự lẫn lộn này một phần do quy ựịnh phân cấp chắnh lý GCN tại điều 57 của Nghị ựịnh số 181/2004/Nđ-CP hiện nay chưa hợp lý.
ự) Sự phối hợp giữa VPđK cấp tỉnh với VPđK cấp huyện (hoặc Phòng Tài nguyên và Môi trường) còn lỏng lẻo, nhiều nơi còn lúng túng do chưa xây dựng ựược quy chế phối hợp giữa các cấp trong việc lập hồ sơ ựịa chắnh ban ựầu hoặc lập bổ sung hồ sơ ựịa chắnh; giải quyết thủ tục chuyển quyền giữa cá nhân với tổ chức; việc tổ chức chỉnh lý thường xuyên hồ sơ ựịa chắnh.
2.3.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất * VPđK cấp tỉnh:
a) Về cơ cấu các Phòng, Ban
Theo báo cáo của các ựịa phương; các VPđK thuộc Sở ựều tổ chức thành nhiều ựơn vị trực thuộc, phổ biến là các Phòng, một số nơi tổ chức thành bộ phận hoặc tổ (dưới ựây gọi chung là Phòng); mỗi VPđK thuộc Sở trung bình có từ 3 ựến 4 phòng; cụ thể như sau:
- VPđK tỉnh Lâm đồng tổ chức thành 6 phòng gồm: Kế hoạch - Văn phòng, Quản trị Mạng, Khai thác xử lý thông tin, đăng ký sử dụng ựất, Lưu trữ và Phòng đo ựạc;
- Có 6 VPđK tổ chức thành 5 phòng gồm: Hà Nội, Vĩnh Phúc, Lâm đồng, Vĩnh Long, Hậu Giang và An Giang; trong ựó chủ yếu có các phòng: Hành chắnh tổng hợp (hoặc Tổ chức Hành chắnh), đăng ký ựất ựai, Kỹ Thuật ựịa chắnh, Công nghệ và Phòng Quản lý Hồ sơ;
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦ 28 - Có 22 VPđK tổ chức thành 4 phòng gồm: Bắc Kạn, Thái Nguyên, Hòa Bình, Quảng Ninh, Bắc Giang, Hải Phòng, , Hà Nam, Thái Bình, Ninh Bình, Thanh Hóa, Nghệ An, đà Nẵng, Khánh Hòa, Bình Thuận, đắk Lắk, Hồ Chắ Minh, Bà Rịa - Vũng Tàu, đồng Tháp, Trà Vinh, Kiên Giang, Cà Maụ Trong ựó chủ yếu có các phòng: Hành chắnh tổng hợp (hoặc Tổ chức Hành chắnh), đăng ký ựất ựai, Kỹ Thuật ựịa chắnh và phòng Thông tin Lưu trữ;
- Có 17 VPđK tổ chức thành 3 phòng gồm: Hà Giang, Lào Cai, Yên Bái, Phú Thọ, Hải Dương, Hưng Yên, Bắc Ninh, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Phú Yên, đắk Nông, Bình Phước, Long An, Tiền Giang và Bến Trẹ Trong ựó chủ yếu có các phòng: Hành chắnh tổng hợp, Nghiệp vụ (hoặc đăng ký ựất ựai và đo ựạc) và phòng Thông tin Lưu trữ;
- Có 9 VPđK tổ chức thành 2 phòng gồm: Tuyên Quang, Cao Bằng, Lạng Sơn, Lai Châu, Bình định, Kon Tum, Tây Ninh, Cần Thơ và Bạc Liêụ Các phòng loại hình này gồm: Phòng Hành chắnh tổng hợp và Phòng Nghiệp vụ (hoặc Phòng Kỹ thuật - Nghiệp vụ hoặc phòng chuyên môn);
b) Về chức năng nhiệm vụ của các loại Phòng phổ biến:
- Phòng Nghiệp vụ: thường có ở những VPđK chỉ có 2 hoặc 3 Phòng; chức năng nhiệm vụ loại Phòng này thường chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các nhiệm vụ chuyên môn của VPđK; trừ một số ắt công việc (như lưu trữ hồ sơ, thu phắ và lệ phắ) ở một số ựịa phương do phòng Hành chắnh thực hiện
- Phòng đăng ký ựất ựai (hoặc Phòng đăng ký nhà ựất hoặc Phòng Thẩm ựịnh hồ sơ, Phòng cấp GCN) là loại phòng phổ biến ở những VPđK có từ 4 ựến 6 phòng trực thuộc.
