III. Thực trang công tác lậpkế hoạch sản xuất của công ty cổ phần bánh
1. Căn cứ để lậpkế hoạch
Đối với một DN sản xuất, chức năng sản xuất là một trong những chức năng quan trọng nhất trong DN, là chức năng bắt đầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, là khởi điểm của mọi hoạt động kinh tế. DN chỉ có thể tồn tại và phát triển khi sản phẩm của DN được thị trường chấp nhận, doanh thu (doanh thu chủ yếu từ việc bán sản phẩm) thu đựơc tối thiểu phải đảm bảo bù đắp được chi phí sản xuất, các khoản phải nộp của DN. Do đó công tác lập kế hoạch sản xuất vô cùng quan trọng, với mục tiêu giúp hoạt động sản xuất của DN không chỉ tạo ra những sản phẩm tốt được đông đảo thị trường chấp nhận mà còn tiến tới việc tối ưu hoá việc sử dụng các yếu tố sản xuất, tăng lợi nhuận. Vậy ta thử xem xem công tác lập kế hoạch của công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu đã đáp ứng được yêu cầu hay chưa?
Để chuẩn bị cho lập kế hoạch, các cán bộ kế hoạch xác định những căn cứ quan trọng cần phải có để xây dựng kế hoạch sản xuất. Những căn cứ mà họ dựa vào bao gồm:
Căn cứ vào tình hình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm năm xây dựng kế hoạch (kỳ kế hoạch trước). Cán bộ kế hoạch thu thập kết quả sản xuất kinh doanh của năm xây dựng kế hoạch để phân tích, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, phân tích tình hình tiêu thụ sản phẩm để thấy được tình hình thực hiện kế hoạch, đã được ở khâu nào, chưa được ở khâu nào, đồng thời đưa ra những nguyên nhân của hạn chế từ đó rút ra kinh nghiệm cho công tác lập kế hoạch kỳ tới.
Căn cứ vào nhu cầu thị trường. Nhu cầu thị trường được xác định thông qua các đơn hàng (thường thì các đơn hàng này là của khách hàng truyền thống của công ty. Ngoài ra còn một số đơn hàng mới có được nhờ kết quả tìm kiếm của phòng kinh doanh), hợp đồng đã ký kết với khách hàng, thị phần hiện tại của công ty trên thị trường, tổng nhu cầu thị trường. Các thông tin này do phòng kinh doanh thị trường cung cấp.
Căn cứ vào năng lực sản xuất của nhà máy. Các quản đốc phân xưởng nhà máy theo yêu cầu của phòng kế hoạch sẽ cung cấp cho họ những thông tin về tình hình sản xuất hiện tại của phân xưởng (xí nghiệp): năng suất bình quân hiện tại của 1 công nhân, khả năng sản xuất của hệ thống dây truyền kỳ kế hoạch, mặt mạnh của từng xí nghiệp. Đồng thời yêu cầu phòng kỹ thuật cung cấp các thông tin kỹ thuật của hệ thống dây truyền sản xuất và kế hoạch sửa chữa hàng năm, kế hoạch sửa chữa lớn và những dự báo về khả năng sản xuất của nhà máy trong năm kế hoạch.
Căn cứ vào kết cấu sản phẩm. Phòng kỹ thuật gửi lên cho phòng kế hoạch những mô tả về sản phẩm cùng với quy trình công nghệ sản xuất từng loại sản phẩm đó: để sản xuất sản phẩm này cần những loại nguyên vật liệu gì, số lượng nguyên vật liệu là bao nhiêu để sản xuất ra một tấn sản phẩm (định mức nguyên vật liệu).
Công tác xác định định mức nguyên vật liêu cho từng loại sản phẩm do phòng kỹ thuật xây dựng. Việc tính toán định mức nguyên vật liệu được tiến hành chủ yếu bằng phương pháp phân tích sản phẩm, làm rõ sản phẩm được cấu tạo từ những thành phần nào, với tỷ lệ ra sao? Định mức NVL cho một tấn sản phẩm là chỉ tiêu rất quan trọng khi lập kế hoạch sản xuất nên trong phần này tôi xin đi sâu và công tác xác định định mức NVL.
Công tác xác định định mức thường được xác định vào đầu năm kế hoạch, và dùng cho cả năm kế hoạch. Thường thì khi nghiên cứu sản phẩm mới hoặc đầu tư thiết bị dây truyền mới trong sản xuất, thì phòng kỹ thuật lại xác định lại định mức sản phẩm. Sau đó định mức này được sử dụng cho việc lập kế hoạch của những năm tiếp theo và có điều chỉnh chút ít. Sự điều chỉnh định mức hàng năm lại căn cứ vào kế hoạch sửa chữa hệ thống máy móc, thiết bị trong năm kế hoạch. Nếu hệ thống máy móc thiết bị được nâng cấp sửa chữa, hệ thống hoạt động trơn tru hơn tạo ra ít phế phẩm hơn thì định mức
được điều chỉnh theo hướng giảm; ngược lại, nếu hệ thống máy móc lạc hậu, hoạt động không ổn định, thường xuyên bị hỏng hóc sẽ làm tiêu hao nhiều nguyên vật liệu, tạo ra nhiều sản phẩm hỏng, khi đó định mức nguyên vật liệu được điều chỉnh tăng. Thường thì hàng năm, công ty đều tiến hành hoạt động tu bổ sửa chữa nâng cấp hệ thống máy móc thiết bị do đó định mức năm sau thường giảm hơn so với năm trước. Ví dụ như định mức cho 1tấn kẹo chew cốm 90g.
