Khi thanh toán séc, người thụ hưởng hoặc người được uỷ quyền cần xuất trình: séc kèm CMND của mình hoặc các giấy tờ tuỳ thân hợp lệ và phù hợp thông tin ghi trên séc cho giao dịch viên kiểm tra.
Khi nhận được tờ séc được nộp vào, giao dịch viên sẽ tiến hành kiểm tra như sau:
- Số dư hiện tại của khách hàng.
- Séc do VCB bán và được điền đầy đủ yếu tố theo quy định.
- Người yêu cầu được thanh toán là người thụ hưởng hợp pháp của tờ séc đó (kiểm tra CMND người cầm séc có trùng với người được hưởng ghi trên tờ séc)
- Séc vẫn nằm trong thời hạn thanh toán (tức séc được xuất trình trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký phát), số seri của tờ séc có hợp lệ không (kiểm tra trên máy tính).
- Tên công ty, tài khoản công ty, số tiền bằng chữ, bằng số có khớp không.
- Có đầy đủ chữ ký và dấu của người được quyền ký phát séc (chủ tài khoản, kế toán trưởng (nếu có)) và khớp đúng với mẫu đã đăng ký tại VCB.
Nếu mọi thông tin đều được xác nhận là chính xác và số dư trên tài khoản của khách hàng đủ thanh toán séc thì khách hàng đủ điều kiện rút séc. Giao dịch viên tiến hành giải quyết tờ séc nhận được.
Nếu khách hàng nộp séc của VCB khác cùng hệ thống phát hành thì giao dịch viên cần in mẫu dấu và mẫu chữ ký của khách hàng để kiểm tra. Đồng thời rút séc trong trường hợp này phải hạch toán thu phí dịch vụ ngân quỹ.
Nợ TK 4211 : Tiền gửi thanh toán của KH bằng VNĐ Có TK 719 : Phí dịch vụ ngân quỹ.
Có TK 4531 : Thuế VAT phải nộp. (nếu có)
Nếu trong hạn mức của mình thì giao dịch viên ghi vào Bảng kê (các loại tiền mặt ngân hàng chi ra) bao gồm loại tiền, số lượng và
nhận tiền. Đưa tiền kèm phiếu chi cho khách hàng, ngân hàng giữ lại séc va øBảng kê.
Nếu ngoài hạn mức của mình thì giao dịch viên trình kiểm soát viên duyệt, rồi chuyển qua ngân quỹ chi tiền cho khách hàng.
* Rút séc VNĐ từ TK VNĐ: Hạch toán:
Nợ TK 4211 : TG thanh toán của KH bằng VNĐ. Có TK 1011 : Tiền mặt tại quỹ bằng VNĐ.
* Rút séc USD từ TK USD: khách hàng phải chứng minh được việc sử dụng USD là cần thiết bằng tiền mặt (cung cấp các chứng từ liên quan đến việc sử dụng USD của khách hàng cho ngân hàng).
Hạch toán:
Nợ TK 4221 : TG thanh toán của KH bằng ngoại tệ. Có TK 1031 : Tiền mặt tại quỹ bằng ngoại tệ.
Trong hai trường hợp rút séc trên, nếu người nhận tiền là công ty thì ngân hàng chỉ cần in 1 phiếu chi giao khách hàng, séc giao dịch viên lưu giữ. Nếu người nhận tiền là khách hàng của công ty thì ngân hàng sẽ in 2 phiếu chi, giao dịch viên lưu tờ séc, 1 phiếu chi giao người nhận tiền, 1 phiếu chi báo nợ cho công ty.
* Rút séc VNĐ từ TK USD: hạch toán kèm tỷ giá ngay thời điểm giao dịch
Nợ TK 4221 : TG thanh toán của KH bằng ngoại tệ. Có TK 4711 : Mua bán ngoại tệ kinh doanh.
Nợ TK 4712 : TT mua bán ngoại tệ kinh doanh. Có TK 1011 : Tiền mặt tại quỹ bằng VNĐ.
Trong trường hợp này, nếu người nhận tiền là công ty thì giao dịch viên in 1 phiếu chi, 1 phiếu hạch toán và 1 phiếu nhận tiền. Giao dịch viên lưu séc kèm phiếu chi, giao cho khách hàng phiếu hạch toán và phiếu nhận tiền về cho công ty. Nếu người nhận tiền là khách hàng của công ty thì giao dịch viên phải in 1 phiếu chi, 2 phiếu hạch toán, 2 phiếu nhận tiền, giao dịch viên lưu séc kèm phiếu chi, 1 phiếu hạch
toán và 1 phiếu nhận tiền giao cho người nhận tiền, 1 phiếu hạch toán và 1 phiếu nhận tiền còn lại báo nợ cho khách hàng.