Hệ thống thanh toán điện tử VND (gọi tắt là EPS) là chương trình ứng dụng thực hiện các dịch vụ chuyển tiền điện tử VND cho khách hàng trong toàn hệ thống, được đưa vào sử dụng trong lĩnh vực thanh toán chuyển tiền điện tử đầu tiên trong hệ thống NHTM quốc doanh ở Việt Nam. Nó được nghiên cứu và xây dựng từ những năm 1994, 1995 và chính thức đưa vào triển khai trong toàn hệ thống NHCTVN từ 01/7/1996. Hệ thống EPS thực chất là việc thanh toán liên hàng điện tử được tổ chức thực hiện trong nội bộ hệ thống NHCTVN giữa
các chi nhánh ngân hàng tỉnh, thành phố, sở giao dịch, quận, huyện, thị xã, khu vực trực thuộc hệ thống.
Khi mới triển khai, mỗi ngày chỉ có 2-300 chứng từ với 92 đơn vị tham gia, đến năm 2003 mỗi ngày chứng từ đã lên tới 5-7 nghìn, có ngày cao điểm lên tới 10-12 nghìn với 120 đơn vị tham gia. Do đó, thường xuyên xẩy ra tình trạng quá tải hệ thống, nhất là vào giờ cao điểm (từ 14h30 đến 15h30) và những tháng cuối năm dữ liệu đầy, máy chủ thường xuyên bị trục trặc không hoạt động được, tốc độ xử lý còn chậm.
Trước những vấn đề bất cập trên, Ban lãnh đạo NHCTVN đã quyết định thực hiện đổi mới, xây dựng lại hệ thống EPS bằng nội lực của các cán bộ kỹ thuật và nghiệp vụ NHCTVN trên cơ sở những trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện có nhằm nâng cao tính an toàn, bảo mật của hệ thống, tăng nhanh tốc độ xử lý giao dịch, mở rộng phạm vi thanh toán, tích hợp với các hệ thống khác và phát triển theo xu hướng hiện đại hoá ngân hàng và hệ thống thanh toán. Sau gần một năm tập trung xây dựng, hệ thống đã được triển khai chính thức từ 01/01/2004.
Hệ thống EPS được xây dựng theo mô hình kiểm soát tập trung, đối chiếu tập trung. Các chuyển tiền Đi - Đến được tổ chức kiểm soát và đối chiếu tập trung tại Trung tâm thanh toán (TTTT). Tức là mọi nghiệp vụ thanh toán phát sinh từ ngân hàng phát lệnh và kết thúc tại ngân hàng nhận lệnh đều được hạch toán tập trung tại TTTT. TTTT mở đầy đủ các tài khoản điều chuyển vốn cho từng chi nhánh để hạch toán, đối chiếu và quản lý nguồn vốn trong thanh toán đối với từng chi nhánh. Hàng ngày, các giao dịch chuyển tiền của Đi từ Ngân hàng phát lệnh được chấm dứt theo thời gian quy định đồng thời phải nhận hết chứng từ từ TTTT về, sau đó thực hiện tạo file đối chiếu bao gồm toàn bộ các chứng từ đã chuyển đi và nhận về với TTTT trong ngày để đối chiếu theo từng chứng từ với TTTT. Nếu khớp đúng mới được kết thúc ngày làm việc.
