1. Trên cơ sở kết quả các cuộc họp, chúng ta có v tổng hợp và đề cập đầy đủ các nội dung quan
2.2 Thực trạng vận dụng kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền
kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền
2.2.1 Kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty ABC
2.2.1.1 Kiểm toán khoản mục doanh thu
Công ty ABC là khách hàng mới của UHY LTD hoạt động trong lĩnh vực xây dựng do đó UHY LTD tiến hành thu thập các bằng chứng kỹ hơn. Tiền thân của Công ty ABC là Công ty vật liệu xây dựng và xây lắp được thành lập theo quyết định 168 NN/ TCCB/QĐ 04/03/1993 của Bộ NN&PTNT. Ngày 20/08/2004 được đổi tên thành Công ty ABC theo quyết định 2506/QĐ/BNN- TCCB. Theo đó Công ty hoạt động trong các lĩnh vực sau:
Thứ nhất: Xây dựng các công trình công cộng dân dụng và công trình công nghiệp; Thứ hai: Xây dựng các công trình thuỷ lợi và đê kè, hồ đập;
Thứ ba: Xây dựng các công trình giao thông; Thứ tư: Xây dựng đường dây và trạm biến thế;
Thứ năm: Khoan giếng cấp nước và xây dựng các công trình cấp thoát nước đô thị và nông thôn;
Thứ sáu: Khai khoáng cải tạo, xây dựng đồng ruộng và xây dựng các khu tái định cư;
Thứ bảy: Sản xuất, cung ứng và kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng;
Thứ tám: Hoàn thiện các công trình xây dựng và kinh doanh trang trí nội thất, tư vấn xây dựng, đầu tư xây dựng khu đô thị, khu công nghiệp.
Niên độ kế toán Công ty từ 01/01 tới 31/12 dương lịch, đơn vị tiền tệ được sử dụng trong báo cáo tài chính VNĐ. Cũng như nhiều công ty có quy mô vừa và lớn việc hạch toán của công ty tuân thủ theo quyết định 15/BTC. Hình
thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ. Trong năm tài chính 2008 Công ty không có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ.
Sau đây là các bằng chứng kiểm toán viên thu thập được khi tiến hành kiểm toán tại công ty ABC
Phỏng vấn
Đối với Công ty ABC là khách hàng mới của công ty, KTV tiến hành phỏng vấn kế toán trưởng về việc doanh thu được ghi nhận như thế nào, qui trình bán hàng và việc theo dõi sổ như thế nào để biết được sự ghi nhận của doanh thu. đồng thời KTV còn tiến hành soạn thảo bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ với doanh thu và yêu cầu kế toán trả lời các câu hỏi sau:
Bảng 4: Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ về khoản mục doanh thu bán hàng tại Công ty ABC.
Sau khi tiến hành đưa ra những câu hỏi bước đầu về tìm hiều hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng KTV tiến hành phỏng vấn thêm kế Khách hàng: Công ty ABC Tham chiếu :
Kỳ: 31/12/2008 Người lập:NTT Ngày: 13/2/2009 Bước công việc: Tổng hợp Người soát xét: NML
Câu hỏi Có Không N/A Ghi chú
1. Các chính sách bán hàng có được qui định thành văn bản không?
v 2. Có kế hoạch bán hàng theo tháng, quý năm hay không ?
v 3. Các hợp đồng bán hàng đã ký có được lưu trữ khoa học và thuận lợi kho cần đến hay không ?
v
4. Hợp đồng bán hàng có được đánh liên tục theo thứ tự thời gian hay không ?
v 5. Hoá đơn bán hàng ghi sai có được lưu giữ, bảo quản đúng theo thể thức hay không ?
v 6. Các bảng báo giá, hoá đơn bán hàng gửi cho người mua có được phê duyệt của BGĐ trước khi gửi đi không ?
v
7. Người viết hoá đơn có độc lập với người giao hàng hay không?
v 8. Có quy định bắt buộc phải có chữ ký của người mua trên các hoá đơn bán hàng hay không ?
v 9. Có quy định phải lập biên bản khi có hàng bán bị trả lại hay không ?
v 10. Doanh thu bán hàng có được theo dõi riêng cho từng loại mặt hàng, nhóm hàng?
v 11. Việc phản ánh doanh thu có theo kỳ kế toán không ?
v
Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ khoản mục doanh thu Khá: v Trung bình Yếu
toán trưởng về việc doanh thu được ghi nhận như thế nào, qui trình bán hàng và việc theo dõi sổ như thế nào để biết đuợc sự ghi nhận của doanh thu.
