5 Đánh máy 1 1 TC Vi tính 6 Văn th 1 1 ĐH Quốc tế học 7 Lái xe 1 1 Lái xe 8 Lái xe 1 1 Lái xe 9 Lái xe 1 1 Lái xe 10 Lái xe 1 1 Lái xe 11 Lái xe 1 1 Lái xe 12 Lái xe 1 1 Lái xe 13 Lái xe 1 Lái xe Tổng số 13 4 2 5 2
- Nhận xét: Văn phòng Công ty đã đảm nhận đợc chức năng, nhiệm vụ mà Công ty giao cho, không có sự chồng chéo với các phòng ban khác.
+ Về biên chế và sự phân công công việc: Số lợng 13 nhân viên của Văn phòng là cha thực sự hợp lý, ít nhất trong Văn phòng hiện đang thừa 3 nhân viên ( quét dọn, phục vụ, chạy việc).
+ Về trình độ: Trình độ cán bộ nhân viên trong phòng khá cao, số ngời có trình độ Đại học là 5 ngời, chiếm 38.46%; trung cấp 1 ngời; còn lại là 6 nhân viên lái xe. Nhìn tổng quát về tỷ lệ đại học là cha cao nhng lại là hợp lý và đủ khả năng đảm nhiệm chức năng, nhiệm vụ của Phòng. Bởi vì, chỉ có chánh văn phòng, phó chánh văm phòng, 2 chuyên viên, 1 nhân viên đánh máy và 1 nhân viên văn th là những cán bộ nhân viên chủ chốt thờng trực của phòng, họ cần có trình độ đại học. Còn lại số lái xe đảm công việc lái xe cho toàn Công ty, không cần có trình độ đại học.
Vì vậy, trình độ của nhân viên trong văn phòng Công ty nh vậy là phù hợp. + Về tuổi đời: Độ tuổi < 40 có 6 ngời, chiếm 46.2%; độ tuổi 40-50 có 5 ngời, chiếm 38.46%; độ tuổi trên 50 có 3 ngời, chiếm 23.08%. Những cán bộ chủ chốt của văn phòng Công ty đều có trình độ đại học và tuổi đời cao. Họ có thế mạnh là dày dặn kinh nghiệm quản lý nhng lại có điểm yếu là trình độ tin học và ngoại ngữ yếu. Số nhân viên còn lại, trình độ và tuổi đời đều khá phù hợp với yêu cầu công việc của phòng.
- Mối liên hệ công tác của Văn phòng:
+ Mối quan hệ dọc: Văn phòng Công ty có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc đợc uỷ quyền về các công việc đợc giao hàng ngày.
+ Mối quan hệ ngang: Văn phòng là cầu nối giữa Ban giám đốc và các bộ phận, phòng ban, phân xởng trong Công ty. Văn phòng có trách nhiệm thông báo các quyết định, kế hoạch của Ban giám đốc xuống các phòng ban cũng nh thu thập thông tin từ các phòng ban cho ban lãnh đạo Công ty .
2.3.2.2.2. Phòng tổ chức nhân sự
- Chức năng: Phòng tổ chức có chức năng giúp Tổng giám đốc Công ty ra các quyết định quy định, nội quy, quy chế về lao động, tiền lơng cũng nh
các chính sách của Nhà nớc đối với ngời lao động, tổ chức nhân sự và giải quyết các vấn đề về nhân sự theo yêu cầu của Tổng giám đốc Công ty .
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
+ Nghiên cứu, dự thảo và đề xuất các chủ trơng, biện pháp, chơng trình, văn bản về tổ chức nhân sự, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng, đào tạo phát triển tài nguyên nhân sự.
+ Xây dựng nội quy, quy chế về lao động, tiền lơng và liên hệ với các cơ quan bảo hiểm làm thủ tục giải quyết chế độ chính sách sau khi đợc Tổng giám đốc quyết định.
+ Phối kết hợp một cách chặt chẽ, nhịp nhàng, chủ động, linh hoạt cùng các phòng ban, bộ phận chức năng trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong việc điều hành và quản lý cùng Ban giám đốc.