Bảng 2.5: Định mức NVL cho một tấn kẹo Chew cốm
Khoản mục Đơn vị Định mức 2003 2004 2005 2006 Đường Kg 436 435.95 435.124 435.098 Nha Kg 541.06 540.15 538.654 538.588 Bột tan Kg 2,985 2,963 2,755 2,664 Dầu lạc Kg 1,098 1.095 1,074 1.054 Gentalin Kg 30,541 30,216 29,778 29,561 Lecithin Kg 0,108 0,105 0,103 0,103 Phẩm xanh cốm Kg 0,716 0,671 0,067 0,063 Muối Kg 0,039 0,039 0,035 0,033 Phụ gia 0090 Kg 7,022 7,018 6,897 6,824 Tinh dầu cốm Kg 2,378 2,345 2,277 2,275 Tinh dầu sữa trắng Kg 0,247 0,247 0,209 0,027
Điện Kwh 125 125 125 125
Nước M3 9,0 9,0 8,5 8,5
Than Kg 260 260 260 260
Nguồn Phòng kế hoạch vật tư
Sau đó, những kết quả này được đưa lên phòng kế hoạch, phòng kế hoạch sử dụng chúng để lập kế hoạch sản xuất (xem thêm phần phụ lục). Ví dụ định mức cho 1 tấn bột canh iốt
Bảng 2.6: Định mức cho 1 tấn bột canh iốt
Nguyên liệu Khối lượng ( kg)
Muối tinh 679,78
Đường 60
Hạt tiêu 6,3
Bộ tỏi 4
Iốt 0,02
(Nguồn: phòng kế hoạch)
Qua so sánh định mức nguyên vật liệu của công ty với một số đối thủ cạnh tranh trong ngành, tôi nhận thấy định mức nguyên vật liệu của công ty cao hơn so với một số công ty bánh kẹo khác. Ví dụ như với công bánh kẹo Hải Hà:
Bảng 2.7: Định mức NVL cho một tấn kẹo Chew khoai môn năm 2007
Khoản mục Đv Hải Hà Hải Châu
Đường Kg 433,15 435,096 Nha Kg 333,53 538,538 Bột tan Kg 2,5 2,605 Dầu lạc Kg 1,1 1,049 Gentalin Kg 19,21 19,305 Lecithin Kg 0,09 0,103 Phẩm màu tím Kg 0,034 0,039 Muối Kg 0,028 0,031 Phẩm xanh cốm Kg 0,012 0,013 Phụ gia 0090 Kg 6,54 6,813
Tinh dầu khoai môn Kg 2,34 2,374
Tinh dầu đậu đỏ Kg 0,2 0,206
Hương Hazen Kg 0,018 0,021
Tinh dầu sữa trắng Kg 0,101 0,103
Định mức NVL do phòng kỹ thuật xác định, được xác định chủ yếu dựa vào kết cấu của sản, dựa vào đặc tính kỹ thuật của hệ thống dây truyền, thiết bị sẵn có của nhà máy, chưa có sự gắn kết với thị trường
Căn cứ vào yêu cầu tiến độ giao hàng. Các đơn đặt hàng, các hợp đồng đều quy định rõ ngày phải giao hàng, và kế hoạch giao hàng: hàng được giao một lần, hay được chia làm nhiều lần, mỗi lần giao với khối lượng bao nhiêu, vào thời gian xác định nào. Căn cứ vào đó cán bộ kế hoạch xác định tiến độ sản xuất.
Đây là toàn bộ những căn cứ mà cán bộ kế hoạch sử dụng để lập kế hoạch sản xuất cho công ty. Theo tôi trong bước xác định căn cứ để lập kế hoạch vẫn còn thiếu sót đó là chưa đề cập đến định hướng phát triển của doanh nghiệp. Bởi doanh nghiệp sẽ căn cứ vào định hướng phát triển của công ty để điều chỉnh dần các hoạt động của mình để đạt đựơc mục tiêu. Mục tiêu quan trọng của Hải Châu đến năm 2010 là tập trung vào phát triển quy mô thị trường. Như vậy để tiến tới mục tiêu này, Hải Châu có thể đưa ra các biện pháp thực hiện: hoặc hạ giá thành sản phẩm so với đối thủ, hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm tốt vượt trội so với đối thủ hoặc phát triển dòng sản phẩm mới... Mỗi phương án lựa chọn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch sản xuất dài hạn cũng như ngắn hạn của công ty: công ty có nên đầu tư mới hệ thống dây truyền sản xuất không, khi nào đầu tư, công ty có nên mở rộng cơ sở sản xuất không, mục tiêu sản xuất của công ty là hạ giá thành sản phẩm hay là chú trọng đến cao chất lượng sản phẩm…
Năm 2008, trên thị trường thời trang áo sơ mi năm nay, xu hướng tiêu dung là sử dụng các loại chất liệu vải bóng, kiểu dáng điệu đà, ngay lập tức, các công ty thời trang tung ra hàng loạt các mẫu áo với chất liệu này và được người tiêu dùng ưa thích…Tôi lấy ví dụ này nhằm chứng tỏ: xu hướng tiêu dùng quyết định đến hoạt động sản xuất. Nhưng khi xác định các căn cứ cho lập kế hoạch sản xuất, công ty chưa phân tích xu hướng tiêu dùng của thị trường