3. 2.2.2 Hoạt động của hệ thống trợ giúp pháp lý hiện nay
3.2.3. Kiện toàn một số loại hình đơn vị sử dụng lao động tham gia BHXH
- Một số đơn vị sử dụng lao động mang tính đặc thù như phòng Giáo dục các
huyện, thành phố cần thay đổi cơ chế tổ chức hoạt động bộ phận nghiệp vụ. Mỗi phòng Giáo dục trên địa bàn tỉnh Sơn La hiện nay bình quân có khoảng 1.400 cán bộ,
giáo viên (phòng ít nhất như Quỳnh Nhai, Bắc Yên có khoảng 500-700 người, phòng đông nhất như Thành phố, Mộc Châu có 2.000 người). Công tác nghiệp vụ được bố trí 01 cán bộ tổ chức và 01-02 cán bộ làm công tác kế toán. Phòng là đầu mối quan hệ với BHXH các huyện, thị xã trong công tác BHXH của đơn vị mình như: đăng ký tham gia, thu nộp BHXH; đối chiếu tăng giảm, cấp, duyệt, xác nhận sổ BHXH hàng năm; nộp BHXH theo quỹ lương thực tế được cấp của NSNN, giải quyết,thanh toán chế độ cho cán bộ, giáo viên về ốm đau, thai sản, TNLĐ-BNN, hưu trí, tử tuất,... đặc biệt là chế độ ốm đau thai sản với đặc thù có trên 80% cán bộ, giáo viên là nữ. Với những đặc điểm như vậy, công tác BHXH tại các phòng Giáo dục nhất là giải quyết, thanh toán các chế độ ngắn hạn, thu nộp BHXH luôn tồn đọng chứng từ, nợ thu, thanh toán cho cán bộ, giáo viên không kịp thời, không đầy đủ. Để khắc phục tình trạng này, kiến nghị Sở Giáo dục trình UBND tỉnh phương án giải quyết như sau:
+ Với sự bố trí 01 cán bộ tổ chức và 01-02 kế toán thì chỉ đủ hoàn thành tốt nhiệm vụ riêng tại phòng mà thôi (mỗi phòng có khoảng 30-50 người). Các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp với số lao động như vậy có hẳn một phòng Tổ chức, một cán bộ kế toán BHXH tham gia vào công việc này. Do vậy, đối với cán bộ tổ chức phải bố trí cán bộ có chuyên môn, năng lực (không kiêm nhiệm) đủ khả năng kiểm soát, tổng hợp công tác tổ chức của phòng theo quyết định của UBND huyện, thị để theo dõi, đăng ký, ghi tờ khai tham gia, ghi sổ BHXH, đối chiếu xác nhận sổ BHXH, giải quyết chế độ cho cán bộ, giáo viên hàng quý với cơ quan BHXH.
+ Phải bố trí cán bộ làm công tác kế toán có bằng cấp chuyên môn, ít nhất là trình độ trung cấp kế toán. Hiện nay đa số là bố trí giáo viên dôi dư làm công tác kế toán từ các trường lên đến phòng.
+ Phòng Giáo dục phải phân cấp kế toán xuống các trường mới xử lý được tồn đọng duyệt cấp sổ, thanh toán ốm đau, thai sản,... kịp thời vì mỗi trường có từ 50 đến hàng trăm cán bộ giáo viên. Hiện nay mỗi trường vẫn có một kế toán kiêm hành chính, nhưng mặc dù là đầu mối trực tiếp với cán bộ, giáo viên của trường, là người tổng hợp ngày công, chứng từ ốm đau, thai sản,... nhưng họ không có chức năng thanh toán mà chỉ là khâu trung gian chuyển chứng từ lên phòng và nhận tiền từ phòng về phát cho cán bộ, giáo viên trong trường.
Theo phân cấp quản lý thì hiện nay chỉ có các trường phổ thông trung học trực thuộc Sở là đầu mối trực tiếp đăng ký tham gia BHXH; quan hệ thu nộp, thanh toán chế độ trực tiếp không phải qua khâu trung gian. Xét về quy mô, cơ cấu, mối quan hệ, đầu mối công việc,... thì các trường tiểu học, trung học cơ sở trực thuộc
phòng Giáo dục và các trường phổ thông trung học đều mang những nét đặc điểm như nhau. Chỉ có phân cấp công tác kế toán mới tránh được tình trạng hiện nay là: các trường phổ thông trung học chỉ sau 01 tháng nộp chứng từ nghỉ ốm đau, thai sản là nhận được tiền còn các trường thuộc phòng Giáo dục thì nửa năm, thậm chí cả năm vẫn chưa được. Do đông người, chứng từ nhiều, lại để tồn đọng lâu ngày, lưu trữ không khoa học, khi kinh phí chi trả các chế độ BHXH cấp về việc thực hiện chi trả cho cán bộ, giáo viên cũng không được đảm bảo đầy đủ, chính xác theo chế độ.
- Kiến nghị với Bảo hiểm xã hội Việt Nam ra quy định đối với các đơn vị
đăng ký tham gia BHXH phải bắt buộc mở tài khoản tiền gửi. Điều đó thuận tiện cho việc thanh toán các chế độ BHXH cho đơn vị qua Ngân hàng, Kho bạc, quản lý chặt chẽ quy trình chi trả các chế độ BHXH, đảm bảo minh bạch, khách quan quá trình luân chuyển kinh phí chi BHXH, sử dụng đúng mục đích. Hiện nay, một số đơn vị không mở tài khoản tiền gửi mà chỉ có tài khoản Hạn mức kinh phí, do kế toán ngại đối chiếu với Kho bạc Nhà nước, bởi vì tài khoản tiền gửi chỉ phát sinh khi thanh toán và nhận kinh phí cấp cho các chế độ BHXH. Khi thanh toán các chế độ BHXH ngắn hạn cho người lao động, các đơn vị này lại làm giấy xin lĩnh tiền mặt. Việc giải quyết thanh toán bằng tiền mặt là một hạn chế rất cơ bản trong công tác quản lý tài chính nói chung và quản lý chi trả các chế độ BHXH nói riêng. Thanh toán bằng tiền mặt làm nảy sinh các vấn đề sau:
+ Các đơn vị tránh được sự kiểm soát kinh phí và việc sử dụng của Ngân hàng, Kho bạc, không phát sinh chứng từ để có thể kiểm soát tay ba nội dung kinh tế phát sinh giữa đơn vị, Ngân hàng, Kho bạc và cơ quan BHXH.
+ Cá nhân người lĩnh tiền mặt có thể không về nhập quỹ ngay, mà chiếm dụng vốn một thời gian hoặc tạo điều kiện cho cá nhân tham ô, chiếm đoạt khoản kinh phí này, không thanh toán kịp thời cho người lao động.
+ Ngăn ngừa tình trạng một số cá nhân thu thập hoặc lập khống chứng từ ốm đau, thai sản, trợ cấp một lần,... để thanh toán các chế độ BHXH một cách bất hợp pháp. Nếu thanh toán bằng tiền mặt sẽ khó kiểm soát, mặt khác chứng từ gốc sẽ do cơ quan BHXH quản lý (theo quy định chi bằng tiền mặt), nên công tác thanh kiểm tra sau này tại đơn vị rất khó phát hiện.