Quy trình luân chuyển, kiểm soát và lưu trữ chứng từ:
Do đặc điểm của hoạt động ngân hàng là có nhiều nghiệp vụ, mỗi nghiệp vụ có một loại chứng từ riêng, số lượng khách hàng mở tài khoản nhiều, các giao dịch xảy ra thường xuyên liên tục nên làm cho chứng từ kế toán phát sinh
tại NHCT không chỉ nhiều về chủng loại mà số lượng phát sinh hàng ngày cũng rất lớn, luân chuyển phức tạp. Do vậy NHCT đã xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ sau:
- Chứng từ gốc là căn cứ để kế toán giao dịch, kiểm soát viên, người duyệt cuối cùng và dữ liệu trên máy tính kiểm soát lẫn nhau. Mỗi chứng từ đều được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ sau đó mới được nhập liệu vào máy tính và kiểm soát.
- Mỗi chứng từ phát sinh tại NHCT đều được phân loại và giao trách nhiệm cho một cá nhân cụ thể chịu trách nhiệm để phân loại, kiểm soát, ghi sổ và lưu trữ.
Ví dụ như khi có Séc nộp vào NHCT, người chịu trách nhiệm về séc phải phân loại xem séc bảo chi hay séc chuyển khoản, Séc do ngân hàng nào phát hành…từ đó ghi sổ và lưu trữ vào hồ sơ riêng của từng ngân hàng.
- Chứng từ được lưu trữ theo từng loại riêng như: Séc, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi,…và được lưu trữ hai lần: chứng từ giấy và chứng từ điện tử.
Tạo giao dịch mới trên máy tính:
Kế toán giao dịch: Nhập ký hiệu của từng loại giao dịch, mã số của ngân hàng gửi, thông tin người gửi, thông tin người nhận, nội dung chuyển tiền. Nếu dữ liệu nhập vào không hợp lệ và không đầy đủ thì chương trình sẽ không cho phép nhập dữ liệu vào ô tiếp theo. Khi các số liệu là hợp lệ, hệ thống đòi hỏi người tạo giao dịch cần có tệp tin mã xác thực. Kế toán giao dịch phải chỉ ra tệp tin chứa mã xác thực, nếu mã xác thực đúng thì quá trình thành công, ngược lại thì không thể ghi được thông tin của giao dịch vào cơ sở dữ liệu.
Người tạo giao dịch chỉ có thể xoá được khi chưa được kế toán liên hàng duyệt hoặc các giao dịch do kế toán liên hàng thoái nhưng phải do chính mình tạo ra.
Kiểm soát viên: Để bảm bảo độ chính xác của lệnh chuyển tiền, sau khi kế toán giao dịch tạo giao dịch và ghi lại thông tin, kế toán liên hàng sẽ bổ sung các yếu tố còn lại và kiểm soát lệnh chuyển tiền bằng các đối chiếu dữ liệu trên
chứng từ gốc với dữ liệu đã được kế toán giao dịch nhập trên máy. Công việc được thực hiện bằng cách nhập bút toán giao dịch hoặc truy vấn tìm đến bút toán thích hợp. Sau khi có số bút toán thích hợp và thể hiện thông tin cần giao dịch cần kiểm tra, bổ sung. Lúc này kiểm soát viên có thể bổ sung các yếu tố còn lại và xác nhận hoặc có thể thoái giao dịch (nếu nhận thấy thông tin có sai sót). Trường hợp giao dịch có sai sót, kiểm soát viên sẽ không thể thao tác trên máy, trừ phi giao dịch được kế toán giao dịch duyệt lại.
Người duyệt cuối cùng: Sau khi giao dịch được kế toán liên hàng xác nhận, người duyệt cuối cùng thực hiện nhiệm vụ của mình đó là kiểm soát một lần nữa lệnh chuyển tiền. Việc kiểm soát cũng phải căn cứ vào chứng từ gốc và căn cứ vào số bút toán để gửi lệnh đi hoặc thoái (nếu giao dịch có sai sót). Nếu giao dịch có sai sót, người duyệt cuối cùng cũng không thể thao tác trên máy và không thể gửi lệnh chuyển tiền đi được.
