Các tài liệu liên quan đến hệ thống quản trị chất lượng được trình bày dưới dạng văn bản như các hướng dẫn, biểu mẫu, các quy trình, quá trình…Các phiên bản của tài liệu luôn sẵn có ở nơi cần sử dụng.
2.2.1.3.1. Hướng dẫn kiểm tra vật tư nguyên vật liệu (HD03)
Chất lượng nguyên vật liệu đóng vai trò quyết định đến chất lượng sản phẩm. Vì vậy việc kiểm tra vật tư nguyên vật liệu là rất quan trọng. Hướng dẫn kiểm tra vật tư nguyên vật liệu qui định nội dung việc kiểm tra vật tư nguyên vật liệu phục vụ sản xuất các loại bánh, kẹo, bột canh, sôcôla nhằm đảm bảo chất lượng vật tư nguyên vật liệu mua vào đáp ứng yêu cầu chất lượng của Công ty.
Người kiểm tra vật tư phải nắm vững được phương pháp lấy mẫu, phương pháp kiểm tra và được phòng Kỹ thuật phân công. Khi tiến hành kiểm tra phải có đại diện nhà cung ứng, đại diện phòng kế hoạch vật tư, phòng kinh doanh - thị trường và thủ kho công ty. Người kiểm tra vật tư nguyên liệu phải ghi vào phiếu kiểm tra vật tư nguyên liệu theo mẫu: HĐ03.F01.
Nguyên tắc kiểm tra:
- Lấy mẫu: nguyên liệu, bao bì…Lấy mẫu đại diện cho lô hàng, bao bì…Kết
quả kiểm tra của mẫu đại diện là kết quả của chung lô hàng.
- Kiểm tra:
Nếu trong hợp đồng không có qui định nào khác thì việc kiểm tra sẽ dựa trên :
+ Kí, mã hiệu thông tin về chỉ tiêu chất lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng in
trên bao bì.
+ Thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng vật tư, nguyên vật liệu quy định tại
TC01 của Công ty.
+ Giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm, chứng nhận về chất lượng do nhà
cung cấp gửi.
+ Đánh giá cảm quan: theo phương pháp mẫu đối chứng, phương pháp cho
Trường hợp nghi ngờ về chất lượng tiến hành kiểm tra theo phương pháp hoá lý, các chỉ tiêu Công ty không kiểm tra được thì gửi mẫu đến các cơ quan ngoài để kiểm tra.
Trong trường hợp nếu nhà cung cấp không chấp nhận kết quả kiểm tra của Công ty thì hai bên sẽ thoả thuận chọn cơ quan kiểm tra, nếu hai bên không thoả thuận được cơ quan kiểm tra thì mẫu sẽ được gửi đến phòng thí nghiệm được công nhận.
Khi tiến hành kiểm tra không đạt thì tiến hành lấy mẫu lại với lượng mẫu gấp đôi, kết quả kiểm tra lại là kết quả cuối cùng áp dụng cho cả lô hàng.
Chỉ có vật tư nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu chất lượng của Công ty mới được nhập kho.
Có các loại hồ sơ sau:
Bảng 2.1. Các loại hồ sơ trong hướng dẫn kiểm tra vật tư nguyên vật liệu
Tên tài liệu / hồ sơ Ký mã hiệu Nơi lưu Thời gian lưu
Phiếu báo kiểm tra vật tư / nguyên liệu
HD03.F01 Phòng Kỹ thuật 6 tháng
Phiếu kết quả kiểm tra vật tư HD03.F02 Phòng Tài vụ 2 năm
Phiếu kết quả kiểm tra nguyên liệu
HD03.F03 Phòng Tài vụ 2 năm
Sổ nhật ký kiểm tra vật tư HD03.F04 Phòng Kỹ thuật 2 năm
Sổ nhật ký kiểm tra nguyên liệu HD03.F05 Phòng Kỹ thuật 2 năm
Phiếu báo kiểm tra vật tư nguyên vật liệu có mẫu như sau:
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU Phòng KHVT(KD-TT)
Số:………
PHIẾU BÁO KIỂM TRA VẬT TƯ NGUYÊN VẬT LIỆU
-Kính gửi: Phòng Kỹ thuật, thủ kho
-Số hoá đơn / hợp đồng:... -Đơn vị cung cấp:... -Thời gian kiểm:...Nơi kiểm:...
TT Tên vật tư/nguyên liệu Đơn vị Số lượng Ghi chú
Hà Nội, ngày tháng năm 200
Cán bộ KHVT (KD-TT)
(Ký, ghi rõ họ tên) (Nguồn: P.Kinh doanh thị trường)
2.2.1.3.2.Qui trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất (QT05)
Để bảo đảm kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty được thực hiện có căn cứ, có hệ thống và đúng tiến độ thì Công ty cần lập qui trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất.
