III. Thực trang công tác lậpkế hoạch sản xuất của công ty cổ phần bánh
2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác lậpkế hoạch
2.1 Giải pháp kỹ thuật
Xây dựng hệ thống thông tin.
Trong thời kỳ kinh tế hội nhập, nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt, bất kỳ một quyết định nào liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt được hiệu quả cần phải có thông tin. Thông tin thu thập được càng nhiều, càng chính xác bao nhiêu và có được thông tin trước đối thủ càng sớm thì càng nâng cao chất lượng của các quyết định và khả năng thành công bấy nhiêu. Thực tế cũng cho thấy, những doanh nghiệp tồn tại và phát triển là những doanh nghiệp chú trọng đầu tư cho việc nghiên cứu, thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài.
Chi phí để xây dựng một hệ thống thông tin liên tục tương đối tốn kém nhưng về lâu dài thì hiệu quả của nó mang lại thì rất cao. Nếu một DN không có hệ thống thông tin liên tục, họ không thể nắm bắt thường xuyên những biến động cũng như cập nhập những thông tin mới nhất diễn ra hàng ngày. Trong nhiều trường hợp không thể đáp ứng được yêu cầu thông tin để ra quyết định, dẫn đến quyết định bị sai lệch. Nếu DN chỉ tiến hành thu thập thông tin bất thường, chi phí tiến hành thu thập thông tin cao đôi khi còn tốn kém cao mà hiệu quả chưa chắc đã cao.
Hệ thống thông tin hiện đại đem lại rất nhiều lợi ích cho DN. Giúp DN lên kế hoạch sản xuất phục vụ tốt nhất nhu cầu thị trường, giúp DN dễ dàng tìm mua được NVL thuận lợi, giúp DN kết nối trực tiếp với khách hàng... tăng sức cạnh tranh của DN trên thị trường.
Để xây dựng được hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả, công ty nên tập trung đầu tư vào:
- Tiếp tục đầu tư nâng cấp trang Web của công ty, trong trang web này tập trung giới thiệu sản phẩm, thu thập ý kiến của khách hàng, tổ chức đơn vị chuyên môn để giải đáp thắc mắc, kiến nghị của khách hàng.
- Xây dựng hệ thống thu thập thông tin về các nhà cung ứng (những sản phẩm mà họ cung cấp, mặt mạnh của từng nhà cung ứng, khả năng tài chính của họ…), về hoạt động của đối thủ cạnh tranh (sản phẩm mới của họ, định hướng phát triển, phân tích mặt mạnh và những hạn chế của họ…)
- Xây dựng mạng lưới kết nối thông tin giữa các phòng ban, nâng cao
kiến thức tin học cho các cán bộ để việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban thuận lợi, nhanh chóng.
Tin học hoá hoạt động lập kế hoạch.
Vào cuối mỗi kỳ kế hoạch, các cán bộ kế hoạch đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của năm xây dựng kế hoạch và tiến hành xây dựng kế hoạch cho năm tới (năm kế hoạch). Như vậy có thể hình dung khối lượng công việc khổng lồ mà phòng kế hoạch phải làm trong thời gian ngắn, điều này dẫn các quyết định không được nghiên cứu sâu. Do đó công ty xây dựng cho mình một phần mềm phục vụ riêng cho hoạt động lập và đánh giá thực hiện kế hoạch. Vào cuối mỗi kỳ kế hoạch, các chi nhánh và xí nghiệp báo cáo lại tình hình sản xuất tiêu thụ của mình thông qua các file dữ liệu, công việc của cán bộ kế hoạch lúc này là chạy các file dữ liệu để đưa ra bảng tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, những phân tích chi tiết về tình hình sản xuất của các đơn vị. Như vậy, công ty nên sử dụng các công cụ toán học như sơ đồ, bảng biểu, các phương pháp toán học trong công tác phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tiêu thụ của công ty có thể giảm khối lượng công việc cho cán bộ kế hoạch để họ tập trung vào công tác xác
định phương hướng sản xuất, các chỉ tiêu, các phương pháp thực hiện cho năm kế hoạch.
