2. Hoạt động thanh toán quốc tế tại Sở.
2.2.1. Quy trình thanh toán th tín dụng chứng từ nhập khẩu.
2.2.1.1. Mở, ký quỹ L/C, thông báo sửa đổi L/C. a. Khách hàng gửi ngân hàng bộ hồ sơ mở L/C gồm:
- Th yêu cầu mở L/C theo mẫu của ngân hàng nông nghiệp. - Bản sao có xác nhận sao y bản chính của văn bản.
+ Văn bản cho phép nhập khẩu (đối với ngành hàng có điều kiện)
+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh - đăng ký mã số xuất nhập khẩu (nếu là khách hàng giao dịch lần đầu).
Ngân hàng tiếp nhận bộ hồ sơ mở L/C, ghi sổ theo dõi và kiểm tra - thanh toán viên sẽ không sửa chữa hoặc bổ sung các chi tiết vào th mở L/C mà yêu cầu khách hàng hoàn chỉnh nếu phát hiện mâu thuẫn hoặc sai sót. Th mở L/C phải có chữ ký kế toán trởng và chữ ký chủ tài khoản đơn vị.
Trong vòng 8h làm việc, ngân hàng phải xác định mức ký quỹ mở L/C - khách hàng phải chuyển tiền vào tài khoản ký quỹ trớc khi mở L/C - khoản tiền ký quỹ không đợc phép vay từ chính ngân hàng. Ngân hàng phải xem xét nguồn vốn thanh toán L/C của khách hàng là vốn tự có, hay vốn vay. Tuỳ trờng hợp, ngân hàng yêu cầu khách hàng ký, đóng dấu sẵn đơn xin vay, giấy nhận nợ , nếu thanh toán bằng vốn vay thì để trống ngày nhận nợ.
Ngày ngân hàng thanh toán bộ chứng từ là ngày hạch toán nhận nợ vay đợc ghi vào giấy nhận nợ.
b. Ngân hàng mở L/C:
Thanh toán viên sau khi chấp nhận mở L/C cho khách hàng sẽ: - Đăng ký số tham chiếu L/C
- Chọn ngân hàng thông báo/thơng lợng: Nếu khách hàng không chỉ định thì chọn ngân hàng thông báo là ngân hàng có quan hệ đại lý với mình, nếu là ngân hàng do khách hàng chỉ định mà không có quan hệ đại lý, ngân hàng mở L/C ghi tên vào 57 của L/C.
- Nhập dữ liệu vào máy tính để mở L/C, mở bằng SWIFT theo mẫu điện MT 700, MT 701, MT 999, nếu khách hàng yêu cầu mở bằng th thì mở bằng SWIFT mẫu MT700, ghi vào trờng 72 cụm từ chỉ thị "bằng th" và Sở giao dịch của NHNo sẽ chuyển L/C theo chỉ thị của chi nhánh mở.
Chi nhánh mở L/C hạch toán nội bộ bảng số ký quỹ ngoại bình quân số thanh toán mở L/C và thu phí mở L/C theo quyết định của NHNo.
Thanh toán viên trình hồ sơ mở, điện mở L/C cho phụ trách phòng, lãnh đạo chi nhánh duyệt và chuyển điện đến Sở giao dịch NHNo. Chi nhánh giao
Trờng hợp mở L/C xác nhận: Thanh toán viên kiểm tra phí xác nhận ai chịu, ngân hàng không cho vay trả phí xác nhận. Nếu ngân hàng thông báo trùng với ngân hàng xác nhận, L/C phải ghi câu ‘ please add your confirmation’
Nếu ngân hàng thông báo không phải ngân hàng xác nhận thì có thể đề nghị ngân hàng đại lý có quan hệ tốt với ngân hàng Nông nghiệp, đứng ra xác nhận - Trờng hợp khách hàng chỉ định thì thanh toán viên thực hiện theo yêu cầu của khách hàng.
L/C phải ghi rõ tên ngân hàng xác nhận.