Nguyên tắc xây dựng
Dựa vào chiến lược phát triển của Công ty và các chỉ tiêu trong giai đoạn 5 năm, phòng kế hoạch vật tư xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và kế hoạch tác nghiệp cũng như chỉ đạo thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch đề ra.
- Kế hoạch năm.
+ Hàng năm vào tháng 7 phòng Kế hoạch vật tư xây dựng kế hoạch sản xuất
kinh doanh cho năm sau gồm các chỉ tiêu như: sản lượng sản phẩm (bao gồm số lượng và chủng loại) và giá trị tổng sản lượng.
+ Sau khi được Tổng giám đốc duyệt chỉ tiêu “sản lượng sản phẩm”, phòng kế
hoạch vật tư gửi các đơn vị liên quan để xây dựng các chỉ tiêu, biểu mẫu theo chức năng nhiệm vụ của mình. Trong thời gian khoảng 6-10 ngày các đơn vị nộp biểu mẫu về phòng kế hoạch vật tư tổng hợp thành kế hoạch cho năm sau trên tất cả các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trình Tổng giám đốc công ty ký và gửi Hội đồng quản trị phê duyệt.
+ Trên cơ sở bản đăng ký kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty đã được Hội đồng quản trị phê duyệt, Tổng công ty Mía đường I cân đối với các đơn vị thuộc thành viên Tổng công tyvà nhiệm vụ nhà nước giao, vào quý 4 hàng năm Hội đồng quản trị mía đường I phê duyệt tạm giao nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm sau cho Công ty gồm các chỉ tiêu chủ yếu: sản lượng sản phẩm (bao gồm số lượng và chủng loại), giá trị tổng sản lượng, doanh thu, lợi nhuận, nộp ngân sách.
+ Trên cơ sở các chỉ tiêu hội đồng quản trị giao, phòng kế hoạch vật tư triển
khai thực hiện kế hoạch năm cho các đơn vị trong Công ty, cụ thể theo kế hoạch từng quí, tháng, tuần.
+ Hàng năm trên cơ sở kế hoạch Hội đồng quản trị đã giao, các xí nghiệp cùng
phòng ban căn cứ năng lực máy móc thiết bị, khả năng tiêu thụ, rà soát xây dựng chỉ tiêu phấn đấu vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh Hội đồng quản trị kinh doanh đã giao, báo cáo và thông qua trước Đại hội cổ đông các chỉ tiêu phấn đấu. Chỉ tiêu đại hội cổ đông được ký là căn cứ để các phòng ban, xí nghiệp thực hiện.
- Kế hoạch quý, tháng, tuần:
+ Căn cứ vào: tình hình thực hiện kế hoạch của kỳ trước, số lượng tồn kho; dự
báo tình hình tiêu thụ của kỳ tới và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của cả năm; kế hoạch đưa các dây truyền mới đầu tư vào khai thác; căn cứ vào năng lực sản xuất hiện có và sự phấn đấu của tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty để xây dựng kế hoạch quý, tháng, tuần.
+ Các kế hoạch quý, tháng, tuần sẽ lập thành văn bản được Tổng giám đốc
duyệt gồm các chỉ tiêu: giá trị tổng sản lượng, sản lượng sản phẩm chủ yếu (của từng phân xưởng), huy động năng lực sản xuất (số ca, năng suất máy/ca, năng suất bao gói/ca, năng suất lao động).
+ Kế hoạch quý, tháng, tuần được giao cho các phòng ban theo dõi còn phân
xưởng làm cơ sở thực hiện. Dựa vào kế hoạch được giao xí nghiệp tự bố trí máy móc thiết bị, lao động, chuẩn bị đầy đủ nguyên liệu, vật tư để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất. Nếu có thay đổi kế hoạch sản xuất trong tháng cho các xí nghiệp phải có lệnh điều chỉnh kế hoạch sản xuất do Tổng giám đốc ký. Hàng ngày thống kê các xí
nghiệp phải báo cáo tình hình sản xuất (lao động, năng suất ca, sản lượng, tình hình hoạt động máy móc thiết bị các ca) cho phòng kế hoạch vật tư tổng hợp báo cáo ban Tổng giám đốc. Báo cáo 10 ngày và cuối tháng tổng hợp báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất tiêu thụ cho ban Giám đốc, trưởng phòng kế hoạch vật tư, cán bộ điều độ phòng kế hoạch vật tư. Đầu tháng tiến hành đánh giá tình hình thực hiện theo kế hoạch tháng đã được Tổng giám đốc Công ty giao về các chỉ tiêu chính sản xuất, từ đó làm cơ sở tính hệ số lương và hiệu chỉnh cho kế hoạch sản xuất tháng sau.
