TMCP Gia Định trong thời gian qua
2.2.1 Quy trình thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng TMCP Gia Định Ngân hàng TMCP Gia Định
Hiện nay, sử dụng phương thức thanh toán chứng từ trong thương mại quốc tế có tác dụng dung hoà quyền lợi và trách nhiệm của hai bên xuất khẩu và nhập khẩu, để đạt tới sự ưu việt nhất trong thanh toán xuất nhập khẩu. Khi sử dụng phương thức thanh toán này, tùy từng trường hợp cụ thể mà sẽ có sự tham gia của nhiều hay ít Ngân hàng và vai trò của các Ngân hàng cũng khác nhau và từ đó dẫn đến quy trình thanh toán cũng khác nhau. Hiện nay, hệ thống Ngân hàng ở Việt nam nói chung và Ngân hàng TMCP Gia Định nói riêng thường tham gia vào quá trình thanh toán tín dụng chứng từ với tư cách là Ngân hàng mở thư tín dụng hoặc thông báo thư tín dụng với tư cách là Ngân hàng thông báo. Trong đó, Ngân hàng thông báo sẽ không có trách nhiệm trả tiền, chỉ có trách nhiệm thông báo về việc mở thư tín dụng, gửi bộ chứng từ đi đòi tiền hoặc chiết khấu bộ chứng từ. Sau đây sẽ là quy trình thanh toán tín dụng chứng từ mà Ngân hàng TMCP Gia Định thường sử dụng khi tham gia vào quá trình thanh toán hàng hoá xuất nhập khẩu.
2.2.1.1.Trường hợp Ngân hàng TMCP Gia Định tham gia vào quá trình thanh toán với tư cách là Ngân hàng mở thư tín dụng.
Yêu cầu:
Khách hàng có nhu cầu mở thư tín dụng phải có đủ các hồ sơ sau: - Đơn xin mở thư tín dụng.
- Hợp đồng nhập khẩu.
- Giấy phép nhập khẩu chuyến hoặc ý kiến xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành đối với các trường hợp hàng hoá nhập khẩu thuộc mặt hàng phải có giấy phép nhập khẩu của Bộ thương mại hoặc của cơ quan quản lý chuyên ngành.
- Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác (nếu có).
- Các căn cứ chứng minh khả năng thanh toán cho thư tín dụng. - Tiền trên tài khoản ký quỹ
- Quyết định duyệt vay
- Các căn cứ khác chứng minh khả năng thanh toán khi đến hạn thanh toán theo dự tính.
∗ Xác định mức ký quỹ mở thư tín dụng.
Đối với khách hàng nhập khẩu thanh toán bằng vốn tự có, mức ký quỹ quy định chung là 100%. Nếu khách hàng có yêu cầu ký quỹ dưới 100% phải làm đơn đề nghị với Ngân hàng. Căn cứ vào mức độ tin cậy, tình hình tài chính và khả năng thanh toán của khách hàng, Phòng kinh doanh và các Phòng giao dịch sẽ trình Tổng giám đốc, Chủ tịch hội đồng quản trị duyệt ký mức ký quỹ cụ thể.
Đối với khách hàng có nhu cầu vay vốn Ngân hàng để thanh toán thư tín dụng nhập khẩu, mức kỳ quỹ tối thiểu là 5%. Số tiền này khách hàng phải ký quỹ bằng vốn tự có. Khách hàng phải được duyệt vay, ký hợp đồng tín dụng trước khi mở thư tín dụng. Thời điểm phát tiền vay quy định trong thư tín dụng phải phù hợp với thời điểm thanh toán thư tín dụng dự kiến.
Khách hàng có nhu cầu mở thư tín dụng trả chậm, ngoài trường hợp ký quỹ 100% trị giá thư tín dụng đều phải được Ngân hàng bảo lãnh cho số tiền còn thiếu so với trị giá thư tín dụng trả chậm. Giấy bảo lãnh mở thư tín dụng trả chậm phải được Tổng giám đốc ký duyệt theo quy định về bảo lãnh mở thư tín dụng trả chậm.
Trường hợp khách hàng có yêu cầu mở thư tín dụng có xác nhận, ngoài các quy định về mức ký quỹ của Ngân hàng TMCP Gia Định, mức ký quỹ này còn phụ thuộc vào yêu cầu của Ngân hàng xác nhận. Nếu Ngân hàng xác nhận yêu cầu Ngân hàng TMCP Gia Định ký quỹ thì khách hàng phải ký quỹ đủ số tiền được yêu cầu.
∗ Các yêu cầu đối với phòng thanh toán quốc tế.