+ Tham gia chỉ đạo công tác thi đua khen thởng, các công tác tuyên truyền của Công ty .
Biên chế và sự phân công nhiệm vụ: Phòng Tổ chức nhân sự hiện nay có 9 cán bộ nhân viên, chiếm 3.97% trong tổng số lao động gián tiếp toàn Công ty, do Tổng giám đốc trực tiếp quản lý và đợc phân công nh sau: 1 tr- ởng phòng phụ trách phụ trách chung mọi hoạt động trong phòng; 2 phó phòng; 4 chuyên viên; 1 nhân viên phụ trách tiền lơng; 1 nhân viên phụ trách chế độ; 1 nhân viên thờng trực bảo hộ lao động.
- Trởng phòng là ngời đợc Tổng giám đốc Công ty bổ nhiệm, có trách nhiệm phụ trách chung mọi hoạt động của phòng, thờng xuyên báo cáo trực tiếp với giám đốc về tình hình hoạt động của phòng và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các hoạt động trong phòng. Phó phòng phụ trách chế độ tiền l- ơng có trách nhiệm hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao và điều hành các công việc trong phòng khi trởng phòng đi vắng. Các nhân viên còn lại giúp việc cho trởng phòng và phó phòng.
Trình độ và tuổi đời của nhân viên Phòng tổ chức nhân sự nh sau:
S
tt Chức danh Số ng-ời Trình độ Ngành đào tạo Tuổi đời≤30 30-40 40-50 >50
1 Trởng phòng 1 ĐH CK 1 2 Phó phòng CTTTHĐBHLĐ 1 ĐH CK 1 3 Phó phòng phụ trách tiền lơng 1 ĐH KTLĐ 1 4 Chuyên viên tổ chức 2 ĐH Hoá 1 5 Chuyên viên tổ chức 1 ĐH KTLĐ 1 6 Chuyên viên 1 CNKT KTLĐ 1 7 Nhân viên phụ trách tiền lơng 1 ĐH KTLĐ 1 8 nhân viên phụ trách chế độ 1 TC CK 1 9 nhân viên thờng trực BHLĐ 1 ĐH BHLĐ 1 Tổng số 9 2 1 4 2
- Nhận xét chung: Chức năng mà Công ty giao cho Phòng nh trên là hợp lý nhng nhiệm vụ còn có điểm cha thực sự hợp lý: khối lợng công việc mà phòng đảm nhận hơi nhỏ so với quy mô và tính chất của phòng tổ chức. Vì vậy, theo tôi, phòng nên đảm nhận cả công việc lập kế hoạch và xây dựng định mức lao động, đây vốn là công việc của phòng kỹ thuật hiện nay.
Vơi số lợng 9 ngời nh hiện nay là phù hợp với khối lợng công việc mà phòng đảm nhận, không chồng chéo.
+ Về trình độ: Qua bảng trên ta thấy, trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng khá cao: 7/9 ngời có trình độ đại học, chiếm77.8% so với cả phòng. Còn lại 1 ngời có trình độ công nhân kỹ thuật và 1 ngời có trình độ trung cấp. Điều này cho thấy, cán bộ công nhân viên trong phòng có khả năng đảm nhận các chức năng và nhiệm vụmà Công ty giao cho.
+ Về tuổi đời: nhân viên trong phòng phần lớn ở độ tuổi 40-50, có 4 ngời, chiếm 44.4% của cả phòng; có 2 ngời trên 50 tuổi, chiếm 22.3%; còn lại có 3 ngời còn lại là nhân viên trẻ. Cơ cấu tuổi nh vậy là khá hợp lý so với chức năng, nhiệm vụ của phòng. Tuy vậy, muốn làm tốt hơn nữa công tác tổ
chức của phòng thì cần có chính sách trẻ hoá đội ngũ cán bộ thông qua việc quan tâm công tác bồi dỡng, đào tạo cán bộ kế cận có trình độ để đảm nhận công tác này.
