Công ty đã có những hướng dẫn qui định cách bảo quản vật tư, nguyên vật liệu (văn bản HD02) quy định các yêu cầu cách sắp xếp và các điều kiện về bảo quản, trách nhiệm của các phòng ban chức năng trong việc bảo quản vật tư, nguyên vật liệu.
− Thiết lập hệ thống thông tin.
+ Để kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu Công ty thiết lập hệ thống thông tin
thường xuyên cập nhật. Ban lãnh đạo Công ty thiết lập và quy định các kênh thông tin trong Công ty, việc trao đổi thông tin về các hoạt động tác nghiệp được thực hiện thông qua việc chuyển các hồ sơ, báo cáo…Thông tin về tình hình nguyên vật liệu, tình hình sản xuất của Công ty được cập nhật hàng ngày, hàng giờ.
+ Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng loại sản phẩm hàng
tháng, tuần, quý mà Công ty đưa ra kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu phù hợp, vừa tối thiểu chi phí sản xuất, vừa đảm bảo kế hoạch sản xuất không bị gián đoạn.
− Hệ thống kho tàng.
+ Do số lượng nguyên vật liệu công ty sử dụng là rất lớn, chủng loại nhiều và
hầu hết là những nguyên liệu khó bảo quản nên Công ty rất chú ý và đầu tư rất lớn vào hệ thống kho tàng. Hình thức bố trí mà Công ty đang sử dụng là hình thức kho tập trung xen lẫn với những kho bố trí theo kiểu phân tán. Để thuận tiện cho việc sản xuất nên những loại nguyên vật liệu Công ty sử dụng với khối lượng lớn như đường, bột mỳ… thì Công ty bố trí theo kiểu tập trung, những phụ gia, phẩm mầu, chất sử dụng ít thì Công ty bố trí trong những kho phân tán gần nơi phân xưởng sản xuất. Bên cạnh đó để thuận tiện cho việc tiếp nhận, phân loại và xuất kho nguyên liệu tới phân xưởng sản xuất Công ty còn có một số kho nhập, kho trung gian và kho xuất.
+ Hệ thống kho tàng được trang bị rất nhiều các trang thiết bị để phục vụ cho
việc đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu như: máy chống ẩm, chống vi sinh, các trang thiết bị để kiểm tra…kho tàng luôn khô ráo và sạch sẽ. Tuy nhiên do được xây dựng từ lâu nên hệ thống kho tàng của Công ty hiện nay có nhiều chỗ đã xuống cấp,
máy móc thiết bị cũng đã cũ kỹ, lạc hậu…đã ảnh hưởng rất lớn đến việc bảo quản nguyên vật liệu.