- Số ĐK trên BCĐPS, SC
18 1LHSGTOU Cty Lữ hành Công ty 901.009.750 898.485.750 2.524
3.3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty
chứng kiểm toán trong kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty UHY LTD
Thứ nhất, Sử dụng các phương pháp kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán phù hợp với từng đặc điểm kinh doanh của các khách hàng khác nhau:
Khách hàng của Công ty UHY LTD luôn luôn đa dạng từ các công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, sản xuất, xây dựng cho tới các công ty nhà nước liên doanh và các dự án nước ngoài. Mỗi công ty với mỗi loại hình kinh doanh khác nhau lại có những đặc điểm tổ chức, kế toán các phần hành khác nhau. Vì vậy để phát hiện ra những sai sót của công ty khách hàng buộc kiểm toán viên phải vận dụng một cách linh hoạt các kỹ thuật nhằm thu được các bằng chứng có độ tin cậy cao nhất.
Kiểm kê
Kiểm kê là kỹ thuật cần thiết cho bất kỳ cuộc kiểm toán nào kể cả cuộc kiểm toán mà kiểm toán viên không trực tiếp tiến hành kiểm kê thì KTV cũng thu thập bằng chứng kiểm kê của đơn vị được kiểm toán thực hiện.
Với các cuộc kiểm toán được có kế hoạch trước 31/12/2008, mặc dù các thủ tục mà UHY LTD hướng dẫn kiểm kê là chuẩn, cụ thể song khi áp dụng vào thực tế của công ty vẫn gặp phải một số các hạn chế. Đó là:
Thứ nhất, Trường hợp hàng hoá của đơn vị đang được ký gửi ở bên thứ ba (hàng gừi bán), KTV thường tiến hành gửi thư xác nhận với bên thứ ba để thu thập thông tin về số lượng cũng như về giá trị của tài sản. Với bên thứ ba độc lập KTV có thể thu thập thông tin một cách chính xác. Nhưng với bên thứ ba thiếu tính độc lập khi trả lời các thông tin trong thư xác nhận điều này dẫn tới một số rủi ro không đạt được trong quá trình kiểm toán. Để khắc phục được rủi ro này, trong quá trình kiểm kê với hàng hoá được lưu giữ ở bên thứ ba, KTV cần phải thu thập thê thong tin trên báo cáo tài chính của bên thứ ba tại trên khoản mục tài sản ngoại bảng của đơn vị, thông tin về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục hàng tồn kho, các thủ tục kiểm kê với hàng tồn kho. Nhằm đảm bảo hơn về tính chính xác với hàng hoá được ký gửi ở bên thứ ba, KTV nên tiến hành thủ tục chọn mẫu để kiểm tra thu thập thông tin về số lượng chủng loại tình trạng sử dụng của hàng tồn kho. Trường hợp KTV không thể trực tiếp tiến hành kiểm kê, KTV có thể xem xét việc ghi nhận hàng tồn kho của doanh nghiệp có đúng kỳ hay không. Bên cạnh đó, KTV có thể xem xét báo cáo đã được kiểm toán của bên thứ ba về khoản mục hàng tồn kho (như các thông tin về kiểm soát, quản lý hàng tồn kho, các thủ tục kiểm kê của bên thứ ba…)
Thứ hai, Với các hàng hoá đặc biệt như hoá chất, xăng dầu, than đá, điện… việc tiến hành kiểm kê mang lại rủi ro rất lớn do KTV không thể hiểu biết hết
được những đặc tính. Để hạn chế được những rủi ro cố hữu KTV viên nên cân nhắc tới việc sử dụng ý kiến của chuyên gia. Tuy nhiên, khi sử dụng ý kiến của chuyên gia KTV cần cân nhắc tới: Kỹ năng, trình độ nghiệp vụ của chuyên gia, tính khách quan của chuyên gia có như vậy thông tin mà chuyên gia cung cấp cho KTV mới đáng tin cậy. Trong quá trình thu thập ý kiến của chuyên gia, KTV cần xác định phạm vi công việc của chuyên gia và cung cấp cho họ đầy đủ thông tin cần thiết nhằm giảm thời gian chuyên gia đưa ra đánh giá. Thực hiện tốt thu thập bằng chứng từ chuyên gia có am hiểu về các loại hàng hóa trên giúp KTV có được thông tin với độ chính xác và độ tin cậy rất cao đồng thời là cơ sở giúp kiểm toán viên đưa ra kết luận chính xác về thực trạng của khoản mục hàng hóa.
