Dựa trên cơ sở detail packinglist từ bộ phận sản xuất của các phân xưởng để đặt booking cho lô hàng. Chi tiết như sau: Lô hàng xuất khẩu này đi bằng tàu biển (trước đó bộ phận sản xuất phải cung cấp detail packinglist trước 7 ngày) cho nhân viên xuất khẩu để làm căn cứ booking cho hãng tàu, theo đó booking phải ghi rõ số lượng hàng sẽ gửi đến hãng tàu. Và được dùng làm căn cứ xác định các chứng từ cần chứng thực trên tờ khai hàng hóa xuất khẩu
Đồng thời nhân viên xuất khẩu sẽ lập bảng cân đối định mức cho các mã hàng, để sau đó đăng ký định mức ở chi cục Hải quan. Đối với các mã hàng lập lại, đã đăng ký định mức trước đó thì không cần phải khai báo lại, chỉ cần đăng ký tờ khai xuất khẩu mà thôi.
Nhân viên xuất khẩu tiến hành việc khai báo qua phần mền Hải quan cung cấp, và tờ khai hàng hoá xuất được đăng ký, sau khi đã có được phản hồi từ phần mền Hải quan thì nhân viên xuất khẩu tiến hành in tờ khai và tập hợp đủ bộ hồ sơ sau đó trình trưởng phòng và đại diện Công ty ký tên. Bộ hồ sơ gồm:
- Phiếu ghi kết quả phúc tập hồ sơ: 1 bản;
- Phiếu tiếp nhận và bàn giao hồ sơ Hải quan: 1bản;
- Đơn đề nghị chuyển cửa khẩu hoặc biên bản bàn giao: 2 bản; - Tờ khai hàng hoá xuất khẩu HQ/2002-NK: 2 bản
- Phụ lục tờ khai Hải quan (nếu có): 2 bản; - Packing list: 2 bản;
- Các công văn (nếu có): 2 bản gốc.
Khi bộ hồ được chuyển đến khâu hoàn thành tờ khai. Tại đây, nhân viên xuất khẩu sẽ tách bộ hồ sơ thành 2 phần, một bàn giao Hải quan lưu và một bản người khai Hải quan lưu.
Bản lưu Hải quan gồm các chứng từ được sắp xếp theo thứ tự sau: - Phiếu ghi kết quả phúc tập hồ sơ Hải quan;
- Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ Hải quan; - Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra Hải quan; - Tờ khai hàng hoá xuất khẩu;
- Packing list (bản gốc);
- Các chứng từ khác (nếu có yêu cầu). Bản lưu người khai Hải quan gồm :
- Tờ khai hàng hoá xuất khẩu; - Packing list (bản sao);
- Đơn đề nghị chuyển cửa khẩu.
Khi đến ngày giao hàng, bộ phận kiểm tra của công ty sẽ lập một biên bản final để xác nhận hàng giao đúng số lượng và chất lượng như hợp đồng xuất khẩu đã ký kết, nếu như hàng được giao đến và khách hàng kiểm tra thấy không đúng chất lượng, số
lượng như thoả thuận trong hợp đồng thì Công ty sẽ bị phạt theo các điều khoảng ghi trong hợp đồng .