Có các tài liệu, hồ sơ sau:
Bảng 2.2. Các loại hồ sơ trong quy trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất
STT Tên tài liệu Ký mã hiệu Thời gian lưu Nơi lưu
1 Danh mục các thiết bị
đo lường, thử nghiệm QT07.F01 4 năm
P.Kỹ thuật, Xí nghiệp
2 Kế hoạch hiệu chuẩn
kiểm định thiết bị dụng cụ đo lường thử nghiệm
QT07.F02 2 năm
Phòng Kỹ thuật
3 Sổ theo dõi hiệu chuẩn
nội bộ thiết bị/dụng cụ đo lường thử nghiệm
QT07.F03 2 năm
Phòng Kỹ thuật, Xí
nghiệp
4 Giấy đề nghị sửa chữa
thiết bị đo QT07.F04 1 năm
Phòng Kỹ thuật
5 Sổ theo dõi sửa chữa
thiết bị/dụng cụ đo lường thử nghịêm QT07.F05 2 năm Phòng Kỹ thuật, Xí nghiệp 6
Tem hiệu chuẩn nội bộ QT07.F06 2 năm
Phòng Kỹ thuật, Xí nghiệp 7 Các giấy chứng nhận kiểm định QT07.F07 5 năm Phòng Kỹ thuật, Xí nghiệp (Nguồn: P.KDTT)
2.2.1.3.3. Hướng dẫn kiểm tra thành phẩm
Quy định thủ tục và nội dung việc kiểm tra thành phẩm bánh, kẹo, bột canh, sôcôla, nhằm kiểm soát chất lượng thành phẩm theo quy định
Quy định chung:
- Người kiểm tra phải nắm vững phương pháp lấy mẫu, nội dung kiểm tra và
được phòng Kỹ thuật phân công.
- Trong quá trình kiểm tra phải đảm bảo ánh sang.
- Các sản phẩm chưa được kiểm tra và đã được kiểm tra phải để riêng, khi cần
thiết phải có dấu hiệu nhận biết.
- Nguyên tắc kiểm tra: lấy mẫu đại diện. Khi kết quả kiểm tra không đạt thì lấy
mẫu lại với lượng mẫu gấp đôi. Kết quả kiểm tra áp dụng cho cả lô.
- Định kỳ lấy mẫu kiểm tra các chỉ tiêu hoá lý 12 tháng một lần, các chỉ tiêu vệ
sinh an toàn thực phẩm 6 tháng một lần cho mỗi dòng sản phẩm (bánh, kẹo, sôcôla, bột canh)
Bảng 2.3. Các loại hồ sơ trong hướng dẫn kiểm tra thành phẩm
STT Tên hồ sơ/tài liệu Ký mã hiệu Thời gian lưu Nơi lưu
1 Phiếu kết quả kiểm tra
thành phẩm HD05.F01 1 năm P.KT 2 Sổ nhật ký kiểm tra thành phẩm HD05.F02 2 năm P.KT (Nguồn:P.KDTT) 2.2.1.3.4. Quy trình hành động khắc phục, phòng ngừa Mục đích: là quy định thống nhất các hành động khắc phục phòng ngừa, nhằm
loại bỏ các nguyên nhân gây ra sự không phù hợp hiện tại hay tiềm ẩn. Tất cả sự không phù hợp hiện có hoặc tiềm ẩn được phát hiện trong khi kiểm tra, kiểm soát quá trình sản xuất, đánh giá nội bộ, xem xét đánh giá của lãnh đạo, các ý kiếm của khách hàng… đều phải có ngay hành động khắc phục phòng ngừa.
Quy định chung:
Khi phát hiện có sự không phù hợp, người phát hiện báo cáo trưởng bộ phận nơi có sự không phù hợp và kết hợp cùng tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Sau khi tìm ra nguyên nhân, tiến hành hành động khắc phục nhưng sản phẩm vẫn không phù hợp thì Trưởng bộ phận có sự không phù hợp lập phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa” theo mẫu QT.09.F01. ghi vào phần 1 của phiếu này và gửi cho Trưởng phòng Kỹ thuật.
Trưởng bộ phận nơi có sự không phù hợp kết hợp tìm nguyên nhân và biện pháp hành động khắc phục phòng ngừa, ghi vào phần 2 và phần 3 của “Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa” theo mẫu QT.09.F01, gửi QMR phê duyệt và chuyển cho bộ phận/ người thực hiện đã được chỉ định. Trường hợp liên quan đến nhiều bộ phận cần thành lập nhóm khảo sát gồm đại diện các bộ phận liên quan.
Bộ phận/người được chỉ định khắc phục phòng ngừa theo biện pháp và thời gian được quy định trong phần 3 của “Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng
ngừa” theo mẫu QT.09.F01. Khi hoàn thành, bộ phận/người thực hiện chuyển phiếu trên cho Trưởng phòng Kỹ thuật để kiểm tra.