Tùy theo từng trường hợp cụ thể, trong quá trình kiểm kê các loại hàng hóa, của đơn vị KTV có thể quan sát nhân viên thủ kho của đơn vị tiến hành sau đó tiền hành kiểm tra chọn mẫu lại nhằm khằng định tính chính xác. Khi thực hiện quan sát giúp kiểm toán viên tiết kiệm được thời gian, sức lực hơn mà vẫn thu được các bằng chứng với độ tin cậy cao. Thông thường kỹ thuật quan sát kiểm kê ít được thực hiện khoàn mục tiền mặt trong đơn vị do khỏan mục tiền mặt tồn quỹ không lớn dễ kiểm tra hơn.
Lấy xác nhận
Trong chu trình bán hàng thu tiền kỹ thuật này được sử dụng với khoản mục phải thu khách hàng và tiền gửi ngân hàng trong phần tiền của doanh nghiệp. KTV sử dụng kỹ thuật này nhằm xác nhận sự tồn tại số dư của các khoản mục này trên báo cáo tài chính của đơn vị là có thật. Với công ty UHY LTD nói chung và hầu hết các công ty kiểm tóan khác nói riêng còn tồn tại mốt số vấn đề khi tiến hành gửi thư xác nhận tới đơn vị thứ ba với khoản mục phải thu khách hàng. Để thu được các bằng chứng có độ tin cậy cao hơn với
thời gian thu thập ngắn hơn kiểm toán viên cấn thực hiện tốt các công việc sau:
Thứ nhất, Để giảm thiểu đuợc thời gian trong việc thu thập các bằng chứng qua thư xác nhận KTV cần tiến hành liên lạc trực tiếp với khách hàng ngay khi có kế hoạch kiểm toán (thực hiện trong gian đoạn chuẩn bị kiểm toán) nhằm thu thập các thông tin về bên thứ ba có liên quan tới tình hình công nợ (danh sách và địa chỉ của khách hàng, bảng phân tích tuổi nợ..) Sau khi có được những thông tin trên KTV nên tiến hành gửi thư xác nhận ngay trong ngày như vậy khi kết thúc cuộc kiểm toán KTV có thể thu được các biên bản xác nhận công nợ của bên thứ ba có liên quan. Điều này giúp KTV có bằng chứng để khẳng định tính chính xác của khoản mục đang kiểm toán.
Thứ hai, Với kỹ thuật này KTV UHY LTD thường không tiến hành gửi thư xác nhận toàn bộ với các công nợ mà thường tiến hành chọn mẫu nguyên nhân chủ yêu của vấn đề này là do số lượng bên thứ ba cần xác minh thường xuyên rất lớn. Nhằm tránh sai sót xảy ra KTV nên ưu tiên chọn mẫu gửi thư xác nhận với các khách hàng có số dư lớn, phát sinh nhiều trong năm, tồn tại các khoản nợ quá hạn chưa thanh toán… rồi tới các khoản có số dư nhỏ hơn hoặc trong năm có phát sinh lớn nhưng số dư cuối kỳ bằng không. Việc xác định tỷ lệ gửi thư xác nhận là điều quan trọng với công ty kiểm toán. nhằm hạn chế sai sót tỷ lệ này nên đạt ở mức 80-90 % tổng số dư cuối kỳ với khoản mục phải thu và 100% với tiền gửi ngân hàng.
Hoàn thiện hơn về kỹ thuật Lấy xác nhận giúp KTV thu thập được các thong tin về tình hình công nợ, số dư khoản mục tiền gửi tại ngày kết thúc niên độ một cách nhanh chóng hơn, chính xác hơn và đầy đủ hơn.
