Với mục đích quản lý chặt chẽ các đối tượng tham gia và đóng BHXH , giúp người lao động có cơ sở pháp lý để kiểm tra giám sát kết quả đóng và thực hiện các chế độ BHXH của người sử dụng lao động . Tạo điều kiện thuận lợi và đảm bảo sự công bằng cho người lao động khi chuyển nơi làm việc vẫn duy trì được quyền lợi BHXH ... Sổ BHXH còn là cơ sở để giải quyết các tranh chấp phát sinh giữa người lao động, người sử dụng lao động với cơ quan BHXH . Khi thực hiện theo phương pháp cấp sổ BHXH cho từng người lao động sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các bên trong quan hệ BHXH .
Sổ BHXH gồm 3 phần :
+ Phần I : Là những thông tin chung về người lao động như : Họ và tên, giới tính , ngày tháng năm sinh...
+ Phần II : Là những nội dung có liên quan đến quá trình công tác và tham gia BHXH của người lao động . Đây là nội dung quan trọng và thông tin ở đây được lấy
từ tờ khai cấp sổ BHXH để ghi vào. Phần này được ghi từ trang 4 của cuốn sổ trở đivà có kết cấu như sau :
+ Phần III : Ghi các chế độ BHXH đã được hưởng. Các chế độ này được thực hiện theo Nghị định 12/CP như : thai sản , tai nạn lao động- bệnh nghề nghiệp...
Như vậy trình tự cấp sổ BHXH phải tiến hành qua một số bước công việc cụ thể như : lập danh sách , hướng dẫn kê khai, ghi chép và xét duyệt...Tất cả các công việc này đều do cơ quan BHXH thông báo, hướng dẫn cụ thể. Tuy nhiên , người lao động chỉ được trực tiếp quản lý sổ BHXH khi di chuyển từ đơn vị làm việc này sang đơn vị làm voiệc khác, hoặc chấm dứt hợp đồng lao động. Khi ký kết hợp đồng lao động mới, người lao động phải nộp sổ BHXH cho người sử dụng lao động mới để tiếp tục theo dõi ghi chép, thực hiện việc thu nộpvà giải quyết các chế độ BHXH . Người sử dụng lao động có trách nhiệm lưu giữ, bảo quản sổ BHXH cho người lao động thuộc phạm vi quản lý trong suốt quá trình lao động. Khi làm thủ tục hưởng trợ cấp hưu trí hoặc trợ cấp một lần cho người lao động , người sử dụng lao động phải nộp BHXH của những người này cho cơ quan BHXH nơi giải quyết chế độ chính sách để lưu cùng với hồ sơ hưởng BHXH . Cơ quan BHXH các cấp theo phạm vi phân cấp của mình tổ chức quản lý theo danh sách người lao động ở từng đơn vị sử dụng lao động được cấp sổ BHXH . Hàng tháng, báo cáo danh sách những người tăng giảm khi cấp sổ BHXH thuộc địa bàn và phạm vi mình phụ trách cho cơ quan BHXH cấp trên. Nếu sổ BHXH bị mất hoặc hư hỏng sẽ được cấp lại nhưng phải tuân thủ sự hướng dẫn của cơ quan BHXH .
Như vậy lúc này quản lý thu BHXH đối với từng lao động đóng trong từng tháng ( tuy nhiên cách thức đongs cho BHXH vẫn là cơ quan tập hợp đủ phí BHXH sau đó nộp cho cơ quan BHXH ). Sau khi cơ quan sử dụng lao động nộp đủ phí BHXH thì cơ quan BHXH xác nhận là đã đóng phí BHXH rồi giao cho cơ quan sử dụng lao động quản lý sổ. Thực hiện được điều này rất khó khăn tốn kém nhưng lại thuận lợi cho công tác quản lý về thực hiện thu, kể cả trong trường hợp di chuyển lao động từ đơn vị này đến đơn vị khác.
Sau khi hết thời gian lao động , người lao động được giao sổ và quyết định nghỉ việc từ cơ quan làm việc đến cơ quan BHXH đổi '' Phiếu lĩnh lương hưu trợ cấp BHXH ''và được cơ quan BHXH xác nhận chi trả theo hướng đã quy định ( tuỳ thuộc vào số tháng đóng và mức đóng BHXH của người lao động ) , quy cách phiếu như sau :
Bảo hiểm xã hội Việt nam Phiếu lĩnh lương hưu Mã số Họ và tên : Địa chỉ: Số sổ : Chế độ: Lĩnh tiền từ tháng .. năm... tại đại diện chi trả số : Xã, phường, thị trấn .. quận tỉnh..
Mức hưởng hàng tháng :
Giám đốc BHXH quận, huyện. ( Ký tên đóng dấu )
Thực hiện được phương pháp này rất thuận lợi cho công tác thu, tránh được thất thoát quỹ và tránh được sự gian lận trong việc chi trả trợ cấp BHXH .