Công việc dự báo cũng vô cùng quan trọng trong công tác lập kế hoạch. Nhu cầu của khách hàng được coi là một biến ẩn cần phải tìm hiểu, cần phải dự báo. Dự báo nhu cầu này càng chính xác bao nhiêu thì càng nâng cao hiệu quả của kế hoạch. Song việc dự báo lại tương đối khó khăn, nó chịu ảnh hưởng của nhiều biến số với nhiều dữ liệu: thị hiếu tiêu dùng, tính mùa vụ của sản phẩm, mức tăng của thị trường... Do đó công ty nên sử dụng mô hình dự báo OLS để lượng hoá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố tác động đến sản lượng tiêu thụ thực tế, kết hợp với kinh nghiệm của cán bộ kế hoạch. Khi kết hợp hai phương pháp này với nhau sẽ hạn chế được nhược điểm của từng phương pháp: cán bộ kế hoạch dựa trên những phân tích định lượng để ra quyết định giúp cho các quyết định của họ có căn cứ vững chắc đồng thời dựa vào kinh nghiệm của cán bộ kế hoạch, những con số khô khan trở thành những con số biết nói.
2.2
Giải pháp về cơ cấu tổ chức
Mỗi phòng ban phụ trách những chức năng nhiệm vụ cụ thể: Phòng kỹ thuật quản lý về quy trình công nghệ, nghiên cứu sản phẩm mới, thiết kế hay cải tiến mẫu mã bao bì, quản lý toàn bộ thiết bị trong công ty; Phòng kế hoạch xây dựng các kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành, kế hoạch cung cấp NVL...Chuyên môn của phòng kế hoạch là công tác kế hoạch hóa. Và có những thế mạnh riêng: phòng kế hoạch không thể nắm bắt thông tin nhanh và sâu sắc về thị trường như phòng kinh doanh thị trường; phòng kế hoạch không thể nắm rõ năng lực sản xuất của hệ thống dây truyền sản xuất nếu không được phòng kỹ thuật cung cấp thông tin... Do đó phòng kế hoạch phải phối hợp với các phòng ban khác trong công tác lập kế hoạch
Cần tạo một cơ chế hợp lý để moị người cùng tham gia vào công tác xây dựng kế hoạch. Tổ chức sự tham gia đầy đủ của các nhà kế hoạch, các phòng ban chức năng, các xí nghiệp sản xuất nhằm tập trung trí tuệ và mọi nguồn thông tin để có thể xây dựng kế hoạch tối ưu. Các thành viên tham gia vừa độc lập về quyền hạn và nhiệm vụ của mình song cũng phải có sự phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau trong công tác lập kế hoạch. Cụ thể:
Ban giám đốc (tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc) đề ra quy trình lập kế hoạch với sự tư vấn của phòng kế hoạch. Trực tiếp chỉ đạo phòng kế hoạch xây dựng kế hoạch, phối hợp với phòng kế hoạch và các trưởng phòng khác để soạn lập kế hoạch chiến lược, đề xuất các chính sách giải pháp thực hiện.
Các phòng chức năng có nhiệm vụ cung cấp số liệu và thông tin khi phòng kế hoạch yêu cầu, đồng thời đề xuất các giải pháp cho bộ phận kế hoạch. Phối hợp với phòng kế hoạch trong công tác lập kế hoạch chuyên môn phòng mình.
Các xí nghiệp cung cấp số liệu, thông tin thực tế của xí nghiệp mình cho phòng kế hoạch đồng thời đưa ra các ý kiến, các giải pháp thực hiện kế hoạch.
Phòng kế hoạch, bộ phận nòng cốt trong công tác lập kế hoạch. Do đó phải đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng của các cán bộ trong phòng. Phòng tham gia tư vấn cho ban lãnh đạo xây dựng chiến lược phát triển của công ty, cung cấp các thông tin, số liệu cho các phòng ban chức năng khác.
Thành lập phòng Marketing
Hiện nay phòng kinh doanh thị trường vừa đảm nhiện chức năng kinh doanh vừa đảm nhiệm các hoạt động thị trường của công ty, với tổng số cán bộ là 11 người (bao gồm cả trưởng phòng) trong đó: 1 nhân viên chuyên làm công tác hậu cần của phòng, hai nhân viên chuyên đảm nhiệm công tác sổ sách chứng từ, còn lại 7 nhân viên chuyên về hoạt động kinh doanh và các hoạt động thị trường (với 4 chi nhánh: chi nhánh Nghệ An, chi nhánh Đà Nẵng, chi nhánh Hà Nội, chi nhánh Hồ Chí Minh) dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng. Do đó hoạt động của phòng luôn ở trong tình trạng quá tải, khó có thể đảm bảo được chất lượng công việc tốt.