Phỏng vấn
Phỏng vấn với KTV là một kỹ thuật quan trọng trong thu thập bằng chứng kiểm toán. Qua phỏng vấn, KTV có thể thu thập được các thông tin mà
mình mong muốn với một dung lượng thời gian ít hơn hẳn so với các kỹ thuật khác. Tuy nhiên, việc thu thập bằng chứng qua phỏng vấn với độ tin cậy cao hay thấp phụ thuộc nhiều vào trình độ của KTV cũng như đối tượng được hỏi. Nhưng nếu KTV không thực hiện tốt kỹ thuật này ( nguyên nhân : KTV còn thiếu kinh nghiệm, kiểm toán viên không lắng nghe kế toán, do kế toán thiếu hợp tác,..) thì KTV khó có thể thu thập được bằng chứng từ kỹ thuật này hoặc bằng chứng thu thập được thiếu độ chính xác như vậy KTV phải thực hiện các thủ tục khác thay thế làm mất thời gian vào một khoản mục nhỏ ảnh hưởng tới tiến độ của cuộc kiểm toán.
Vì vậy, Hoàn thiện kỹ thuật này là điều tất yếu với mỗi công ty kiểm toán nói chung và UHY LTD nói riêng.
Nhằm hoàn thiện hơn kỹ thuật phỏng vấn, Công ty kiểm toán cần phải mở các khoá đào tạo cho KTV những điểm lưu ý cần khắc phục trong quá trình kiểm toán. Bằng việc xây dựng một số mô hình bảng hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như về hệ thống kế toán cụ thể cho từng loại hình của doanh nghiệp cũng như khái quát hoá các câu hỏi qua lưu đồ sẽ giúp cho KTV trong quá trình thu thập thông tin.
Với mỗi cuộc kiểm toán KTV cần phải xác định rõ đâu là đối tượng xác minh trực tiếp, gián tiếp. Việc đưa ra các câu hỏi phải sát hơn với vấn đề, khoản mục đang kiểm toán như vậy thông tin KTV thu thập được sẽ chính xác hơn, thời gian thu thập thông tin ngắn hơn.
Quan sát
Kỹ thuật quan sát ít được các KTV UHY sử dụng, bằng chứng của kỹ thuật này mang lại có độ tin cậy cao chi phí thấp song phải đi kèm với các kỹ thuật khác nhằm đảm bảo tính đầy đủ. Nhằm giàm thiểu thời gian tiến hành kiểm kê cũng như giảm thiều công việc KTV tiến hành KTV nên kết hợp giữa phương pháp quan sát với kiểm kê. Tức là KTV chỉ tiến hành quan sát nhân
viên của đơn vị khách hàng tiến hành sau đó chọn mẫu đại diện tiến hành kiểm kê.
Để thông tin kỹ thuật này mang lại có độ chính xác hơn KTV UHY cần phải lựa chọn đúng thời điểm để quan sát, khi KTV tiến hành kỹ thuật này không nên báo trước với kế toán, thủ kho (đã được chấp thuận của công ty) nhằm đưa ra bằng chứng khách quan. Do kỹ thuật này thực chất là việc KTV tiến hành thị sát đơn vị được kiểm toán để có ấn tượng chung về máy móc, các cá nhân thực hiện nhiệm vụ nhằm đánh giá về thực trạng hoạt động của đơn vị.
Phân tích
Việc áp dụng thủ tục phân tích, tại UHY LTD thường được tiến hành trong giai đoạn chuần bị kiểm toán và thực hiện kiểm toán. Thông qua tiến hành phân tích sơ bộ với bảng cân đối kế toán cũng như phân tích báo cáo kết quả kinh doanh nhằm đánh giá chung tình hình kinh doanh của đơn vị. Tại UHY LTTD kỹ thuật phân tích (phân tích ngang) so sánh số liệu bình quân của đơn vị với số liệu bình quân của ngành hoặc với số liệu của các đơn vị khác trong ngành chưa được thực hiện.
Do vậy, để có thêm thông tin KTV nên thực hiện so sánh các thông tin tài chính của doanh nghiệp với thông tin tài chính của các đơn vị trong cùng ngành có cùng quy mô hoạt động (tỷ lệ thanh toán nhanh, tỷ lệ nợ quá hạn…) cũng như tiến hành phân tích sâu hơn về các khoản mục như phân tích tuổi nợ của khách hàng, phân tích các biến động của tiền gửi ngân hàng, phải thu khách hàng, doanh thu nhằm thấy được biến động của khỏan mục qua các thời kỳ.