Nếu ngân hàng xác nhận yêu cầu ký quỹ thì thanh toán viên thông báo và yêu cầu khách hàng, số tiền ký quỹ có thể đợc trả lãi hoặc không.
• L/C chỉ định ngân hàng hoàn trả hoặc cho phép tự động ghi nợ: Phải đ- ợc sự chấp thuận của Tổng giám đốc NHNo đối với từng L/C cụ thể. Sau khi mở L/C thì thanh toán viên lập ủy quyền hoàn trả cho Ngân hàng hoàn trả bằng SWIFT MT740 hoặc MT999 - nếu là uỷ quyền hoàn trả có sửa đổi phải thông báo Ngân hàng hoàn trả bằng SWIFT MT747 hoặc MT999.
Với việc cho phép tự động ghi nợ, trờng 78 của L/C phải quy định rõ. c. Sửa đổi L/C.
- Khách hàng phải xuất trình th yêu cầu sửa đổi L/C kèm văn bản thoả thuận giữa ngời mua - ngòi bán nếu có.
- Thanh toán viên lập SWIFT MT702 để sửa đổi:
+ Tu chỉnh tăng: tăng ký quỹ hoặc xét vay phần thanh toán tăng thêm. + Tu chỉnh khác.
- Nếu phí sửa đổi do ngời hởng chịu thì trong L/C phải nêu rõ, thu phí sửa đổi theo quyết định.
- Trình hồ sơ và L/C tu chỉnh cho lãnh đạo duyệt, giao 1 bản L/C sửa cho khách hàng.
2.2.1.2. Thanh toán L/C
Khi có điện đòi tiền từ ngân hàng nớc ngoài, Sở giao dịch đầu mối sẽ nhận, kiểm mã trớc khi chuyển về chi nhánh. Nếu điện kiểm mã tự động thì
chuyển tiếp điện về chi nhánh theo giờ quy định nếu là điện kèm mã TELEX thì giao cá nhân có quyền kiểm và xác nhận mã, mã đúng đẩy về chi nhánh.
Mã sai thông báo cho chi nhánh, ghi rõ mã sai, thông báo ngân hàng nớc ngoài về sai .
Nhận điện và in bảng kê điện và giao cho thanh toán viên, nếu điện không thuộc chi nhánh phải trả lại trên mạng ngay trong buổi hoặc 8h sáng hôm sau, phụ trách phòng phải xem xét và ký trớc khi giao cho thanh toán viên.
• Khi điện đòi tiền thông báo chứng từ phù hợp, tại chi nhánh, thanh toán viên kiểm tra đối chiếu với điều kiện thanh toán, chỉ dẫn thanh toán đã đợc quy định trong L/C, kiểm tra nguồn tiền thanh toán L/C, thông báo cho khách hàng về việc đòi tiền của ngân hàng nớc ngoài.
- Lập điện trả tiền bằng SWIFT theo mẫu.
- Trích ký quỹ, thu phí, hạch toán xuất ngoại bảng số tiền đã thanh toán, rút số d trên bìa L/C.
- Chuyển điện trả tiền, chứng từ cho phụ trách phòng ký duyệt. • Khi thông báo chứng từ không phù hợp.
Tại chi nhánh, thanh toán viên gửi thông báo cho khách hàng trên bản sao điện của ngân hàng nớc ngoài thông báo chứng từ không phù hợp, yêu cầu khách hàng phải cho ý kiến trong vòng 3 ngày làm việc để chi nhánh trả lời ngân hàng nớc ngoài.
Căn cứ điện đòi tiền và nghe ý kiến khách hàng để chấp nhận hoặc từ chối nhận sai sót đó.
Nếu đã phát hành bảo lãnh nhận hàng hoặc ký hậu vận đơn thì thanh toán viên không thông báo sai sót mà chỉ kê lỗi để trừ phí và lập điện chấp nhận thanh toán.
• Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ.
- Ký nhận chứng từ nhận từ bộ phận văn th và theo dõi trên sổ.
- Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với L/C, thanh toán viên ghi ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng từ.