Thành lập phòng marketing độc lập như các phòng ban khác, theo tôi là rất cần thiết. Phòng sẽ đảm nhận chức năng nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch tiêu thụ, lập và tổ chức, thực hiện các chính sách mar – mix cho công ty, cho từng chi nhánh. Để đảm bảo thực hiện tốt chức năng này, công ty cần xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên sâu về marketing, được tổ chức theo cơ cấu:
Phòng hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Tổng Giám Đốc kinh doanh.
Trưởng phòng Marketing chịu trách nhiệm trực tiếp trước ban giám đốc công ty về hoạt động của phòng. Yêu cầu đối tối thiểu đối với trưởng phòng Marketing phải tốt nghiệp chuyên ngành về Marketing, có kiến thức tổng hợp tốt, có kinh nghiệm trên 2 năm, am hiểu về sản phẩm của ngành bánh kẹo.
Các cán bộ của phòng được chia làm ba bộ phận phụ trách hoạt động của 3 khu vực (khu vực phía Bắc, khu vực phía Nam, khu vực phía Trung) đồng thời phối hợp với nhau trong công việc. Yêu cầu tối thiểu đối với các cán bộ Marketing hoặc tốt nghiệp chuyên ngành marketing hoặc là có kinh nghiệm, am hiểu thị trường bánh kẹo.
Như vậy với việc thành lập phòng marketing, chắc chắn các hoạt động thị trường của công ty sẽ đầy đủ hơn, chuyên nghiệp hơn. Nhờ vậy hoạt động dự báo thị trường chính xác hơn giúp cho công tác xây dựng kế hoạch sản xuất đáp ứng yêu cầu thị trường.
2.3 Giải pháp nâng cao năng lực cán bộ kế hoạch
Công tác lập kế hoạch không chỉ đơn thuần là đưa ra các mục tiêu, chỉ tiêu mà nhà quản lý mong muốn đạt được trong tương lai hay chỉ là những chỉ
Phó Tổng Giám Đốc kinh doanh Bộ phận phụ trách phía Trung Bộ phận phụ trách phía Nam Bộ phận phụ trách phía Bắc Trưởng Phòng Marketing
tiêu mà các cán bộ ngồi vẽ ra theo sự tưởng tượng của mình. Để cho ra một bản kế hoạch hoàn chỉnh người cán bộ kế hoạch phải thực hiện rất nhiều hoạt động: dự báo nhu cầu thị trường, xác định năng lực sản xuất của DN, tìm hiểu những điểm cốt lõi quyết định đến thành công của kế hoạch... Để làm tốt công tác kế hoạch đòi hỏi cán bộ kế hoạch phải có chuyên môn sâu, có khả năng tổng hợp dự báo, có tham vọng đồng thời phải có kinh nghiệm thực tế. Đây là những phẩm chất cần thiết mà tôi nghĩ người cán bộ kế hoạch cần phải có.
Cán bộ kế hoạch là những người trực tiếp lập kế hoạch. Vì vậy trình độ chuyên môn của họ có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của bản kế hoạch. Nếu chuyên môn của họ cao trên cơ sở kinh nghiệm của bản thân cùng với những công cụ hỗ trợ, họ sẽ hoàn thành tốt công việc hơn những cán bộ chỉ có kinh nghiệm lâu năm mà chưa được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ; đồng thời khả năng nắm bắt những xu hướng phát triển của thị trường, khả năng tiên đoán của những cán bộ này tốt hơn, nhanh nhậy hơn. Nâng cao trình độ của cán bộ kế hoạch cũng là nâng cao chất lượng của bản kế hoạch.
Công ty cần tạo điều kiện cho các cán bộ kế hoạch nâng cao nghiệp vụ. Có thể thực hiện dưới nhiều hình thức như: cử họ đi học thêm các lớp đào tạo ngắn hạn, dài hạn hay những khóa học chuyên sâu; cử những cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm lâu năm để vừa hướng dẫn cho những cán bộ trẻ chưa có kinh nghiệm vừa trao dồi thêm kiến thức cho mình; có chính sách đãi ngộ khi cử họ đi đào tạo các khóa học; công ty cũng nên tạo điều kiện để các cán bộ có được cơ hội được trải nhiệm với thực tế nhiều hơn thông qua những cuộc giao lưu, trao đổi với các chuyên gia, để họ có thể đúc rút được những kinh nghiệm quý báu áp dụng vào công việc của mình.