Thực hiện tốt quá trình phân tích giúp cho KTV có được cái nhìn sâu sắc, toàn diện hơn về khách hàng đồng thời thấy được khả năng phát triển trong
tương lai. Từ đó phát hành báo cáo kiểm toán với chất lượng cao hơn. Tuy nhiên để thực hiện đánh giá được kết quả hoạt động kinh doanh một cách toàn diện và khách quan, KTV cần có nhiều kinh nghiệm, hiểu biết chuyên sâu trong lĩnh vực nghiên cứu và đặc biệt là có khả năng bao quát được vấn đề.
Thứ hai, Nâng cao chất lượng của đội ngũ kiểm toán viên
Một trong những yếu tố quan trọng nhất và quyết định tới sự thành công của một cuộc kiểm toán đó chính là các kiểm toán viên những người trực tiếp tham gia, thực hiện và cũng là người đưa ra ý kiến của mình về báo cáo kiểm toán dựa trên những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm toán.
Vì vậy để thu thập được các bằng chứng kiểm toán có chất lượng cao đòi hỏi KTV phải nắm vững được kiến thức về các kỹ thuật thu thập bằng chứng, ưu, nhược điểm cũng như điều kiện vận dụng của từng phương pháp trong các loại hình doanh nghiệp cụ thể nhằm giảm thiều được thời gian thu thập cũng như nâng cao chất lượng của bằng chứng. Ngoài ra KTV cần phải có kiến thức tổng hợp am hiểu về nhiều loại hình kinh doanh vì khách hàng có nhu cầu kiểm toán rất đa dạng thuộc mọi thành phần kinh tế trong mọi lĩnh vực kinh doanh. Vì vậy nâng cao trình độ kiểm toán viên là yếu tố cốt lõi và tất yếu đối với mọi công ty kiểm toán nói chung và với UHY LTD nói riêng.
Nhằm nâng cao trình độ KTV công ty UHY LTD cần phải mở thêm các lớp đào tạo chuyên ngành, bồi dưỡng thêm cho kiểm toán viên sau mỗi mùa kiểm toán rút ra những kinh nghiệm cũng như hạn chế trong mỗi cuộc kiểm toán. Liên tục cập nhật thêm những thông tin mới của bộ tài chính về các vấn đề liên quan tới các lĩnh vực kinh doanh, cũng như các thông tin tài chính. Bên cạnh đó Công ty nên kiểm soát chặt chẽ quá trình tuyển dụng và đào tạo để đội ngũ kiểm toán viên có chất lượng cao hơn.
Công ty cần cử thêm các nhân viên kiểm toán của mình tham gia các lớp học ACCA cũng như các cuộc hội thảo của UHY quốc tế nâng cao chất lượng của kiểm toán.
Thứ ba, Tiến hành áp dụng các phần mềm kiểm toán vào trong quá trình chọn mẫu
Với mỗi cuộc kiểm toán, kiểm tra chi tiết tài khoản là một trong những kỹ thuật có độ tin cậy, chính xác cao nhất. Tuy nhiên phải đảm bảo điều kiện là các mẫu được chọn phải đại diện cho khoản mục. Trong đó, một trong những yếu tố quan trọng giúp KTV thu được mẫu đại diện là tiến hành áp dụng phần mềm kiểm toán một cách khoa học và linh hoạt.
Tại UHY LTD kiểm toán viên sử dụng phần mềm CMA tuy nhiên phần mềm này chưa được áp dụng trong mọi cuộc kiểm toán với toàn bộ các khoản mục. Trong một số cuộc kiểm toán kiểm toán viên còn tiến hành chọn mẫu theo kinh nghiệm và theo ước tính cá nhân nên các mẫu được có khả năng sai sót lớn hoặc không có tính đại diện làm cho kết luận của kiểm toán viên về khoản mục không được hoàn toàn chính xác. Do vậy để chất lượng của các mẫu được chọn tốt hơn, Công ty cần phải tiếp tục đào tạo đội ngũ nhân viên về cách thức sử dụng và áp dụng triệt để phần mềm trong các cuộc kiểm toán.