Chứng từ bằng điện.
* Chấp nhận chứng từ:
Khi ngân hàng đã trả tiền nhng lại phát hiện thêm sai sót thì thanh toán viên phải trình phụ trách và báo cáo giám đốc để từ chối thanh toán, và chờ sự chấp nhận của ngời mở L/C thông báo khách hàng, xin khách hàng cho ý kiến.
Theo ý kiến của khách hàng, chi nhánh sẽ quyết định chấp nhận hoặc thông báo cho ngân hàng nớc ngoài về việc chấp nhận từ chối thanh toán.
+ Khách hàng chấp nhận sai sót, thanh toán viên lập điện thông báo chấp nhận chứng từ và đòi phí sai sót.
+ Khách hàng chấp nhận, thanh toán lập điện từ chối và đòi hoãn trả tiền, trả chứng từ cho ngân hàng nớc ngoài và hạch toán xuất ngoại bảng ST trên chứng từ trả lại.
* Chứng từ đã có điện thông báo sai sót, cha đợc chấp nhận.
+ Nếu nớc ngoài thông báo chứng từ có sai sót, ngân hàng cha chấp nhận và NHNo đã điện từ chối đến khi nhận chứng từ mà phát hiện thêm sai sót thì thanh toán viên trình lãnh đạo tiếp tục từ chối thanh toán và ghi rõ chừo sự định đoạt của họ, thông báo chờ ý kiến khách hàng. Khi khách hàng có ý kiến thông báo c ho ngân hàng nớc ngoài.
Chứng từ bằng th:
Nếu chứng từ phù hợp thông báo cho khách hàng theo mẫu, trong vòng 3 ngày làm việc thì thanh toán viêan trả tiền theo chỉ dẫn của L/C nếu khách hàng không có ý kiến gì.
Nếu chứng từ không phù hợp hoặc chứng từ gửi nhờ thu theo L/C thanh toán viên lập điện từ chối thanh toán sử dụng MT734/799/999 thông báo cho ngân hàng nớc ngoài. Thông báo cho khách hàng, nếu khách hàng chấp nhận sai sót và đồng ý thanh toán, thanh toán nh trờng hợp chứng từ phù hợp, nếu khách hàng chỉ chấp nhận thanh toán một phần, thông báo cho ngân hàng nớc ngoài biết và chờ chỉ thị để xử lý.
Kiểm tra chứng từ và thông báo chứng từ không phù hợp phải đợc trong vòng 7 ngày làm việc.
• Giao chứng từ cho khách hàng.
Sau khi khách hàng trả tiền cho NHNo từ tài khoản tiền gửi hoặc tiền vay thì mới giao chứng từ. Nếu chứng từ phù hợp hoặc không phù hợp nhng khách hàng đã nhận hàng, thanh toán viên giao chứng từ, yêu cầu khách hàng ký nhận. Chứng từ không phù hợp, khách hàng cha chấp nhận thanh toán, trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày điện thông báo sai sót cho ngân hàng nớc ngoài, nếu không nhận đợc chỉ thị của ngân hàng nớc ngoài thì thanh toán viên lập điện lần 2, thông báo khách hàng về việc hoàn trả chứng từ. Trong 5 ngày làm việc tiếp theo, không nhận đợc ý kiến của khách hàng thì NHNo hoàn trả nguyên trạng bộ chứng từ cho ngân hàng nớc ngoài.
2.2.1.3. Trong tr ờng hợp hủy L/C:
Khi nhận đợc điện thông báo hủy L/C từ ngân hàng nớc ngoài, thanh toán viên thông báo cho ngời mở L/C yêu cầu trả lời bằng văn bản, nếu là ngời mở yêu cầu hủy, thanh toán viên phải lập điện cho ngân hàng thông báo - L/C đợc các bên tham gia thống nhất huỷ thì thanh toán viên lập thủ tục hủy. Tiến hành giải toả ký quỹ sau khi khách hàng đã thanh toán hết phí dịch vụ cho chi nhánh.