Qua quá trình phỏng vấn KTV thu thập được các thông tin sau:
Doanh thu của Công ty được ghi nhận khi đơn vị có thể thu được các lợi ích kinh tế và có thể được xác định một cách chắc chắn. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi các rủi ro, lợi ích và quyến sở hữu hàng hoá được chuyển sang người mua, đồng thời đơn vị có thể xác định các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Thời điểm ghi nhận doanh thu thông thường trùng với thời điểm chuyển giao hàng hóa, dịch vụ, phát hành hoá đơn cho người mua và người mua chấp nhận thanh toán.
Với doanh thu xây dựng: Doanh thu chỉ được ghi nhận trên cơ sở xác nhận khối lượng hoàn thành với khách hàng, quyết toán giá trị A-B và khách hàng chấp nhận thanh toán.
Từ những thông tin thu thập trong quá trình phỏng vấn KTV tiếp tục tiến hành kiểm toán khoản mục doanh thu nhằm khẳng định tính đúng đắn của khoản mục.
Phân tích:
Là khách hàng mới của UHY, KTV thường tiến hành các thủ tục phân tích bước đầu nhằm tìm ra những biến động về mặt doanh thu trong các tháng, cũng như doanh thu của công ty so với toàn ngành từ đó tập trung kiểm tra tài liệu vào những tháng nào.
Phân tích là quá trình so sánh, đối chiếu đánh giá các mối quan hệ để xác định tính hợp lý của các số dư các tài khoản. Kỹ thuật phân tích bao gồm 3 nội dung chính dự đoán (ước tính số dư tài khoản, giá trị của các chỉ tiêu liên quan), so sánh (đối chiếu số dự đoán của KTV vơi số liệu trên báo cáo), cuối cùng là đánh giá (là việc kết hợp các phương pháp khác để phân tích và kết luận về các chênh lệch xảy ra).
Với UHY LTD phương pháp phân tích được sử dụng chủ yếu đó là phân tích ngang so sánh số liệu của năm nay với năm trước để thấy được các biến động tăng giảm một cách bất thường, phân tích chỉ tiêu này trong mối quan hệ mật thiết với chỉ tiêu khác.
Phân tích là kỹ thuật mang lại cho KTV cái nhìn khái quát nhất về khoản mục kiểm tra trong mối quan hệ với các chỉ tiêu khác trong các năm tài chính khác nhau. Tuy nhiên, kỹ thuật này chỉ có ý nghĩa khi các chỉ tiêu thực sự có mối quan hệ với nhau, cùng đồng nhất về nội dung cũng như phương pháp tính. Ngoài ra bằng chứng thu thập được từ kỹ thuật này có hiệu lực hay không phụ thuộc rất lớn vào năng lực của KTV. Việc KTV xây dựng mô hình ước tính sai thì rủi ro của kỹ thuật này là rất lớn.
Với quá trình phân tích, KTV của UHY LTD tiến hành phân tích trên 2 hướng:
Thứ nhất: tiến hành phân tích sơ bộ trên cơ sở so sánh số đầu năm (số của kiểm toán năm trước với số năm nay) Thứ hai: Tiến hành phân tích tỷ lệ doanh thu với giá vốn của từng công trình để thấy được sự hợp lý, mức độ biến động. Quá trình phân tích sơ bộ cho KTV thêm những thông tin sau
Biểu3: Trích Phân tích sơ bộ về khoản mục doanh thu của Công ty ABC
Với việc tiến hành phân tích tỷ lệ doanh thu so với giá vốn, KTV nhận thấy rằng tỷ lệ này của ABC quá cao, do vậy KTV kiểm tra kỹ hơn về doanh thu ghi nhận trong kỳ cũng như là TK 154 của doanh nghiệp.
