Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng xuất khẩu. Hợp đồng xuất khẩu thường được thành lập dưới hình thức văn bản. Ở nước ta, hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối với các đơn vị xuất khẩu. Đây là hình thức tốt nhất để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Ngoài ra nó còn tạo thuận lợi cho thống kê, theo dõi, kiểm tra việc ký kết và thực hiện hợp đồng.
Khi ký kết hợp đồng, các bên cần chú ý một số quan điểm sau:
- Cần có sự thoả thuận thống nhất với nhau tất cả mọi điều khoản cần thiết trước khi ký kết.
- Mọi điều kiện cần rõ ràng tránh tình trạng mập mờ, có thể suy luận ra nhiều cách.
- Mọi điều khoản của hợp đồng phải đúng với luật lệ của hai quốc gia và thông lệ quốc tế.
- Ngôn ngữ của hợp đồng là ngôn ngữ hai bên cùng chọn và thông hiểu
Một hợp đồng xuất khẩu thường gồm những phần sau:
- Số hợp đồng
- Ngày và nơi ký hợp đồng
- Các điều khoản của hợp đồng như:
+ Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, bao bì, ký mã hiệu + Giá cả, đơn giá, tổng giá
+ Thời hạn và địa điểm giao hàng, điều kiện giao nhận + Điều kiện thanh toán
- Điều kiện khiếu nại, trọng tài + Điều kiện bất khả kháng + Chữ ký của hai bên
Với những hợp đồng phức tạp nhiều mặt hàng thì có thêm các phục lục là những bộ phận không thể tách rời cuả hợp đồng.