Có thể nói, năm 1996 công cuộc đổi mới kỹ thuật của NHCTVN đã dẫn đến sự thay đổi quan trọng trong phong cách làm việc văn minh công nghệ trong ngân hàng. Chỉ sau 6 tháng (tính đến ngày 31/12/1996) 92 chi nhánh NHCTVN
28
đã được thực hiện thống nhất với sự chỉ đạo của NHCTVN, đã chuyển về TTTT 398.682 chứng từ đi và đến, 398 thông điện báo, 600 điện tra soát và 100 tập tin đối chiếu nhanh với doanh số thanh toán là 96.043 tỷ VNĐ, tất cả đều thông suốt và an toàn. Năm 1997 tổng số chứng từ đi và đến là: 984.148, số tiền là: 224.278 tỷ đồng. Năm 2003 tổng số chứng từ đi và đến là: 1.758.630 tăng 179% so với năm 1997, số tiền là: 661.988 tỷ tăng 295% so với năm 1997. Những năm sau đều tăng 30-40% so với năm trước. Thể hiện qua biểu sau:
Bảng 4: Kết quả thực hiện hệ thống TTĐT từ năm 2004-2006
Đơn vị: tỷ đồng
Số
TT Chỉ tiêu
Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
Số món Số tiền Số món Số tiền Số món Số tiền
1 Uỷ nhiệm chi 673.404 141.249 827.903 191.412 906.093 290.639
2 Uỷ nhiệm thu 32.173 638 34.164 660 34.316 723
3 Séc 14.912 1.698 13.276 1.541 9.728 1.565 4 Ch. tiền nội bộ 38.310 41.273 52.024 67.450 63.327 75.308 5 Giấy nộp tiền 269.947 10.302 334.633 13.957 392.031 17.567 6 Lệnh ĐHV 2.793 42.269 2.696 41.607 2.365 7.436 7 Chuyển vốn ĐH 4.957 49.385 5.765 54.561 5.421 1.025 8 C T về KHNN 10.846 9.013 14.541 2.845 13.640 2.427 Tổng cộng 1.047.342 295.828 1.285.002 374.043 1.426.921 396.690
Nguồn: Trung tâm thanh toán Ngân hàng Công thương Việt Nam
Qua bảng trên cho thấy tốc độ phát triển thanh toán của NHCTVN ngày càng tăng trưởng cả về số món cũng như số tiền, đặc biệt Uỷ nhiệm chi chuyển tiền chiếm tỷ trọng lớn trong tổng phương tiện thanh toán (72%). Điều đó phản ánh phần nào tính ưu việt thanh toán điện tử của NHCT.
Qua biểu trên nhận thấy việc triển khai chương trình thanh toán điện tử của NHCTVN không chỉ nâng cao uy tín đối với khách hàng mà còn nâng cao vị thế của NHCTVN, đặc biệt trong lĩnh vực thanh toán. Đồng thời là tiền đề cho việc mở rộng mạng lưới thanh toán ra ngoài hệ thống dẫn đường cho các Ngân hàng thương mại mở tài khoản lẫn nhau để thực hiện thanh toán thu chi hộ. Việc
29
mở rộng thanh toán song phương với các ngân hàng khác của NHCT mang ý nghĩa lớn ở đây đó là tạo được nguồn vốn lớn trong thanh toán góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của NHCT.
Hệ thống EPS mới xây dựng mô hình tổ chức đối chiếu theo 2 phương thức:
- Đối chiếu tức thời từng chứng từ, đối chiếu hai chiều (bên truyền và bên nhận) đảm bảo các bên cùng giám sát quá trình đối chiếu. Hệ thống tổ chức đối chiếu liên tục 24/24h.
- Đối chiếu tập trung theo kỳ để đảm bảo sự chính xác về số liệu hạch toán giữa các bên tham gia.
Sơ đồ 1: Mô hình tổng thể hệ thống chuyển tiền điện tử NHCTVN
Sơ đồ 2: Mô hình tổ chức hạch toán
Sơ đồ 3: Sơ đồ xử lý chứng từ đi tại NHPL từ chứng từ giấy
30
Trung tâm thanh toán NHCTVN Chi nhánh NHCT A Chi nhánh NHCT B PGD, QTK 01 PGD 02 PGD 01 PGD 02 EEPS ,… ,… IBPS ,… ,… Khách hàng Kế toán viên Nhập chứng từ vào KTGD thành chứng từ TTĐT Kiểm soát - K/Soát nghiệp vụ - Ấn định bút toán - Chữ ký điện tử Truyền số liệu về trung tâm thanh
toán - In bảng thống kê, bảng đối chiếu. - In phục hồi chứng từ khi cần thiết No Yes No Yes Nội bộ CT đi TT_PGD Bù trừ ĐT Các hệ thống # TTTT hạch toán
Sơ đồ 3 cho thấy quy trình luân chuyển chứng từ đã được bỏ bớt qua các khâu trung gian, chứng từ chuyển tiền điện tử được tiếp nhận và xử lý trực tiếp từ các giao dịch viên sau đó chuyển tiếp đến cho các kiểm soát viên.