Client: CÔNG TYABC Prepared: HTU
Period: To 01/01/2008 From 31/12/2008 Reviewed:
Subject: Phân tích sơ bộ P&L < >
Trước Kiểm toán Sau Kiểm toán Nội dung Mã số Trước kiểm toán Năm 2008 Phân loại Đ/c Sau kiểm toán Năm 2008 Năm 2007
>………. >10% >……….
>10 %
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 110,085,627,199 - 110,085,627,199 74,296,976,600
35,788,650,59
9 48%
35,788,650,599 48%
Các khoản giảm trừ doanh thu 03 - - - -
- -
- -
Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ
10 110,085,627,199 - 110,085,627,199 74,296,976,600
35,788,650,59
9 48%
Khách hàng: Công ty ABC Người thực hiện: LTL
Kỳ: 31/12/2008 Người soát xét: NML
Tên công trình- đơn vị thi công Giá trị nghiệm thu Doanh thu thuần Kết chuyển giá vốn Tỉ lệ
I- Phạm Anh P- ban thủy lợi 19,341,625,809 17,582,678,346 16,585,013,403 94%
1. Kênh N17 Núi cốc (14,272,191) (13,592,563) (12,664,871) 93%
2. Cống điều tiết Hà Đông 4,382,155,000 3,983,777,273 3,764,669,523 95%
3. Cải tạo kệm và công trình 1,589,311,000 1,444,828,182 1,349,469,522 93%
4. Hồ Tân Dân 4,026,060,000 3,660,050,545 3,458,751,545 95%
5. Kè Thụy Vân 5,245,272,000 4,768,430,000 4,532,392,715 95%
6. Trường tư thục 4,113,100,000 3,739,184,909 3,492,394,969 93%
II. Lê Đình Cường.Phòng XDKD 13,293,333,769 12,084,848,881 11,480,741,503 95%
1. Hệ thống cấp nước sinh hoạt 710,586,000 645,987,273 610,457,973 95%
2.Trường Dân lập Miền Trung 999,296,000 908,450,909 858,468,109 94%
3. Tưới rau Hồ Bảo Linh 6,262,753,000 5,693,411,818 5,380,274,168 94%
4.Trạm y tế xã Thụy Cát 3,145,506,000 2,859,550,909 2,733,730,669 96%
5. Di dời đường ống 2,175,192,769 1,977,447,972 1,897,810,584 96%
III. Lê Văn Tân 6,118,561,000 5,562,328,182 5,331,750,762 96%
1. XD cơ sở làm việc Đoàn địa chất 2,833,004,000 2,575,458,182 2,476,303,042 96%
2. Đường trại 3,285,557,000 2,986,870,000 2,855,447,720 96%
IV. Nguyễn Chí Dũng- Xây lắp II 9,728,597,000 8,844,179,091 8,448,314,067 96%
1. DA giống nấm chất lượng cao 2,090,087,000 1,900,079,091 1,816,475,611 96%
2.DA giống lúa 1,344,229,000 1,222,026,364 1,161,536,059 95%
3. XD công trình thủy lợi 3,591,277,000 3,264,797,273 3,121,146,193 96%
4. XD công trình cung ứng 2,703,004,000 2,457,276,363 2,349,156,204 96%
V. Phạm Trung Kiên 26,662,706,326 24,238,823,933 23,143,585,926 95%VI.Trương Thanh Phán - XLIII 14,524,335,383 13,203,941,257 12,564,921,063 95% VI.Trương Thanh Phán - XLIII 14,524,335,383 13,203,941,257 12,564,921,063 95% VII. Lê Thanh Hải 2,229,312,422 2,012,303,978 2,636,983,655 131% VIII. BCHCT Trần Thị Hiền 1,442,380,190 1,311,254,718 1,253,559,510 96% IX.Phạm Văn Đề 1,927,832,713 1,752,575,194 1,693,062,738 97%
X.Lê Đình Nhiệm 217,510,429 207,152,790 194,102,164 94%
XI. BCHCT khác 4,474,683,565 4,067,894,150 4,990,510,348 123%
Phần Xây dựng 99,960,878,606 90,867,980,520 88,322,545,139 97% Phần kinh doanh vật tư 19,993,317,489 18,947,573,951 18,747,640,777 99%