2.4 Giải pháp về chính sách lao động
Tạo môi trường chuyên nghiệp, có tính cạnh tranh, cùng với các chính sách đối với người lao động tốt sẽ tạo động lực cho các cán bộ công nhân
tham gia tích cực vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đồng thời thu hút, giữ chân được các cán giỏi, có kinh nghiệm. Một công ty có chính sách lương, thưởng tốt đương nhiên sẽ thu hút được người lao động tự tìm đến công ty, gắn bó với công ty. Nhưng nếu công ty đưa ra mức lương trung bình, cộng thêm không có các chính sách khen thưởng cho người lao động như vậy sẽ không khuyến khích người lao động tích cực tham gia lao động, công ty sẽ mất dần những người lao động tốt có chuyên mô, có năng lực.
Công ty bánh kẹo Hải Châu nên chú trọng vào xây dựng chính sách thu hút lao động và có chế độ đãi ngộ thỏa đáng để kích thích người lao động hăng hái trong công việc. Dưới đây tôi xin đề xuất một số chính sách:
+ Thưởng hàng kỳ, thưởng đột xuất đối với những cá nhân, tập thể có thành tích lao động tốt.
+ Tổ chức các kỳ nghỉ cho cán bộ công nhân viên trong các dịp lễ tết.
+ Tổ chức thi đua trong lao động để tạo động lực cho người lao động nâng cao nghiệp vụ
+ Nên lập ra các quỹ khen thưởng để thưởng cho những cán bộ có thành tích tốt, cố gắng lao động.
KẾT LUẬN
Nước ta đã là thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO, kinh tế nước ta phải thực sự hội nhập với nền kinh tế thế giới, điều này kéo theo sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong nước với nhau, giữa các doanh nghiệp trong nước với các doanh nghiệp nước ngoài. Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu cũng nằm trong dòng chảy đó, họ cần phải nâng cao năng lực cạnh tranh của mình trên thị trường trong nước cũng như nước ngoài. Để làm được điều đó nhất thiết công ty phải đảm bảo và ngày càng nâng cao chất lượng cũng như mẫu mã sản phẩm đồng thời tiết kiệm chi phí, do đó công tác lập kế hoạch sản xuất càng có ý nghĩa quan trọng.
Nghiên cứu công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu đã giúp tôi hiểu biết nhiều điều trên thực tế, đồng thời thấy được mạnh của công tác lập kế hoạch và những hạn chế chưa khắc phục được. Trên cơ sở phân tích nguyên nhân của những hạn chế, điều kiện lập kế hoạch của công ty, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp cơ bản với hy vọng có thể khắc phục được những hạn chế còn tồn tại, hoàn thiện hơn trong công tác lập kế hoạch phục vụ cho quá trình sản xuất.
Do trình độ hiểu biết còn hạn hẹp, thời gian tìm hiểu chỉ trong một vài tháng nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, những đánh giá có thể còn chưa hợp lý hoặc mang tính lý thuyết. Nhưng em hy vọng những nghiên cứu của em có thể mở ra những hướng nghiên cứu sâu hơn của công ty về lĩnh vực này.
Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Vũ Cương đã tận tình hướng dẫn em về mặt định hướng và lý thuyết cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp này; em xin gửi lời cảm ơn các cô, các chú, các anh chị trong công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập để hoàn thành đề tài này.
Sinh viên thực hiện
Sơ đồ 1: Dây truyền công nghệ sản xuất của phân xưởng I và III Nguyên vật liệu Nghiền Thành hình Phối trộn Cán mỏng Bán thành phẩm Lò nướng Phân loại Làm nguội Cán dày Phối trộn Phối liệu Ép Bảo quản Nhập kho
Sơ đồ 2: Dây truyền sản xuất của phân xưởng II Bột mỳ, phẩm màu Tráng, phết kem Ép bánh Nhập kho, thành phẩm Đánh thành kem Làm lạnh Trộn bột, đường Cắt bánh Làm nguội Đóng thỏi Chọn lọc, đóng hộp Dàn nướng Tráng vỏ bánh Trộn bột
Sơ đồ 3: Dây truyền sản xuất của phân xưởng kẹo
Sơ đồ 4: Dây truyền sản xuất bột canh
Đường CBS
Nhập kho bảo quản
Đường, cacao Nấu vỏ
Nấu nhân