Nội dung của thư tín dụng mở cho khách hàng phải ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, khớp đúng với nội dung ghi trong đơn xin mở thư tín dụng của khách hàng. Trong trường đơn xin mở thư tín dụng của khách hàng có những điểm không rõ ràng hoặc bất lợi, thiếu chính xác.. thanh toán viên cần hướng dẫn cho khách hàng bổ sung, sửa đổi nội dung đơn xin mở thư tín dụng. Những sửa đổi trong thư tín dụng phải được thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận.
Nếu như trong đơn xin mở thư tín dụng của khách hàng không chỉ định Ngân hàng thông báo, thanh toán viên tự chọn ngân hàng đại lý thuận tiện và có quan hệ tốt, có tín nhiệm làm Ngân hàng thông báo thư tín dụng.
Khi có yêu cầu điều chỉnh thư tín dụng, khách hàng cần phải gửi đến Ngân hàng đơn điều chỉnh thư tín dụng đã được thủ trưởng đơn vị ký và các chứng từ yêu cầu điều chỉnh có liên quan của bên bán như Fax, thư yêu cầu điều chỉnh (nếu có), phụ lục hợp đồng ngoại... Sau khi thanh toán viên gửi điện sửa chữa đến Ngân hàng thông báo, nếu nhận được thông tin chấp nhận hay từ chối từ phía Ngân hàng của người thụ hưởng thì phải thông báo ngay cho khách hàng.
Khi thư tín dụng hết hạn hiệu lực trong vòng một tháng mà chưa nhận được ý kiến từ phía Ngân hàng thông báo, thanh toán viên phải thông báo cho khách hàng mở thư tín dụng để có ý kiến xử lý hồ sơ.
Thanh toán viên khi nhận được điện đòi tiền của Ngân hàng nước ngoài, nhất thiết phải kiểm tra tính xác thực của điện (chuyển bộ phận mã khoá xác định Testkey). Sau đó, thanh toán viên soạn điện trả tiền cho Ngân hàng nước ngoài theo ngày hiệu lực của điện đòi tiền. Nếu trong điện đòi tiền không ghi ngày hiệu lực thì việc kiểm tra, soạn điện, chuyển điện thanh toán và hạch toán không vượt quá 03 ngày làm việc.
Đối với thư tín dụng cho phép đòi tiền bằng điện. Trường hợp trong thời gian đòi tiền cho phép, Ngân hàng nhận được bộ chứng từ có sai sót phải
điện báo ngay cho Ngân hàng đòi tiền đồng thời phải báo ngay cho người mở thư tín dụng biết để họ cho ý kiến, tối đa không quá 03 ngày làm việc.
Đối với thư tín dụng cho phép đòi tiền bằng chứng từ, khi chứng từ được gửi tới Ngân hàng, thanh toán viên phải kiểm tra xem có phù hợp với các điều khoản của thư tín dụng hay không, sau đó thông báo ngay kết quả đến khách hàng và phòng kinh doanh.
Trong trường hợp chứng từ hoàn hảo, phù hợp với các điều khoản của thư tín dụng: phòng thanh toán quốc tế thông báo cho khách hàng và phòng kinh doanh làm thủ tục. Trong vòng 05 ngày kể từ ngày nhận được chứng từ, khách hàng phải chuyển đủ số tiền còn lại vào tài khoản ký quỹ thanh toán thư tín dụng hoặc ký khế ước nhận nợ nếu thư tín dụng thanh toán bằng vốn vay (áp dụng cho thư tín dụng trả ngay). Trong vòng 03 ngày kể từ ngày thông báo, yêu cầu khách hàng phải ký chấp nhận thanh toán hối phiếu (áp dụng với thư tín dụng trả chậm). Sau đó, Ngân hàng phải ký hậu, trả chứng từ cho khách hàng và lập điện thanh toán tiền cho Ngân hàng gửi chứng từ.
Trong trường hợp chứng từ không hoàn hảo, không phù hợp với các điều khoản của thư tín dụng: phòng thanh toán quốc tế liệt kê các sai sót gửi đến khách hàng và yêu cầu khách hàng trả lời chính thức trong vòng 02 ngày kể từ ngày thông báo, đồng thời gửi điện thông báo lỗi gửi đến Ngân hàng gửi chứng từ. Trong trường hợp khách hàng chấp nhận thông báo trên, khách hàng phải gửi lại Ngân hàng ý kiến chấp nhận có chữ ký của thủ trưởng đơn vị, sau đó làm các thủ tục ký quỹ phần còn lại giống như trường hợp chứng từ hoàn hảo. Sau đó Ngân hàng ký hậu, trả chứng từ cho khách hàng và lập điện thanh toán tiền cho Ngân hàng gửi chứng từ.
