2.4.4.1. Sai lầm liên hàng:
* Khách hàng gửi UNC yêu cầu VCB BD thanh toán cho khách hàng của họ mở tài khoản ở một ngân hàng khác hệ thống, ngoại tỉnh mà ở đó có chi nhánh VCB. Lúc này quy trình thanh toán được thực hiện như sau: VCB BD gửi Giấy báo có cho VCB ở tỉnh cần chuyển đến nhờ bù trừ hoặc ghi có vào tài khoản của ngân hàng đơn vị nhận nếu có mở tài khoản phụ ở VCB. Những sai lầm có thể mắc phải do sai tên đơn vị hưởng hoặc sai tài khoản đơn vị hưởng làm cho ngân hàng đơn vị nhận không thể ghi có cho khách hàng của mình. Lúc này VCB BD sẽ nhận được điện tra soát liên hàng đề nghị điều chỉnh lại tên hoặc tài khoản của đơn vị hưởng sao cho khớp đúng. Trong lúc chờ điều chỉnh, số tiền này sẽ được ghi vào sai lầm.
Hạch toán:
- Nếu ngân hàng bên đơn vị hưởng không mở tài khoản tiền gửi phụ ở Vietcombank:
Nợ TK 4540 : Chuyển tiền đến chuyển tiếp Có TK 4599 : Sai lầm trong liên hàng
- Nếu ngân hàng bên đơn vị hưởng có mở tài khoản phụ ở Vietcombank:
Nợ TK 4111 : Tiền gửi thanh toán của TCTD bằng VNĐ
(hoặc 4121) (hoặc ngoại tệ)
Có TK 4599 : Sai lầm trong liên hàng
Sai lầm có thể do giao dịch viên ghi không đúng so với UNC hoặc do khách hàng ghi sai trong UNC. Khi nhận được điện điều chỉnh giao dịch viên sẽ kiểm tra xem mình có ghi sai ko. Nếu không thì báo cho khách hàng biết để điều chỉnh gấp. Sau khi có điều chỉnh từ phía khách hàng, VCB BD sẽ chuyển tiếp số tiền này cho ngân hàng đơn vị hưởng hay trả vào tài khoản của khách hàng tuỳ theo yêu cầu của khách hàng.
- Nếu chuyển tiếp:
Nợ TK 4599 : Sai lầm trong liên hàng
(Hoặc 4111 : TG thanh toán của TCTD bằng VNĐ.)
(hoặc 4121) (hoặc ngoại tệ)
- Nếu trả vào tài khoản của khách hàng:
Nợ TK 4599 : Sai lầm liên hàng
Có TK 4211 : Tiền gửi thanh toán của KH bằng VNĐ
(hoặc 4221) (hoặc ngoại tệ)
* VCB BD tra soát VCB khác, đề nghị điều chỉnh sai lầm. Lúc này quy trình cũng tương tự như khi bị tra soát.