Kiểm soát viên thực hiện kiểm soát, kiểm soát viên phải nhập lại một số yếu tố cần thiết để đảm bảo sự chính xác giữa chứng từ gốc với chứng từ điện tử trên máy tính. Nếu khớp đúng, chấp nhận ghi ký hiệu mật, chương trình tự động chuyển đi. Ở đây các chứng từ điện tử không cần thiết phải in ra lưu cùng chứng từ gốc.
Quá trình lập và kiểm soát chứng từ điện tử mới đã có bước đổi mới. Khi lập chứng từ, mọi chuyển tiền đều được tiếp nhận và xử lý từ các giao dịch viên, giao dịch viên không phải gõ tên khách hàng trong trường hợp chuyển tiền từ tài khoản nên tránh được sai sót, nhầm lẫn và giảm thời gian lập chứng từ tăng năng suất lao động; chương trình tự động kiểm tra được số dư khách hàng tạo khả năng an toàn trong thanh toán; giao dịch viên được chủ động trong việc thanh toán, thời gian làm việc. Quy trình lập, kiểm soát, luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học, chặt chẽ, chứng từ được rải đều cho các thanh toán viên, khắc phục được tình trạng dồn tắc, ứ đọng chứng từ; tính nhất quán, bảo mật chứng từ được nâng cao; chứng từ được tự động chuyển đi một cách nhanh chóng, giảm thiểu thời gian chuyển tiền của khách hàng.
Sơ đồ 4: Sơ đồ xử lý chứng từ đi tại NHPL từ chứng từ điện tử
31 Nội bộ CT đi TT_PGD Bù trừ ĐT Các hệ thống # TTTT hạch toán
Sơ đồ 5: Sơ đồ xử lý chứng từ đến tại trung tâm thanh toán
Sơ đồ 6: Sơ đồ xử lý chứng từ đến tại NHPL
Sơ đồ 2, 3, 4 và 5 cho thấy hệ thống EPS mới đã thiết kế cổng giao diện để tự động kết nối với các hệ thống TTĐT khác từ bên ngoài hệ thống chuyển vào hoặc các chương trình ứng dụng công nghệ thông tin khác trong nội bộ ngân hàng cũng như từ trong hệ thống để đi chuyển tiếp với các hệ thống khác… .
Ngân hàng nhận lệnh thanh toán EPS tại CN tự động phân loại chứng từ Nội bộ CT đi TT_PGD Bù trừ ĐT Các hệ thống # Ngân hàng phát
lệnh thanh toán TTTT xử lý EPS 999
EPS tại 999 tự động phân loại chứng từ chuyển
đến hệ thống thanh toán tương
ứng Nội bộ Song biên Liên NH Hệ thống # TTTT hạch toán Nợ TK: ĐCV Ngân hàng phát lệnh Có TK: ĐCV Ngân hàng nhận lệnh NH nhận lệnh
Điều này làm tăng nhanh tốc độ xử lý đồng thời đảm bảo sự chính xác cao trong quá trình tổ chức thanh toán, chuyển tiền của hệ thống.
Do không khống chế thời gian truyền nhận, các chi nhánh của NHCT được hoàn toàn chủ động về thời gian giao dịch trong ngày, thời gian giao dịch với khách hàng nhiều hơn, tạo nhiều thuận lợi cho việc thanh toán, giải ngân, chu chuyển vốn của khách hàng, tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của NHCT. Đồng thời cải thiện thời gian làm việc của CBCNV, không bị áp lực về thời gian, giảm thiểu thời gian làm ngoài giờ…
Hiệu quả nhất là hệ thống đã đáp ứng được mục tiêu mở rộng mạng lưới thanh toán trong và ngoài hệ thống. Chương trình được xử lý tích hợp, tự động cho việc thanh toán song phương với các NHTM khác với khối lượng thanh toán lớn, không tốn kém nhiều nhân lực, nhiều thời gian và ách tắc trong quá trình thanh toán. Đồng thời mở rộng thanh toán trong hệ thống đến các quỹ tiết kiệm và phòng giao dịch.