Do ngoại tệ không được tự do chuyển đổi theo quy định của pháp luật nên trong bù trừ, để đảm bảo quy định đó, kế toán bù trừ không chấp nhận chuyển đi những khoản tiền bằng ngoại tệ cũng như không nhận những Lệnh thanh toán bằng ngoại tệ mà sẽ chuyển trả lại cho khách hàng hoặc cho ngân hàng gửi lệnh.
* VCB BD chuyển Lệnh chuyển có:
Trong một ngày có ba phiên thanh toán bù trừ. Sau mỗi phiên NHNT gửi lệnh đi thì sau đó NHNN sẽ chuyển Lệnh chuyển có cho NHNT để báo có cho khách hàng.
Khi nhận được chứng từ thanh toán của khách hàng, kế toán viên giao dịch phải có trách nhiệm kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Riêng đối với chứng từ điện tử, ngân hàng thành viên phải in (chuyển hoá) chứng từ điện tử ra giấy, ký tên, đóng dấu theo đúng quy định để phục vụ cho việc kiểm soát, bảo quản và lưu trữ. Các chứng từ của khách hàng, thường là UNC hay Giấy báo có.
Hạch toán: - Nếu là UNC:
Nợ TK 4211 : Tài khoản tiền gửi của KH bằng VNĐ Có TK 5012 : Thanh toán bù trừ của NH thành viên.
Nợ TK 4540 : Chuyển tiền phải trả bằng VNĐ.
Có TK 5012 : Thanh toán bù trừ của NH thành viên.
Sau khi nhận các chứng từ đã được hạch toán và đã được kiểm soát viên duyệt, kế toán viên thanh toán bù trừ chuyển đổi tất cả các chứng từ thanh toán (bao gồm cả những chứng từ giấy, chứng từ điện tử) liên quan đến thanh toán bù trừ điện tử sang chứng từ điện tử dưới dạng lệnh thanh toán. Lệnh thanh toán được lập riêng cho từng chứng từ thanh toán.
Chuyển kiểm soát viên duyệt lại các lệnh đã được lập đi bù trừ. Nếu hợp lý và chính xác thì kiểm soát viên ký chữ ký điện tử xác nhận chuyển lệnh đi đến Ngân Hàng Nhà Nước để bù trừ.
Trên lệnh thanh toán gửi đi thanh toán bù trừ điện tử phải có đầy đủ chữ ký điện tử của những người có liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu trên chứng từ (Trưởng phòng, kiểm soát viên, kế toán bù trừ).
Căn cứ vào các lệnh thanh toán đã được lập chuyển đi ngân hàng chủ trì trong phiên thanh toán bù trừ điện tử, kế toán viên thanh toán bù trừ lập Bảng kê các lệnh chuyển đi (Phụ lục 4) và kiểm tra chứng từ đã được duyệt với Bảng kê.
Chuyển chủ tài khoản duyệt Bảng kê.
Chú ý: Khi mạng truyền thông bị ngừng vì bất kỳ lý do gì, các ngân hàng thành viên bị mất liên lạc được giao nhận trực tiếp với ngân hàng chủ trì về các băng từ, đĩa từ có chứa lệnh thanhh toán, bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì và bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử. Khi tiến hành giao nhận băng từ, đĩa từ có chứa lệnh thanh toán và bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì, các ngân hàng thành viên phải in Bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì ra giấy nộp cho ngân hàng chủ trì. Trên bảng kê phải có đầy đủ dấu, chữ ký của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu trên băng từ, đĩa từ (Trưởng phòng, kiểm soát viên, kế toán bù trừ).
* VCB BD nhận Lệnh chuyển có:
VCB BD chỉ nhận Lệnh chuyển có cho khách hàng mở tài khoản tại ngân hàng mình, nếu Lệnh thanh toán chuyển cho ngân hàng khác thì VCB BD sẽ trả lại cho ngân hàng chuyển lệnh.
Kế toán thanh toán bù trừ nhận file từ Ngân Hàng Nhà Nước gửi về, cập nhật dữ liệu đến. Khi nhận được các lệnh thanh toán, kiểm soát viên sử dụng mật mã của mình để kiểm tra, kiểm soát chữ ký điện tử và mã khoá bảo mật của ngân hàng chủ trì để xác định tính đúng đắn, chính xác của lệnh thanh toán sau đó chuyển cho kế toán viên thanh toán bù trừ để xử lý tiếp.
Kế toán viên thanh toán bù trừ in các lệnh thanh toán ra giấy (2 liên) rồi hạch toán báo có cho khách hàng.
Chuyển kiểm soát viên duyệt báo có.
* Vào cuối phiên giao dịch, kế toán bù trừ lập Bảng kết quả thanh toán bù trừ (Phụ lục 5) gồm những khoản phải thu và phải trả cụ thể và Điện xác nhận kết quả thanh toán bù trừ (Phụ lục 7). Chuyển kiểm soát viên và chủ tài khoản ký duyệt rồi tạo file và gửi đến Ngân Hàng Nhà Nước.
Hạch toán kết quả phiên thanh toán bù trừ:
- Nếu phải thu > phải trả (tức số tiền chênh lệch trong thanh toán bù trừ là phải thu)
Nợ TK 1113 : TGTT ở NHNN. (Phải thu - Phải trả)
Có TK 5012 : Thanh toán bù trừ của NH thành viên.
- Nếu phải thu < phải trả (tức số tiền chênh lệch trong thanh toán bù trừ là phải trả)
Nợ TK 5012 : Thanh toán bù trừ của NH thành viên. Có TK 1113 : TGTT ở NHNN. (Phải trả - Phải thu)
Sau 3 phiên bù trừ, thanh toán viên bù trừ in Bảng tổng hợp kết quả bù trừ trong ngày gồm số tiền phải thu, phải trả của cả ba phiên và số tiền chênh lệch cuối cùng trong ngày.