Chức năng nhiệm vụ loại phòng này thường chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục hành chắnh về ựăng ký ban ựầu, ựăng ký biến ựộng, kể cả ựăng ký giao dịch bảo ựảm (gồm các công việc tiếp nhận hồ sơ, thẩm tra, lập phiếu chuyển thông tin, làm thủ tục trình cấp GCN hoặc thực hiện chỉnh lý biến ựộng, trừ việc trắch ựo thửa ựất). Riêng việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ ựịa chắnh
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦ 29 trên giấy và gửi thông báo chỉnh lý biến ựộng cho cấp huyện và xã ựối với các tổ chức ựã ựược cấp GCN ở một vài ựịa phương ựược giao do Phòng Lưu trữ hoặc Phòng khác thực hiện;
- Phòng Kỹ thuật ựịa chắnh (hoặc Phòng Kỹ thuật) cũng là loại phòng phổ biến ở những VPđK có từ 4 ựến 6 phòng trực thuộc.
Chức năng nhiệm vụ loại Phòng này thường chịu trách nhiệm thực hiện việc trắch lục bản ựồ dạng giấy hoặc trắch ựo ựịa chắnh khi thực hiện các thủ tục hành chắnh về ựất ựai; tổ chức việc lập hoặc hoàn thiện, nhân sao hồ sơ ựịa chắnh lần ựầu (dạng giấy, số) cho các cấp sử dụng; kiểm kê, thống kê ựất ựai và lập bản ựồ hiện trạng sử dụng ựất cấp tỉnh. Một số ựịa phương Phòng này còn có thêm chức năng triển khai xây dựng, quản lý, phát triển công nghệ thông tin
- Phòng Thông tin Lưu trữ ựịa chắnh (hoặc Phòng Lưu trữ, Phòng quản lý hồ sơ ựịa chắnh) cũng là loại phòng phổ biến ở những VPđK có từ 4 ựến 6 phòng trực thuộc. Chức năng nhiệm vụ loại Phòng này thường chịu trách nhiệm thực hiện việc quản lý, lưu trữ hồ sơ ựịa chắnh; việc trắch lục, trắch sao hồ sơ ựịa chắnh và cung cấp thông tin ựất ựai cho yêu cầu của cơ quan nhà nước và các tổ chức, cá nhân; một số nơi còn có thêm chức năng triển khai xây dựng, quản lý, phát triển công nghệ thông tin. Một số VPđK giao nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ ựịa chắnh cho Phòng đăng ký ựể tiện khai thác trong quá trình thẩm ựịnh hồ sơ; một số VPđK giao chức năng này cho Phòng Hành chắnh thực hiện.
- Phòng đăng ký giao dịch bảo ựảm chỉ có ở những VPđK có từ 5-6 phòng trực thuộc; nhiệm vụ Phòng này chỉ thực hiện nhiệm vụ ựăng ký giao dịch bảo ựảm.
- Phòng Thông tin ựất ựai (hoặc Phòng Công nghệ thông tin, phòng Quản trị mạng) chỉ có ở những VPđK có từ 5-6 phòng ựể thực hiện chức năng nhiệm vụ triển khai xây dựng, quản lý, phát triển công nghệ thông tin và cơ sở hạng tầng mạng của VPđK.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦ 30 Tuy nhiên trên thực tế chức năng nhiệm vụ của các Phòng chuyên môn của nhiều VPđK cấp tỉnh chưa ựược phân ựịnh rõ ràng, còn chồng chéo giữa các Phòng trong một số công việc, nhất là việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ ựịa