- Mối quan hệ công tác của phòng tổ chức nhân sự:
+ Mối quan hệ theo chiều dọc: Phòng tổ chức nhân sự do Tổng giám đốc trực tiếp quản lý. Do vậy, Phòng có trách nhiệm báo cáo với Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc và truyền đạt lại các quyết định của Ban lãnh đạo, của phòng tới các cá nhân, bộ phận có liên quan.
+ Mối quan hệ theo chiều ngang: đợc thể hiện qua sơ đồ sau
Qua sơ đồ ta thấy, phòng tổ chức có quan hệ mật thiết với các phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán thống kê và các phân xởng khác thông qua việc sắp xếp bố trí điều chỉnh lao động và các kế hoạch về tiền lơng, chính sách đối với ngời lao động .
2.3.2.2.3. Phòng kế toán thống kê tài chính(P. KTTKTC)
Phòng kế toán thống kê tài chính có chứcnăng giúp Tổng giám đốc Công ty tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế trong Công ty theo quy chế quản lý của Nhà nớc ban hành.
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
Phòng tổ chức
Kế hoạch sản xuất kinh doanh ảnh hưởng việc sử dụng lao động
Kế hoạch tiền lương mua sắm thiết bị bảo hộ lao động
Kế hoạch sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động
Bố trí, đề bạt, sử dụng cán bộ Phòng kinh doanh Phòng TCKTTK Các xưởng
+ Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và công tác kế toán thống kê.
+ Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Tính toán và trích nộp đúng đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách, các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại Công ty và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, công nợ phải thu, phải trả.
+ Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ, chuẩn bị đầy đủ kịp thời các thủ tục và tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát hao hut, h hỏng, các vụ tham ô và các tr- ờng hợp xâm phạm tài sản.
+ Thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế. Tạm ứng và thanh toán tiền lơng đúng kỳ hạn.
+ Có quyền kiểm tra, giám sát và yêu cầu tất cả các bộ phận trong Công ty, thực hiện chế độ tài chính theo đúng quy định về pháp lệnh kế toán thống kê của chính phủ.
- Biên chế và sự phân công nhiệm vụ: Phòng kế toán – thống kê - tài chính của Công ty có 13 cán bộ nhân viên, đợc phân cộng nhiệm vụ nh sau : 1 Trởng phòng; 1 phó phòng; 1 nhân viên kế toán tổng hợp; 1 nhân viên kế toán tài sản cố định; 1 nhân viên kế toán theo dõi mua bán vật t và nguyên vật liệu; 1 nhân viên kế toán lơng; 1 nhân viên kế toán tiền mặt, thủ quỹ; 1 nhân viên tính giá thành phân xởng Đúc; 1 nhân viên tính giá thành xởng Cơ khí; 1 nhân viên tính giá thành xởng Cán thép; 1 nhân viên tính giá thành x- ởng Bánh răng; 1 nhân viên kế toán thanh toán; 1 nhân viên viết phiếu hoá đơn.
Trởng phòng có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt hoạt động của phòng, thờng xuyên báo cáo với Tổng giám đốc tình hình trong phòng.
Phó phòng có trách nhiệm giúp trởng phòng và điều hành các hoạt động trong phòng khi trởng phòng đi vắng.
Trình độ và tuổi đời của cán bộ và nhân viên trong phòng đợc thể hiện qua bảng sau:
Stt Chức danh Số
ngời Trình độ Ngành đào tạo Tuổi đời≤30 30-40 40-50 >50
1 Trởng phòng 1 ĐH KT 1 2 Phó phòng 1 ĐH KT 1 3 NVkế toán tổng hợp 1 ĐH KT 1 4 Nv kế toán TSCĐ 1 ĐH KT 1 5 NV kế toán theo dõi mua bán vật t và NVL 1 ĐH KT 1 6 NV kế toán tiền l- ơng 1 Th. sỹ KT 1 7 NV kế toán tiền mặt, thủ quỹ 1 ĐH KT 1 8 NV tính giá thành xởng Đúc 1 ĐH KT 1 9 NV tính giá thành xởng cán thép 1 ĐH KT 1 10 NV tính giá thành các xởng cơ khí 1 ĐH KT 1 11 NV tính giá thành xởng bánh răng 1 ĐH KT 1 12 NV kế toán thanh toán 1 ĐH KT 1