1.Phòng kinh doanh vật tư II 7,230,784,945 6,868,461,853 6,814,154,084 99% 2.Chi nhánh Quảng Bình 12,762,532,544 12,061,112,098 11,933,486,773 99%
Tổng doanh thu XD và kinh doanh 119,954,196,095 109,815,554,471 107,070,185,916 98%
Chi phí cho đội 1,110,000
Phần cho thuê nhà 270,072,727
Tổng doanh thu 119,954,196,095 110,085,627,198 107,071,295,916 97% Notes:
Như vậy tỷ lệ giá vốn chiếm khoảng 95% trong từng đội các biệt và có những công trình quyết toán xong bị giảm khối lượng, hoạt động thực hiện xong vẫn còn chi phí nhưng không doanh thu -> Công trình lô Đề nghị kế toán kiểm tra và tiến hành điều chỉnh kịp thời
Trong phân tích doanh thu tăng trong năm 2008 của công ty ABC kiểm toán viên nhận thấy rằng trước kiểm toán và sau kiểm toán khỏan mục này không có chênh lệch, từ năm 2008 doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng 48% so với năm 2007 hay tăng 35,788,650,599 đ đây là mức tăng khá lớn trong tình hình kinh tế suy thoái như hiện nay. Vì vậy kiểm toán viên đánh dấu vấn đề trên và tiến hành phân tích kỹ hơn nhằm tìm ra các dấu hiệu sai phạm.
Trong biểu phân tích tiếp theo phân tích tỷ lệ giá vốn/ doanh thu thuần. Kiểm toán viên phân tích tỷ lệ này nhằm thu thập thêm thông tin về sự hợp lý trong việc ghi nhận doanh thu chi phí, kết quả doanh nghiệp hoạt động có lãi hay không. Qua phân tích ta thấy tỉ lệ giá vốn/doanh thu của doanh nghiệp quá cao trung bình của mỗi công trình lên tới 95%, thậm chí còn có những công trình tới 123%. Với tỷ lệ này thì doanh nghiệp không hoặc có lãi rất ít, đây cũng là một dấu hiệu để kiểm toán viên nghi ngờ doanh nghiệp khai tăng chi phí nhằm giảm lợi nhuận của công ty. Qua phân tích bước đầu nhằm cũng cố thêm bằng chứng để đưa ra các kết luận của mình kiểm toán viên tiếp tục tiến hành các kỹ thuật sau:
Tính toán
KTV tíên hành tính toán các khoản mục doanh thu nhằm tìm ra chênh lệch từ đó đưa ra các bút toán điều chình thích hợp. Quá trình tính toán của Công ty được thực hiện dựa trên việc tổng hợp số phát sinh trong kỳ của khoản mục doanh thu trên thuyết minh báo cáo tài chính đưa so sánh với số liệu trên bàng cân đối thử, sổ hạch toán chi tiết (sổ cái), và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của Công ty. Quá trình tính toán KTV thấy doanh thu của Công ty không có chênh lệch số liệu được trình bày hợp lý, đúng đắn. Từ đó KTV viết vào giấy tờ làm việc của mình kết hợp với các bằng chứng khác nhằm đưa ra kết luận về khoản mục doanh thu của công ty. Giấy tờ làm việc này được giập ghim và cho vào chỉ mục 7100 trong file kiểm toán về công ty ABC.
Trong quá trình tính toán của mình KTV thu thập được các bằng chứng sau:
Biểu 5: Trích giấy tờ làm việc KTV - Doanh thu Công ty ABC
Khách hàng: Công ty ABC Người thực hiện: LTL
Kỳ: 31/12/2008 Người soát xét: NML
Nội dung Số sổ sách Số đề nghị đ/chỉnh Số sau điều chình