Ngày nay, quy trình nghiệp vụ thanh toán tín dụng chứng từ đã được chuẩn hoá bằng “ quy tắc và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ “ viết tắt là UCP 600 do phòng thương mại quốc tế Paris xuất bản và sửa đổi năm 2000. Tuy nhiên, việc áp dụng UCP 600 tại từng Ngân hàng, ở từng quốc gia cụ thể khác nhau lại có những điểm khác nhau. Cụ thể, Ngân hàng TMCP Gia Định vừa phải tuân thủ UCP 600 vừa phải tuân theo những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Ngân hàng Nhà nước và tuân theo luật pháp của quốc gia.
Một quy trình nghiệp vụ được mong đợi là một quy trình giảm thiểu những phiền hà cho khách hàng, rút ngắn thời gian làm thủ tục mở thư tín dụng, thủ tục xuất trình chứng từ và Ngân hàng đối mặt với ít rủi ro nhất. Để đạt được yêu cầu trên, trước hết thanh toán viên của Ngân hàng TMCP Gia Định cần phải nắm vững UCP 600, các quy định, công văn hướng dẫn của
Ngân hàng Nhà nước cũng như luật pháp của Việt nam có liên quan đến thanh toán tín dụng chứng từ. Thêm vào đó, các thanh toán viên cũng cần phải nhanh nhạy, quyết đoán để xử lý linh hoạt các tình huống. Nếu tình huống nào nảy sinh cũng đòi hỏi trưởng phòng hay tổng giám đốc can thiệp thì chắc chắn sẽ dẫn tới sự chậm chễ trong thanh toán và việc chậm chễ đó có thể bị đối tác quy lỗi, gây ra những thiệt hại cho Ngân hàng.
Hiện nay, để mở được một thư tín dụng tại Ngân hàng TMCP Gia Định khách hàng phải làm nhiều thủ tục, tốn nhiều thời gian. Có rất nhiều phòng ban tham gia vào quá trình thanh toán tín dụng chứng từ như phòng thanh toán quốc tế, phòng kinh doanh, phòng tín dụng, phòng kế toán... và quyết định cuối cùng thuộc về Tổng giám đốc và Chủ tịch hội đồng quản trị, do đó các phòng có liên quan đến quá trình thanh toán tín dụng chứng từ cũng như ban lãnh đạo của Ngân hàng cần phải giữ được mối quan hệ tốt, phối hợp công việc nhịp nhàng và phải nỗ lực hết mình trong công việc để quá trình thanh toán diễn ra tốt đẹp, đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.
Hiện nay, tại Ngân hàng TMCP Gia Định hầu hết các bộ chứng từ xuất trình sau khi kiểm tra nếu hoàn toàn phù hợp với các điều khoản của thư tín dụng thì thanh toán viên sẽ lập điện hoặc lập thư đòi tiền Ngân hàng mở thư tín dụng hoặc Ngân hàng trả tiền được chỉ định. Chỉ khi nào Ngân hàng mở thư tín dụng hoặc Ngân hàng trả tiền báo có cho Ngân hàng TMCP Gia Định thì người xuất khẩu mới được ghi có. Nếu người xuất khẩu có yêu cầu xin vay chiết khấu bộ chứng từ thì Ngân hàng TMCP Gia Định sau khi xem xét một cách cẩn thận mới cho vay chiết khấu với giá trị không vượt quá 80% giá trị của bộ chứng từ, đồng thời có những điều kiện thanh toán có bảo lưu nghĩa là nếu Ngân hàng mở thư tín dụng hoặc Ngân hàng trả tiền từ chối thanh toán cho bộ chứng từ thì người xuất khẩu phải hoàn trả lại số tiền đã xin vay chiết khấu.
Như vậy, người xuất khẩu sau khi xuất trình bộ chứng từ chỉ nhận được tiền trong hai trường hợp:
Nhận tiền sau khi đã được Ngân hàng mở hoặc Ngân hàng trả tiền thanh toán, trong trường hợp này, người xuất khẩu phải chờ trong một thời gian khá dài.
Nhận tiền trước nhưng với giá trị không vượt quá 80% giá trị của bộ chứng từ và vẫn phải có trách nhiệm bồi hoàn khi nảy sinh những tranh chấp trong quá trình thanh toán sau này.
Trong cả hai trường hợp trên, người xuất khẩu đều chịu thiệt thòi vì thu hồi vốn chậm, không đủ, lại bị động về kế hoạch sử dụng vốn. Để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người xuất khẩu, Ngân hàng TMCP Gia Định nên cung cấp thêm dịch vụ mua đứt bộ chứng từ để đáp ứng nhu cầu cần vốn nhanh và đủ cho khách hàng, giải thoát cho khách hàng khỏi ràng buộc trách nhiệm với những tranh chấp về sau. Về phía Ngân hàng, khi chọn mua bộ chứng từ phải luôn cẩn thận để vừa đảm bảo có lãi cao lại vừa tránh được những rủi ro phát sinh. Để đảm bảo yêu cầu đó thì:
Ngân hàng mở thư tín dụng phải là Ngân hàng có uy tín và có quan hệ tốt đẹp với Ngân hàng TMCP Gia Định
Người nhập khẩu và người xuất khẩu có mối quan hệ lâu dài và có uy tín trong quan hệ thanh toán với Ngân hàng TMCP Gia Định .
Những điều khoản của thư tín dụng không quá chi tiết.
Thư tín dụng có xác nhận của Ngân hàng lớn, uy tín và thư tín dụng cho phép đòi tiền bằng điện.
Bộ chứng từ xuất trình phải hoàn hảo.
Thực hiện được điều này, Ngân hàng TMCP Gia Định sẽ thu được mối lợi không nhỏ, góp phần nâng cao uy tín của Ngân hàng trong thanh toán tín dụng chứng từ, tạo sức hấp dẫn, thu hút thêm được nhiều khách hàng đến xin thanh toán bộ chứng từ, mở rộng hoạt động kinh doanh, tăng lợi nhuận cho Ngân hàng cũng như nâng cao trình độ nghiệp vụ cho thanh toán viên.