Bất cứ một giao dịch nào cũng được thực hiện qua 03 giai đoạn kể trên và thời gian kể từ khi phát sinh lệnh đến khi ngân hàng bạn nhận được lệnh Đến tuỳ thuộc vào số lượng phát sinh trong ngày. Nếu lượng chứng từ ít thì giao dịch có thể chỉ diễn ra trong vài phút, tuy nhiên đối với những giao dịch phát sinh nhiều thì một giao dịch có thể “chờ” vài giờ đồng hồ thậm chí phải lùi lại đến ngày làm việc tiếp theo mới có thể Đi được.
Giao dịch huỷ được thực hiện trong các trường hợp sau:
- Lệnh chuyển tiền vượt hạn mức hoặc vượt quá số dư đang ở trạng thái chờ xử lý tại trung tâm.
- Chứng từ chuyển tiền không hợp pháp, hợp lệ như: séc vượt quá hạn sử dụng, các dữ liệu trên UNT không khớp đúng với mẫu quy định…
Giao dịch huỷ được tạo ra dựa trên các giao dịch gốc mà người dùng cần huỷ. Quá trình thực hiện một giao dịch huỷ phải được thực hiện qua hai bước sau:
- Kế toán liên hàng tạo giao dịch cần huỷ căn cứ vào số bút toán của giao dịch.
- Người kiểm soát duyệt giao dịch cần huỷ trước khi gửi giao dịch huỷ đi lên trung tâm.
Một giao dịch huỷ khi được tạo ra vẫn có thể xoá được nếu như chưa được kiểm soát liên hàng duyệt hoặc bị kiểm soát liên hàng thoái. Giao dịch chỉ có thể được xoá bởi kế toán liên hàng tạo giao dịch đó.
Người kiểm soát liên hàng có thể thoái các giao dịch đã được kế toán liên hàng duyệt hoặc có thể thoái các giao dịch huỷ do chính mình đã duyệt. Sau khi thoái giao dịch, người kiểm soát không thể thao tác với giao dịch đó nữa trừ khi các giao dịch này lại được kế toán liên hàng duyệt lại.
Yêu cầu hoàn chuyển giao dịch:
Lệnh yêu cầu hoàn chuyển giao dịch phát sinh trong các trường hợp:
- NHCT đã thực hiện một lệnh chuyển tiền nhưng có sự nhầm lẫn về ngân hàng nhận, số TK, tên người nhận…
- Sau khi phát hiện ra nhầm lẫn, thanh toán viên dùng lệnh huỷ giao dịch nhưng không thành công, giao dịch đã được chuyển tới ngân hàng nhận.
- Lệnh hoàn chuyển được chuyển thẳng tới ngân hàng nhận như một yêu cầu đính chính hoặc như một yêu cầu đòi trả lại món tiền đã chuyển nhầm.
Yêu cầu hoàn chuyển dựa trên giao dịch gốc. Một yêu cầu hoàn chuyển giao dịch trước khi được hệ thống chuyển đi phải qua hai bước:
- Tạo yêu cầu hoàn chuyển: do kế toán liên hàng tạo - Duyệt: do người kiểm soát thực hiện
Kết quả của một yêu cầu hoàn chuyển là nhận được trả lời của ngân hàng nhận yêu cầu. Có 2 trường hợp xẩy ra:
- Ngân hàng nhận chấp nhận trả tiền cho giao dịch đã chuyển nhầm trước đó. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ngân hàng nhận từ chối việc hoàn trả lại tiền của giao dịch bị nhầm và nói rõ lý do của việc từ chối.
Điện tra soát nhằm vấn tin gửi tới ngân hàng nhận, yêu cầu xác minh một số thông tin được ghi trong phần yêu cầu tra soát của ngân hàng gửi các bước tạo lệnh tra soát:
- Kế toán liên hàng nhập vào số bút toán của lệnh chuyển tiền cần tra soát. - Kế toán liên hàng kiểm tra lệnh tra soát lần cuối trước khi lệnh tra soát được chuyển đi.
Kết quả của lệnh tra soát là nhận được trả lời từ ngân hàng nhận.