Trong trường hợp khách hàng xin bảo lãnh nhận hàng hoặc xin ký hậu Vận đơn trước khi bộ chứng từ về đến Ngân hàng, khách hàng cần phải gửi tới Ngân hàng: thông báo nhận hàng của Hải quan và giấy yêu cầu ký hậu Vận đơn hoặc bảo lãnh nhận hàng, trong đó chỉ rõ khách hàng chấp nhận thanh toán không điều kiện trong trường hợp bộ chứng từ có sai sót.
2.2.1.2. Trường hợp Ngân hàng TMCP Gia Định tham gia vào quá trình thanh toán với tư cách là Ngân hàng thông báo.
Quá trình nhận và gửi bộ chứng từ đi đòi tiền được tiến hành qua các bước sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 1: Khách hàng xuất trình bộ chứng từ.
Bước 2: - Phòng thanh toán quốc tế nhận, kiểm tra bộ chứng từ, góp ý cho khách hàng hoàn thiện bộ chứng từ.
- Lập thư đòi tiền (hoặc lập và chuyển điện đòi tiền nếu thư tín dụng cho phép đòi tiền bằng điện).
- Trình Tổng giám đốc ký hậu hối phiếu. - Gửi bộ chứng từ đi nước ngoài đòi tiền. - Khách hàng hoàn thiện bộ chứng từ.
Bước 3: - Phòng thanh toán quốc tế: thông báo cho phòng kế toán biết việc Ngân hàng đã gửi bộ chứng từ đi đòi tiền, mức phí cho việc đòi tiền.
- Khách hàng: nộp phí.
- Bộ phận kế toán: thu phí của khách hàng.
Khi Ngân hàng TMCP Gia Định nhận chiết khấu và gửi bộ chứng từ đi đòi tiền thì trình tự tiến hành như sau:
Bước 1: Khách hàng xuất trình bộ chứng từ và đơn xin vay chiết khấu tại Ngân hàng.
Bước 2: Phòng thanh toán quốc tế nhận, kiểm tra chứng từ và thông báo cho phòng tín dụng kết quả kiểm tra chứng từ, ý kiến về việc cho vay chiết khấu xét từ kết quả kiểm tra chứng từ. Chỉ cho vay đối với bộ chứng từ hoàn hảo.
Bước 3: Phòng tín dụng:
- Làm tờ trình về số tiền vay, lãi suất, ngày phát hành tiền vay. - Làm thủ tục cho khách hàng vay.
- Thông báo cho bộ phận kế toán biết Ngân hàng đã cho vay chiết khấu bộ chứng từ với các chi tiết: số tiền vay, lãi suất, ngày phát tiền, số khế ước.
- Bộ phận kế toán: phát tiền vay cho khách hàng.
Bước 4: Phòng thanh toán quốc tế:
- Lập thư đòi tiền (hoặc lập và chuyển điện đòi tiền nếu thư tín dụng cho phép đòi tiền bằng điện).
- Trình Tổng giám đốc ký hậu hối phiếu. - Gửi bộ chứng từ đi đòi tiền.
Bước 5: Phòng thanh toán quốc tế :
- Lập thông báo, tính phí và gửi cho phòng kế toán.
- Thông báo cho phòng tín dụng và bộ phận kế toán biết đã gửi chứng từ đi đòi tiền.
- Khách hàng: nộp phí.
-Bộ phận kế toán: thu phí của khách hàng.
Các giao dịch khi nhận được giấy báo có:
Bước 1: Ngân hàng nhận được giấy báo có cho bộ chứng từ gửi đi đòi tiền.
Bước 2: Căn cứ vào giấy báo có, phòng thanh toán quốc tế kiểm tra việc trả tiền của Ngân hàng nước ngoài có đúng hay không và giao dịch lại với Ngân hàng nước ngoài nếu có điểm không hợp lý.
Bước 3: Bộ phận kế toán thu phí, thu nợ, thu lãi (nếu cho vay chiết khấu bộ chứng từ) và ghi số còn lại cho khách hàng.
Bước 4: Bộ phận kế toán thông báo cho phòng kinh doanh biết.
Kể từ khi được phép thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế đến nay, Ngân hàng chưa một lần nào bị khách hàng phàn nàn hay khiếu nại về chất lượng của dịch vụ thanh toán tín dụng chứng từ và sự chậm chễ trong thanh toán cho người thụ hưởng nhưng tỉ lệ giữa thư tín dụng có xác nhận và không
có xác nhận tại Ngân hàng TMCP Gia Định là cao. Thư tín dụng xác nhận rất có lợi cho người hưởng lợi xong lại phát sinh thêm nhiều chi phí và chứng tỏ uy tín của Ngân hàng là chưa cao. Chính vì vậy, trong nhiều trường hợp cán bộ nghiệp vụ nên cố gắng thuyết phục khách hàng bỏ điều khoản xác nhận.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});