Trưởng phòng Kỹ thuật kiểm tra kết quả hành động khắc phục phòng ngừa ghi vào phần 4 của “Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa”. Nếu đạt yêu cầu thì ký xác nhận để kết thúc hành động khắc phục phòng ngừa. Nếu chưa đạt thì lập phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa mới.
Có các hồ sơ sau:
Bảng 2.4. Các loại hồ sơ trong quy trình hành động khắc phục phòng ngừa
TT Tên hồ sơ Ký mã hiệu Nơi lưu Thời gian lưu
1 Phiếu yêu cầu hành
động khắc phục phòng ngừa QT09.F01 Phòng KT Đơn vị có sự không phù hợp 03 năm
2 Bảng theo dõi thực hiện
hành động KPPN
QT09.F02 Phòng Kỹ
thuật
3 năm
(Nguồn: P.KDTT)
Mẫu phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU Phòng:………..
Số:………
PHIẾU YÊU CẦU HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA
QT.09.F01 Số phiếu:
1. Kính gửi: Trưởng phòng Kỹ thuật
Nơi khắc phục:...Thời gian khắc phục:... Nguyên nhân:... Biện pháp khắc phục:...
Ngày tháng năm 200 Đơn vị đề nghị 2. Kính gửi: Ban đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR)
3. Người thực hiện:... Nơi khắc phục:...Thời gian khắc phục:... Nguyên nhân:... Biện pháp khắc phục:...
Ngày tháng năm 200 Đơn vị đề nghị
2.2.1.3.5. Hướng dẫn bảo quản thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu.
Mục đích là quy định các yêu cầu, cách sắp xếp và các điều kiện về bảo
quản, trách nhiệm của các phòng ban chức năng trong việc bảo quản thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu.
Quy định chung:
+ Kho phải kín, khô ráo, sạch sẽ, có cửa sổ thông thoáng khi cần thiết, có đủ
ánh sáng để kiểm tra, quạt thông gió, không có mùi vị lạ.
+ Kho phải có lưới bảo vệ ngăn không cho sinh vật hại xâm nhập vào trong,kho phải đảm bảo không bị dột, không bị ngập khi trời mưa.
+ Phải xếp riêng từng loại, có biển báo ghi tên, số lượng, ngày sản xuất…
+ Thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu xếp trên bục cách nền nhà
≥15cm, cách tường ≥ 20cm.
+ Thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu nhập trước xuất trước,
nhập sau xuất sau.
Quy định xếp kho và bảo quản.
- Bảo quản thành phẩm, bán thành phẩm:
+ Sản phẩm có khối lượng 7 – 10 kg/thùng không được xếp cao quá 7 lớp.
+ Sản phẩm có khối lượng 5 – 6,5 kg/thùng không được xếp cao quá 8 lớp.
+ Sản phẩm có khối lượng nhỏ hơn 5 kg/thùng không được xếp cao quá 2,2 mét.
+ Quy định bảo quản sôcôla, bánh kem xốp phủ sôcôla: nhiệt độ không khí 18
+ Bán thành phẩm sản xuất lương khô phải được để trong thùng phuy sắt có giấy lót, được đậy kín hoặc đựng trong bao tải dứa sạch có túi nilon bên trong, không rách, buộc chặt đầu. Trên thùng phuy hoặc bao tải phải ghi: tên bán thành phẩm, ca, ngày sản xuất.
+ Bao đựng bán thành phẩm phải để trên bục kê, không được xếp quá 5 lớp.
+ Thời hạn bảo quản bán thành phẩm ≤ 20 ngày.
- Bảo quản nguyên liệu:
+ Nguyên liệu có khối lượng 50 kg/túi xếp không quá 14 lớp.
+ Nguyên liệu có khối lượng 20 – 25 kg/túi xếp không quá 15 lớp.
+ Nguyên liệu có khối lượng 20 – 25 kg/thùng carton xếp không quá 5 lớp.
+ Nguyên liệu đựng trong can nhựa to hoặc thùng phi xếp 1 lớp.
- Bảo quản vật tư:
+ Bao bì đựng trong túi nhựa xếp không quá 5 lớp.
+ Bao bì đựng trong thùng carton xếp không quá 6 lớp.
+ Bao bì thùng carton xếp chiều cao không quá 2,2 mét.
- Kiểm tra trong quá trình bảo quản:
+ Thủ kho phải thường xuyên theo dõi tình hình chất lượng của thành phẩm,
bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu nếu phát hiện nghi ngờ về chất lượng thì báo cáo phòng Kế hoạch vật tư, phòng Kinh doanh thị trường để có biện pháp sử lý kịp thời.
+ Kiểm tra các thông số môi trường trong bảo quản (đối với kho có đặt điều
hoà không khí)
+ P.KT, P.KHVT, P.KDTT định kỳ cử cán bộ kiểm tra tình trạng kho định kỳ 3